林毅首先问了小李一个问题：“你觉得自己制定的计划真的很合理吗？没有需要再改善的地方了吗？”小李一愣，将自己的日计划拿出来仔仔细细看了一遍，觉得没什么问题呀。林毅仿佛看出了他的疑惑，指了指他的其中一项计划，说：“这个，你只写了3月10日这一天要做这一件事情，但是，究竟从几点开始，打算用多长时间完成，若是遇到意外不能完成，又该怎么办，你却一点都没有提起。这样空泛的只写了几个字的计划跟备忘录有什么区别？”小李恍然大悟，原来自己的错误在于没有遵守规矩呀。
于是，小李将自己的计划重新制定了一下，不光日计划，甚至周计划，月计划，也都详细周到地重新做了一遍，将每天要完成多少工作，什么任务该什么时间开始什么时间结束，每天哪个时间段要做什么事情……都一一记录。经过一段时间的实践之后，工作效率果然大大提高，不仅不用再加班，工作之余还能给自己留出一点处理临时或意外事件的时间。
我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩、不成方圆”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。
为什么要按规矩做事
俗话说，没有规矩，不成方圆。人不以规矩则废，家不以规矩则殆，国不以规矩则乱。规矩很重要，不懂规矩、不用规矩、不守规矩，就要出问题，就会栽跟头。打牌不按规矩出牌就要输牌，打球不按规矩就要输球，火车越轨就要翻车；做人、做官不守规矩就要失去朋友、失去群众，成为孤家寡人，甚至出问题，落得个“人不像人、官不像官”的结局；出行不守交通规矩就有可能酿成交通事故，给众带来生命和财产损害；做生意不守规矩就要失去诚信，失去顾客，生意难以做大。同样的道理，一个班子没有了规矩，“各吹各的号、各弹各的调”，就形不成合力；一支队伍没有了规矩，就会步调不一，形如散沙；一项工作没有了规矩，就会急事办不妥，难事理不清，大事办不成；一个社会没有了规矩，就会失去秩序，陷入混乱。同样，在时间管理中，为了大大提高工作效率，我们也要制定规则、遵守纪律。那么，按规矩做事有什么好处呢？
1、按规矩处事可以管理上级，帮助同事，辅导下属，为自己创造良好的沟通协作环境。
*管理上级就是按规章办事，不失原则。对上级交办的符合规章制度的工作，要不折不扣，保质保量完成，当发现上级交办的事项与规则存在冲突的时候，我们要敢于质疑，善意提醒，坚持原则，这也是对称职下属的基本要求。
*帮助同事就是要坚持原则，合情合理。如在工作中发现同事有违规的隐患时，要能坚持原则，及时指出。当然这需要很有技巧的表达方式。
*辅导下属就要是以身作则，防微杜渐。
2、规矩处事，对个人严于律已，就能够确保职业生涯稳健发展，提升自身价值。
3、明确自己每一天的任务和目标，坚持不松懈。
4、养成好的习惯。
怎样制定合理的计划
世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。
历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。
很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。
综上所述，要制定一个合理的计划，必须要遵循以下步骤：
1、做什么——确定目标；
2、为什么做——目前的形势和机遇；
3、怎么做——策略、措施和具体的工作事项；
4、何时做——什么时候开始，什么时候结束；
5、如何控制——过程监督，及时跟进，效果评估。
方圆法则，有规矩才成方圆
既然我们在制定计划的过程中，需要收到多种规则和纪律的限制，那么，我们就要遵循方圆法则，制定合理的计划，为自己顺利完成工作提高更加可靠的保障。那么，方圆法则的关键是什么呢？
制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面，这也是我们合理制定计划的核心：
1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。
2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。
3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。
制定合理计划，成就完美人生
