宾客在预订宴会时，往往确定了宴会的大致价格范围，设计菜点时就要按照“质价相等”、“优质优价”的原则，这里的“质”主要是指原料的不同，以适合不同价格的宴会。而采购人员最了解当地原料市场的供应情况及其质量、大致价格范围等，能选用合适的原料，并能掌握采购这些原料的最佳时机，即价格合理、质量符合采购规格的时机，既避免菜点设计好而无货源的现象，又可及时取消时节替换而使材料价格上涨的菜品，从而降低宴会成本，使设计出的宴会菜单，既能保证企业的合理利润，又不使宾客吃亏，使宾主双方满意，这正是宴会菜单设计的巧妙之处。
6.3.3宴会厅主管了解宴会服务人员情况及宴会厅接待能力
宴会厅主管根据宴会厅接待能力（主要是宴会服务人员和服务设施）来指导菜单设计。厨房生产出菜点后，必须通过服务人员的正规服务，才能满足宾客的需求，如果服务人员不具备相应的上菜、分菜技巧，就不能设计复杂的菜肴。如果服务设施陈旧蹩脚，则最好提供简单的膳食，但要服务周到。某道菜肴需要某种服务设备，而暂时又买不到这种设备，无法按规定提供饮食服务，则不能设计这道菜。所有这些都是菜单设计时应注意的问题，宴会厅主管应是熟知的。
设计宴会菜单时要考虑服务的种类和形式，是采用中式服务，还是西式服务；是高档服务，还是一般服务。还要注意上菜的顺序，一旦确定菜点的顺序，就依照排菜的顺序上菜，通常是先冷后热，先菜后点，先炒后烧，先咸后甜，先淡后浓。另外，宴会厅以高档次为特色，餐具为金餐具和银餐具，则要设计高档宴会菜肴，有的宴会厅专营传统菜肴并配以相应的服务方式，则必须明确本宴会厅的特色，否则什么宾客都接待，什么菜肴都做，只能说明什么也做不好。
6.3.4宴会预订员掌握顾客的相关信息，熟知顾客的种种需求
宴会菜单设计涉及的内容很广泛，需要考虑的因素很多，但其核心就是以顾客的需求为中心，尽最大努力满足顾客需求。宴会预订员是接触客人的第一人，必须准确把握客人的特点，了解客人的各种需求，能确保菜单投其所好，实现酒店与顾客的双赢。一般情况下，菜单的设计需要考虑顾客的下述因素。
1.宾客的饮食习俗
出席宴会的宾客各有其不同的生活习惯，对于菜肴的选择，也有不同的爱好。宴会预订员要熟悉主要客源国和地区的风俗习惯及饮食特点，了解宴请对象的爱好，有助于宴会菜点种类的确定。特别是在招待外国朋友或其他民族和地区的宾客时，更要根据宾客（特别是主宾）的国籍、民族、宗教、职业、年龄、体质，以及个人的饮食嗜好和忌讳，分析宾客的总体共性需求和个别宾客的特殊需要，灵活设计安排受赴宴者欢迎的宴会菜点，菜单安排的效果就会更好。随着改革开放的逐步深入，食俗不同的赴宴者会愈来愈多，只有分别情况，区别对待，“投其所好”，才能充分满足宾客的多方面需求。
2.宾客的心理需求
了解宾客饮食习俗的同时，还要分析举办宴会者和参加宴会者的心理，有的宾客参加宴会是想体会一下宴会厅独特的菜肴；有的宾客是出于名望的心理，特意前来享受宴会的良好气氛；有的宾客是出于无奈心理，有朋友邀请不得不参加；也有的宾客是寻找团聚的气氛，借宴会形式搞一些主题活动，达到娱乐、团聚的目的；有的宾客注重环境气氛和档次，有的则注重经济实惠。总之，举办或参加宴会的宾客有各种各样的心理，在进行宴会菜单设计时，要深入分析宾客的心理需求，从而满足那些明显的和潜在的心理需求，只有以宾客的需要为导向，才能设计出宾主双方都满意的菜单。
3.宴会主题及赴宴人数
宾客举办宴会，不是随意的，都有其明确的主题。菜单的设计要突出宴会的主题，不然就会杂乱无章、平淡无味。高明的设计者绝不会把宴会菜点安排成无个性、无层次的“大杂烩”，而是根据各个主题的不同，在菜点上稍加变化，以便于有针对性地设计宴会菜肴，突出主题，这对宴会的气氛有很大影响。许多菜肴的设计命名都与宴会主题相结合，就能形成一种独特的风格。
宴会菜点的数量是菜单设计的关键，应与参加宴会的人数一致。在确定的价格范围内，菜点数量过多，往往宴会后剩余也多，易造成浪费（部分私宴举办者，受风俗习惯影响，要求食有剩余，这样还是要满足宾客的需求，由于是私宴，剩余的食品多会打包处理，也未尝不可）。如菜点数量过少，则又会导致宾客的不满，甚至投诉，从而影响饭店的声誉。只有数量合理，才会令宾客既满意又回味无穷。
4.预订宴会的价格
