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第13章 用制度监督执行:要在制度中完善对执行的监控机制(1)

一个企业的发展蓝图无论是多么宏伟,制定的愿景是多么吸引人,如果无法做到不折不扣地去实施、落实,所有的规划也将无济于事。这就是为什么在现实中,原本是如日中天的企业,如今却是物换星移,大厦将倾;原本是首屈一指的老大,如今却是树倒猢狲散,成了破落户。现实如此的残忍和严酷,原因不全在环境,而主要在组织内部执行不利,在于执行不守章法,而且在组织战略落实当中又缺乏必要的制度考核和有效监督。

世界500强企业的成功很重要一点就是用制度监督执行,在制度完善中对执行进行全方位的监控。

执行不力是因为监督不到位

很多企业在执行实践中,常常会出现执行不力的情况,一般有两条:一是执行不力的恶果反馈,一是监督考核的发现。第一种发现是被动的,第二种是主动的更具有意义。

监督就是追踪考核,确保目标达到、计划落实。虽然谈到监督会令人产生不舒服的感觉,然而在实际工作中,它却发挥着十分现实的一面。有些事情不及时加以监督,就会给组织造成直接或间接的损失。但是,监督和控制若是操之过急或是力度不足,同样会产生反作用:监督过严使下属口服心不服,监督不力则可能使现场的工作纪律也难以维持。

1.监督是对制度的提醒和强调

工作的监督如果得不到严肃的对待,清晰而简洁的目标就没有太大的意义。很多事情就是因为没有及时监督与控制,而错过了解决问题的有效时机,小问题变成了大问题。

这里面有两种情况,一是没人监督,二是监督的方法不对。前者是只要做了就行,做得好与坏没人管;或者是有些事没有明确规定该由哪些部门去做,职责不明确,所以无法考核。常见的如,企业中的管理真空或者管理重叠问题,后者是监督或考核的机制不合理。

1997年,美国安然公司为了保证员工不断进步,采用了一套绩效评估程序:对同层次的员工进行横向比较,按绩效将员工分为5个等级,这些级别将决定员工的奖金和命运。

但是,事与愿违,这套系统实际上形成了个体重于团队的企业文化。有位老员工说:“原因很简单,如果我和某人是竞争对手的话,我为什么要去帮他呢?”

到后来,这种压力拉动型的绩效评估机制也就逐步转化为一种拉帮结派的官僚系统。有些经理开始捏造问题、篡改记录,赶走那些自己看不顺眼的员工。公司的衰败也就不可避免了。在组织目标落实中,问题的出现是不可避免的,问题对执行过程会造成不力的后果,此时,在查找问题时要先查找制。

2.监督是落实的灵魂

监督是落实的灵魂,所有善于落实的人都会去监督组织所制订的计划的落实情况。

监督能够确保一个组织按照规划的时间进度表去实现目标。不间断地监督和跟进,就能够有效地暴露出规划和实际行动之间的差距和问题,并迫使管理者采取相应的行动来协调和纠偏整个工作的进展,以期完成阶段性和整体性的目标。

3.监督控制的方式

工作监督控制通常有三种方式:其一是管理者依据工作计划进度与事先预计安排自己在合适的时间去跟踪检查;其二是约定执行者在什么时候、什么情况下,应该汇报工作进度与相关情况及相关原因;其三是下工序或相关职能人员应在什么时候进行跟踪监控与回馈信息或递交报告等。

4.监督结果的处理

好的结果要给予表扬。肯定、甚至奖励,总结成功经验;对于坏的结果则要及时纠正。要总结经验教训,同时要追究责任。

追究当事人责任包括为什么会是这种结果,是什么原因导致的,怎么去预防和改善,要当事人作出承诺和依情节轻重给予适当的处分两个层面。对表现不佳者的纵容几乎是所有公司管理者的通病,这将导致这种坏习惯像“瘟疫”一样四处扩散传播和复制。这种现象导致的破坏性影响是极为深远的,一定要认真对待才行。

监督的作用是为了及时、有效地发现执行不力的倾向,及时纠偏并提供制度保证。

责任缺位,执行必缺位

执行要到位,首先责任要到位。责任不到位,执行必定缺位。只有责任落实到了每一个细节当中,才会打造出一流的执行者。

近年来,有关“豆腐渣工程”的报道不时见于报端。

2007年8月20目的《报刊文摘》上摘刊了一篇名为《老城经600年不倒新墙才数月已塌——明皇故城午门修建工程被指“豆腐渣”》的报道。

报道中称:国家重点保护文物、安徽凤阳县明中都皇故城午门修建工程7月9日大面积倒塌,引起当地群众普遍不满:“明皇故城历经百年风雨,整修城墙却因一场梅雨坍塌!”这不仅使国家数百万元投资付诸东流,也使这一宝贵文化遗产遭受损毁。

皇故城午门修建工程总造价820万元。据事故调查小组介绍,东、西翼楼几面墙体完工最早的仅年余时问,最晚的才半年多。

与此形成鲜明对比的是,午门西边不远,是600多年前修建的皇故城西华门,尽管已历经几百年风雨,但城墙整体仍相当完好。

为什么一边是历经600年风雨不倒,另一边却是刚刚建成就已倒塌?按理说,现在的建筑技术、材料远远超过600年前,但质量为什么反而不如以前?

