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第16章 职场办公礼仪——获取成功职业生涯的入场券

职业礼仪是你职业之路的黄金护照

职场上每一个人都要树立自己的职业形象,良好的职业形象不仅作为企业的门面,而且能够提升个人品牌价值,提高自己的职业自信心。个人形象指的主要是容貌、魅力、风度、气质、化妆、服饰等直观的包括天生的外表感觉的东西,这是一种值得开发、利用的资源。现在几乎所有国际大机构都非常重视公司员工的形象塑造,力图把形象这属于静态的因素变成一种动态的竞争力去超越对手,使其成为公司征战市场的有力武器。

一个人的职业形象包括内在的和外在的两种主要因素。而每一个职场人都需要树立塑造并维护自我职业形象的意识。了解并掌握一定的职业礼仪,有助于完善和维护职场人的职业形象。一些日常的职业礼仪,对完善、维护自身职业形象都会有所帮助,职业形象的更高境界让你前程无忧。

1.上班族的多彩时装秀

在办公室工作,服饰要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜。男士最适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫;女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去,否则使内衣若隐若现很不雅观。

热爱流行的时装是很正常的现象,但也不能盲目地追求时髦。例如有个女孩在一家公司担任秘书,穿的衣服样式十分古怪,在指甲上同时涂了几种鲜艳的指甲油,当她打字或与人交谈时,都给人一种厌恶感。一个成功的职业人士对于流行的选择必须有正确的判断力,同时要切记:在办公室里,主要表现工作能力而非赶时髦的能力。

夏天的时候,女性一定要注重自己的身份,不能因为天气太热,而穿起颇为性感的服装出现在办公室。再热的天气,也应注意自己仪表的整洁、大方。

太过正式的服装往往给人以死板严肃的感觉,很容易让别人对你有误解,产生不良印象。除非是有严格着装标准的特殊行业,或有统一服装的公司,在没有严格规定的公司里,办公室内的着装可以适当地活泼一些,以展现不同的个性风采。在服装市场上有许多可爱俏丽的款式,但一定要有所选择。不要穿太显幼稚的衣服,尽量突出端庄、秀丽的一面。穿着上给人的感觉或者优雅大气,或者精明强悍,或者小巧灵秀,或者体态匀称,都是适合职场的。在办公室里工作不能穿背心、短裤、拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。

2.礼貌是职场礼仪第一课

新人刚进职场,礼貌很关键,人际关系一定要妥善处理,不能以貌取人或者想当然。要记得地位低下的员工同样也是前辈或者长辈,哪怕是打扫卫生的阿姨,如果正好清理到自己的纸篓什么的,不忘记说一声“谢谢”,这样,会平添自己几分的亲和力和人缘。

在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌,不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早上好”、“再会”之类的问候语要经常使用。

另外,同事之间不能称兄道弟或乱叫外号,而应以姓名相称。对上司和前辈要用职务来称呼,也可以用“先生”、“老师”称呼。

不能在大庭广众之下与领导和前辈开称呼上的玩笑。

3.商务饭局的吃相问题不能忽视

职场新人应明白的一个礼仪问题是,公务的一些饭局应酬是为了联络客户事宜、加强与客户的感情沟通,并非仅仅是满足大饱口福的目的。如果在双方一边就餐的同时一边谈论公事,你不顾旁人埋头大吃特吃,势必给客户方造成不好的印象,当然也损害了公司的形象。所以,职场新人在陪同客户吃饭时,一定要注意吃相。

4.递名片

递送名片时,应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方。接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

5.介绍

介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人介绍给外国人。

客人来访时,应主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或者公共接待区,并为其送上饮料。如果是在自己的座位上交谈,注意声音不要过大,以免影响周围同事。

6.损害你职场形象的5杀手

工作中看起来无关紧要的疏忽,有可能会大大损害你的职业形象。

杀手1:脸红。虽然脸红让你看起来甜美、可爱,但它也传达了你不成熟和不坚定的心态。

杀手2:哭泣。在工作时哭泣不但使你显得脆弱、缺乏自制力,而且让人怀疑你会破坏公司形象,你应该学会控制情绪。

杀手3:不确定的“嗯”、“呵”等语气词只能说明你犹豫不决、紧张而缺乏智慧。

杀手4:着装不成功。不成功的着装所传达给老板的唯一信息是:重要的任务不能放心交给你去做。你应该为你希望做的工作选择着装,而不是为你已有的工作着装。当然,衣服还远远不够——不合适的发型和化妆照样会损害你的职业形象。

