信息产出后，经过加工、传递后被广泛使用，最后通过有效的反馈控制对信息的真正效用作出最终的评价。为了更有效地发挥信息的作用，在使用信息过程中，必须充分注意下列因素。
（1）判断是把握信息的关键
信息资料是分析研究问题的基础，失去信息，企业就成了聋子和瞎子。但是，收集信息是为了使用，如果不对企业内外环境进行正确的判断，是不能作出正确决策的。如果一个企业只注重信息生产，而忽视其实用价值，往往会事倍功半。因为信息是多种多样的，有的有用，有的无用；有的此处有用，彼处不能用；有的只是表面现象，而实际情况要复杂得多。
不对信息资料进行分析判断，就会误用信息，造成决策错误。
（2）核查是使用信息的前提
信息在传递过程中，由于人的认识因素、心理因素或技术因素，往往会产生各种障碍。
根据哈佛大学奥尔波特与普斯特曼两位教授实验发现，如果以口头传达包括20个以上要素的信息，第一阶段会漏掉其中的30%，至第四阶段便会漏掉70%。这种越来越“变形”的信息，如果不经核实核查而使用，那是很危险的。
（3）
在某种意义上说，使用的信息不仅仅有正面信息，还包括负面信息。因为后者能使企业主管更加面对现实，杜绝各种失误于萌芽之中。
（4）理解是使用信息的基础
只有正确理解了信息所包涵的内容，才能有效地使用之。如果把负面信息当作正面信息来理解，那么就有可能造成企业决策的失误。理解是信息发送者和接受者双方的事，所以科学地建立信息标准、规范具有十分重要的意义。
（5）沟通是使用信息的目的。使用信息是为了促使公司内部信息的沟通及公司与外部世界的沟通。一方面，企业通过各种作业统计信息、价格信息、表册信息等，沟通企业内部上下之间的信息，以加强内部信息流通；另一方面，企业通过产品的质量、服务，以及向外发布有关经营信息，沟通企业与市场的联系，从而加强公司与客户、供应商、股东及其他有关方面的信息沟通。
在使用信息时，还要十分重视对信息使用的反馈控制。作为反馈控制系统的基本过程，实质上与存在于物理系统、生物系统和社会系统中的基本过程是相同的，即系统是利用其能量来反馈信息并按照标准进行比较，采取纠正措施的。由于管理信息系统是一个开放式的循环系统，因此对某一种信息的反馈控制，也可以理解为对另一种信息的前馈控制。换言之，简单的反馈控制系统衡量一次运行过程的信息产出、流通、使用的情况，而高级的反馈系统（实际上也是一种前馈系统）所衡量的是两次以上运行过程的信息产出、流通、使用的情况。
6.2企业流程概述
企业流程也称业务流程、管理流程、经营流程等，它是对企业内部流程的综合描述。企业的各种活动都可以用不同的流程来表述，企业流程中包含着企业信息系统的建设所涉及的基本内容，如人及组织、信息流、资金流和物流等；同时企业信息系统的建设过程也是对企业流程的变革、优化和固化的过程，特别是在信息系统规划、分析和设计中，大量的工作都是针对企业流程展开的，因此企业流程的有关内容成为学习管理信息系统的重要基础。
6.2.1企业流程与企业流程观
1.企业流程的概念
流程一词译自引文process，有人将它译为过程。在管理学和企业流程再造文献中过程和流程基本可以互换。
在《朗文当代英文词典》中，将流程解释为：一系列相关的、有内在联系的活动或事件产生的持续的、渐变的、人类难以控制的结果，如沉陷的森林经过长期的缓慢的变化而形成的煤；一系列相关的人类活动或操作，有意识地产生一种特定的结果，如收看电视要经历插上电源、打开电视机开关、搜寻电视节目等一系列活动。从流程这一概念的两种解释中可以看出，流程是一系列的活动或时间组成，前者是一种渐变的连续型的流程，后者是一种突变。，
构，抑或事务发展的逻辑状况，它包含了事情进行的始末，事情发展变化的经过，既可以是事务发展的时间变动顺序，也可以是事务变化的空间过程。简而言之，流程是完成某一目标（或任务）而进行的一系列逻辑相关的活动的有序集合。
