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第37章 公共关系实务操作之调查与策划(5)

5.思维的碰撞。思维碰撞法又称头脑风暴法、智力激荡法。它是世界上最早的一种创造技法,是由美国现代创造学奠基人奥斯本创立的。思维碰撞法就是在较短的时间内,开发人的创造力,产生创意的方法,又可以称为集体思考法。具体做法是:通过一种特殊会议,召集10人左右,按照必须遵守的规则,比如异想天开,似天方夜谭也不准嘲笑等,使与会者在轻松愉快的气氛中,相互启发,相互激励,各抒己见,畅所欲言,彼此得到知识空隙的填补,从而引起创造性设想的连锁反应,激发出大量的创新设想。如百事可乐公司趁可口可乐改变配方之机,通过思维碰撞法,展开了广告攻势,策划者们在参加的动脑子小组会上,经过碰撞,“为了新一代”的理念也就随之而产生。这则广告播出后,使百事可乐的市场份额迅速扩大,当年的销售额远远超过了可口可乐,一跃上升到第15位,把可口可乐逼降到第34位。

三、公共关系策划过程分析

公共关系活动一般按照调查、策划、实施、评估的“四步工作法”来进行,是一个动态过程。而策划是这一过程的核心一步,也是一个动态过程。公共关系策划者必须对这一过程进行细化分析,揭示其规律。

调查研究,采集信息是策划的基础,调查者面对通过调查得来的大量信息要进行分析。因此公共关系的策划是从信息分析开始,接着是目标的确定、公众的辨认、主题设计、媒体选择、计划编制、经费预算、方案审定,最后以反映方案的文件——策划书的形式为终结。现在就这一过程的每个步骤进行具体分析。

1.信息的分析。公共关系策划者通过调查取得的信息是大量的,面对各种信息必须借助科学分析的方法,作去伪存真、去芜存精、由此及彼、由表及里的认识,由此进行科学的策划。

公共关系策划者面对各种信息,要重点分析的信息有两大类:一类是组织自身状况,包括组织的历史状况、现实状况(组织的实力、资产、资源、人才、形象等)、战略目标,具体到财务、人事、设备、技术、产品质量、业务水平、办事效率、服务态度等各要素,并由诸要素综合体现的组织知名度和美誉度信息;另一类是影响组织运行的各种社会信息,如组织目标公众、竞争对手、国家的政策法规、合作伙伴、传播媒介以及财政、金融、交通、能源、通讯、人口等方面的背景及信息,从中去发现对组织有利的契机和不利的因素,如此才能策划出有成效的公共关系活动方案。

2.目标的确定。公共关系策划者在分析信息的基础上,发现问题,然后根据一定的条件,提出解决问题、期望结果的方案,因此便有了目标。在具体公共关系策划中,组织对各种目标要作出科学合理的选择,就必须对目标进行分类。最富有操作意义的是以目标范围区分而定的两类目标:一类称为公共关系战略目标,它以协调关系、塑造形象为主要目标,为组织的总体目标服务,是需要长期不懈地为之努力奋斗的目标。如IBM公司所策划的一系列公共关系活动,均为体现“IBM就是最佳服务”这一理念而作的长期规划。另一类称为战术目标,它是为公共关系战略目标服务,通过分阶段、分步骤、分项目,达到理想的结果。如法国白兰地酒在美国精彩亮相的公共关系策划,成功地实现了提高白兰地酒在美国的知名度这一战略目标。

3.公众的辨认。公共关系策划者,进入实质性策划时,首先要辨认公共关系活动是针对哪些公众,要了解他们的特点、需求、对组织的态度如何等,从而有针对性地设计策划主题,展开策划的各个步骤。

只有辨认相关公众,才能设计出公共关系活动的主题,才能有效地选择传播媒体,如要开展一次针对出租车司机的公关活动,一般情况下选择广播媒体就较为恰当。只有辨认了相关公众,才可确定如何使用有限的经费和资源,并在公关活动中突出公众利益,才能得到公众的支持与合作,与公众建立起协调沟通的关系。

