5.1现金收款凭证的复核
(1)现金收款凭证是出纳人员办理现金收入业务的依据。
为确保收款凭证的合法、真实和准确,出纳人员在办理每笔现金收入前,都必须首先复核现金收款凭证,要求认真复核以下内容:
①现金收款凭证的填写日期是否正确。现金收款凭证的填写日期应为编制收款凭证的当天,不得提前或推后。
②现金收款凭证的编号是否正确。有无重号、漏号或不按日期顺序编号等情况。
③现金收款凭证记录的内容是否真实、合法、准确,其摘要栏的内容与原始凭证反映的经济业务内容是否相符。
④使用的会计科目是否正确。
⑤复核收款凭证的金额与原始凭证的金额是否一致。原始凭证大小写金额是否相同,有无印章。
⑥复核收款凭证“附单据”栏的张数与所附原始凭证张数是否相符。
⑦收款凭证的出纳、制单、复核、财务主管栏目是否签名或盖章。
(2)现金收入按其性质分为四类:
①业务收入,如企业的营业收入,事业单位的业务收入,机关、团体等的拨款收入等。
②非业务收入,如企业单位的投资收入、营业外收入,事业单位的其他收入等。
③预收现金款项,如企业事业单位按照合同规定预收的定金等。
④其他收入现金款项。
对以上收入的业务,在收到现金时,都应按规定编制现金收款凭证,其借方科目自然为“库存现金”等,其贷方科目则应根据收入现金业务的性质和会计制度的规定来确定。
以下是常见的现金收款业务:
“例3-2”A商业企业销售商品收到现金5000元。会计分录为:
借:库存现金5000
贷:主营业务收入4273.50
应交税费——应交增值税(销项税额)726.50
“例3-2”B工业企业销售产品一件,单价600元,增值税36元,收到现金636元。会计分录为:
借:库存现金636
贷:主营业务收入600
应交税费——应交增值税(销项税额)36
“例3-2”C企业出租包装物,收到租金1000元现金,有关会计分录为:
借:库存现金1000
贷:其他业务收入1000
“例3-2”D企业股票投资收到现金股利2000元,有关会计分录为:
借:库存现金2000
贷:投资收益(或长期股权投资)2000
“例3-2”E企业将一台回收的残料价值800元的报废设备出售,收到现金,有关会计分录为:
借:库存现金800
贷:固定资产清理800
“例3-2”F公司12月31日在清查中发现库存现金短缺300元,经查,是出纳员王某工作失误造成的,按规定由王某赔偿。在这种情况下应先做付款凭证,其会计分录为:
借:其他应收款——现金短款——王某300
贷:库存现金300
在收到赔款时,应编制现金收款记账凭证,其贷方科目为其他应收款,其会计分录为:
借:库存现金300
贷:其他应收款——现金短款——王某300
“例3-2”G公司仓库产品发生霉烂变质,造成损失800元,经查,为保管员王某失职造成,按规定应由王某赔偿损失并罚款200元。实际发生责任事故时,由会计人员编制如下会计分录(未考虑增值税进项税额):
借:其他应收款——财产赔款800
贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢800
实际收到王某交来的赔款和罚款金时,应编制现金收款记账凭证,作如下会计分录:
借:库存现金1000
贷:其他应收款——财产赔款800
营业外收入200
5.2现金付款凭证的复核
(1)对于涉及现金和银行存款之间的收付业务,只填制付款凭证,不填制收款凭证。
如将当日营业款送存银行,制单人员根据现金解款单(回单)编制现金付款凭证,借方账户为银行存款,贷方账户为现金,不再编制银行存款收款凭证。
(2)发生销货退回时,如数量较少,且退款金额在转账起点以下,需用现金退款时,必须取得对方的收款收据,不得以退货发货票代替收据编制付款凭证。
(3)从外单位取得的原始凭证如遗失,应取得原签发单位盖有有关印章的证明,并注明原始凭证的名称、金额、经济内容等,经单位负责人批准,方可代替原始凭证。
支现的经济业务主要包括工资、奖金、退休金以及各种福利补贴支现、差旅费支现、医药费支现、部门领取备用金支现、日常零星的其他支出等,现举例介绍现金支付业务的账务处理。
“例3-2”本单位技改中心开办期间支付办公费3000元(现金),注册登记费1000元(现金)。会计分录如下:
借:长期待摊费用4000
贷:库存现金4000
“例3-2”29日,职工曾某出差归来,报销差旅费450元,补给现金50元,结清原借款400元,此款已入账。会计分录如下:
借:管理费用450
贷:其他应收款——曾某400
库存现金50
“小窍门13”经手人签字非要实际来领现金的人签字吗?如果领现金的人持有的领款单上是别人的签名时可以让他领钱吗?