将流程的概念应用于企业，就有了企业流程的概念。企业流程或业务流程是指为了完成某一项目标或任务而进行的跨越时间和空间的逻辑上相关的一系列活动的有序集合。流程中具有组织结构、人、管理原则、管理技术、管理信息和管理方法等要素。企业流程的组成主要是活动。活动与活动之间的相互作用和相互关系构成了组织中各类业务流程系统。一个企业的业务流程有如下5个特征。
①每个流程都有输入和输出。
②每个企业流程都有用户（顾客）。
③每个企业都有一个核心的处理对象，一个大的企业流程往往实现这个对象的生命周期。
④企业流程往往是跨职能部门的。
⑤企业流程有目标和绩效。
简单来讲，企业流程就是企业完成其经营活动，为顾客创造有效的价值和服务并获得利润的各种有序的活动过程。企业流程随处可见，如图61所示的企业物流的流程。
2.企业流程观
企业流程观是指以流程的视角理解、分析和阐述企业各种活动的一种思想、观点和方法。早在20世纪70年代，Nordsieck就指出了进行流程导向设计企业的必要性，并在1972年提到：“在任何情况下，企业都要以对流程的明确划分为目标。同时对流程的划分必须符合任务目标、流程主体发展，特别是任务变化的要求，企业运行就是一个持续的流程，一个不间断运行着的链条。真正的运营就像一条河流，它在完成相同或相似任务中不断地创造和提供新产品和服务。
18世纪英国经济学家AdamSmith在《国富论》中提出的劳动分工论，其主要思想就是将生产流程分解，每个员工负责其中的一部分，最后组装。后来AlfredSloan又将这一理论应用于管理工作中，将管理人员依专业组合在各个职能部门内，这两种思想的结合产生了职能制。职能制已成为现代企业的主要组织形式，其特点如下。
①劳动分工使一个复杂的工作分解成多个简单的工作。
②采用金字塔式的科层式集权控制模式。
③工作人员技能单一，单项任务的效率高。
④劳动生产率提高，但管理费用增加。
⑤金字塔组织不断扩大，管理层次随之增加使效率下降。
⑥员工对任务负责不对整个流程负责；下级组织对上级管理负责，职能部门负责人只对业务主管负责。
⑦科层组织是生产主导型，而非顾客主导型，缺少创新意识。
在企业内部的组织和运营被分为若干职能部门的这种模式下，企业流程作为跨越部门、实现企业产品或服务目标的活动，在企业中起着不可或缺的作用。但这种模式，部门追求最优并不能带来全局的最优化，只有各职能部门围绕产品或服务紧密协作，使流程高效运转起，。，
展，企业普遍对组织及其运作作出了相应的调整和优化，但企业总体内部各职能部门间为了协调流程运作的费用并不能因为现代技术的支撑而减少，这种总体分治的条块化治理模式和追求局部最优化的做法，从根本上影响了企业快速、连续响应外部变化的能力。因此也就有了从职能型企业结构向流程型企业结构的转变需求，尤其是对要提高国际竞争力的大型企业。图63显示了企业结构从职能型向流程型转变的过程。
图63企业组织结构模式的转变
传统组织结构的基本单位是职能部门，是由执行相似任务的人组成的集体，流程小组是围绕流程的执行任务组织起来的一群人。从图63可以看出，职能型组织结构中没有流程小组，因此各部门的人为了完成某种任务，就要花费较多的协调成本，并且对外部的反应也迟钝；流程型企业结构具有独立流程小组，实现了以客户和流程为基础，将企业的各种资源集中于创造价值的流程之中，具备了更快、更有效地适应外部市场变化的特点。职能流程型企业结构是职能型到流程型企业的一种过渡形式，它将职能型和流程型结合起来，在职能型的基础上突出了流程活动，在现实条件下具有较强的适用性。
以流程的观点理解、分析和阐述企业，不只是企业应对外在环境挑战而提出的管理思想、理论和方法，更是深入挖掘企业的内涵和意义，把企业放入更大的经营环境下考虑的问题。特别是在当今新的管理思想理念层出不穷的情况下，深入理解流程的概念和企业本身的使命，重新思索经营和运作过程，树立企业流程观，以流程的视角看待企业、理解企业，就成为必然。
6.2.2企业流程的四要素
