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第50章 授权制度化:如何通过制度建设解决授权中的问题(5)

在这个阶段,你的员工已经能够在没有直接监督的情况下完成被授予的任务了。这时你只需偶尔察看一下工作即可。一旦员工对授权办理的事务有了极高的舒适感,你的目标将升级为教会他们解决自己的问题。

(三)管理者正确授权要诀

企业管理者如何做到成功有效地授权?这里提供十一项要诀。

1.不要只问“懂了吗”

交办事情给员工时,管理者习惯性都会问“懂了吗?“我讲的你明白了吗?”但可想而知,许多对细节还不太懂的员工都会反射性地回答“知道”“明白”,他们不想当场被主管看扁。问他“你打算从哪里着手”“你大概打算用什么流程去做”是个好方法,可以测试他到底懂不懂自己该做什么。

2.明确绩效指标与期限

员工必须了解自己在授权下必须达到哪些具体目标,以及必须在什么时间前完成,才能有基本的行动方向。授权不是丢件事给员工而已,还要让他知道管理者期盼些什么,以及完成的期限。

3.授权后也要适时闻问

授权以后不能不闻不问,等着他把成果捧上来。你可以不必紧迫盯人,但仍要主动注意员工的进行状况,适时给予“这儿不错”、“那样可能会比较好”之类的意见提点,才能让他做得越来越稳。如果任务特别需要“准时”,也可以提醒他注意进度与时间。

4.为下次授权做“检讨”

一次的授权结束后,管理者应找员工讨论他这次的表现如何、检讨改进。管理者也可以请他描述自己在这次过程中学到了什么,再配合自己观察到的状况,作为下次再授权时的参考。

5.授权不一定是大事

即使只是一次再寻常不过的小事,都可以是“授权”,未必一定要是什么大方案、大计划,才叫授权。尤其对于新员工,从小事授权起,可以训练他们负责任的态度,也建立他们的自信。

6.先列清单再授权

简单来说,当主管的可以先列出每天自己要花时间做的有哪些事,再根据“不可取代性”以及“重要性”删去“非自己做不可”的事,剩下的就是“可授权事项清单”了。这会比脑海中东想一件、西想一件,来得有系统、有条理。

7.授权的限度要弄明白

有些员工会自作主张,扩张自己获得的授权,做一些超出授权太多的事。因此最好在授权时能特别交待“界限”到底在哪里,一旦快触碰到了,他们就应该刹车,回到界限以内的空间去活动,这可以防止他们擅自跨过界限。

8.找对你打算授权的人

每件事都有不同的“对”的人,而且未必就是最资深的那个人。对于你打算授权的工作,这个人必须有能力(或至少有潜力)做好,而且有意愿。你所指定的人,如果经验多但对于该项任务不擅长或意愿较低,未必会比经验较浅、有心学习而跃跃欲试的人适合。

9.排定支持措施

例如告知员工,当他们有问题时,可以向谁求助,并且提供他们需要的工具或场所。当主管把自己的工作分配给员工时,确定也把权力一起转交。例如,告诉合作对象,自己已经授权给某位员工负责分析市场现况,请他以后直接给予该名员工协助,事先为员工的成功铺平道路。此外,主管要让员工了解,他们日后还是可以寻求主管的意见和支持。

10.授了权就该适度放手

许多管理者授权后都还会因为担心而一直追问员工很细的进度,让员工不胜其扰,也觉得“主管根本不信任我”,而没有真正感觉到“获得授权”。与其紧迫盯人,不如在开始时就交待清楚,然后放手让员工做。这样你可以省一些精力,他也可以一试自己的能力。

11.帮员工设想可成长项目

就某种角度来说,授权也是一种用来训练员工成长的方式。因此在授权时,要为员工设想“他能通过我的授权,而在过程中学到什么”再安排。如果授权他做只是因为你忙不过来,就胡乱分一些杂事给他去弄,那或许不能叫授权,只能算是“帮主管打杂”。

(四)突破有效授权的九大障碍

当你不能期望员工们为你替他们完成的工作而感到骄傲;你不能期望某人在没有作为的时候仍然觉得自己是一个了不起的贡献者;你不能期望某人对她并不信任和尊重的人满怀信任和尊重——很多员工出现的工作问题其实更多的是与你没有让他们做的事情有关,而不是你让他们做的事情。事实上,你还没有突破有效授权的诸多障碍。

1.不信任员工

作为一位管理者,很多时候您会装出一副很信任部属的样子。然而,很多事实证明您放心不下。在具体的工作中,您没法不去过问您的部属是如何开展工作的,甚至把一些关键的环节留给自己亲自操作。您在自己的心里打了个很大的问号,您的部属会像你一样尽职尽责吗?

