彼得·德鲁克说：“不能管理时间，便什么都不能管理。”时间是管理者的重要资源之一，它等同于效益，管理者对时间的管理，就相当于是对效益的管理，这是每个管理职业成功的源泉。
时间管理的关键是对事件的控制，在无形的压力下，管理者不仅要按时完成大量、繁重的工作，还要为下一步工作做出更为严密的准备。单凭个人经验和态度，对如何有效利用时间的准备不足，就必然会陷入手忙脚乱之中。
1．学会记录时间，才能管理时间
很多的管理者都在抱怨自己的时间总是不够用，计划好的事情总是被耽搁，实际上，不是你的时间不够用。同样是24小时，为什么别人就能游刃有余，而你总是过得紧巴巴的呢？归根结底，一句话，就是缺乏有效的时间管理，大把大把的时间都被你无声地耗用了。
彼得·德鲁克在1966年出版了《卓有成效的管理者》，这是一部全球管理者必读的经典之作。书中提出，卓有成效的管理者懂得：要使用好他的时间，他首先必须要知道自己的时间实际上是怎样花掉的。
一个管理者，要做到卓有成效，首先要做的就是记录时间的使用情况，这样才能分析时间管理的合理性，将那些次要的工作过滤出去，并合理分配自己的时间。虽然这项工作略显“小儿科”，大家都知道应该做，但却被许多人忽视，甚至根本就无视时间安排问题。
小案例
某公司的董事长，十分肯定地对彼得·德鲁克说他的时间大致分成三个部分：1/3用于与公司高级管理人员研讨业务；1/3用于接待重要客户；其余1/3则用于参加各种社会活动。德鲁克给他提了一个建议，让他记录下自己的时间分配情况，等实际记录了6个星期之后，跟他原来的估计比较。结果发现在这三个方面，他几乎没花什么时间。他所说的三类工作，只不过是他认为应该花时间的工作，因此他的记忆告诉他确实把时间用在了这三个方面。
这6个星期的实际记录显示，他的时间大部分都花在了工作调度上，比如处理他自己认识的客户的订单，打电话给工厂催货。那份客户的订单，本来是可以顺利完成的，却由于他的干预弄得没能准时交货。这份时间记录是他的秘书做的，当秘书把记录给他看的时候，他惊讶得无法相信。后来他的秘书又如实地做了几次记录，他才相信自己的估计靠不住，开始相信那份记录的真实性。
不要自诩记忆力好，“好记性不如烂笔头”，不要光凭着记忆估算时间的使用过程，那往往带有主观性，当你如实做记录的时候，通过对照，你会发现，你的真正要做的事和实际所做的事，两者相去甚远，甚至“风马牛不相及”。
至于记录时间的方法，不一而足，你可以找一个小本子，也可制作一个表格，或者直接用电脑里现成的Word和Excel，关键是要明白你应该记录哪些内容：
●哪些工作是在限定的时间内完成的；
●哪些工作是在额外的时间内完成的，甚至占用了你的业余时间，是什么原因导致你没有在限定的时间内完成这些事情；
●在哪一时间段进行最重要的工作，为什么会在这段时间进行这项工作，是否可能提早一些完成；
●哪项工作是最具工作效率的，它是在什么时间做的，为什么在那段时间做那段时间最有工作效率；
●哪件事情是最不具工作效率的，是什么原因降低了你的工作效率；●在工作中最大的干扰是什么，有没有可能排除；
●在今天的工作中，有没有时间使用误区；
●你做了哪些根本没有必要做的事情；
●哪些事情是不需要你亲自动手做的，为什么你去做了；
●你花了多长时间做最重要的事；
●你花了多少时间做不重要的事；
●哪些事情本来是应该花更多的时间去做的；
●哪些事情本来是应该花更少的时间去做的……
如果你希望时间记录更加准确、客观，可以吩咐你的秘书或者副手帮助你记录。通常记录三两天时间使用情况，你就可以发现其中的问题，找出一些解决的办法。如果你觉得还不足以发现问题，可以持续记录一个星期的时间使用状况，以详细而全面地了解自己的时间使用误区。
时间记录的目的，在于通过分析哪些工作根本不必做，哪些工作可以授权给别人去做，哪些事做了会影响到别人，找出非生产性的和浪费时间的活动，之后就可以避免浪费，进一步进行有效的、系统的时间管理。
2．不浪费时间，自然能节约时间
联邦德国前总统阿登纳在担任科隆市市长时，为了保证工作效率，在办公桌后面的墙上挂了一段格言：“请你说话简单明了，别讲漂亮话！谁白白占用我们的时间，谁就在偷我们的东西，而你是不应该偷东西的。”
这句话对管理者来说，同样是灵丹妙药。浪费时间就等于浪费管理者的管理生命，就等于浪费公司的宝贵资源。
在现实工作中，有很多浪费管理者时间的行为，比如：由于信息不全面，导致“一而再，再而三”地研究，是一种浪费；决策有误，导致工作计划推迟，是一种浪费；因沟通不及时，导致工作计划被搁置，是一种浪费；因为同样的问题反反复复地询问下属，是一种浪费；下属没有执行好管理者要求的事项，导致客户投诉或重复劳动，是一种浪费；开会时不能很好地围绕既定主题进行有效的讨论，也是一种浪费。
可以说，不懂得利用时间的管理者是最无能的管理者，最有成效的管理者都是最有效的时间管理专家，他们会充分利用自己的工作时间。
（1）提高电话的使用效率
你可以选择一位能干的秘书或文员，给他比较大的权力，在某些范围之内的电话，直接交给他去处理，不必转接，直接汇报即可。如果非要由你亲自处理，应该简明扼要，不要在电话中东拉西扯一些与主题无关的事情。
（2）减少事必躬亲的机会
小案例