杀手5:怯场。当你表现出怯场,就是在告诉老板,你缺乏最基本的职业技巧。记住,事前充分的准备是降低紧张情绪的有效措施,在正式发言前做彩排是必要的。

面试时莫因礼仪与机会失之交臂

有很多应聘的人会认为,个人能力不足和缺乏工作经验等是造成面试失败的原因,却不知道一个人的文明修养和礼仪同样是面试不可轻视的重要环节。如今不少招聘单位都将礼仪作为面试题目来考察应聘者,如果你在这方面粗心大意,很可能会与成功的机会失之交臂。

应聘者在面试时应注意哪些方面呢?以下建议可为你提供参考:

1.等候阶段

在开始面试之前肯定有一段等候的时间,在等待面试时不要到处走动,更不能擅自到考场外面向里观望,应试者之间的交谈也应尽可能地降低音量,避免影响他人应试或思考。

2.面试阶段

应试者要先轻轻敲门,得到主考官的许可后方可入室。入室时不要先把头探进去张望,而应整个身体一同进去;走进室内之后,背对考官,将房门轻轻关上,然后缓慢转身面对主考官,向主考人员微笑致意,并说“你们好”之类的招呼语,在主考人员和你之间创造和谐的气氛。在未经许可的情况下,不要贸然闯入面试房间。

若非主考人员先伸手,你切勿伸手向前欲和对方握手;如果主考人员主动伸出手来,就报以坚定而温和的握手。在主考人员没有请你坐下时切勿急着坐下。请你坐下时,应大方落座,并说声“谢谢”。

在面谈没开始前,不要窥视主考人员的桌子、稿纸和笔记,也不要局促不安,过于紧张。

面谈时,要真诚地注视对方,表示对他的话感兴趣,绝不可东张西望,心不在焉,不要不停地看手表。要注意和考官的目光接触,但不要直盯着对方,也不要斜眼瞟视旁人。若主考人员有几位,要看首席或中间的那一位,同时也要兼顾其他主考人员。

作为应试者,不仅要时时注意主考人员在说什么,而且也要注意主考人员的表情有哪些变化,以便能准确地把握住说话者的思想感情;为了吸引听者的注意力,使言谈显得有声有色和增强感染力,在说话中可以适当加进一些手势,但动作不要过大,更不要手舞足蹈和用手指指人。在说话时切不可面露谄媚、低声下气的表情,企图以鄙薄自己来取悦于对方。只有抱不卑不亢的态度才能获得对方的信任。回答问题时,要口齿清晰,声音大小适度,不能沉默过久也不要突然讲话。注意用敬语,如“您”、“请”等,常用的俗语要尽量避免,以免被认为油腔滑调。不要随便打断主考人员的说话,或就某一个问题与主考人员争辩。

应试者在面试过程中,应轻松自然、镇定自若,给人以自信、成熟的感觉。始终面带笑容,谦恭和气。表现出热情、开朗、大方、乐观的精神状态,不要皱眉头或毫无表情。

3.面试结束后

应试者在结束面试前,不要表现出浮躁不安、急欲离去或另赴约会的样子。主考人员示意面试结束时,应微笑起立、道谢。出去推门或拉门时,要转身正面面对主考人员,再说声“谢谢,再见”,然后轻轻离开。

如果在你进入面试房间之前,有其他工作人员接待你,在离去时也一并向他或她致谢。

面试顺利时,不要喜出望外,拍手叫好;如果自我感觉不佳,也不要垂头丧气。

在面试结束后,等待是否被录用的通知这段时间内,应耐心等待对方的答复,不要连续地打电话催问。如果对方是电子信箱回复,则应及时查看,并做出回复。在得到对方的录用通知后,应在要求的时间内做好入职准备,并准时就职。

职场新人修好办公礼仪第一课

刚进入职场的新人,必须了解和掌握一些必备的基本礼仪,这有助于你更快地进入角色,建立融洽的工作环境。以下的一些礼仪是你需要知道的:

(1)早晨进办公室时互相问早,下班回家时互相道别。

(2)打电话时尽量放低声音,如果是私人电话,尽量减少通话时间。转接电话时使用文明用语。

(3)在同事需要帮助的时候伸出援助之手。打扰别人时应说对不起,得到他人帮助时要表达谢意,无论是上下级,秘书还是办公室的后勤人员。

(4)不议论任何人的隐私。

(5)进出电梯时为需要帮助的人按住电梯门。

(6)在开会或同事聚集的场合,不对任何不同意见做出轻蔑的举止。

(7)与来访者握手时做到大方得体,不卑不亢。

(8)不在办公室里脱鞋、赤脚。

(9)将手机的声音调低或关机,以免影响他人。

(10)不翻动其他同事桌上的文件资料,甚至电脑、传真机上与自己无关的任何资料。

(11)有任何资料需要移交给他人,一定要贴上小Sticker,写清时间、内容、签名并且不忘谢谢。

(12)男士尽量不在办公室抽烟,以免污染环境;女士尽量不在办公室里化妆、涂指甲,也不穿过分性感的衣服。

(13)在办公室里见到同事或是来访者不忘微笑。

(14)不在办公室里制造流言飞语或传播小道消息。

(15)尽量避免在办公室里与同事发生财务纠纷。

把握礼仪与你的上司和平共处

领导是一个单位的实权人物,是办公室里的核心人物。如果你是办公室里的普通一员,你就必须学会如何处理跟领导之间的关系。跟领导的关系处理不好,将可能影响到你的工作、薪资待遇,甚至前途等;处理好了与领导之间的关系,你办任何事情就容易得多了。因为领导之所以成为领导,必定有你所不及的地方,有你所没有的权力,有其特别之处。因此,与领导搞好关系,对于初入职场的年轻人来说至关重要。

上下级的交往和相处是要遵守必要的礼仪的。作为下级,不仅要服从上司的管理和调遣,还要注意学会与上司融洽相处。为此,必须注意以下几点:

(1)尊重领导。单位的领导,一般具有较高的威望、资历和能力,有很强的自尊心。作为下属,应当维护领导的威望和自尊。在领导面前,应有谦虚的态度,不能顶撞,特别是在公开场合,尤其应注意,即使与领导的意见相左,也应在私下与领导说明。领导若不慎做了错误的决定或说错了什么话,如果下属直接指出或揭露上司的错误,无疑是向他的权威宣战,会刺伤他的自尊心。宣扬领导的失误不仅会使领导难堪,伤害其自尊心,而且让领导对你心生反感。

(2)听从领导指挥。领导对下属有工作方面的指挥权,对领导在工作方面的安排,指挥必须服从,即便有意见或不同想法,也应执行,对领导指挥中的错误可事后提出意见,或者执行中提出建议。

(3)对领导的工作不能求全责备,而应多出主意,帮助领导干好工作,不要在同事之间随便议论领导、指责领导。当然,对个别品德很差、违法乱纪的领导,另当别论。

(4)提建议要讲究方法。在工作中给领导提建议时,一定要考虑场合,注意维护领导的威信。提建议一般应注意两个问题:一是不要急于否定原来的想法,而应先肯定领导的大部分想法,然后有理有据地阐述自己的见解;二是要根据领导的个性特点确定具体的方法。如对严肃的领导可用正面建议法,对开朗的领导可用幽默建议法,对年轻的领导可用直言建议法,对老领导可用委婉建议法。

把握礼仪与你的同事友好往来

对于现代职场人来说,最难得的是拥有一个好同事,比一个好同事更难得的是拥有一群好同事。同事既是良好的工作伙伴,也是主要的竞争对象,还是鼎力相助的良师益友。可以说,同事在每个人的生活和工作中充当着不可或缺的重要角色。同事之间的关系是微妙的,与同事相处得如何,直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、和谐,人们就会感到心情愉快,有利于工作的顺利进行,从而促进事业的发展;反之,同事关系紧张,相互拆台,经常发生摩擦,就会影响正常的工作和生活。阻碍事业的正常发展。

同事之间友好相处,礼仪是很重要的。一般来说,在礼仪的运用上要做到以下几点。

(1)尊重同事。相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础,同事关系也不例外,同事关系不同于亲友关系,它不是以亲情为纽带的社会关系,亲友之间一时的失礼,可以用亲情来弥补,而同事之间的关系是以工作为纽带的,一旦失礼,创伤难以愈合。所以,处理好同事之间的关系,最重要的是尊重对方。

(2)物质上的往来应一清二楚。同事之间可能有相互借钱、借物或馈赠礼品等物质上的往来,但切忌马虎,每一项都应记得清楚明白,即使是小的款项,也应记在备忘录上,以提醒自己及时归还,以免遗忘,引起误会。向同事借钱、借物,应主动给对方打张借条,以增进同事对自己的信任。有时,出借者也可主动要求借入者打借条,这也并不过分,借入者应予以理解,如果所借钱物不能及时归还,应每隔一段时间向对方说明一下情况。在物质利益方面无论是有意或者无意地占对方的便宜,都会在对方的心理上引起不快,从而降低自己在对方心目中的人格。

