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第20章 职场办公礼仪——职场必备的礼仪常识(3)

在平常的工作期间,可能要向同事借钱、借物,记得无论是借什么,都应该速速归还。如果所借金额较大,应该提出主动给对方打张借条,以增进同事对你的信任。如果所借钱物不能及时归还,应该向对方说明一下原因。在物质利益方面,千万不要妄图占同事的便宜,否则会大大降低自己在同事心目中的地位,也不利于以后开展工作。

(3)学会帮助有困难的同事

无论是在生活上,还是在工作中,如果同事遇到困难,都应该适时地询问,并且尽力地提供帮助。同事的困难,通常首先会选择亲朋好友帮助,但作为同事,应主动问询。对力所能及的事情应尽力帮忙,这样会增进双方之间的感情,使关系更加融洽。所以,在同事有困难的时候,千万不要吝惜自己对别人的关心。

(4)对自己的失误或同事间的误会,应该主动道歉说明

同事之间经常相处,失误或者误会在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,征得对方的谅解;对双方的误会应主动向对方说明,切不可小肚鸡肠,耿耿于怀。只有与同事坦诚相待,才会赢得同事的信任。

(5)用幽默缓解尴尬气氛

在工作期间,有时会出现一些尴尬的气氛,让双方都十分难堪,这时候幽默的言辞发挥了独特的作用。而想让幽默化解工作中的尴尬气氛,也需要恰到好处,切忌伤害其中的一方。

在与同事相处的过程中,如果两人合得来,可能会成为挚友。在与同事交往的过程中,要谨慎交友,同时要注意以下几点。

(1)被上司视为“眼中钉者”不可深交

当你进入一家公司以后,随着对公司的进一步熟悉,也会结识形形色色的人,但是如果你发现上司将某个人或某些人视为“眼中钉”,那么你就要注意了,不要与这样的人走得太近,否则,你也可能会受到牵连。不过,你不与之深交,也用不着落井下石,只需要保持适当的距离即可。比如:邀请同事共进午餐或晚餐,寻找机会请教工作上的问题,借此表达你愿意配合同事工作的善意。

(2)爱占小便宜者不可深交

有的人喜欢贪小便宜,这些人同样把这个坏习惯带到了公司。他们以为“顺手牵羊不算偷”,对于公司的一些零散财物,比如签字笔,打印纸,以及其他的办公文具等,他们随手就拿走。虽然这些文具物品对整个公司来说微不足道,但如果被上司发现,这些人绝不会有好下场,甚至会使这些人身败名裂,无法在公司立足。这种爱占小便宜的行为看起来问题不严重,但公司一旦有较严重的事件发生,上司就可能怀疑到这种人身上,所以身在职场,还是要学会明哲保身,距离这些人远一些为好。

(3)交浅言深者不可深交

如果你刚进入公司不久,可以通过工作上的需要和平时的闲谈来拉近彼此之间的距离,这无论是对你还是对你的同事,双方都能接受。但是你要提防这样一种人,刚认识你不久,便与你称兄道弟,有时甚至把他的苦衷和委屈也向你倾诉。你千万不要被这表面的假象所迷惑,这种人可能对你另有所图。

(4)喜欢搬弄是非的人不可深交

进入职场以后,随着时间的推移,你可能会发现这样一种人,这种人很喜欢搬弄是非,整天挖空心思探寻他人的隐私,抱怨某上司对他不公,哪个同事有外遇,等等。这种人在工作上马马虎虎,却对同事之间的琐事添油加醋,有时也会挑拨你和同事间的感情。当你和同事真的发生不愉快时,他却站在一旁看热闹,甚至拍手称快。和这种人在一起时间久了,不但同事不喜欢他,上司也对他没有好印象。

(5)经常传播小道消息的人不可深交

当你进入一家公司以后,你会发现有些人显得十分活跃,经常散播一些谣言,制造紧张的气氛。比如“公司面临破产”,“公司债务如何庞大”等,这些谣言不但弄得人心惶惶,还会影响大家的工作效率。公司领导对这种人更是深恶痛绝。如果公司要裁员,这种人定是首当其冲,所以,还是远离这些人为好。

身在职场,要学会与同事相处,只有与同事和睦相处,才能顺利开展工作。

办公室谈吐礼仪

语言是社交过程中彼此沟通的桥梁,是表情达意最好的工具,在交际中起着不可忽视的作用。它是一种表达方式,随时间、地点、环境、场合、对象的不同而改变。俗话说:“好话一句三冬暖,恶语伤人六月寒。”这就要求说话要讲究一定的方式方法,要讲出礼貌,讲出礼仪。

