应用文是文章家庭中的一大类别，它不同于文学作品，文学作品是通过艺术形象的塑造反映社会生活，表达作者对现实和历史的认知，抒发思想情感。应用文强调的是客观真实地反映社会生活，不作艺术加工。
应用文写作是写作家族中的重要成员，作者的视角触及社会的方方面面，用精神产品施加对人的影响。作者将生活中某个需求用习惯思维形成文稿后，就要符合组织要求，符合个人意向，显示应用文特有的属性、特征、功用。
应用文是文化的集大成者，在应用文的长河中，我们可以寻找到中华文化发展的脉络，解读到政治组织的运营，经济活动的发展，军事力量的变化等，感受到物质形态和意识形态的日新月异。无论截取某个历史，都可以从应用文中看到“影像”。
应用文是一种语言工具，具有准确而丰富的表现力，是人们处理事务时不可缺少的一种文字表达形式。它使用频率高，使用范围广以及与人们关系的直接性和密切性，是任何文体无法相比的。
第一节 应用文概念
一、应用文属性
应用文是人们在工作、学习、生活中处理日常公私事务经常使用的、具有惯用格式的文体。
这个概念简练地表达了应用文的使用者、使用范围、使用目的、使用广度、使用格式等信息。“人们”包括所有的人，无论个体人还是集体人，集体中无论是行政机关、企事业单位还是群众团体无一例外。“公私事务”突出应用文因“事”而作，贵在实用，所以，有人将应用文又称之为“实用文”。
“应用文”与“实用文”相比较，还应取“应用文”之名。“实用”在《现代汉语词典》中的解释是：①实际使用；②有实际使用价值的。“应用”则是指：①使用；②可直接用于生活或生产。“实用”一词在《辞海》中的解释为：①实际应用；②有实际应用价值的。“应用”在《辞海》中的解释为：①使用；②适合实用的。通过“实用”和“应用”的比较，应该说“实用文”是个较大的概念，它是针对具有阅读与鉴赏功能的各种文学作品而言的，即只要不是为了审美欣赏，而是为了实际功用的文章，都应属于实用文的范畴。即使这样，有的文学作品除了审美愉悦外，更多突出认识、警示等作用，也可称为具有实际使用价值。依照长期以来的文章分类惯例，实用文又可分为记叙文、议论文、说明文、应用文四类。“应用文”是个相对较小的概念，它只是实用文所包括的四类文章中的一类，主要包括公文、事务文书、专用文书、日常应用文等。
二、应用文名称的演变
应用文不是今天才产生的，它是“古已有之”的一种文体。最早的应用文要算是“书契”了。书契，是把人们社会生活中需要记载的事情都刻在木头上。《周易·系辞下》：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察。”可以看出，书契有两个作用：一是“官治”，即百官用来治理国家；二是“民察”，即万民用来鉴戒自己。后来，书契这个概念，日趋宽泛，由官府至民间，由公务文书变成私人文书。应用文名称早期主要体现在公文上，在《周礼》中称公文为“六辞”。这是因为当时的公文有六种体式，即辞、命、诰、会、祷、诔。汉代把公文分为两类，诏书称为“诏牍”，奏议称为“奏牍”，见《汉书·东方朔传》。南北朝时期“牍”字已经用于私人文书，称为“尺牍”。唐朝时曾把公文称为“案牍”，如刘禹锡《陋室铭》中就有“无丝竹之乱耳，无案牍之劳形”语句。宋代曾有称公文为“文牍”的，《宋史》就有“文牍山委，率不暇经目”的记载。到了民国初年以“公牍”作为公文总称，在“牍”字前面冠以“公”字，就是把这一宽泛的概念加以限制，重新用于官方文书。于是“公牍”就作为公文的总称出现。至于现在通用的“公文”这个名称，在《三国志·赵俨传》中有“公文下郡，绵绢悉以还民”的说法。不过，这里所说的“公文”，仅仅是指适宜作公开发布的一类公务文书，而不是总称。后来才把各种公务文书总称为公文。