(3)对同事的困难表示关心。同事的困难,通常首先会选择亲朋帮助,但作为同事,应主动问讯。对力所能及的事应尽力帮忙,这样,会增进双方之间的感情,使双方关系更加融洽。

(4)对自己的失误或同事间的误会,应主动道歉说明。同事之间经常相处,一时的失误在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,征得对方的谅解;对双方的误会应主动向对方说明,不可小肚鸡肠,耿耿于怀。

(5)低调做人,藏锋露拙。你可能自以为是地觉得自己才华横溢,能力超群,比任何人都强,不需要别人的帮助。你不把朋友、同事的忠告当回事,甚至连上司的话也置若罔闻,觉得任何事情对你来说都是“小菜一碟”。因此,在以团队合作为主的人群里,几乎找不到一个可以与你共事的人,没有一个能够合作的朋友。身在职场,你要记住的一句话是:你不比别人更聪明!适当地收敛自己,藏锋露拙,才是职场生存之道。

办公室人员举止要符合礼仪规范

办公室的人员是一个集体,无论是对本单位还是外来人员,都应体现一个集体的每个成员对他人、对社会的尊重和责任心。一个企业待人接物的礼仪水平,正是从每个职工的言行举止中体现出来的。因此,每个员工都应牢记,自己的言行代表着企业的形象,应自觉地遵从办公室礼仪。

1.仪表端庄,仪容整洁

无论是男职员还是女职员,上班时应着职业装。有些企业要求统一着装,以体现严谨、高效率的工作作风,加深客人对企业的视觉印象。有些企业虽没有统一服装,但都对上班时的服装提出明确的要求。

男士上班应穿白衬衣或西服,扎领带。衬衣的下摆一定要扎入裤腰里。应穿深色的皮鞋。服装必须干净、平整,不应穿花衬衣、拖鞋、运动服上班。不留胡须,不留长发,头发梳理美观大方,才能衬托出本人良好的精神状态和对工作的责任感。

女士上班应着西服套裙或连衣裙,颜色不要太鲜艳、太花哨。上班不宜穿太暴露、过透、太紧身的服装或超短裙,也不能穿奇装异服、休闲装、运动装、牛仔装等。应穿皮鞋上班,皮鞋的颜色要比服装的颜色深。应穿透明的长筒丝袜,袜口不能露在裙口下,不能有钩破的洞。不应穿凉鞋、旅游鞋上班。佩戴首饰要适当,符合规范。发型以保守为佳,不能新潮。最好化淡妆上班,以体现女性端庄、文雅、自尊自重的形象。

2.言语友善,举止优雅

办公室工作人员的站坐行走,举手投足,目光表情,都能折射出一个人良好的文化素养、较强的业务能力和工作责任心,同时也体现了企业的管理水平。

真诚微笑是一般社交场合最佳心态的表现。微笑是一种无声的语言,它是对自己价值的肯定,对他人的宽宏和友善,是稳重成熟的表现。微笑是自信、是真诚、是自尊、是魅力的体现。上班时与同事、领导微笑问好,下班微笑道别。接待人物、邀请、致谢都应有真诚的微笑。不要把喜怒哀乐都流露于脸上,否则会让人感到你不够成熟、自控力不强。

在办公室讲话时话语要谦和,声音要轻,不能在办公室、过道上大声呼唤同事和上级,无论是对同事、上级还是来访者,都应使用文明用语。在办公室里,说话不要刻薄,与同事开玩笑要适度,不能挖苦别人,恶语伤人,更不能在背后议论领导和同事。

体态优雅,公司职员的行为举止应稳重、自然、大方、有风度。走路时身体挺直,步速适中、稳重、抬头挺胸,给人留下正直、积极、自信的好印象。不要风风火火、慌慌张张,让人感到你缺乏工作能力。坐姿要优美,腰挺直,头正,不要趴在桌子上,歪靠在椅子上。有人来访时,应点头或鞠躬致意,不能不理不睬。工作期间不能吃东西、剪指甲、唱歌、化妆,与同事追追打打有失体面。谈话时手势要适度,不要手舞足蹈,过于做作。

3.恪守职责,高效稳妥

公司职员应树立敬业爱岗的精神,努力使自己干一行,爱一行,钻一行,以饱满的工作热情,高度的工作责任心,开创性地干好自己的工作。工作中一丝不苟,精益求精,讲究效率,减少或杜绝差错,按时、按质、按量完成每一项工作。领导交给任务时,应愉快接受,做好记录,确保准确。然后认真办理,及时汇报。恪尽职守,严守机密。

助理如何应对不速之客的造访

如果你是一名助理,难免会遇到不速之客,会因此而影响了自己的工作。那么,该怎么有效应付不速之客,使之既显示出我们的礼貌,又不会因此而影响了我们的工作呢?