解答:做出纳与会计人员一定要很小心,方方面面都要考虑到,并且在具体工作实践中把工作落到实处。碰到上面问题中所提的情况,最好是要实际领现金的人签字,这样做才最保险。
同时,出纳人员也有非常为难的地方,比如,经过经办人、财务经理,甚至单位最高领导都签过字的单据出纳一定没有理由拒付,但现实中,领取现金的也许不是经办人,这都是有可能的,出纳并不一定都会记得要求经领人签字,特别是数量金额并不大的时候,这种行为并不可取,应时时提醒自己凡事要小心为是。
“小窍门14”我们公司很小,常常是出纳兼职办公室文员,经常是出纳出去买办公用品,在这种情况下,出纳是否可以做经手人呢?还有老板经常出去应酬客户,而其他同事又不在,这样,经手人是否可以是老板自己?如果不能如此做该如何做呢?
解答:如果是出纳购买的,那出纳可以填写经手人;如果只有老板自己,那经手人就填老板,如果有公司陪同人员,那一般由陪同人员报销,老板签字,这样从形式上更严谨些。
“小窍门15”员工出差如果不给补助,那么在外地的一切费用都可以报销吗?如饭费、矿泉水费等,还有招待客人的费用都可以走差旅费吗?飞机票也可以报吗?
解答:一是企业可以自己内部制定出差时各项费用的报销标准,即什么情况下、什么职位的员工可以坐飞机,什么情况下只能坐火车,汽车;误餐费用标准是多少钱一顿。这些标准都是可以由企业内部去制定的,然后员工实际发生上述费用时,由出差人凭相应的税务发票以及企业的限额标准报销即可,出差补助也是同样的思路,即由企业制定相应的标准即可。二是招待客人的餐费应该在业务招待费科目中核算,不计入差旅费中。
“例3-2”光明工厂对行政科采用非定额备用金制度,行政科购买办公用品预借备用金800元。预借时,会计部门根据借款凭证编制现金付款凭证,会计分录为:
借:其他应收款——备用金——行政科800
贷:库存现金800
行政科购买办公用品700元后凭发票和验收入库单到财务部门报销,交回多余现金100元,会计部门编制转账凭证一张,会计分录为:
借:管理费用700
库存现金100
贷:其他应收款——备用金——行政科800
出纳员收回多借的现金100元。如果行政科实际购买办公用品880元,自己垫付了80元,则在报销时,会计人员要按规定编制转账凭证一张,会计分录为:
借:管理费用880
贷:其他应收款——备用金——行政科800
库存现金80
出纳员应付给行政科现金80元,退还经办人员垫付的现金。
“小窍门16”我公司员工借了1000元差旅费。写了借条。报销时退回200元。我是不是要退回他借条再开一张200元的收据给他?
解答:借条不能退还给员工,这是作账的依据,但可以开份收据给员工证明此款已结清。
“小窍门17”我公司属于集团公司的子公司,我们老总给了我一大沓他的费用单子让我报销,金额大概接近3万元,我们开户银行的备用金额度是5000元,我是否要开5张现支,每张控制在5000元以内,用途写差旅费,这样处理银行会不会受理?
解答:银行应该受理,直接写一张现金支票就行,用途就写差旅费。
“例3-2”公司用现金支付本单位李某医药费300元。会计分录为:
借:应付职工薪酬300
贷:库存现金300
“例3-2”公司用现金支付报废固定资产的清理费用1000元。会计分录为:
借:固定资产清理1000
贷:库存现金1000
“小窍门18”向外单位借款:经理让出纳打借条向外单位借款,为本公司筹资金,这样做合理吗?
解答:可以,但必须有单位负责人签名,盖上公章。借条让老板打,并签字盖章、盖公章,出纳收到老板借的钱时给老板开个收据并盖上单位的财务章、现金收讫章。最好是与外单位有借款合同或协议之类的,财务上才有作账的依据。
§§第四章 格物致知——巧管银行账户