一次只解决一件事情，是只做最重要的事情的延续，目的都是尽量让工作简化、单一起来，你不仅不会因此耽误什么事情，反而会因为从紧张的工作中解脱出来，整个人变得轻松愉快，又能从工作中体会到乐趣。
小案例
纽约中央火车站的问询处，每一天都是人潮涌动，大家都在争着抢着询问自己的问题，都希望能够立即得到答案。可窗口里那位身材瘦小、戴着眼镜、文弱书生一样的服务人员，看起来竟然一点也不紧张，反而是镇定自若，应对自如。在他的面前，站着一位矮胖的女士，她一脸的焦虑与不安。他倾斜着上半身，以便更好地倾听：“您要问什么？您要去哪里？”这时，一位西装革履的男士试图插话进来。但是，这位服务人员却是视若无睹，仍然和和这位女士说话：“您要去哪里？”“马萨诸塞的春田。”他都没有看列车时刻表，就直接回答说：“那班车是在10分钟之后，在第15月台候车。您不用着急，时间还够。”“你说是15月台吗？”“是的，夫人，是15号。”
女士转身离开了。他立刻转过身来帮助刚刚那位试图插话进来的先生。可没过多久，那位女士又回来了问月台号码。这一次，这位服务人员没有再管她，仍然集中精神回答那位先生的问题。
有人问他是怎么做到保持冷静的。他说：“我只是单纯处理一位旅客，忙完一位，才换下一位。在一整天之中，我一次只服务一位旅客。”
为什么有些管理者一整天工作下来，总是把自己搞的疲惫不堪，效率又不高？就是因为他们没有掌握“一次只服务一位旅客”，也就是一次只解决一件事这个简单的工作方法，他们总是试图同时处理几件事情，让自己看上去总是保持高效率，结果却往往适得其反。
一次只解决一件事情，对管理者来说是非常重要的工作法则。在繁杂的事务中，一次只做一件事，可以让我们静下神来，心无旁骛、一心一意把手头的这件事处理得妥妥当当。如果我们工作的时候总是心浮气躁、见异思迁，想“一口吃成一个胖子”，一下子把所有的事都做好，只能像“狗熊掰棒子”，掰一个，丢一个，到头来一件事情也做不好。
嘉信理财的董事长兼CEO施瓦布说：“我不会同时想着18个不同的点子，我只投注于某些领域，并且用心钻研。”我们的时间有限，精力有限，“好钢要用在刀刃上”。一次只解决一件事情，不是说要你对其他的事情不闻不问，甚至忽略掉，而是要你集中目标，不轻易被其他事情左右，这样才能循序渐进完成工作，才能真正有效地处理好每一件事情。
4．保证“零干扰”，才有高效率
以下这些情形对管理者来说应该是一点都不陌生的：
●正在专注于一项重要的工作任务，你的秘书进来收集部门里每个人的生日日期；
●下属总是敲门进来，有问题需要询问你的意见或请你帮忙解决；
●刚买了新车的同事总想和你交流驾驶经验；
●办公室的电话总是不断地响起，内容都是一些鸡毛蒜皮的小事……
当然了，身处职场，人际关系很重要，可是为什么偏偏都在这个时候来凑热闹呢？你们没有看到“我”在忙么？难道大家就不能稍等一会儿吗？
日本专业的统计数据指出：人们一般每8分钟会受到1次打扰，平均每次打扰大约是5分钟，其中80%的打扰是没有意义的，或者是极少有价值的。信息技术用途专家杰可布·尼尔森表示：“对于从事知识性工作的人而言，每被干扰一次，都要花上5~15分钟时间完全找回你的思路，重新沉浸到你的主要任务之中。”按照这种计算方式，我们每天都是在不断地被打扰中度过的。而工作的大部分时间都被别人的打扰占用了。
一般来说，工作中的干扰来自两个方面，一是主观方面，二是客观方面。从主观方面来讲，就是管理者自己分散了精力，“开小差”了。比如，正在考虑一个重要问题的时候，突然灵光一现，想出了解决另外一个问题的好主意。
从客观方面来讲，干扰源就比较多了，主要是来自三个方面。一是上司的干扰。正当你处理某件事情的时候，上司会过来“插队”，通知你完成另外一个任务，使的原来的工作被迫中断。二是下属的干扰。下属的请示、汇报都会干扰管理者，但是对于下属的请示、汇报又不能置之不理，必须解决。三是来访者的干扰。作为管理者，必定会有客户、快递等人员来拜访你。不管是什么人，不管是什么事情，你都得接待，而他们不会在乎你是否有了什么安排，只会破坏你的工作节奏。
还有一种来自现代科技的干扰，包括电话、手机、电子邮件、即时通讯工具等。据纽约信息技术研究公司对1000名从办公人员到高层管理者的调查发现，每天被手机、电话、邮件、闲聊等打断的时间总和为2.1小时，占工作时间的27%。这还不包括被不重要事情的打断或分心，以及重新集中精神回到工作上的时间。
小案例
有一次，北大老校长丁石孙正在工作，一个学生会干部破门而入，说有事情找他。
丁校长埋头工作，连头都没抬就果断地拒绝了那个学生。他说他在工作，有什么事情等他工作结束后再处理。这个学生听了之后愤然离去，后来给丁校长写了一封匿名信，指责他架子太大，疏远学生。
他看了信，当即亲自写了回信。他在回信中说：他有自己的计划。他工作的时候，不能让别人随便就打断自己的工作，因为如果在工作的时候遇到有人找，就停下手头的工作，那么他就不可能完成自己的工作。
一个人只有合理而科学地利用自己的工作时间，才能保证工作效率。如果你确定在某一段时间内需要集中处理一项重要的工作，不希望被频繁地中断，就必须采取同样的果断的措施，否则你的时间永远不够用，你的效率永远提不上去。
首先，自己不要打扰自己。不要一心二用，一边想着重大决策，一边想着明天要交差的任务。你要设定工作完成的时间，如果没有时限，什么时候完成都行，就等于什么时候都完不成。
为了不使上司干扰自己的工作，可以定期向上司汇报你的工作，让上司知道你的工作进度和工作量，同时尽量让自己的日程安排和上司的日程表同步化，和上司保持协调，上司自然不会三番五次地打扰你了。
