也许你会说，在他专心致志地谈话的过程中，可能会错过一些重要的机会，但有一点是毋庸置疑的，这种善于安排时间的习惯，远比一位天天开会的管理者的效率要高得多。因为他至少可以控制自己的一部分时间，不会被频繁地打扰。
现代企业的管理者，要想提高工作效率，不做时间的奴隶，就必须合理安排好自己的时间，尽可能地提高时间利用率。每个人都有自己的高效时段，有的人早上最为清醒，有的人下午状态最好。比如，雅诗兰黛董事会副主席珍妮特·瓦格纳喜欢把一些例行公事（签署信函、开支票等）安排在一天快要结束，自己感到疲倦的时候处理。特拉华退休投资基金会总裁玛丽·巴恩比早上的工作效率很好，因此上地铁的时候总会带上一摞文件去处理。你应该根据自己的“生物钟”进行统筹安排，把最重要的工作，安排在自己精力最充沛、最旺盛的时间，以在最短的时间里获取最大的效益。
为了提高时间利用率，你应该就一天的工作进行规划，你可以把它们记录在纸上、工作簿上、掌上电脑或是其他什么上面。不过，不管是哪项工作，如果你想完成，就把它放到你的时间列表中去，并明确准备执行的时间和地点，否则，就从列表中除去。
如果工作被取消了，比如约定的会议，不妨建立一个临时性的工作应急计划，以保证有另外一项工作补上。如果手头没有任何事情和安排，不妨借机整理一下凌乱的办公桌，要知道乱糟糟的环境不仅会影响人的心情，还会浪费你的时间。
你要预留出一些机动时间，不要把时间排得满满当当的。一个没有弹性的计划表，是没有一点“防震”功能的，稍有点差池，整个计划就会“搁浅”。
每天下班的时候，应该检查一下你一天的计划执行情况，并做好时间记录，比如什么时候你分心了，你在哪里浪费了时间，做什么事情的时间过长了。这样每天总结，你就可以不断地发现不足，不断提高工作效率。
对那些一天下来没完成的工作又要做怎样的处置呢？答案就是进行重新安排。尽管你也不希望自己变成一个办事拖拉的人，但难免每天都可能有做不完的事情，如果它的确重要，没问题，转天做完就好了。如果它没有那么重要，比如只是发一个邮件这种事情，交代给你的秘书做就好了，事必躬亲只会浪费你的时间。
4．时间宝贵，拒绝拖延
回顾一下过去的工作经历，你有没有这样的时候：清晨，上班途中，你信誓旦旦地下定决心，一到办公室就立即着手拟定部门年度工作计划；到了办公室，却没有开始工作，因为你觉得不整理一下办公桌，会影响心情和效率，于是花了30分钟，让办公环境变得有条不紊；你面露得意地随手点了一支香烟，稍作休息，一低头，发现了没看完的报纸，情不自禁地拿了起来，等放下报纸的时候，已经10点钟了，你安慰自己身为部门主管，怎能不看报、不读书，那可是精神食粮啊；刚想埋头工作，电话响了，一位客户打来了投诉电话，你不得不连解释带赔罪地花了20分钟时间说服他；挂上电话，闻到了咖啡香，原来隔壁正在享受“上午茶”，你毫不犹豫地加入了，而且神聊了一阵；你神采奕奕地回到办公室，觉得可以工作了，可一看表，“额滴神啊”，10点45了，11点的时候要开部门联席会议，于是，你想这么短的时间肯定做不完，下午再说吧。
根据美国心理学家发布的一项调查结果显示，20%的成年人患有“拖延症”。如果你从工作清单中挑最不重要的事情做，越重要的工作越拖延得久；每次开工都要整点开始，9点、9点半、10点……却迟迟无法动手；在决定静下心来做事时，得先去冲杯咖啡、泡杯茶，总想等着万事具备的时候才工作；不容许别人占用或浪费自己的时间，而自己却不珍惜时间；本来在着手一项工作，一有新念头，就放下手里的活去干下一件，那么，毫无疑问，已经患上了“职场拖延症”。
