（第一节）会议场地布置
常见会议场地的种类
1.会议中心
会议中心由于容纳会议代表多，地理位置优越，装备精良，通常还有训练有素的专业人员协助，与会人员、器材设备进出都很方便。大多数会议中心还可以提供一些较小的场地，用以同时举办与主要会议有关的展览、作休息区或者举行供少数与会人员另外参加的小型会议等。
会议中心大都不提供住宿，所以住宿必须由会议组织者另行安排。另外，还要考虑大型会议期间的特别活动，如观光旅游、宴会、看戏、舞会等。如果选择的会议中心位于格外吸引人的地方，最好避开假期，因为假期宾馆饭店房间的需求量很大，较难订房。
如果准备举行大型会议，需要使用会议中心里的全部设施，花钱请专业公司承办很有必要。因此，在挑选地点时，必须与已选定的公关公司商量，在提前进行的策划阶段拿出具体方案。一般来讲，策划阶段的工作越提前越好。
2.宾馆饭店
就专业设备和会议专用设施而言，大多数宾馆饭店自然比不上会议中心，但是宾馆饭店可以提供舒适的环境、精美的食物和良好的服务，在一定程度上可以弥补其他方面的缺陷。宾馆饭店常常被选来举行重要小型会议，虽然与会人员人数很少，但是这些人员一般在公司的地位较高，会议的层次、规格也较高。
租借饭店作为会议地点应注意的问题较多，保安、电费、餐饮服务、工作人员、音响设备等都必须考虑。
3.大专院校
大专院校能够提供较先进的会议设施，比较适于专业团体或者研究机构举办的大型会议。会议期间，与会人员的住宿可以利用校内宿舍，学校宿舍布置虽不豪华，但却很便宜。大专院校浓厚的文化气息，对与会者也是一种良好的熏陶。但是有的现代化的大学位于比较偏僻的地区，有的学校的教育设施在假期中不能租用，另外有时地面交通也是个问题，这是会议组织中应纳入考虑范围的不利因素。
4.海外开会地点
去海外开会也必须注意许多问题，如何节省开支就是需要考虑的因素。如果计划召开一次大型国际性会议，与会人员来自若干不同的国家，从尽可能节省经费的角度考虑，会议地点可以选在大多数人员花钱不多就能轻易抵达的国家举行。
虽然筹办海外会议跟筹办国内会议的难易程度不相上下，但是为人数众多的与会者安排海外旅行就会有很大的难度。另外，对于预订机票、安排机场接送、聘用照料旅行事务的服务人员和翻译、安排观光旅行、预订娱乐活动等，除非组织者对处理这些事情得心应手，否则，最好还是委托给专业旅行社办理。
这类旅行社必须清楚要去地方的法律法规、风土人情、社会治安等情况，以及在开会过程中可能遇到的各种问题。所以，在选择旅行社的时候，应当认真谨慎。
5.现场
根据实际需要，有些会议会选择在现场举行，比如一些剪彩仪式、交接仪式、开工仪式、纪念会议等。这类会议场地相对较为简陋，设施也不很完善，但可很好地体现会议的主题与性质。
会场座位格局安排必须考虑的问题
安排会场座位格局是会场布置的首要任务，在实际操作中必须考虑以下问题。
1.会场大小和与会人数的多少
会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。会场小而人数多，则应当将座位安排得紧凑一些；反之，则可安排得宽松一些。
2.会场座位格局的政治意义
会场的座位格局与政治有着密切的联系，这已经成为不争的事实。
3.会场座位格局的气氛和效果
不同的座位格局所形成的会议气氛和产生的心理效果是不同的。比如，报告会需专门设主席台或讲台，以突出报告人的主导地位。座谈会则一般都采取围坐的格局，不设专门的主席台，主持人与其他与会者围坐在一起，会议气氛非常融洽。因此，要依据会议的性质和需要创设的会议气氛来确定会议的座位格局。
会场座位格局的常见类型
会场座位格局类型常见的有上下相对式、全围式、半围式、分散式、并列式五种。
1.上下相对式
此种座位格局，采取主席台和代表席上下面对面的形式，突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台，整个会场气氛就显得比较庄重和严肃。
上下相对式又可以具体分成礼堂形、“而”字形等。礼堂形的座位格局场面开阔，较有气势，适合召开大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等，但其座位一般是固定的，因而无法作适当的调整。“而”字形和倒“山”字形（即在“而”字形中去掉一排代表席）的座位格局，一般安排在座位不固定的会议厅内，形式较为灵活，而且可以最大限度地利用会场面积。
2.全围式
此种座位格局不设专门的主席台，会议的领导人和主持人同其他与会者围坐在一起，这种格局容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者之间相互熟悉了解和不拘形式的发言，可使与会者充分交流思想、沟通情况。同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向、表情，及时准确地把握与会者的心理状态，并采取措施引导会议向既定目标发展，或根据实际情况，调整目标，从而保证会议取得完满成功。全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。