也许,您的担心是有原因的,有些员工的工作绩效总是不能做得像你预期的那样好。然而,一味地批评抱怨又有什么用呢?如果您怀疑员工的人品,您应该问问自己,是不是因为您没有通过信任来激励他们;如果您怀疑员工的工作能力,您应该也问问自己,有没有对他们进行必要的培训或给他们锻炼的机会?总而言之,您应该反复寻找失利的原因,然后和大家一起探索提升业绩的办法。事实就是这样简单,通过您的信任、鼓励和培养,您的部属终将会成长为一个真正值得您信赖的人。

2.害怕失去对任务的控制

很多管理者之所以对授权特别敏感,是因为害怕失去对任务的控制。一旦失控,后果很可能就无法预料了。问题是:难道您非得把任务控制在自己手中吗?可不可以通过合适的手段避免任务失控呢?

只要您能够保持沟通与协调的顺畅,采用类似“关键会议制度”、“书面汇报制度”、“管理者述职”等手段,强化信息流通的效率与效果,任务在完成的过程中,失控的可能性其实是很小的。同时,在安排任务的时候,您应该尽可能地把问题、目标、资源等,向部属交代清楚,也有助于避免任务失控。

另外,管理者和员工也很容易在解决问题的方法上产生分歧。由于您相信自己的经验,您甚至会强迫部属执行您的意见,致使部属不愿意对任务负责。其实条条大路通罗马,问题的关键不是方法,而是结果。一些具体的处理细节,您完全可以授权给自己的部属来全权处理。也许,在此过程中,您的下属能够创造出比您的经验更科学、更出色的解决办法呢!

3.过高强调自己在组织中的重要性

由于您很能干,在很多时候您会产生“什么事情离了我不行”的错觉。是的,也许您能够成功地完成许多任务,但您得像孙悟空一样分身有术才行。

其实,你的下属就是你手里拥有的最大的财富,他们帮你把产品卖掉,帮你和经销商讨价还价,帮你与消费者做沟通……在具体的业务内容和常规工作程序方面,他们中的一些人甚至具有比你还要丰富的经验,这么好的资源,你为什么不去好好利用呢?即使看在钱的份儿上,你也该让他们的能力得到更充分的发挥啊。

4.以为自己可以做得比别人好

有些管理者宁可自己做得那么辛苦,也不愿意把工作内容给部下。为什么呢?他们认为,教会部下怎么做,得花上好几个小时;自己做的话,不到半小时就做好了-有那个闲工夫教他们,还不如自己做更爽快些。(续致信网上一页内容)

问题是:难道您就这样一直把所有的事情都自己做吗?尽管现在您自己亲自动手可以做得比别人好,但是您如果能够教会您的员工,您会发现,其实别人也可以做得和您一样好,甚至更好。也许今天您要耽误几个小时来教他们干活,但以后他们会为您节省几十、几百个小时,让您有空做更多的更深入的思考,以促成您在事业上的更大发展。

5.害怕削弱自己在组织中的地位

这是许多管理者非常害怕的一件事情:如果把自己的权力授予别人的话,会不会因此影响自己对于组织的重要性,从而削弱自己在组织中的地位呢?