合理设计宴会菜单，既要保证企业的合理利润，又不使宾客吃亏，价格标准的高低也只能在食物材料的使用上有所区别，不能因价格影响宴会的效果和品质。一般较高规格的宴会组配要求以精、巧、雅、优等菜品制作为主体，使用高级材料，并在菜肴中仅选用主料而不用或减少配料的使用，菜点的件数不能过多，但质量要精，讲究菜品的口味和装饰；中档的宴会组配以美味、营养、可口、实惠为主体，菜点的件数、质量比较适中；中低档的宴会组配以实惠、经济、可口、量足为主体，可使用一般材料，上大众化菜品，并且增加配料用量以降低食物成本，保证每人吃饱吃好，菜点的件数不能过少，又要实惠和丰满，在口味的设计与加工做法上，应本着粗菜细做、细菜精做的原则，将菜肴作适当调配，以丰富的数量及恰当的口味，维持宴会效果。
一般宴会预订员应清楚本饭店各类菜肴的加工过程、口味特点，同时掌握预订宾客有关的信息，能及时将宾客的需求落实到菜单之中，还可以结合宾客的要求标准和宴会菜单，积极推销利润高、有利于准备，并且适合宾客口味的菜肴或特别推销菜肴。顾客是上帝，能让顾客参与设计菜点，会使参加宴会的宾客都能得到最佳的物质享受和精神享受。例如，在向宾客提供标准菜单时，让其挑选并确认，如果宾客需改换菜单中的个别菜肴时，可视情况适当予以调整；有特殊情况或宾客有特殊要求的，可请厨师长亲自安排菜单或视情况重新确定用餐标准，并让客人确认。
总之，宴会菜单设计需要考虑的因素很多，归根结底只有两点：满足宾客需求和保证饭店盈利。因此，厨师长、采购员、餐厅经理和宴会预订员应通力协作，考虑各种因素，再结合本宴会厅的特色进行菜单设计，以增强宴会厅的吸引力和市场竞争能力。
利兹卡尔顿宴会要求
BasicBanquetOperationProcedures
基本的宴会服务流程
Purposes：目的
Thepurposesofprepreparationforanybanquetingeventsismainlytoensuretheperspectiveofpriorityonhandishandlewithaproactiveoutlook./主要是为了宴会的筹备和宴会活动的正常运作。
i）Manpowermanningandscheduling（includingpostfunctionassignments）./人员的配备和安排（包括职责配备）。
ii）Manpowerassignments./人员的职责具体分工。
iii）Manpowerassistancefromotherdepartmentsi.e.engineering（Avtechnician），housekeeping（PA），florist，cashier，assistancefromotheroutletsandexternalcontractors./配备人员要从其他部门调拨，如工程部门（负责音响技术）、客房部（负责清洁事宜）、收银员等从其他部门或内部调拨。
iv）GiveSupportStaffduration3daysBanquetServicetraining./对所有其他部门协助的员工给予3天的宴会服务培训。
v）Equipmentsi.e.Chinaware，Glassware，Silverware，portableequipments（stage，tables，chairs，skirting（colour），LazySusan，linens，redcarpet，etc.）AllequipmentsplanningMUSTincludedtheExecutiveChef，BanquetChefandtheChiefSteward./器材：如瓷器、玻璃器皿、银器，其他设施（如舞台、桌子、凳子、台裙、旋转餐盘、布草、红地毯等）。所有的设施安排必须由行政主厨、宴会厨师、管事部经理负责。
vi）Decorationi.e.flowers，buffetdisplay，entrancedisplay，backdrop（PR），ballroomfoyerdisplay，additionaldecoration（balloons，banner，buntingetc）./装饰包括花朵、自助餐的陈设、背景幕、宴会大厅的陈设，还有其他的装饰（气球、横幅、旗类等）。