答案只有一个:责任一缺位,执行必缺位。执行要到位,责任先到位。

这不由让我想起几年前在江苏参加世界华商大会时的一个细节。

整个大会组织得非常好,但让我最难忘的是在参观六朝故都南京时看到的一个情景。

在一面建于明朝的古城墙上,我发现了一个非常特别的现象:每一块砖上,都标有名字。

后来经导游介绍才知道,这面城墙建于明太祖朱元璋时期,砖上的名字,就是负责砌城墙的工匠的名字。

几百年过去了,城墙还保存得非常完好,恢宏的气势、坚固的墙体,依旧可以感受到当年工匠砌墙时的用心。

当责任已经刻人了每一块砖里,执行就不可能不到位,墙体就一定能坚固,就绝不会出现“豆腐渣”工程!

在古城墙砖上刻下名字的做法,确实值得我们借鉴和学习!

不仅重大的工程要责任到位,工作中每一件事都要责任到位。

责任不到位的执行,就像一盘散沙,散掉的不仅是执行的效果,而且还会散掉人心,造就一支松松垮垮的团队。

那么,如何才能让责任不缺位?

一、让所有员工明白“所有人都有责任,实际上就是所有人都没有责任”。

执行中最怕说“这是你们所有人共同的责任”。所有人都负责,结果往往是所有人都负不起责:有了问题你指望我、我指望你,结果是谁都不去解决;出了问题则互相推诿。

二、必须让员工明确“这就是你的责任”。

也就是将执行的责任分解到每一个人,明确告诉执行者执行的范围和标准,哪一点、哪一个环节出了问题,那么“就是你的责任”。

三、员工出了差错,一定要有相应的惩罚措施。

尽管南京明故都古城墙的砖上只标出了工匠的名字,但毫无疑问,这背后必然跟着相应的惩罚措施:哪块砖出了问题,都能查到相应的责任人,进行相应的处罚。

责任细到了每块砖上,谁敢掉以轻心!

如果有了上面这三点作保证,那么,责任就必然到位,员工在执行中就不再缺位!

工作不打折,执行才到位

一个组织事业的成功与否,不在于他们的事业是多么地崇高伟大,也不在于它的所有成员都是精英,而在于他们的所有成员都能自动自发、尽心尽力,无论从事什么工作,都不敷衍塞责。能做到最好,就必须做到最好,能完成百分之百,就绝不只做百分之九十九。

有些企业,特别是在一些经营不景气的企业中都存在着一些有打折习惯的人,这些习惯做事打折的人,工作起来有十分劲,他就使八分,就是打扫卫生他也会留一些“死角”,工作打折是一种十分恶劣的习性,它严重地影响着对制度的执行效果,打折看上去似乎微不足道,可从实质上讲,对执行影响巨大。我们知道水温要达到100℃才可沸腾,也才可产生水蒸气来开动机器,从而获得巨大的经济效益。可你要打折只把水烧到99℃,那我们的一切努力就都白费了。

我们在工作中出现的问题,的确只是在一些细节、小事上做得不完全到位,而恰恰是这些细节的不到位,又常常会造成较大影响。对很多事情来说,执行上的一点点差距,往往会导致结果上出现很大的差别。很多执行者工作没有做到位,甚至相当一部分人做到了99%,就差1%,但就是这点细微的区别使他们在事业上很难取得突破和成功。

一位管理专家一针见血地指出,从手中溜走1%的不合格,到用户手中就是100%的不合格。为此,员工要自觉地由被动管理到主动工作,让规章制度成为自己的自觉行为,把事故苗头消灭在萌芽之中。

国内某房地产公司的老总曾回忆到:“1987年,一个与我们公司合作的外资公司的工程师,要拍项目的全景,本来在楼上就可以拍到,但他硬是徒步走了两公里爬到一座山上,连周围的景观都拍得很到位。当时我问他为什么要这么做,他只回答了一句:‘回去董事会成员会向我提问,我要把这整个项目的情况告诉他们才算完成任务,不然就是工作没做到位。”’这位工程师的个人信条就是:“我要做的事情,不会让任何人操心。任何事情,只有做到100%才是合格,99分都是不合格,60分就是次品、半次品。”

因此,要想把事情做到最好,领导者心目中必须有一个很高的标准,不能是一般的标准。在决定事情之前,要进行周密的调查论证广泛征求意见,尽量把可能发生的情况考虑进去,尽可能避免出现1%的漏洞,最后达到预期效果。