答案显然是否定的。如果您能够让您的部下能够更加积极、主动地处理问题,您就能充分发挥团队的力量,将任务完成得更多、更快、更好,从而使自己的地位有机会得到进一步的巩固或提升。您将得到一个更有效率的工作团队,并且能够把精力集中在那些值得您全心投入的事情上。

6.喜欢与部下争功

作为一名管理者,您在很多时候需要扮演“幕后支持者和策划者”的角色,您将很少有机会像从前一样,站在前台接受观众的欢呼。所以,关羽可以过五关斩六将,张飞可以吼断霸王桥,而您只能独自忍受幕后的寂寞。可是您想过没有,正是因为您能够忍受寂寞,关羽、张飞才有勇冠千军的英雄壮举。

曾经有一位业务员,非常能干,推销能力很强,曾经在公司连续四年被评为“金牌销售员”。后来,他当了区域销售经理,走上了管理岗位。很快,他与部属之间的冲突也随之而起。为了蝉联“金牌销售员”的荣誉称号,他不仅无法积极地向部属提供帮助,反而抢他们的单。于是,他的员工们只好纷纷离开了他,另寻出路。喜欢与部下争功的管理者,等待他的将是众叛亲离的悲惨结局。

7.认为授权会降低灵活性

对于一件事而言,事必躬亲确实有利于掌握处理问题的灵活性。可是,对于日理万机的总经理而言,毕竟不可能在同一时间做好几件事情。如果强迫自己面面俱到,就很有些勉为其难了。

然而,通过授权把具体的工作分派出去,让自己从一个更高的层面来统帅全局,思路往往会更加灵活,同时也有更多的时间和精力来处理那些棘手的问题和突发性的事件。

8.害怕影响员工的正常工作

也许您会认为,员工们连现有的工作都做不好,怎么可能承担更大的责任呢?乍一听起来,您似乎是位体恤下情的好领导,但不会有人感激您。俗话说:“强将手下无弱兵。”如果您的员工在工作能力上乏善可陈,问题很可能就出在您的身上。

在自然界,老鹰会把自己的孩子逼向悬崖,以迫使胆怯的雏鹰学会飞行。您也应该问问自己,是不是由于您的这种“体恤”,让公司养了一群永远也张不开翅膀的雏鹰?

很多优秀员工的流失不是因为您的“体恤”,而是因为没有足够的施展才能的机会。他们不希望自己变成对工作满不在乎的懒人。他们和您一样,渴望接受挑战、面对挑战、战胜挑战、获得成功—但是,如果你不授权的话,他们怎么有机会实现理想呢?

9.他们不了解公司的发展规划

他们为什么不了解公司的发展规划呢?因为您没有告诉他们,更谈不上去赢得他们的深刻认同。

有一些管理者,出于某种可笑的目的,故意把信息管理搞得神神秘秘,以致无法在公司内实现正常的信息传递与分享,甚至连一些重要的信息都不告诉自己的员工。也许,他会觉得,只有这样才能树立管理者的权威,牵着员工们的鼻子走。事实上这些信息对于员工们顺利展开工作十分重要,所以,他的目的往往能够得逞。

但是,如果您的员工无法分享公司的发展规划,他们怎么会关心公司的未来呢?公司的发展远景有赖于所有人的努力,特别是那些在其工作领域内堪称专家的员工,更是能为公司实现远景目标铺就道路。您怎么能够把他们和公司的远景规划分开呢?

(五)案例故事:希尔顿授权艺术

在希尔顿的旅馆王国之中,许多高级职员都是从基层逐步提拔上来的。由于他们都有丰富的经验,所以经营管理非常出色。

希尔顿对于提升的每一个人都十分信任,放手让他们在各自的工作中发挥聪明才智,大胆负责地工作。如果他们之中有人犯了错误,他常常单独把他们叫到办公室,先鼓励安慰一番,告诉他们:“当年我在工作中犯过更大的错误,你这点小错误算不得什么,凡是干工作的人,都难免会出错的。”然后,他再帮他们客观地分析错误的原因,并一同研究解决问题的办法。他之所以对下属犯错误采取宽容的态度,是因为他认为,只要企业的高层领导,特别是总经理和董事会的决策是正确的,员工犯些小错误是不会影响大局的。如果一味地指责,反而会打击一部分人的工作积极性,从根本上动摇企业的根基。

希尔顿的处事原则是使手下的全部管理人员都对他信赖、忠诚,对工作兢兢业业,认真负责。

正是由于希尔顿授权时对下属信任、尊重和宽容,使得公司上下充满和谐的气氛,创造了一种轻松愉快的工作环境,从而才使得希尔顿有可能获得其经营管理中的两大法宝——团队精神和微笑。

希尔顿也在授权中不断地辅导他的员工,以增进他们的才能。

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