“应用文”作为名称出现较晚，“应用文”一词，最早见于北宋。苏轼在《答刘巨济书》中说：“向在科场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深可羞愧。”苏轼说的这篇科场“应用文”是一篇策论，题为《为政之宽严》。南宋张侃《跋陈后山再任教官谢启》开篇写道：“骈四俪六，特应用文耳”。在文章写作的历史上，确有过应用文章多用骈体的现象，但“骈四俪六”并不限于应用文体，文学文体也用骈体来写。就应用文本身而言，也并非都是骈体。因此，宋代并没有把“应用文”作为特定的文体概念，也没有对“应用文”的内涵和外延作出科学的界定。南朝刘勰在《文心雕龙·书记》中称之为“虽艺文之末品，而政事之先务也。”充分注意其社会功用。清人刘熙载《艺概·文概》提出：“辞令体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行，重其辞乃所以重其实也。”对应用文的范畴和行文方向作了界定，并强调应用文重实用的特点。二十世纪二、三十年代，徐望之的《尺牍通论》中讲：“有用于周应人事者，若书札、公牍、杂记、序跋、箴铭、颂赞、哀祭等类，我名之曰‘应用之文’。”陈子展《应用文作法讲话》将公牍文、电报文、书契文、庆吊文、联语文、契据文、广告文、规章文、题署文九个文种的类别、法式、得失、源流等作了阐述。”
当代应用文内涵的表述虽然种类较多，但反映本质特性大同小异。就是大陆与港台三地的界定，也只是略有异词。
大陆应用写作研究专家洪威雷教授在《应用文写作学新论》（武汉大学出版社，2004年版）中界定：“应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。”
大陆洪望云教授在《应用文写作学概论》（湖北科学技术出版社，1993年版）一书中界定：“应用文是社会团体、政党、国家、机关、企事业单位和人们在日常工作、生活中，为处理公私事务而经常使用的具有某些比较固定格式的一种实用文体。”
香港陈跃南教授在《应用文概说》（香港山边社，1988年版）一书中界定：“‘应用文’就是‘应付’生活，‘用’于实务的‘文章’。凡个人、团体、机关相互之间，公私往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。”
台湾张仁青教授在《应用文》（台湾文史哲出版社，1993年版）一书中界定：“几个人与个人之间，或机关团体与机关团体之间，或个人与机关团体之间，互相往来所使用之特定形式之文字，而为社会大众所遵循、共同使用者，谓之应用文。”
以上表述就使用者而言几乎都有相同关键词：“个人、团体、机关”；在使用目的上表达意思极为相同：“公私往来”；在使用的形式表达上略有差异：“约定俗成体式”、“比较固定格式”、“约定俗成的体裁和术语”、“特定形式”等，显示的都是“惯用”内涵。不同的是对应用文作用的阐述上运用“明道、交际、信守、致用”、“交际和信守”、“遵循”等表达词。从差异看，大陆就应用文概念中作用表述提及者较少，尤其“信守”字眼。“遵循”更多反映人的被动性，带有强制特征，是遵命、遵照、依照、遵从，这是我们大陆强调较多的一点。“信守”更多反映人的主动性和自觉性，更能反映社会的法制和国民素质等方面的情况。
无论何时何地何人表述应用文概念，都离不开本质特征的把握，应用文重在“应用”二字，这是区别其他文体最主要的本质特征。无论应对何人、应付何事，都是为了派用、为了实用。所以，任何人、任何单位程度不一的会在任何时空互通信息，应用文写作，就成了应主体需用、客体实用的文稿写作。
应用文写作属于写作学范畴，应用文属于文章学范畴。应用文写作是一门学科、一门课程，也是一种将具有实用价值的信息物化在载体中的具体的行为活动。应用文则是应用文写作这种实践活动的产物。所以，应用文写作就是根据写作主体的需要，科学地运用写作客体，通过一定的载体，呈现给写作受体的行为活动。
第二节 应用文的特征
特征是形成文体个性的先决条件。每类文章、每种文体都有着自身的特征。而每类文章、每种文体的特征只有在同别的文章、别的文种比较当中才能看到。因此，我们在讨论应用文特征的时候，有必要将应用文与文学作品两大基本类型作一比较。
基本思维方式方面，应用文属逻辑思维范畴；文学作品属形象思维范畴。
反映内容方面，应用文具有客观现实的实在性，不能虚构；文学作品可以虚构。
