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第29章 管理信息系统与企业流程(2)

企业的资金通过有效运作,获得增值,构成企业营业收入。企业的营业收入中扣除企业的经营支出,剩余部分构成了企业的纯收入,即包括企业运行过程中所创造的纯利润。对企业实现的利润的分配,必须兼顾国家、投资者、企业和员工之间的物质利益。

6.1.3企业人流的运行

企业中的人有管理人员、技术人员及其他人员组成。企业对人的聘用是一个具有时序性的、连续不断的过程。从人员的招聘、录用、选拔,到人员的教育、训练、考核、晋升,直至人员的调职与输出,构成了企业运行中人流的运用。它包括人员的吸纳、使用和变迁3个过程。

1.员工的吸纳

企业总是处于动态的运行过程中。企业内由于结构调整或业务扩充等需求不断补充新的员工,员工的吸纳由此成为人事管理中一项经常性的工作,它构成了企业人流运行的起点。

(1)人力资源规划

企业的人力资源是一个变量,随着时间的推移,它也在不断发生变化。如果事先缺乏合理的规划,就会发生人力资源短缺或人浮于事的现象。因此,企业在吸纳员工之前,要做好人力资源规划,不仅要正确确定在现有企业工作总量的条件下,人力资源的需求量及其配备,而且还要预计未来的工作量增加及人员结构的影响,并用规划的形式表现出来。

制定人力资源规划,首先要进行人员结构分析。通过对企业所需人员的数量、质量、种类等各方面的分析,可为规划的制定提供可靠的依据。其次,要确定员工的需求量。为了正确确定这一需求量,企业应参照产品的方向和生产规模,并依据精简机构、提高效率的原则来进行。员工需求量的确定,是企业编制人力需求规划的重要方面。最后,要选定人力资源规划的制定程序与方法。

(2)员工的招聘和录用

员工的招聘和录用通常分为以下几个步骤:接见应聘求职者;初次谈话,填写申请书;招聘测验;第二次谈话,并在申请书上评分;调查应聘者的履历;人事科初步甄选;主管部门批准录用;体验;正式录用。

员工招聘方法是对应聘者进行评价,从而决定是否对其录用的方法。员工招聘主要有3,、。

2.员工的任用

人的一个重要特征是具有能动性,要充分调动起人的自主性和积极性。

(1)知人善用,扬长补短

企业在用人时,应了解员工的长处所在,量人任用。把各项工作的任务、性质、责任、权限及工作人员所具备的基本条件进行系统的分析研究,“对号入座,授以职权”。同时结合职工的能力、兴趣、潜力、发展方向,进行意向性岗位选择。另外,要使其所在群体结构中的位置,进行优化组合,建立起互补的人才结构,充分发挥员工群体的最大效能。

(2)加强员工的教育与培训

员工的教育与培训是指对企业所有人员有计划、有步骤地进行政治、文化、技术、业务等全方位的教育和培训,使全体人员的科学文化知识和业务技术能力普遍得到提高。对领导干部、管理人员、技术人员和广大职工提出不同的要求。根据培训对象、培训目标、培训时间、培训条件等灵活地选用恰当的培训形式。

(3)员工的激励

激励是调动员工积极性的重要手段,是激发员工努力达到组织目标的过程。从分析影响人的积极性的内在因素和外部条件出发,调动员工积极性的手段和方法有:目标激励、参与激励、强化激励、支持激励和关怀激励。

3.员工的变迁

由于员工能力水平和周围工作环境的变化,对职工的职位、职务和工作岗位进行调整,可以促进企业的“人流”更为有效地运行。通过员工的变迁可保证和促进组织的效率。为了使员工公正、合理地变迁,促进企业内人力资源的合理流动,必须做好员工的考评工作。

(1)员工的考评

员工的考评是指对处在一定职位上的员工,在一定时期内执行任务、履行职责的状况进行考核和评价。考评的结果在一定程度上是员工变迁的依据。

(2)员工的企业内流动

员工流动的主要目的是保持企业组织机构的合理运转,主要包括平级调配、晋升和降职。

(3)员工的对外输出

员工对外输出的形式有:自然输出,包括退休、退职、劳动合同期满不再续订、在职死亡等形式;主动输出,申请调离和辞职等;被动输出,主要有辞退、除名和开除等。

员工的对外输出可促进企业的新陈代谢,淘汰素质较差的员工,优化企业的人才结构组合,使企业的“人流”渠道保持通畅,满足企业随社会经济技术水平的提高和企业的自我发展对人才的需求。但也可能导致重要、特殊岗位的员工的流失,损害企业的实力,不利于企业生产经营的延续性和计划管理的有效实施。因此,要控制好员工外流的比例和人选。