生命中的大事皆由小事累积而成,没有小事的累积,也就成就不了大事。人们只有了解了这一点,才会开始关注那些以往认为无关紧要的小事,开始培养自己做事一丝不苟的美德,力争成为一个能认真做事的人。

生命中的许多小事都蕴涵着令人不容忽视的道理。那种认为小事可以被忽略,置之不理的想法,正是我们做事不能善始善终的根源,它不仅使工作不完美,生活也不会快乐。

每一位老板都知道一丝不苟的美德是多么难得,不良的工作作风总是会在公司四处蔓延,要想找到愿意为工作尽心尽力。一丝不苟的员工,是很困难的一件事,因为无论大事、小事都尽心尽力、善始善终的员工十分少见。

无论未来从事何种工作,一定要全力以赴,一丝不苟。能做到这一点,就不会为自己的前途操心。世界上到处都有散漫粗心的人,只有那些善始善终者是供不应求的。

现在有许多老板,他们多年来费尽心机地在寻找能够胜任工作的人。这些老板所从事的业务并不需要出众的技巧,而是需要谨慎、尽职尽责地工作。他们聘请了一个又一个员工,却因为粗心、懒惰、能力不足,没有做好分内之事而频繁将这些员工解雇。与此同时,社会上众多失业者却在抱怨现行的法律、社会福利和命运对自己的不公。

许多人无法培养一丝不苟的工作作风,原因在于贪图享受,好逸恶劳,背弃了对待工作应尽职尽责的原则。

一个组织事业的成功与否,不在于他们的事业是多么地崇高伟大,也不在于它的所有成员都是精英,而在于他们的所有成员都能自动自发、尽心尽力。无论从事什么工作,都不敷衍塞责。因此,在工作中要保证执行力得到提高,首先在制度上就要注意不给习惯打折的人以可能。能做到最好,就必须做到最好,能完成百分之百,就绝不只做百分之九十九。

只要你把工作做得比别人更完美、更快、更准确、更专注,动用你的全部智能,就能引起他人的关注,实现你心中的愿望。

制度执行离不开监督

制度对于执行来说,既是目标要求,又必须连带监督与考核责任,这才体现完善制度的特征,是组织为了提高执行力所必须加强建立和完善的。

执行是制度管理的最关键环节。无论多么好的制度,如果不能得到有效的执行,就变成了一纸空文,而要有效的执行,重要的是制度要体现出目标、考核的强势来,否则,即便是有再强烈的执行愿望也将会影响整个组织计划的有效运转,甚至会导致组织目标成为泡影。制度之于执行既是目标又是监控者体现在:

(1)制度明确方可有效落实

员工知道组织对他们的要求,了解公司的规章和政策是什么,为什么要制定这些规定。这是执行的前提。

公司的规章包括的范围非常广泛,关键是要建立一套能在组织中清楚地指导员工怎样做的规章。如果对情况的了解不能做到清楚细致,最好不要在某一特定领域制定规章。就某一问题来说,不明确的制度比没有制度更糟糕。

要为公司量身订做一套合乎需要的制度,我们可以观察一个新进的员工有什么问题。在组织中工作过一段时间的员工会对应该做什么有一贯的认识,这使得他们往往采用同一方式解决类似问题。这些既成的措施在大部分情况下可以作为制度使用。遵照这个过程,制定一套制度就相对容易得多。

可能会有一些问题在制度中没有做出明确规定。在这种情况下,管理者必须对出现的情况做出书面决定。工作多年的老员工可以根据经验,提出一些有价值的建议。

渐渐地,就可以建立起一套独有的制度来让所有的员工参照、理解和应用。

制度应当在任何情况下对所有员工统一使用。如果出现了合理的例外情况,如对某一长期顾客的特殊优惠等,应把这一情况通知所有相关人员。

如果例外的情况很多,那么制度一定是制定得太严了,就有必要进行一些调整。

如果执行的是人事,那么就应当以同样的方式落实到团队中的所有成员身上;如果执行的是顾客服务制度,那么所有的顾客应当享有同等的服务标准。这种统一标准也适用于供应商和其他与公司打交道的人。

这种统一标准为公司提供了稳定的环境,而稳定的环境是长期、稳健发展的基础。

(2)强有力的查核是落实的保证

实践证明,如果在组织目标的实施过程中,缺少考核和检查机制就会造成对执行效果的随意性。检查与考核是管理员工的一对孪生兄弟,只检不考,检查缺乏力度;只考不检,考核便失去行使依据。强有力的查核是推进各项制度落实的锐利武器。

企业传统的做法总是制度制定多、检查落实少;突击性检查多、日常性检查少;口头要求多、实际落实少;表面严格多、具体过硬少。检查的随意性成为“表面文章”的典型代表。不检查、不督促,就难以保证有效的落实。

跟踪检查应该成为管理者一项日常性的工作内容之一。

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