世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。“拖延症”不会让你发烧、头痛、流鼻涕，但会让你到头来疲惫不堪，一事无成。拖延的人未必懒惰。从浅层来看，工作太难、太耗时间，自己能力不足，害怕别人知道自己做不好，都是拖延的原因，但从更深的层次来说，则有完美主义、蓄意抵制、心理颓废、自我贬低等原因，但不管它出于什么原因，结果都是一样的，就是严重浪费时间。
小案例
项目经理Leo，平常工作的时候总是显得比较繁忙，上班时候习惯开着MSN、QQ等即时通讯工具，为了舒缓自己紧张的情绪，还会开着音乐播放器，播放点背景音乐。因为需要和同学、朋友和客户们聊天，他常常无法在上班的时间里，完成上司交代的工作，为此他不得不晚上加班。为了提神，他除了开了音乐，还会挂上QQ或者进入社交网站，跟朋友诉苦、聊天、看八卦新闻，结果是常常玩儿到凌晨一两点钟才开始正式工作。这样的恶性循环，让他身体亚健康的情况越来越严重，让他不得不“思变”。
现在，他为了增加休息时间，删除了除了工作所需的所有软件，开着QQ的时候，也会把它设置成隐身，背景音乐也关掉了，这样一来，不仅电脑的运行速度变快了，工作也没有以前那么困难了。以前需要半天才能写完的报告，不过半个小时就能完成了。
在工作的时候，最好消除所有的干扰，关掉QQ，关掉音乐，收起报纸，将一切会影响你工作效率的东西统统关掉，全心全力地去做事情。这样你必然效率大增。
美国德宝大学心理学教授约瑟夫·法拉利教授认为，劝导对“拖延症”患者来说作用微乎其微，关键还是要靠自己下定摆脱拖拉惯性的决心。其实拖延并不是顽疾，只要针对自己的症结，对症下药，就能赶走可恶的“拖延症”，重新找回高效的工作效率。
完美主义害死人。不要总想把事情做的多么完美，压力越大就越担心做不好事，就越迟迟不能行动。不要总是认为这世界上除了成功就是失败，这种自我担心是非常消极的。不妨回头看一下，你所做过的事情，都是可以改善的，但从来就没有耽误过什么。因此与其等着万事俱备，不如马上动手，只要随时改进就可以了。
万里长城也是一块砖一块砖堆上去的。巨大的任务通常会让人望而生畏，你不妨把大块任务切割成小块，变大为小，化整为零，那么难题就好解决了。不要妄想一下子搞完，那只能被目标本身吓倒。
与拖延相反的词，就是立即行动。时间是不允许浪费，因为它只有那么多。“三思而后行”，当你做出了决定的时候，就要立即全力投入行动，不要为拖延找借口，就算心存恐惧也要这么做，即使不知道后面的路怎么走，也要迈出第一步，这样你才不会变成一个效率低下的劳“磨”。
5．剪掉会议这块浪费时间的“裹脚布”
一个人人都随时开会的企业，是一个谁都不能做事的企业，因为开会时不能工作，工作时不能开会，谁也不能同时边开会边工作。一位管理者在会议上花费的时间过多，是企业组织不健全的表现。
你不妨根据下面的几点，判断一下你们公司是为了开会而开会，还是为了解决问题而开会？你们公司开会是有效率的，还是在浪费大家的工作时间？
●开会的时候总有人分心，比如在纸上涂鸦或者打瞌睡；●总有人不提建议，只提意见，总是在批判别人；●说话的废话连篇，听话的意兴阑珊；
●会议快结束了才想起来主要问题还没讨论；
●有人不知道开会目的；
●会开完了，既无结论，也没新点子；
●与会人数太多，讨论变成了“大论坛”；
●发言品质差，不是理性讨论，而是比谁声大；●没有事先做摘要，也没有白板说明，大家泛泛空谈；●还没开会，似乎就已经有了结论；
●用Email就能解决的事，非要大费周章地把大家召集起来研究研究；●报告太长，资料太多，根本没时间讨论；