1.说话讲礼仪重点表现在尊重对方和自我谦让方面

值得注意的有以下几点。

(1)使用好敬语

使用好敬语,可以表现出一个人的文化修养。所谓敬语,也可以理解成为恭敬、礼貌性言语,是社交场合不可缺少的沟通工具。而如何用敬语恰当地称呼他人,也显得十分重要。无论是新老朋友,一见面就得称呼对方。每个人都希望得到他人的尊重,比较看重自己业已取得的地位。对有头衔的人称呼他的头衔,就是对他莫大的尊重。直呼其名仅适用于关系密切的人之间。你若与有头衔的人关系非同一般,直呼其名来得更亲切,但若是在公众和社交场合,你还是称呼他的头衔会更得体。对于知识界人士,可以直接称呼其职称。

怎样才能用好敬语呢?使用敬语需要分场合。

第一,敬语一般使用在比较正规的社交场合或公共场所。

第二,与长辈或身份、地位比自己高的人交谈时需要使用敬语。

第三,与陌生人打交道或与不太熟识的人相处时要使用敬语。敬语包括哪些内容呢?

在使用敬语过程中,“请”、“您”、“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等这些词语不能少。与人初次见面时应称“久仰”;长时间未曾见面时称“久违”;向别人求教时称“请教”;请求他人谅解时称“包涵”;求他人帮忙时称“拜托”;征求他人意见时称“高见”等。

(2)注意谦语的使用

“谦虚使人进步,骄傲使人落后”,做人谦虚一点没有什么不好,尤其是在社交过程中更应该注意这一点。适当地使用一些谦语,不但体现出个人涵养,别人也会认为你是个懂得礼仪的人。

谦语与敬语是相对的,敬语是称呼他人的一种礼貌性语言,而谦语大多是自称,如“愚”、“家严”、“家慈”、“家兄”、“家嫂”等。在日常生活中这种称呼虽然不多,但这也是在社交过程中不可缺少的一部分。在职场上虽然没有必要这般谦卑,但适当地使用一些谦语会给你的形象加分,给同事留下一个谦虚、诚恳的印象,从而获得一个好人缘。

(3)态度诚恳亲切

谈话态度诚恳也可以看出谈话者的谈吐文雅。谈话时交谈双方都互相观察注意着对方的表情、神态,反应极为敏感,稍有不慎就会使谈话双方不欢而散或陷入僵局。所以,谈话中要给对方一个认真、和蔼、诚恳的感觉。因为说话时的态度是决定谈话成功与否的重要因素。当别人遇到不幸时你去看望安慰,你的表情一定要同情、专注;别人有了成绩你去祝贺,你的表情就要真诚、热情、愉快。如果你三心二意、心不在焉就是失礼行为,会引起别人的反感。

(4)高雅的语言适合在办公室讲

所谓讲话要高雅,并不是要求人们张口、闭口“之乎者也”,而是要人们懂得文明用语。倘若在与同事的交往过程中,讲话粗俗、脏话连篇,必定会遭到他人耻笑,认为你不懂得礼仪规范,没有涵养,甚至会怀疑到你的工作能力。

在办公室内招待客人,为客人倒茶时,应该说:“请用茶。”假如你还有其他工作要做,要对客人说“请自便”或“请稍候”。

有些人认为,同事间使用高雅的语言有些见外,天天在一起工作,抬头不见低头见,没有必要顾虑这些小节。有这种想法的人就大错特错了,同事之间存在着利益冲突,友谊并不像朋友间的友谊那样单纯。朋友间尚且注意一些细节问题,更何况是同事间了。同事间言谈举止彬彬有礼会给对方留下比较深的印象。如果人人都注重雅语的使用,无论在什么情况下,都会给他人一个彬彬有礼的印象,对塑造良好的社会风气大有益处,对提高全民素质将起到巨大的推动作用。

敬语、谦语、雅语是办公室内不可缺少的礼仪性语言。掌握了礼仪性语言不但可以增强个人魅力,在职场中广结人缘,还可以将同事变为知心朋友。

在办公室内与同事交谈,或者与外来客户谈话时,还应该与谈话方保持适当距离。

谈话通常是为了与别人沟通,了解双方需要的信息。要达到这一目的,首先必须注意说话的内容,其次也必须注意说话时声音的轻重。要使谈话的双方能够听明白,这样在谈话时必须注意保持与对话者的距离。说话时与人保持适当距离也不完全是出于对方能否听清谈话内容,还关乎礼貌问题。从礼仪上说,说话时与对方离得过远,会使对话者误认为你不愿向他表示友好和亲近,这显然是失礼的。然而如果在较近的距离和人交谈,稍有不慎就会把口沫溅在别人脸上,这也是最令人讨厌的。因此,从礼仪角度来讲,一般保持一两个人的距离最为适合。这样做,既让对方感到有一种亲切的气氛,同时又保持一定的“社交距离”,在常人的主观感受上,这也是最舒服的,这样的距离也是最理想的距离。