企业流程的四要素为：活动、活动间的逻辑关系、活动的承担者和活动的实现方式。
1.活动
企业流程是由活动组成的，活动构成了流程的最基本要素。活动是一种变换式操作，它往往是接受某一种输入，在某种规则控制作用下，利用某种资源，经过交换式操作转换为输出。不同的活动，它接受的输入、处理规则、利用的资源不同，输出也不同。活动变换的基本模式如图64所示。
64，、、。
（
）
XY
图64活动变换的基本模式
要处理的对象，主要内容有原材料、要求、设施设备和指令。输出是处理或一系列处理的结果，主要内容有信息、产品或服务等。流程结果的接受者可以是支付费用的顾客，也可以是内部的部门或小组，也可以是其他的处理设备或机器，或者被存储起来供将来使用。
转换或处理可进一步分为形态处理、地点处理、交易处理和信息处理4种形式。形态转换就是将原材料或半成品材料和某些处理信息一起转变为具有更高附加值的产品或服务。例如，汽车组装就是形态转换的例子。地点处理就是物品或原材料从一个地点到另一个地点的移动，以及运动中发生的存储。交易处理就是指与产品价值有关的交换，例如服务的提供或产品的买卖、银行信贷和股票经纪等。信息处理就是筛选和分析，即将输入的数据经过处理转变为有意义的信息作为结果输出。例如财务报告和财务计划就是典型的信息处理的例子。
反馈主要是指为了维护流程输出的某些性质而对转换或处理进行修正和纠正的方法与手段。一般运转良好的流程都应该进行有效地反馈控制。反馈的形式或者是从流程的输出收集来的信息，例如产品可靠性、准时交货率；或者是用以维护流程的经济回报，如销售收入等。
任何一个流程至少可以包括一个、经常是两个或者更多个处理或转换。不同流程包含的处理或转换的性质也不同。例如，银行信贷流程和股票经纪流程主要是交易处理和信息处理，运输流程则主要包含地点处理。数据处理和新产品开发流程主要是信息处理。常见流程的主要处理类型如表61所示。
表61常见流程的主要处理类型
流程或行业主要转换类型流程或行业主要转换类型
银行、财务交易处理制造形态处理
建筑形态处理零售交易处理
数据处理信息处理仓储地点处理
保健形态处理运输地点处理
保险交易处理
2.活动间的逻辑关系
企业流程是一系列逻辑相关的活动的有序集合，由于活动间的关系不同，可以导致不同的结果，活动间的逻辑关系成为流程的关键因素，反映了活动间发生的先后顺序与相互关系。企业活动间的逻辑关系分为：串行关系、并行关系和反馈关系。假设A和B两个活动，其共同作用的结果是O，则A和B之间的关系如图65所示。
（1）串行关系
活动之间的串行关系是指流程中的两个活动先后发生，前一个活动的输出作为后一个活，，65（a）。
AABAB
BO
OOABO
（a）（b）
（c）（d）
图65流程活动的逻辑关系
不同活动之间的时间先后关系，其中的一个活动必须等另一个活动完成后才能够发生。在物流活动中，大多数活动之间的关系是串行关系，如采购流程中选择供应商、制定采购计划、签订采购合同和验收入库等活动就构成串行关系，如图66所示。
图66采购流程中串行关系示意图
（2）并行关系
活动间的并行关系表示两个活动是同时进行，彼此独立，共同对输出产生影响，活动之间并不构成输出关系，如图65（b）所示。并行关系表示两个活动可以独立发生，但是只有等最迟完成活动结束后，下一个活动才开始。在企业物流中，外购零部件和内部零部件制造商两者之间构成的并行关系如图67所示。
图67企业物流并行关系示意图
（3）反馈关系
反馈关系表示两个活动存在相互输入和输出关系。反馈关系又可分为两种情况：一种是两种活动间彼此相互作用，共同产生某种结果，如图65（c）所示；另一种是前一活动的输出作为后一活动的输入，后一活动的输出又作为前一活动的输出，两种活动的结果相互制约产生某种新的结果，如图65（d）所示。
3.活动的承担者
活动的承担者就是活动的责任人。分工是原来一个人的工作变成有许多人共同从事的活，。，。
条件的限制，而且受承担者状况的限制。