4.主题的设计。公共关系策划主题是策划的灵魂、核心,贯穿于整个策划之中,是公共关系活动内容的高度概括。主题对于策划的重要性决定了策划者在辨认公众后,必须精心设计主题,使其表述得精炼传神。如我国为申办奥运而设计的主题“新北京,新奥运”,给公众印象深刻。设计主题是公共关系策划中最富创造性的一个步骤,为此,必须明确构成主题的三要素:第一要服从和服务于策划目标;第二要有独特新颖具有个性特色的信息;第三要融入公众需求因素。

5.媒体的选择。公共关系策划是把选定的信息通过有计划、分阶段地向目标公众传播、交流以此与传播对象沟通。但信息不会独立存在,必须通过载体传播出去,因此凡能载有公关信息的任何工具载体都可视为媒体。这样可供选择的媒体种类就很多,策划者根据具体目标和本次策划活动的沟通对象,可以有目的、有针对性地选择媒体。

虽然可供公共关系策划者选择的媒体非常宽泛,但大众传播媒体(报纸、广播、电视、杂志、出版、电影等)在所有媒体中始终占有举足轻重的地位,因此,公共关系策划者选择媒体时应特别重视对大众传播媒体的选择运用。随着高新技术的发展,网络媒体的功能日益受重视,公共关系策划者应认真研究和重视网络媒体在传播和沟通中的作用。

6.计划的编制。公共关系策划者在主题设计、媒体选择等步骤的基础上,对策划要做总体构想,使之有序,富有可操作性,拟订出切实可行的计划,这一过程称作计划编制过程。

公共关系策划者拟订的计划有两大类:一类为总体战略策划,也称为规划。如一年一度的工作规划内容大致有下列几项:(1)年度公共关系具体目标;(2)年度公共关系的主题;(3)年度公共关系活动项目和传播计划;(4)各项目和传播计划的财务预算;(5)各项目的计划及组织保证与人员分工等。另一类是活动项目的具体策划,也就是某一次公共关系活动计划的编制。编制此类计划,可以涉及以下内容:

(1)目标;(2)主题;(3)时机;(4)方式;(5)地点;(6)人员;(7)步骤;(8)经费。只有对这八个方面系统考虑与组合,编制计划步骤才算完成。

7.经费的预算。为了具体落实公共关系计划,使投入的人力、物力、财力等有保障,使计划具有可行性和现实性,必须对经费做一番预算。公共关系活动对企业来说,也是一种长期投资,在预算时,要考虑投入与收益的关系,通过预算可就活动的轻重缓急统筹兼顾,全面安排,使资产的投入产生最佳的效益,把资产花在最关键的地方。待活动完成后,就可以通过检测评估资源投入是否合理、有效,并可审视考核预算内各个项目之间分配比例是否正确合理,也可以为下一步活动提供参考依据。

8.方案的审定。公共关系策划者在完成上述的各个步骤后,具体的方案已经形成,为确保计划的可行性,对方案进行审定是策划中不可缺少的一个步骤。审定方案一般由组织领导、专家及具体工作人员对方案进行咨询、答辩、论证,并进一步完善方案。可从以下几个方面进行论证:(1)通过对方案中的目标、主题及活动开展的各要素如资金、人力、时间、传播计划等进行分析论证;(2)对方案实施过程中可能遇到的问题、补救措施等进行分析论证;(3)对预期结果进行综合效益论证,判断公共关系活动方案是否值得付诸实施。

9.策划书的形成。策划书是策划全过程最后形成的文案,是公共关系活动实施的依据。策划书的形成,使策划者的劳动有了一种物化的体现,它凝聚着策划者的智力,是极富价值的。策划书一般由八个部分构成:(1)标题;(2)主题;(3)目标;(4)组合分析;(5)活动步骤;(6)传播渠道;(7)经费预算;(8)效果预测。除此,还有策划者署名、时间;视策划书篇幅长短,可附有相关文件和资料。

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