6.1.4企业信息流的运行

企业的信息是指企业所收集到的,经过加工、整理而用于经济和管理方面的经济信息。

它可分为内源信息和外源信息。内源信息是指与企业生产经营活动密切相关,可通过统计报、、;

与企业生产经营相关的各种信息,如经济信息、政治信息、技术信息、人与社会因素,以及竞争因素等信息。

信息流是伴随着物流、资金流而产生的,它是后者的表现与描述。企业系统的运行包含着信息的收集、加工、存储、传递、使用和反馈。物流、人流和资金流能否顺畅运行,在很大程度上取决于信息流的运转是否正常。为此,从一定意义上讲,信息流又对企业的全局起主导作用。

1.信息的收集

首先,必须确定信息收集的内容。这要求企业根据信息目标和管理工作的需求来确定信息收集的内容。

其次,必须探明收集信息的来源。在现实世界里存在着各种不同来源的信息,如零次信息源、一次信息源、二次信息源。零次信息源一般是指一种不需加工处理的、能直接感触到的信息;一次信息源或二次信息源一般是指经过加工处理的信息,其区别在于加工处理的程度不同。

再次,必须优化信息收集的方法。信息收集的方法主要有以下几种。

①统计资料法。即通过各种统计资料、原始记录、营业日记等,获取各种所需的信息。

②实地观察法。如在销售现场、交易会场等地进行实地观察,或在观察人们对产品的各种态度时收集信息。

③现场收集法。如通过参加多种业务会、学术会、报告会、科技会等进行现场收集。

④视听结合法。通过电视、传真、信函等广泛收集信息。

⑤阅读分析法。主要通过报纸、杂志等收集有关信息。

⑥出价购买法。随着信息产业的发展,许多信息可以向咨询公司、顾问公司等购买。

⑦市场调研法。电话询问、家庭调查、问卷调查、抽样调查等。

最后,必须开拓信息收集的渠道。信息收集的渠道有正式渠道和非正式渠道;有中间环节渠道和无中间环节渠道等。

2.信息的加工

信息的加工处理就是将收集到的原始资料,按照一定的用途、程序和方法加以处理,精炼其数量,提高其质量,转化其形式。信息加工分定性加工和定量加工两种方法。所谓定性加工,是指以文字为主对信息加工处理的方法。它包括以下4种方法。

①归纳法。这种方法是将某一主题的原始材料集中在一起,加以全面、系统的综合归纳,以说明某一问题。应用归纳法的基本要求是言简意赅,因此需要加工者有较强的逻辑思维能力和较好的文字表达水平。

②推理法。根据知识和资料,以判断作为前提,求出作为结论的新的判断的思维运动过程就是推理,而其所采用的思维方式就是推理方法。这种方法要求建立在对大量资料予以充分分析和研究的基础上,为此,必须注意其前提、推理、结论之间应具有的一种内在的严谨的逻辑关系,否则就难以得出可靠的结论。

③纵深法。这是一种按某一主题,层层推进,以搞清楚问题的来龙去脉的方法。采用这种方法既要利用最新收集到的各种资料,也要充分利用存储资料,通过对比分析,以揭示经营活动前后的变化和特征。

④。,

资料,纵横连接,分析比较,形成一种新的信息。采用这种方法必须注意不同时期、不同方面的信息的内在联系,具有一定的同质性;否则,就无可比性。

所谓定量加工,是指以定量数据为主阐述信息的一种加工处理方法。它包括以下7种方法。

①对比法。通过数据对比以形成强烈的反差,增强数据的鲜明性。对比法有纵比和横比两种,有时为了更好地说明问题,也可将这两种方法混合使用,但必须要确定对象之间的差异点和共同点。

②转换法。把一个人们比较生疏、难懂的数据转换成一个人们所熟知的数字,以达到通俗、形象的目的。采用这种方法,首先要寻找一个适合的对象,切忌转换后更难懂。其次,要在转换过程中正确计算。最后,转换后的数据与转换前的数据要有可比性。

③替代性。即用人们所熟知的数量概念或表示数量关系的事物去替代人们不熟悉、不易懂的数据。采用这种方法要注意:一是应该使替代能增强对数据的理解;二是要精于计算各种替代数量关系,否则,结果可能适得其反。