不速之客,可能是客户、同事。我们要根据他们的身份不同,采取不同的措施。

一是,领导的上级或客户应该热情地请他们到会客室就座,并给他们倒上一杯茶,可以说“您稍等,我看一下在不在”,并马上告诉领导,再按领导的指示接待、安排。

二是,领导的亲朋。请他们到会客室就座,并马上通知领导,再按领导的指示接待。

三是,公司内部的管理人员。他们如果说有急事要见领导的话,你绝对不应该这时候拿腔拿调,而是要马上通报,以免误事。

四是,推销员。这类人员我们可能遇到的最多。这时候你就要先让他们稍等,然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话,就要指引他们过去。如果那些推销员坚持要见领导,这有两个可能。一是确实和领导有约;二是从没约定,只是他觉得见领导可能更有益于他的推销工作,而不去考虑是否因此耽误了别人的工作(绝大部分都是这种)。这时候,也没必要黑脸推辞,可以委婉地让他们把材料留下,回头请领导过目。领导如果感兴趣,会及时主动和他们联系。

五是,客户。有些客户来访的问题,是很简单的,根本不需要领导出面就可以解决。所以,作为助理这时候就要显示出“分担领导工作”的本能了。你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下,然后再向他指明该部门的名称、位置。如果不好找,最好能领客人去。

六是,其他不速之客。这种情况,你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后,再去请示领导,由领导自己决定是不是会见。

由此可见,应对不速之客的基本方式,还是要多“请示”,不可以擅作主张,一不小心得罪了公司的大客户或是得罪了领导的私人关系,就没必要了。

布置整理办公室要运用哪些礼仪

商务人士的绝大多数工作时间都是在办公室中度过的,无论是在自己的办公室办公,还是在客户的办公室谈业务,总之,办公室与商务人士密切相关。如何才能在办公室中工作顺心,处理业务如鱼得水呢?掌握好办公室礼仪,能让自己有一个良好的工作环境,为取得更佳的工作业绩打下基础。

办公室是企业的门面,是来访者对企业的第一印象。办公室的布置不同于家庭、酒店的布置,它的设计风格应该是严肃、整洁、高雅、安全。办公室内应保持整洁:地板、天花板、走道经常打扫,玻璃、门窗、办公桌擦洗干净明亮。

办公桌的安排非常重要,工作习惯及所营造的办公环境将显示出一个人所属的类型。如果你认真考虑了办公桌的摆设、工作柜的排列、办公室的清洁及房间管理的责任,无疑将会提高自己在别人心目中的地位,为自己工作的开展创造出一个良好的人际关系氛围。

如何布置办公桌呢?下面这个方法,不可不试:坐在桌子旁,面对桌子上的东西,伸直双臂,再双手合拢,然后在大约高于桌面15厘米的位置画个弧形,注意手臂在运行中能覆盖的桌子面积,然后在这个范围内,可以摆放与工作有关的一切物品。办公桌和椅子及其周围都应该保持整洁,防止杂乱。桌面只放些必要的办公用品,且摆放整齐。不要将杂志、报纸、餐具、小包等物放在桌面上。废纸应扔入废纸篓里。可以把刻有自己姓名的牌子放在那里,或者可以放一盆花或一二件不显眼的装饰品。

书籍文件应该放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屉里。可以购买或者制作一种能够转动的桌面,以便于在很小的空间里摆放各种各样的书。

文具用品盒可以用来存放纸张,还可以准备一个敞开的文件夹来存放需要翻译的速记资料、等待经理签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的计划或者其他材料。

办公桌抽屉内物品的摆放也是十分重要的。要注意:因为胶带纸或其他胶质材料能把抽屉内的物件粘在一起,应妥善放置。印泥盒应该倒置放好,使印泥上层浸透墨水;通常办公桌上会有一个带锁的抽屉,可以用来存放私人物品和有保密要求的东西。还要经常收拾抽屉,及时清除没有价值的东西,以使内部井井有条。

在公司里,如果办公桌桌面收拾得十分干净整齐,取用方便,将会被很多人认为是一个善于组织的人。虽然办公桌上一无所有,但并不意味着效率高,因为这可能不便于平时的使用;但是办公桌上乱七八糟是绝对不可能使工作高效的。所以你一定要把自己的办公卓桌面收拾得干净整洁,因为这既是门面,也是良好心境和工作高效率的源泉。

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