vii）Ballroom/Functionroomlayout（strategicallylayoutinfavourwiththeflowofservicesequence），includingdisplayrequirementbytheorganizer./宴会大厅/多功能宴会室的摆设（合理的陈设并罗列整个宴会的服务流程），包括根据宴会组织者的要求而陈设。
PreFunctionAssignment：宴会开始前的任务
A.FunctionLayoutplan：TheconfirmedfunctionroomplanMUSTbecompletedbeforeanyeventsisbeenconducted.Thefloorplandetailsareasfollow./宴会厅的陈设图：被确定的宴会厅陈设图必须在任何宴会活动前完成，平面图的详细内容如下。
i）Identifymainentrance./明确进口处。
ii）Layoutoftables，identifymaintable（VIPtable）./桌子的摆放，明确贵宾台。
iii）Locationofthestage（ifrequired）./舞台的位置（如需摆放的话）。
iv）Locationofmainbackdrop，bannersandbunting./背景幕、横幅和旗帜的摆放位置。
v）Identifylocationfororganizerproductsdisplay（andsetuprequirements）./明确组织者的产品摆放位置。
vi）Identifyanyspecialrequirementsbytheorganizer（informationMUSTbeobtainfromCateringsales）./明确任何宴会决策者的要求（任何消息须从宴会销售处获得）。
vii）AlldetailsMUSTbeidentifyinginthefloorplan（thiswillassistthepresetupteamtocarryoutthejobindetail）aswellastoidentifynonavailabilityofequipments./所有需要执行的事项需明确在平面图里面（这将更好地帮助大家一起团结完成工作的具体要求任务）和明确提供不了的设备。
B.ManpowerPlanning：Example./人力的配备举例
i）Manpowerplanningcanonlybedoneifthefloorplanhavebeenfinalizeandconfirmbytheorganizerorbycateringsales./如果平面图已由决策者或宴会销售最终确认，人力配备计划就可以执行。
ii）Basicmanpowerallocationguidelineare./人员的具体配备如下。
a）ChineseSetlunch/dinner：/午餐/晚餐套餐
—Foodserver：1servicesstaff/table./每桌1名服务员。
—Foodrunner：1servicestaff/3tables./每桌1名传菜员。
—Captain：1captain/10tables./每10桌1个领班。
b）Cocktail/鸡尾酒
—Foodserver：1servicesstaff/20guests./每20个客人1个服务员。
—Beveragerunner：1servicestaff/30guests./每30个客人1个传菜员。
—Captain：1captain/100guest./每100个客人1个领班。
c）Buffetlunch/dinner/自助午餐/晚餐
—Foodserver：2servicesstaff/3tables./每3张台2个服务员。
—Buffetrunner：1servicestaff/1buffetlineorper100covers./每条自助餐摆台或每100个客人1个服务员。
—Captain：1captain/10tables./每10张台1个领班。
d）MeetingandExhibitions./会议和展览
—Server：1servicesstaff/30covers./每30个客人1个服务员。
—Captain：1captain/10tables./每10张台1个领班。
—NOTinclusiveofpresetupteamorturnoverteam./不包括之前已经确定的服务人员或转班的服务人员。