凡事预则立，不预则废。计划是实现目标的蓝图，要成就每件事，就需要制定计划，脚踏实地、有步骤地去实现它。通过计划合理安排时间和任务，使自己达到目标，也使自己明确每一个任务的目的，促使自己实行。计划具有指向性，能帮助事情系统有序地完成。
计划的过程中必须对将来作一些初步的预测，分析哪些事情可能会发生，哪些事情可能会变化。在作出准确的预测后，制定出行动方案。一旦未来发生变化，就能从容对付。
如果说一个人能合理地计划一天、一个月、一年，能在做一些重要的事情前事先计划，并付诸实施，那么他一定能做出比别人更加突出成果，也才能使得自己能够在工作中有更加杰出的表现，成就自觉地事业，享受更加美好的人生！
积少也可以成多
长尾理论
前面我们讲了一些关于二八理论的相关知识和在时间管理中的的应用，那么，相信很多人在习惯利用帕累托原则处理工作的过程中，就会不由自主地把主要精力和时间放在能创造80%价值的小部分事件上，而忽略了只能创造20%利益的大部分事件。
但是，处理邮件、回复客户电话、接待来访伙伴，真的就不重要吗？试想一下，若是一个客户只能为你带来几十块钱甚至十块钱的利润，所以，你不愿意去花费时间接待客户，听取客户的意见。因为你会觉得，对于偌大的公司来说，几块钱根本无关紧要。但若是这样的客户一天又五六个甚至八九个呢？那么一天就有至少一百块，一个月就有三千多块，一年则至少是三万六千块，这些钱差不多就是一个普通员工一年的工资了。你还觉得可能只占这20%中的2%的任务不重要吗？
这个理论在工作时间上的按排也是一样适用的。试想一下，在一天的活动时间里，除了处理许多重要事件的连续长时间工作外，可能常常不管如何精密规划的情况下，还是必须等待。乍看之下，这些时间可能永远无法追回；当我们忙得不可开交而又必须等待的时候，失望只会增加而不会减少。例如去超市排队买午饭，下班后去看医生，与重要合作伙伴相约谈判，出差来回的路途上……那么，这些等待的时间，是否可以积少成多，来处理一些重要事情呢？
拿Lily举例，你真的能把长尾理论合理融入到时间管理中吗？
Lily在公司工作1年之后，因为表现突出，被调到业务科室，从此开始出差生涯。因为所在企业是一家规模很大的贸易公司，各种产品都有所涉猎。即使是淡季，也总有谈不完的单子，Lily的出差也就成了家常便饭。但是，除此之外，她也有很多属于自己的办公室事务，比如回访一些重要客户，征询他们对产品的意见；为自己的职业生涯做下个人规划，每天规定自己完成一定的学习任务；向老板汇报谈判合作业务的进度……但是，一直在旅途中，从一个城市到另一个城市，几乎没有驻足时间的Lily觉得，这样的工作压力之下，自己根本没有时间去处理这些事情，只能待到领导急着要结果的时候，匆匆忙忙，加班加点，去完成客户的回访任务以及业绩进度报告等，至于自己的进修，也就只能想想了。
Lily为此很苦恼，不知道这份工作是要继续，还是另寻新的出路，她可不想一辈子都做个小小的中层管理，但是，无法进修，不能提高自己的个人能力和修养素质，升职几乎是天方夜谭。
正当Lily犹豫不决的时候，在这次的出差过程中，认识了分公司的经历——莫姐。莫姐只比自己大三岁，在工作中的表现和业绩却是自己远远所不及的。于是，Lily忐忑不安地向莫姐倾诉了自己的苦恼。于是，莫姐问了她一个问题：“从现在算起，到目的地，我们还需要在飞机上呆多长时间呢？”Lily不明所以，但还是认真回答：“大约40分钟。”“那么，你觉得这40分钟能看几页书呢？或是回复某个比较紧急的邮件，应该能打好草稿吧？不光这40分钟，下飞机后，我们等待行李的5-10分钟的时间里，也足够向老板打一个电话，汇报一下昨天谈判的结果……”
Lily恍然大悟，按照莫姐的方法来进行工作，果然在不知不觉中就可以完成许多经常来不及做的事情，在出差的路途中，也对自己的职业生涯做了更好的规划，然后也利用这些零散的时间，自己完成了好多课程的学习。一年之后，Lily也终于如愿成为公司的高层管理。
不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。许多高成就者在这种情况下所做的事情是：带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。
为什么总是积攒一大堆琐碎小事
吃面包或者饼干一类的东西的时候，常常会掉落一些细小的碎屑，或许大多数朋友都不会太在意，因为如果要捡起来吃掉，一是觉得不卫生，二是似乎太小没有那个必要，节约也不至于到这种程度吧。假设一个天天以面包为食的洋人，他每次吃面包都不可避免地会掉落一些面包屑，虽然集到一起大概也就不起眼的一小撮，但是一个月下来，面包屑大概就不是一小撮了，一年下来，或许掉落的面包屑都跟一个面包差不多大了。