●会场气氛冷淡，没有人愿意多言……如果你们公司的会议出现了以上任何一条情况，都说明它的效率和品质存在问题，有待改善。如果有一半以上的现象都出现了，恐怕在你们公司，开会文化已经根深蒂固了，不动足以让它脱胎换骨的“大手术”，是解决不了问题的。
尽管我们强调沟通，会议承担着相当一部分的沟通任务，但是那些永远开不完的大会小会所带来的成本、所造成的浪费，是任何一个企业都承担不起的。据调查，有80%以上的企业家都曾经因为会议的高成本而苦恼。提高会议效率，节约时间成本成了众多企业达成的一个共识。
小案例
佳能电子也是一个会议大户。曾经也出现过这样的情况：讨论重要的经营战略时，社长、领导、事业部负责人等差不多有20个人齐聚一堂，会议从上午8点一直开到下午5点，除了中间的1小时午饭时间，这样的会一开就是两天，而且每个月至少两次。在“成本管理铁人”酒卷久担任佳能电子社长后，效率再造开始了。
为了缩短会议时间，提高讨论效率，佳能搬走了会议室的椅子，开会时大家都站着。员工们给桌腿套上了自制的大约30厘米高的“木屐”，正好把桌子调整到1米左右，更便于站着使用。
“难道站着开会不累吗？”酒卷久经常被人这样问。对此，他是这样回答的：“站着不动，确实比较累，所以请尽量减少腰部和腿部的负担，尽可能地找一个舒服的姿势，动动脚部的位置。站着开会不会太累，比起东倒西歪地一直坐在椅子上，疲劳感会减少很多。”
不仅如此，为了提高效率，激发大家的创造性，酒卷久还实施了两条规则：一是，严禁发表不属于自己想法的意见，禁止用“大概”、“我觉得可能”、“负责人说”这样的表述方式。如果有人用了5次这种推断性的表达，就会被强制赶出会场。那些在会议中没有提过一次问题的人，不让他出席下一次会议。二是，禁止携带并分发资料。因为一旦手头上有资料，人们就会专注于看资料，就不会认真听对方讲解，发言人则会照本宣科地读资料。大家会把自己需要的资料放到投影仪上，看着投影仪上的资料开会。
会议改革的效果非常明显，开会时间缩短了75%，但是发言数量和会议质量却有明显的提高。
美国管理作家理查德·怀特说：“缩短会议的方式之一是把椅子从会议室中拿走，因为站立开会的时间大约只占坐着的一半。”坐着开会，很容易觉得无聊，很容易犯困。站着开会，提神醒脑，人的注意力会比较集中，没有机会打瞌睡，也就会踊跃地提出问题和建议。讨论效率提高了，结论也就来得快了。其实站着与坐着，跟灵感能否出现无关，但跟灵感出现的速度有关，站着的时候，灵感出现的速度能快上30%。
多开会的弊端显而易见，为了提高工作时间利用率，必须给会议加一个“过滤网”，能取消的会议就取消。无目的、无意义、无主题的“糊涂会”不开；不联系实际，不解决问题的“本本会”不开；没有重点，不分轻重的“扯皮会”不开；不民主的家长作风的“包办会”不开；没有实效，先报告，再补充，其次强调，然后表态，最后总结的“八股会”不开；以开会为名，以旅游为实为的“旅游会”不开；议而不决，有始无终的“无头会”不开；没有准备的“突击会”不开。
会前要做好充分准备，就算是紧急召开的临时会议也应该如此。要确定与会人员，原则上只邀请有关人员参加，要提前通知他们，要求他们列出问题、提出提案，并针对问题拟定几项方案，以便讨论。
为抓紧时间，避免会议过分冗长，可以将会议安排在大家有充分时间和精力的时段，最好不要选择午餐前或下班前进行。按照时间来说，周四是讨论问题的最佳时间。
每次开会都要约定结束时间，而且时间不要过长。通常人一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着下降。只有确定结束时间，就可以让人的注意力更加集中。
