大卫·艾伦说：“如果同时有265件事在分你的心，那么高效率对你来说就是一个可望而又可及的梦想。”管理的目的是追求效益最大化，而效率是效益的保障和基础，因此，从根本上来说，提高效率，就等于提高效益。
“冰冻三尺，非一日之寒”，要想提高工作效率，必须从一点一滴入手，比如科学地安排工作顺序，有计划地合理利用整块和小块时间，消除下属的依赖性，并不断摸索，不断总结和实践，才能在管理道路上驾轻就熟。
1．桌上杂乱无章，工作手忙脚乱
日本NEC和三菱公司的研究人员指出，现在日本很多的办公室工作人员正在遭受“办公易怒综合症”的困扰，而罪魁祸首之一就是杂乱的办公桌。在接受调查的2000人中，大约有40%的人说，他们经常因办公桌上杂乱的纸张、用品而发怒。对此，研究人员说，在工作时间，使办公桌更具个性化，把更多的注意力放在整理办公桌上，将减少精神压力和健康风险，减少“生病”的危险。
“办公综合症”研究专家奈杰尔·罗伯逊提醒我们，必须高度重视自己的工作环境与健康的关系。他说：“要想对办公桌进行更有效率的管理，有两点非常重要，首先，不要忍耐，今天就采取行动；其次，自己亲自整理办公桌，不要让别人替你整理。”
办公桌就像一面镜子，从中能够了解到很多有关座位主人的信息，简直就是座位主人的“形象代言人”。整齐干净的桌面，说明你是一个办事干净利落的人，同时也会给自己带来好心情。办公桌上虽然东西多，但涉及到工作的文件往往不可思议地整齐，文档分门别类放置，往往表明你是一个富有逻辑的人。办公桌杂乱无章，给人的第一印象就是忙乱，在疲于应对，尽管实际上你可能不是这样的人，而这种毫无头绪的放羊式桌面，有时候会给你的工作带来不大不小的麻烦。
小案例
一位公司研发部主管，带领着下属们不分昼夜地刻苦攻关，终于解决了研究中的一个重大技术难题。
也许是由于连日来的工作太累了，这位主管伸了个懒腰，把攻克这一难题的资料和其他的资料堆在桌子上，就面带笑容地睡着了。他睡得很香，直到第二天上午才醒来，可一睁眼，发现攻克难关的资料没了。
原来，公司总裁的孙子为了做风筝，偷偷地溜了进来，正巧拿走了那些非常有用的资料用作风筝的材料。风筝越飞越高，越飞越远，最后变成一个看不见的小黑点，主管的心血化作了泡影，可对于这件事又敢怒不敢言。
这种事情发生的几率很低，可一旦发生，就会成为一大憾事。如果这位主管能够让自己的办公桌井井有条，把那些有用的东西放好，把那些无用的东西扔掉，这样的悲剧应该还是可以避免的。
芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南·威廉士说：“一个桌上堆满很多种文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的文件，就会发现他的工作更容易，也更实在，我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
办公桌上杂乱无章，会让你觉得自己有堆积如山的任务要完成，比如需要回复的客户来信，需要阅读的工作报告和备忘录等，看上去毫无头绪，足以让人产生混乱、紧张和压抑感，让人觉得时间怎么分配也不够用，工作怎么努力也做不完，面对如此大量的繁杂的工作，恐怕再大的工作热情也被冲刷殆尽了。
要做好文件分类。把要用而未分类的文件通通整齐地叠放在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样需要某一文件的时候，就有序可循，文件看过之后，可以依自己的分类方式归纳好。
那些报刊杂志，看过的可以随手把自己感兴趣的内容剪下来，不然就干脆扔掉。很多人桌子上都有笔筒，堆满了能用的、不能用的铅笔、圆珠笔等，不如只留下几支好用的，把剩下的全收起来，会更清爽一些。
实际上办公桌上只要摆放工作所需的物件，并且让它们保持整洁、干净、有序就可以了，当然，如果你想让你的办公桌更有个性，可以适当摆放一些装饰品，比如相框、玩偶、摆饰等，不过不要太多，太多、太乱会分散你的注意力，让你无法专心工作，留下一两样具有纪念价值的东西就好了。
美国管理学者蓝斯登说：“我赞成彻底和有条理的工作方式。”除了保证办公桌的干净整洁，还有一点，就是要固定物品的摆放位置，比如文件夹固定放在什么位置、记事本固定放在什么位置，不要让这些东西“满天飞”，你需要它们的时候，不至于手忙脚乱，也便于检查清理。
2．要做就做最重要的事
如果有可能相遇，你觉得狮子会和鼬鼠拼个你死我活么？为什么呢？
小案例
有一次，一只鼬鼠向一只狮子挑战，想跟它一决高低，却被狮子断然拒绝了。
鼬鼠很嚣张地说：“怎么，你害怕了吗？”
狮子回答说：“我非常害怕，如果我答应了你，和你打了一架，你就可以到处宣扬，说自己曾与狮子比武，这是何等的殊荣呢。而我呢，恐怕以后见到谁，都会被耻笑竟然会和鼬鼠打架。”
对于低层次的对手的较量，大人物一般是不屑一顾的，因为和不是同一重量级的对手较量越多自己越臭，那会浪费自己的力气，降低人们对你的期望，无意中提升了对方。
这适用于一切管理，尤其是效率管理。如果一个管理者对琐事的爱好越大，对大事的爱好就会越小，而非做不可的事就会越少，也就会越少碰到真正的问题。
美国当代领导理论大师沃伦·本尼斯说：“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷的人，但他们对那些比较重要的事务却总是做不到无动于衷。那些太专注于小事的人通常会变得对大事无能。”管理应该成为一门忽略的艺术--忽略那些不重要的人和琐事。抓住大事，小事自然会照顾好自己。如果想事先搬掉所有的障碍物再采取行动，恐怕最后什么事情也做不成。