④阐述法。阐述时,不仅运用数量关系来表达,而且还将用文字作为媒介。这种不直接写出有关数据的方法,常常能使人们明确概念,增强对枯燥乏味的数据的认识。

⑤示意法。这种方法是针对那些用一个数据所表达的事物难以给人以强烈印象的情况,而用其他相关数据作为陪衬、补充的方法。实际上,这是对比法的一种延伸。

⑥剔除法。指在加工处理数据时将无效的数据剔除的方法。采用此法时,必须对收集到的每一个数据进行分析,辨别真伪,把那些虚假的、没有把握的数据毫不犹豫地剔除;有些数据,尽管是真的,但不能反映出正常情况,也在剔除之列。

⑦图表法。就是把有关数据集中起来,编制成图表的方法。此法给人以直观、形象、清晰、鲜明的感觉,统计、会计资料常用此法。

3.信息的储存

信息储存是由信息的采集、加工与信息的使用在时空上的不一致性所决定的。

①登记。登记是为储存和保管提供凭证,其方法一般有两种:一是总登记,即登记总的情况,如总数量、种类等;二是个别登记,即对每份资料都进行详细的记载。

②编码。编码有利于对储存资料的查询,其方法包括以下几种。一是排序编码,是一种用指定的序号排列编码对象的方法。在编码时既可以按对象出现的顺序编码,也可以按字母顺序或数字顺序编码。二是分类编码,是将各种资料分成若干大类,然后每一大类再分成若干种类,最后每一种类再细分为若干小类。这种分类方法往往是根据对象的逻辑序列依次推下去的,是一个由大到小、由粗到细的过程。三是表意编码,是用数字或符号代表信息资料的字头或缩写,以表明编码对象的属性。四是分组编码。如果说分类编码是按对象的内容逻辑划分的,那么分组编码则是根据对象的形式逻辑进行的。五是尾数编码。使对象末尾的数字具有一定含义,可以不增加主要代码数而进行分类。

③存放。常用的方法有以下几种:按登录序号排列存放、按来源部门顺序排列存放、按内容顺序排列存放、按来源地区顺序排列存放、按资料形式排列存放。究竟哪一种存放方法比较好,这要视公司的具体情况和计算机处理能力的情况而定。但是,存放方法一经选定就不应轻易变动,以免管理人员无所适从。

④。,:,、

排序的基础上,对有关资料进行核对处理;编制目录,清点或核对完之后,就应该把所有的储存资料编制成目录以便检索;摘要,有时仅有目录还不够,必须根据特定的需要摘出重要的内容,以便随时可用。

⑤检索。检索就是利用电子计算机或手工对储存信息资料进行查询。公司信息是多方面的,所以必须建立一整套科学的,既迅速又方便的查询方法和手段。

4.信息的传递

信息只有从信息源及时传递到使用者那里,才能起到应有的作用。信息能否及时传递,取决于信息的传输渠道。企业只有建立了合理完整的信息传输渠道,形成信息传输网络,才能保证信息流的顺畅流通,发挥信息在组织中的作用。企业内的组织机构和管理体制决定了企业系统内基本的信息传输渠道。企业内的信息传输渠道有以下两种。

(1)正式渠道和非正式渠道

正式渠道是以行政隶属关系确定的或由组织以明文规定形式确定的信息传递渠道,如会议、报告、请示、汇报、文件、公函及各种资料和档案等。非正式渠道是指正式渠道以外企业进行信息传递的渠道,如私下交谈、私人信件等。信息传递的正式渠道一般比较明确、全面,但速度慢,有时也很不经济,而非正式渠道有时却能起到正式渠道无法起到的作用。由于其传递速度较正式渠道快,所以已日益引起人们的重视。

(2)无中间环节渠道和有中间环节渠道

从传递速度的角度看,信息传递渠道的中间环节越少越好。但信息内容的广泛性和离散性决定了为了方便信息的使用者,往往需要借助于一定的中间环节对信息进行加工处理。因此,在信息传递过程中,无中间环节的现象很少见。除特殊情况外,大多数企业信息传递渠道都有中间环节。问题的关键在于企业在传递信息时,是采用多环节渠道,还是少环节渠道。这要由每个企业视自己的具体情况和条件而定。但是,随着环境不确定性的提高和市场竞争的日益激烈,尽可能减少信息传递的环节已成为一种趋势。

5.信息的使用

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