社会功用方面，应用文是为了在社会上实用的目的而写作的，其读者和写作要求都是确定的，具有实际功用；文学作品是语言艺术，不是为了解决具体问题而创作的，而是通过艺术影响读者而产生社会效果。
表现形式方面，应用文则有一定格式和规范；文学作品要求多样化个性化。
语言运用方面，应用文追求准确、鲜明、简洁、得体的语言；文学作品擅长用描述性、情感性语言。
通过与文学作品比较，通过对应用文自身的研究与总结，可以概括出如下特征：
一、本质的实用性
实用性是应用文写作的出发点和归宿，是这类写作的本质属性。白居易在《白氏长庆集·与元九书》中说：“文章合为时而着，歌诗合为事而作。”他主张诗文都该出于反映时事、讽喻现实的目的。应用文从产生那天起，就同社会生活息息相关。因生活上的需要，要写信、写请柬甚至写遗嘱；因学习上的需要，要读教材、读新闻、写心得、做摘记；因工作上的需要，要拟公文、订契约、做广告、出简报……这些都有直接的功利目的。写请柬为了召请客人，读新闻消息为了了解社会动态，订契约为了当事人的切身利益。直接的实用功利性甚至达到了如此这般的程度：药物说明书要写明它的主要成分、功能、主治、用法用量、禁忌、贮藏等，服药者要一一看清它，否则，或写错主治、用法、剂量，或看错了主治、用法、剂量，轻则会贻误病情，重则会危及生命。
从广义上说，一切文章都是为适应某种现实需要而写的。就是文学作品除了审美作用外，还有教育和认识作用，如孔子所言：“诗可以兴，可以观，可以群，可以怨；迩之事父，远之事君；多识于鸟兽草木之名。”但应用文的功利目的最为突出，发生现实效应最直接。应用文完全是“为用而作”，它为实现某种实际效用服务，是达到实用目的的一种不可缺少的手段、工具。因此，刘勰说应用类文章为“虽艺文之末品，而政事之先务”。
二、内容的真实性
具有真实性的内容是应用文的生命。应用文绝对排斥虚构和杜撰。收集的资料要客观存在，调查的事项要准确可靠，实验的数据要记录无误，反映的人与事要真实可信。现代社会再提“诚信”二字，行政管理者、生产经营者，无论运用何种应用文体，都要“诚信”取民。不说假，不玩空，有一说一，不夸大说小，不胡编乱造，让事实来说话。如果一个政府喜欢用假、大、空的文件与报道骗民，用虚假的数字为政绩加码，必然失信于民。
应用文追求的是事实真实，文学作品追求的是艺术真实。文学作品则是作家、艺术家审美认识的结果，它要求艺术真实，可以用一切艺术手法，只要能反映社会生活主流，揭示社会生活本质，具有艺术魅力，给人美感的艺术形象就是优秀作品。如浪漫主义作品《西游记》里的神猴孙悟空是通过想象，用夸张手法虚构出来的理想的英雄形象，是反抗精神的化身；屈原的《离骚》，李白的《将进酒》，郭沫若的《凤凰涅盘》等，都具有宏伟的气势、磅礴的激情、昂扬的节奏、大胆的夸张、绚丽的幻想、丰富的语言，这些作品运用浪漫主义手法，揭示了社会生活的矛盾与本质，具有艺术真实性，是上乘佳作。
鲁迅先生曾对艺术真实问题作过精辟论述：“艺术的真实非即历史上的真实，我们是听到过的，因为后者须有其事，而创作则可以缀合，抒写，只要逼真，不必实有其事也。”（1933年12月20日《致徐懋庸》）他还说，艺术真实“不必是曾有的事实，但必须是会有的实情”。由此可见，文学创作选材时“不必实有其事”，只需符合“会有的实情”；而应用文中的一切材料，都必须“实有其事”，有根有据，符合实际。
应用写作能否真正做到务实、写实，不仅是个文风问题，也是个思想作风问题。应用文的现实效应直接，如果失真就会产生负面后果。例如：报告虚假，使得上级了解的是不真实的情况，作决策时可能就会出现失误；总结虚假，对未来工作就起不到指导作用；调查数据虚假，据此会得出错误的结论；司法文书中的事实若与事实真相有出入，就会导致错误的裁定或判决。所以，应用文所使用的材料，不论是事实材料还是理论材料，不论是现实材料还是历史材料，不论是概况还是细节，都要经过细致的调查核实，务必准确无误。坚持应用文写作的写实性，是党和人民的利益所在，是无产阶级事业的要求，是应用文作者高度负责精神的反映。