3.半围式
此种座位格局介于上下相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，这样既突出了主席台的地位，又增加了融洽气氛，适用于中小型工作会议等。
4.分散式
这种格局是将会场座位分解成由若干个会议桌组成，每一个会议桌形成一个谈话交流中心，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作主桌。这种座位格局的优点是既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时，也给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松和谐。它适合于召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。不过这种会场座位格局要求会议主持人具有较强的组织和控制会议的能力。
5.并列式
即将座位安排成双方纵向并列或者横向并列的格局。
座区划分与座位排列方法
对于规模较大、参加人数较多、代表资格不同或者以团组、单位名义参加的会议，往往需要将会场中的坐席划分为若干个区域，让与会者按代表团、小组、单位以及代表性质分区集中就座。每个代表团、小组、单位内部也要按一定的规则排列座位次序。不分团组的会议，有时也需要排列与会者的座位次序。常见座区的划分和排列方法有以下几种。
1.按与会者的资格划分和排列
凡有不同资格的与会者参加的会议，应当首先将所有与会者按特邀、正式、列席、旁听的资格加以划分，然后再按资格分别排列座区。一般正式代表的座区在前或居中，列席代表多安排在后排或两侧。较大的会议也可将正式代表安排就座于一楼，而将列席代表安排在二楼就座。如有特邀的嘉宾，应让其就座于主席台或安排就座在前排，以表示对他们的尊重和欢迎。会议如允许旁听和记者采访，则应在会场两侧或后排专设旁听席和记者席。
2.按团组划分和排列
如会议活动需将与会者编组，则可按团组划分和排列座区。按团组划分和排列座区首先要按一定的原则确定团组排列的先后次序，然后再按一定的方法确定具体的座区。
（1）排列团组先后次序的方法。
（1）按法定的顺序排列。如全国性会议各代表团的先后次序应该依据国家技术监督局有关各省市自治区排列顺序的规定确定。
（2）按代表团、小组、单位名称的笔画确定。首字笔画数相同的，根据第二字的笔画数确定，依此类推。
（3）按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序来确定。第一个字母相同的，根据第二个字母确定，余类推。
（4）国际会议则按与会国家英文名称的当头字母顺序排列。第一个字母相同的，根据第二个字母确定，依此类推。
（5）根据协商达成的约定排列。
（2）确定团组具体座区的方法。
（1）横向排列法。即把每个代表团、小组、单位的坐席从前向后排成纵向的一列，按组别顺序以代表坐席的朝向为准，从左到右依次横向排列。
（2）纵向排列法。即把每个代表团、小组、单位的坐席排成横向的一行，然后再按团组顺序由前向后纵向排列。
（3）左右排列法。即把每个代表团、小组、单位的坐席安排成纵向的一列，再以会场的中心线为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右一左一右向两侧横向交错扩展排列其他团组。
（4）纵横排列法。当会议规模和会场较大、团组数量和会议人数较多时，如单纯按上述三种方法排列，可能会出现一个团组的代表座位排得过于横宽或狭长的现象，使得各团组内的相互联系很不方便。这时可先将会场从前向后和从左到右分成若干个大的矩形座区，再按团组顺序先横后纵或先纵后横依次排列，使每个团组的座区相对集中。
3.按与会者资格和团组顺序混合排列
如与会者具有不同的资格，又分成若干团组，则应当先按与会者的资格划分和排列座区，在相同的资格中，再按团组排列先后次序。
如何布置主席台
主席台布置在整个会场布置工作中占有突出的地位，因此应当高度重视。主席台的布置必须要同整个会场布置相协调。会场气氛的许多方面首先应当从主席台布置中体现出来，如会标、会徽、画像、旗帜、花卉等。除此以外，还要考虑以下几个方面。
1.主席台的座位格局
主席台的座位格局一般都采取横式，应根据主席台上就座的人数多少来确定主席台的长短和排数。除前排必须通栏外，后排有时也可分成两栏，中间留出通道。主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以方便入席与退席。