那么，一年里我浪费掉的时间碎片加起来有多少呢？一个小时？一天？一个月？不敢试问大家，所以只好扪心自问一下。一天浪费2个小时似乎不是一件很难的事情，可是一年下来，别吃惊，这意味着浪费了整整一个月！很可怕，不是么？一个月的时间（而且每天是按24小时而不是8小时计算）可以做多少事情啊！这一个月里，世事风云变化，有多少机会和跟咱擦肩而过呢？相信我们无意中积攒下的一大堆琐碎事情，就是在这些被浪费的时间里遗留下的。那么，怎么才能保证不会攒下这一堆琐碎事情呢？
1、关注一分钟的价值。很多个一分钟积累起来，可以变成10分钟、半小时、1小时……
2、在等公共汽车或坐地铁时背英文单词或看看报纸，给自己充电或是了解一些时政知识。
3、上班途中，在公司附近跑步十几分钟，使自己一整天都有个好精神。
4、上厕所或是去开水间的时候，看看窗外的景物，调节一下，让自己有个好心情。
5、劳累的时候，回访一下客户或是回复几封邮件。
6、午饭排队的时候，想象一下下午的时间安排。
7、抽空打个盹儿，保持一天的高效。
善于利用每一分钟
在某种意义上，长尾理论是对“二八定律”的传统颠覆。许多职业人士依旧习惯于把80%的时间花在某些重要事件上，这无可厚非。但是，这里就要注意了，再重要的事情，我们也只是赞同你把80%的时间花在这上面，而不是100%，所以，这就证明，即使大堆繁琐的事情只需要花费工作中20%的时间来完成，这些事情也是必要的，而不是可有可无的。所以，我们要把长尾理论和二八定律结合起来，相辅相成，善于利用每一分钟。
1、用零散的时间记忆零散的知识。车站候车的三五分钟，医院候诊的半个小时等等，如果珍惜这些零碎的时间，把它们合理的安排到自己的学习工作中，积少成多，就会成为一个惊人的数字。
2、处理工作中的杂事。用零星的时间来削铅笔、收拾工具、整理办公环境，整理文件夹，按第二天的工作安排，有次序地整理待办事项。
3、读短篇或看报刊。较短的零星时间适合读一些短篇的文章或自己感兴趣的职业规划以及人力管理方面的报刊，这样可以帮助你开拓知识面。
4、正确处理“一线”和“二线”的关系。所谓“一线”就是正常的工作计划中必须要完成的工作，而其他琐碎的或是临时加入的事情则属于“二线”。
5、及时检查并修订计划。
找出隐藏的时间，积少成多
时间往往不是一小时一小时浪费掉的，而是一分钟一分钟悄悄溜走的。“事情就怕加起来。”这一古老的谚语也是说的这个道理。一切在事业上有成就的人，在他们的传记里，常常可以读到这样一些句子：“利用每一分钟来工作学习。”对时间计算的越精细，事情就做得越完美，如果在工作中你能以分为单位，对那些看起来微不足道的零碎时间也能充分加以利用，你才能在工作中会有所收获。我们已经明确了长尾理论可以解决这方面的问题，那么，还需要注意些什么事项呢？或者说，我们该如何找出隐藏的时间，积少成多呢？
1、进行为期一个月的时间记录，主要内容就是记录我们的时间都用在了哪里，然后对时间的使用情况进行分析。削减没有成效的时间需求。排除我们每天不需要做的事情，或是做了没有结果的事情，这样的事情纯粹是浪费时间。尽量减少不必要的娱乐时间，将平时上网、看电视的时间用在阅读上。
2、该做的事情尽量专注认真，第一次就把事情做对，避免返工。这样的工作态度是最节约成本的。
3、把相似的事情进行合并。比如朋友甲要和我一起吃饭，朋友乙也要和我一起吃饭，如果甲与乙不介意，我就把这件事放在同一时间完成。
4、每天强迫自己做3件对未来有影响的事情，不包括基本的工作。
5、每天利用早上上班时间、小憩时间、回家坐公交的时间运动、看书和反省。
用最短的时间创造最大的价值
时间是平等的，每个人一天都拥有24个小时，可时间在每个人手上所创造的价值却是不同的。有智慧的人的时间总是被用来做最重要的事情。有人把我们的日子比喻成一模一样的手提箱，即使它们一样大，但有些人因为能善用时间，所以总是能比别人装进更多东西。这些人都有很强的目标感，对他们来说，时间是世界上最宝贵的资产，他们会一再地分析时间的用法，会反复问自己：我好好利用我的时间了吗？
亲爱的朋友，你好好利用时间了吗？如果没有的话，那就从现在开始做起吧，因为你所做的每一件事都有赖于有效的自我管理，在对待时间这个问题上也是如此，用最短的时间创造最大的价值！
