(2)确定迎送规格
根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。
(3)做好迎送准备工作
与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称；如有需要，可准备好鲜花等。
(4)严格掌握和遵守时间
无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。
(5)迎接与介绍
接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾，或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如(6)妥善安排
客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票)；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
2.会议服务基本环节的操作细则
会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。
(1)会前准备工作客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。
①了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情况：出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
②调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工，使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。
服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅(室)的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅(室)内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅(室)内外的清洁卫生。
维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。冬夏季要调整好室温，注意通风。
③准备会议需用物品。
茶水具。包括茶具、水具、茶叶等。
茶具要求
第一，选择茶具时要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。
第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。
第三，茶杯要按会议人数配放，每人—套。还要准备适量备用杯。
水具要求
第一，不用不保温的暖水瓶。
第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。
第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。
茶叶
第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。
第二，散装茶叶可事先放人杯中，待客人就座后直接冲泡开水。
签到桌及文具用品。包括桌、笔、纸(簿)等。
在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
水果饮料。
根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。
以上各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
(2)会议服务程序
会议开始前30分钟，服务员要各就其位准备迎接会议客人。如果与会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员；如果与会者不在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎客人，并为客人引路。
①客人到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人。配合会务组人员的工作，请客人签到、发放资料、引领客人就座，然后送上香巾、茶水。
②会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。
③会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。
④会议如设有主席台，应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时，服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。
⑤会议结束时，服务员要及时提醒客人带好自己的东西。
(3)会议结束
①客人全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现客人的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主。
(4)服务中的注意事项
①如客人表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要代办其他事务。
②会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊客人姓名。
②清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。
③清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。
3.团体会议的接待
(1)住前接待
①预订。在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜，以便进行订房核对。
②确认。在会议订房确定之后，直到会议进住之前的这段时间内，可根据会议规模和要求与对方进行联系，进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体客人名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族客人及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。
(2)接待准备
总服务台将整理好的会议有关资料，包括会议种类、会议人数、日程安排、团体客人名单(性别、年龄)、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下：
①落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次，保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。
②后勤部要做好客房设备、设施的检修保养，并根据会议特殊需要进行调整。
③供应部要做好所需物品和原材料准备。
④各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查，待批准后着手实施。
(3)接待实施
会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位，一切准备就绪。
①客人到达时，会议接待员要提前到位，大堂经理要出面迎客表示欢迎之意，并致简短的欢迎词，预祝会议成功，客人生活愉快。
②会议接待员或经理当晚要向客人征询意见，询问有无要求，对服务是否满意。
③配合会议接待，旅店要有管理人员值班，便于及时处理各种突发情况。
④会议团体住宿期间，服务员要根据会议日程安排，做好主动服务。积极观察客人中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员，随时提供相应的服务。
(4)接待结束
会议接待结束前，经理要亲自看望与会人员，征求意见、建议，表示诚挚的谢意，并赠送名片或纪念品。