主席台前排的每个座位都应装有话筒，便于领导人讲话、插话。
2.主席台的座次安排
（1）国内会议主席台座次安排一般按以下规则进行。
（1）严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，不得擅自改变。
（2）身份最高的领导人或声望较高的来宾，安排于主席台前排中央就座。
（3）其他领导人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序排列，即以名单上第一位领导人（居中）为准，其左侧是第二位领导人，右侧是第三位领导人，依此类推。
（4）主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。
（5）主持人的座次按其身份高低安排。
（2）涉外会议主席台座次安排方法一般为主办方身份最高者居中，其他来宾按身份高低一右一左、先右后左两边排开。
3.讲台
设置专门的讲台有助于突出报告人的地位，体现会议气氛的庄严和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等均需设置专门的讲台。一般情况下，讲台只设一个，可设在中央，也可设在主席台右侧。设在中央的，位置应低于主席台，以免报告人挡住主席台上领导人的视线。较大的会场也可在主席台的两侧设置讲台，以方便代表上台发言。一些特殊的会议，如辩论会、记者招待会等可不设主席台，只设两个讲台。
4.揭幕架
会议活动如穿插揭幕仪式（如揭碑、揭牌、揭像等），可在主席台的左侧设揭幕架，与讲台对称。揭幕架上放置所要揭幕的碑、牌、像等，上面用合适的丝绒罩住。
5.休息室
重要大会的主席台旁应设有休息室一是便于领导人到达时先集中，再依次入场；二是便于领导人休会时在此进行休息和谈话。
座位标志
座位标志是指引与会者就座的各种标志。座位标志的种类和具体标志方法有以下几种。
1.座位号标志
大型的固定会场要有座位号标志，一般为楼层、区号（可用序码编号，如1号区、2号区）、排号、座位号（一般分为单数号和双数号）。
2.团组标志
为了指示一个代表团或小组的座位区域，可以制作落地指示牌，上书代表团或小组名称，置于该团组首座的前方或两侧；或制成台式标志，放置在该团组首座的桌面上。分座区时要把首长席、正式代表、列席代表、来宾席、旁听席、记者席用标志明确区别。
3.席卡
席卡是指每个与会者桌上放置的写有姓名的标签，也叫做名签。席卡通常两面书写姓名，一面朝外，一面朝向与会者自己。这样既便于与会者寻找自己的位置，又方便相互辨认、结识。如果与会者是某个国家或组织的代表，也可以用中外两种文字书写国名或组织的名称。大型会议在主席台上放置席卡，而台下一般只放置团组标志。
4.桌次
采用分散式座位格局的会场，如举行宴会、联欢会的现场，要用序号标志桌次。
5.指示牌
在较大的会场，为了方便与会者寻找座位，要在会场门口和场内悬挂或放置指示牌，指明各座区的方向和方位。
6.座次图
指事先印制全场或主席台的座位分布及具体座次的图表，使每位与会者心中有数。座次图也可张贴或悬挂于会场入口处，主席台的座次图则悬挂在休息室。
座位标志实际上是座位格局安排的符号标志，尤其是对主席台领导人座次高低的体现，因此要准确体现座位格局安排的意图。布置座位标志时，要认真、仔细，绝对不能出现书写错误或放置错误。
会标的制作与悬挂要求
会标是以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。它可直接显示会议名称的诸项功能，如揭示会议主题、性质<主办者等，也可体现会议的庄重性，激发与会者的参与感。会标制作和悬挂的要求如下。
1.会标的格调要与会议的主题相一致
会标的格调是由色彩、字体、构图、材质等因素综合构成的。会议的性质和主题决定会议的会标格调，如代表大会的会标格调应当凝重，联欢会的会标格调应当活泼。
2.会标主要表现会议的名称
如会议名称较为简洁，也可以在名称下面标出会议的主办者、承办者、赞助者以及会议的时间、地点。
涉外会议的会标可以同时用中文和外文书写，也可以用英文书写。
3.会标应当醒目，具有视觉冲击力
会标一般以醒目的横幅形式悬挂于主席台上方的沿口或布景板上，或用计算机制成幻灯图片，映射于天幕上。
会徽的悬挂
会徽即体现或象征会议精神的图案性标志，一般悬挂在主席台的天幕中央，形成会场的视觉中心，具有较强的感染和激励作用。会徽一般有两种来源：一种是以本组织的标志作为会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽等等。另一种是向社会公开征集，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。
旗帜升挂
隆重的会议宜在主席台及会场内外升挂一些旗帜，以增加会议的气氛。
1.同时升挂中外国旗的场合