你要学会关上办公室的门。办公室不像饭店，大门不是用来迎客的，敞开的大门永远意味着四个字--欢迎光临。你应该为自己预留出一段“清静时间”，尽可能地避免一切干扰，你要关闭手机铃声，打开固定电话自动答录机，请你的秘书替你处理一些事情。
如果还是有人来打扰，应该马上向他解释，你分身乏术，只能另约时间。如果对方坚持立即处理，你应该言简意赅地解决问题，尽快结束对话，把干扰的损失降到最低。如果事情并不重要，你可以把问题委托给秘书帮他解决。如果不得不长时间打断工作，最好带着访客离开办公桌，以免一边想着工作，一边想着访客。谈话完成，立即回到座位上，继续处理未完成的工作。
对于那种现代科技性的打扰，你可以选择关闭电邮的自动提醒功能、提示音，关闭电话铃声，禁用弹出框，选择隐身功能，你可以改用手动检查，固定隔查收电子邮件或语音邮件的时间。
5．效率的同义词是简单化
比尔·盖茨在和一家电子公司总经理会晤时，提到对于庞大的企业而言，提高营运绩效是终极目标，而他自己最想达成的目标是工作的简化。职业生涯规划与时间管理专家博恩·崔西，通过20年的工作经验与研究，发现了七大提升个人生产力的秘诀，其中一项就是简化工作。两个人的观点不谋而合。
对于工作来说，让复杂的工作简单化，提高工作效率，就是最大的智慧。如果你能把一切事务简单化，用别人1/10的时间做完一项工作，不追求那些不会带来任何回报，只会浪费时间和精力的事情，自然能够提高工作效率，而你的生活也会变得更加轻松，这对加速自我成功的脚步，是十分重要的。
爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，直到它不能更简单。”凡事都应该探究一下有没有更简单的解决之道，不要急急忙忙地动手去做，更不要钻“牛角尖”，否则既不能解决问题，又浪费时间。
小案例
美国独立之前，人们推举富兰克林和杰弗逊起草独立宣言，由杰弗逊执笔。可是当杰弗逊把文件交给委员会审查的时候，等了很久都没有回音，他非常急躁。
这时富兰克林给他讲了一个故事：一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌，写着“约翰帽店，制作和现金出售各种礼帽”，然后请朋友们提意见。第一个朋友说，“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复，删去；第二位说，“制作”和“现金”太唆，省略；第四位干脆说除了“约翰”两个字，剩下的全部去掉。青年听取了大家的建议，只留下“约翰”两个字，然后在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后，大家纷纷夸招牌新颖。
听了这个故事，杰弗逊很快就平静下来了，重新执笔。后来公布的独立宣言字字珠玑，堪称传世之作。
简化工作的最根本要求，可以用一句话概括，就是不必要，就删掉。“多”其实是工作的一大陷阱。“多”往往是累赘，是画蛇添足，只会使你更忙，更没有章法，更不得要领，更容易造成浪费。
很多时候，在工作中，我们必须学会把复杂的事情简单化，这样才能在更好地解决问题的同时，大大地提高工作效率，何乐而不为呢？
小案例
宝洁公司的一位经理向总裁查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录，上面详细地介绍了他对公司问题的处理意见。没想到，查德·德普雷看到后连翻都没翻，而是非常生气地在备忘录上面加上了这样一条命令：“把它简化成我所要的东西！”然后吩咐将这份备忘录退回。
还有一次，一位主管递上来的报告非常复杂，查德·德普雷在报告后面批示道：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”
对此，查德·德普雷曾这样解释道：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题，只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”此后，宝洁公司要求员工要不遗余力地将报告浓缩到一页，把问题搞清楚，把事情搞透彻。
不要以为一页的报告说明不了什么问题，恰恰相反，这一页的报告以大量的支持性数据以及事实依据为基础，要点鲜明而集中，内容简洁而清楚，大大减少了阅读报告所需要的时间。查德·德普雷对此这样评价说：“公司的大部分效益建立在这一页报告上。这也是宝洁公司高效率的工作水准，高效益的营业收入的秘密所在。”
那么，怎样才能做到化繁为简，同时又能保证工作效率呢？我们可以参考一下美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中提出的提高效率“三原则”，就是每做一件事情的时候，都要先问3个“能不能”：
●能不能取消它？
●能不能把它与别的事情合并起来做？
●能不能用更简便的方法去做？根据这三个原则，我们就可以对每件事情做出分析，并力求简化。对于“四象限工作分类法”中的那些不急的、不重要的、无效的、影响进程的工作，能取消的就取消，不能取消的，就进行标准化处理，或者授权你的秘书或下属去做。
对于那些相同的工作，可以合在一起做，以减少屋上架屋的重复工作，浪费人力、物力和精力。合并最大好处，就是能够把片段的时间，进行合并，实现完整的利用，在此基础上能够减少很多不必要的重复作业。
如果有可能，尽量使用一些好的方法和工具，把工作做得更快、更好。在管理工作中，你完全可以借助一些现代化的管理手段，比如传真机、电话留言、电子邮件等，来进行科学化、系统化的管理。