有一位杂志社的总编辑，他总是要求下属把所有的信件都送到他办公室里，由他亲自拆阅，再把信件分成若干堆，决定分给哪位编辑处理，然后亲自送到每个人的桌上。光这一个过程就要花掉他两个小时的时间，他总感觉工作做不完，不得不每天加班，甚至带着“家庭作业”下班，才能把工作完成。而更糟糕的是，他手下的编辑们，不得不等他送信来，否则就无法正常开展工作，于是整个编辑部成天都是口述作业。
这位总编辑之所以会这样，就是因为他想知道下面每个人究竟是在做什么事。但终于，他觉悟了，这样只是在虚耗时间。以后，他的编辑开始直接收信，并做成新闻或摘要呈给他。事实证明，以往他需要耗费大半时间阅读的信件，几乎有70%是可以直接扔进废纸篓的。
管理者如果事必躬亲，必然会造成时间的浪费。事必躬亲是有原因的，一是管理者缺乏安全感，害怕失败；二是对下属信心不足，觉得只有自己才能把工作做得又快又好；三是管理者希望所有的下属都知道所有的细节，以致于不能适当地控制工作量；四是人手不足，下属的工作过量。
作为管理者，首先应该学会清楚、明白而且完整地表达你的意思，绝对禁止模棱两可的指令，时间要明确，任务要具体，并且要求下属遵从指令。如果标准过高，应该适当降低到大家可以接受的程度，这样你就不会时刻担心下属完不成工作。如果下属工作量比较大，应该一部分一部分地完成，不追求一步到位，如果有必要，可以在考虑成本的前提下，适当增加人手。
管理者应该通过培训和引导，让下属学会独当一面，并充分授权，信任你的下属，同时通过工作报告的形式控制进度即可。
（3）合理预留时间，应付意外事件
火车、飞机都应该按照时间表运行，但依然会有意外事件发生，同样的情形也会发生在管理者身上，因此，你必须为意外事件预留时间。
制定每个计划的时候，都要留出多余的时间来。你要尽量使自己在不留余地、又饱受干扰的情况下完成预计的工作，当然，这需要你提高工作效率，而不是像蜗牛一样慢吞吞地做事。为了以防万一，你最好另外准备一套应变计划。
（4）永远不要“会而不议”
每个管理都必须组织会议，而且公司规模越大，开会越频繁，每次开会少则几分钟，多则三四个小时。美国管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司根据研究发现，所有的会议都存在“会而不议、议而不行”的毛病，大家信口开河、无的放矢，台上说得口沫横飞，台下听得昏昏欲睡，结束的时候，大家伸懒腰、打哈欠，做鸟兽散。
会议已经成了管理者浪费时间的主要罪魁祸首之一。作为会议的组织者和主持人，应该尽量减少不必要的会议，会前必须做好充分的准备，而且要缩减会议时间，另外，会上发言要简短，内容要充实，凡是会议必须有一个结论。
（5）学会拒绝的艺术
接受总比拒绝更容易，而且我们总会担心拒绝别人会触犯到对方，更有甚者，希望通过这种不拒绝的方式广受大家爱戴。当然了，在管理者所需要面对的请求、拜托中，有一部分是职务所系，责无旁贷，但有些事情则是根本没有义务承担的。
首先你不要害怕冒犯别人，你完全可以适当地提出一些合理的解释，或者找出一种可以替代的方法来。如果找不到借口，也不要太勉强，有时候没有借口比找个蹩脚的借口要好得多。对于老板的某些要求，你可以出示一张双方都同意的优先顺序清单来拒绝老板。如果老板坚持，你可以默默听从，不过要提出无法完成的可能性，不要什么事情都一口答应下来。
3．时间不安排，永远一团糟
英国管理学家诺斯克特·帕金森认为在其所著的《帕金森法则》中，说道：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”对于这句话，我们可以这样理解，对于一件事情，如果你想花一整天的时间去做，结果你就会花一整天，如果你限定在一个小时内完成，你就会迅速地在一个小时内做完。
为什么会出现这种现象呢？就是因为有些人从来不会统一安排弥足珍贵的工作时间。对于任何人来说，即使工作再努力，甚至牺牲掉睡觉和吃饭的时间，每天也只有24小时，不会因为你工作紧、任务重而自动延长。对于一般的管理者来说，每天的工作时间不可能是24小时，固定的工作时间，最多10多个小时，要想充分利用这不多的时间，在有限的时间内做更多的事情，就必须统筹安排时间，甚至对每件事情都分配相应的时间，要明确什么时间做什么事情，怎么做效率更高，怎样做更节省时间，绝对不能眉毛胡子一把抓，那样最后什么都做不好，什么都完不成。
小案例
某银行的总裁，非常善于管理时间。不管跟谁谈话，从来不会超过一个半小时，而且每次谈话都会事先做好充分的准备，每次谈话的主题也以一个为限。在谈到1小时20分钟的时候，他总会开始催促对方：“我们已经讨论了这么长时间了，该做个结论了。”一个半小时的时间一到，他就会站起来跟对方握手送客。
有人问他为什么会这样做。他说：“原因很简单，我的注意力只能维持一个半小时。如果超过时限，我的谈话不会再有任何新意。如果时间太短，我怕掌握不住问题的中心。”
在谈话的时候，他的秘书从来不会推门进来，告诉他有重要客人到访。他说：“我的秘书知道，在我思考问题时，是不许任别人打扰的，除了美国总统和我夫人。但是，美国总统应该不会打电话给我，我夫人非常了解我的脾气，也不会打来。因此，任何事情，秘书都会等我谈完才来告诉我。然后，我会用半小时的时间接听电话，接待访客。”