要想做好最重要的事情，首先就要分清工作的轻重缓急，了解哪些事情是最重要的，哪些事情是“毛毛雨”，无足轻重，甚至可以忽略不计。
第一象限是重要而紧急的事情。比如应付难缠的客户、准时完成工作、危急紧迫的问题事件、住院开刀等。这些事情之所以迫在眉睫，很多时候都是一再拖延或事前准备不足的结果，本质是缺乏有效的工作计划。于是整个人可以用一个字来形容，就是“忙”，但他是没有效率的“瞎忙”。
第二象限是重要但不紧急的事。主要是一些与生活品质有关的事情，比如长期的工作规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出建议、改善沟通能力、拓展人脉、搞好员工关系、培训下属、练习授权等。
第三象限是紧急但不重要的事。比如临时的电话、会议、访客等都属于这一类。这类事情会给人一种错觉--这件事很重要。
第四象限是不紧急也不重要的事。比如打牌、娱乐、看小说、看电视、在办公室聊天等。这些事情简直就是在浪费生命，所以根本不值得花半点时间。
培根说：“敏捷而有效率地工作，就要善于安排工作的次序，分配时间和选择要点。只是要注意这种分配不可过于细密琐碎，善于选择要点就意味着节约时间，而不得要领地瞎忙等于乱放空炮。”如果希望自己不被琐事牵着鼻子走，就不要只专注于第一象限的事情，否则终有一天你会被问题淹没，对类似的事情应该尽量节制。
第三、四象限的事情，基本上属于那种不值得做的事情，对此拿破仑·希尔归纳了四点：不值得做的事情会让你误以为自己完成了某些事情；不值得做的事情会消耗时间与精力；不值得做的事情会浪费自己的有效生命；不值得做的事情会生生不息。对于这种事情，当舍则舍。你应该投入更多的时间在那些处于第二象限重要但眼前并不急迫的事情上。
小案例
伯利恒钢铁公司的生产和销售形势总体虽然不错，但在管理上却比较混乱。为此，总裁查理斯·舒瓦普专门会见了效率专家艾维·李。他说：“如果你能告诉我如何更好地执行计划，在合理范围之内，价钱由你定。”
艾维·李说，他可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把伯利恒钢铁公司的业绩提高至少50%。他递给舒瓦普一张白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事，然后标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。
艾维·李接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项，直到你下班为止。如果你只做完前五件事，那不要紧，因为你总是做着最重要的事情。当你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样做。至于报酬，看到成效后由你定。”
几个星期后，舒瓦普给艾维·李寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那次会面是他一生中上的最有价值的一课。5年后，这个当年名不见经传的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。
这就是著名的“10分钟6件事效率法”，我们可以把它借鉴过来，先花几分钟时间，把接下来的一个阶段，也许是明天，也许是下周，也许是下个月要做的几件事情列出来，然后按照重要程度、优先顺序排序，把最重要的事放在首位，然后是次要的事情，依此类推。
其实当你按顺序完成最重要的事情的时候，你会发现它也许不像我们想象的那样，会占用我们大量的时间。你有足够的时间完成其他的事情。按照这样的安排，等到你有时间来做第四象限的事情的时候，你会发现你的休闲娱乐是如此开心，如此心安理得。
3．一次只解决一件事
●狮子喝水的时候，会一直走向水塘，不会中途停下来去做别的事，就算碰到猎物，也不会去追捕；
●猴子在采摘野果的时候，只会摘果子，中途不会去喝水；
●大象如果想去洗澡，不管路程有十里八里，会一往无前地直向水塘。
这就是动物们的单一性生活方式。一次只做一件事，是动物们保持轻松的本能。那些驯兽师们在面对动物的时候，也注意到了这点，每次只让动物们做一个动作，比如让一只小鼠钻圈或走钢索，不会同时进行，否则小鼠会变得相当不安，甚至会表现出强烈的抵触情绪，更不要说轻松地表演了。
心理学研究表明，普通人的快乐往往大于上层社会的人，一般员工的快乐往往大于总经理和董事长。为什么呢？因为普通人和一般的员工，很少会出现在同一时间里考虑几件事，并要决定几件事情的情况。而那些“高高在上”的上层人物、总经理们、董事长们，往往需要在同一时间段考虑并要决定许多件事情，甚至每天都是昨天的重复。
这样日复一日的倍数相加，就像一个陷阱一样，让人越陷越深，而在这种生活与工作状态下，人必须时刻紧绷着脑子里的那根弦，自然就无法轻松下来，快乐和舒适的生活自然也就被这些事情占领了。
在每一个领域，每一家公司，都有大量需要思考和决定的事情，这些事情通常集中在少数人也就是管理者的身上，以至于他们不得不习惯忍受这种紧张、多事的生活方式。而且为了更好地适应这种生活，他们需要不断地训练自己在同一时间处理更多事情的本领，并逐渐把它当成是生活和工作的必然。但是你也许不知道，这种玩命似的工作方式会给自己带来巨大的损伤。英国一项科学研究表明，总是需要同时要决定两件事以上的人，寿命将被缩短。而且这种工作方式是以不断消失的快乐为代价的，这也是财富积累得越多，人生越不快乐的一个重要原因。