想要成为职场的一个佼佼者,还要掌握良好的语言艺术,让自己的谈吐锦上添花。在工作期间,在办公室说话要注意哪些事项呢?每个身在职场的人都应该注意以下几点。

(1)在办公室不要当众炫耀自己

“骄傲使人落后,谦虚使人进步。”即使自己的业绩十分突出,也不要当众炫耀。俗话说“高调做事,低调做人”,说的就是这个道理。强中自有强中手,倘若哪天来了个更加能干的员工,那你一定马上成为别人的笑料。再有能耐,在职场生涯中也应该小心谨慎。倘若哪天老板额外给了你一笔奖金,你就更不能在办公室里炫耀了。别人表面上在恭喜你的同时,暗地里也在嫉恨你呢。

(2)不宜在办公的场合诉说心事

在工作期间,即使内心有很多心事,也不要在办公室里随便乱说。有的时候,虽然这样的交谈能够很快拉近人与人之间的距离,使你们之间很快变得友善、亲切起来,但事实上只有很少的人能够严守秘密。所以,当你的生活中出现个人危机时,如失恋、婚变之类,最好还是不要在办公室里随便找人倾诉;当你的工作出现危机时,如工作上不顺利,老板和同事对你存有偏见,你就更不应该在办公室里向人袒露胸襟了。

如果自己在生活上或工作中有了问题,不妨找几个知心朋友,在下班以后再找个地方好好聊聊,而不是在办公室里谈论。

(3)要有自己的想法,不要鹦鹉学舌

在一个企业内部,领导很赏识那些有头脑和主见的职员。如果你经常只是看别人说什么你也跟着说什么的话,时间久了,那么你在办公室里就很容易被忽视了,你在办公室里的地位也不会很高了。所以,在日常的工作中,对什么事情都要有自己的见解,即使你的意见和大家的不一样,你都应该发出自己的声音,应该敢于说出自己的想法。

(4)切忌把与人交谈当成辩论比赛

在日常工作中,同事之间难免有意见不统一的地方,但是这些意见是可以保留的。对于那些原则性并不是很强的问题,有没有必要争得你死我活呢?的确,有些人的口才很好,如果你要发挥自己的辩才的话,可以用在与客户的谈判上;同事之间如果一味争强好胜,会让同事们敬而远之。久而久之,你不知不觉中就成了不受大家欢迎的人了。

所以,在办公室里与人相处要友善,说话态度要和气,要让人觉得有亲切感,即使是有了一定的级别,也不能用命令的口吻与别人说话。说话时,更不能用手指着对方,这样会让人觉得你没有礼貌,让他人有受到侮辱的感觉。

懂得语言的艺术,恰恰能够帮助你更加自信,也能让你的谈吐更加优雅。娴熟地使用这些语言艺术,你的职场生涯会更加成功。

办公室形象礼仪

在一个团队里工作,以一个良好的形象面对同事,不但可以突出自身品位、修养,还可以增加个人魅力,获得好人缘。因此,我们一定要注意办公室形象礼仪。

1.表里如一

第一印象的好坏往往取决于一个人的外在形象,而这种外在形象只是表面现象,要想精通形象礼仪还需要进一步研究。在人际交往中,形象可分为内在形象和外在形象两种,让人产生好感的第一印象是外在形象,而内在形象则需要通过长期交往才能判断其好坏。对办公室中长期相处的同事来说,以外在形象评价一个人似乎有些牵强,毕竟大家相互之间已经有了一定的了解。这时,看一个人是否合乎形象礼仪规范,就要看他是否是“由内而外,表里如一”。只有做到内外一致,才会赢得别人的尊重。没有人喜欢两面三刀、心口不一的人。要做到这一点,需要注意下面几个方面。

第一,调节心情,保持身心健康平衡,养成良好的生活习惯。

第二,安分守己,要有原则。

第三,不断地给自己“充电”,要有主见,不盲从。

第四,态度从容诚恳,礼貌周到。

第五,熟悉各种礼仪,进退有节。

2.用幽默展现真实的自己

通过一个人的言谈举止就可以看出这个人的精神面貌。在职场内部,要开朗、热情,让人感觉到你随和亲切、平易近人,这样才更容易受到同事和领导的欢迎。很多人在社交场合中总是担心没有出众的言谈来打动大家,吸引别人的注意,以至于造成精神上的紧张,使表情、动作都变得十分僵硬,这都是由于自尊心太强造成的。因此,我们应放松心情,保持自己的既有特点,而不要故意矫揉造作。有的时候故作姿态,不仅会令别人感觉难受,连你自己也觉得很别扭。其实,展现自己最好的办法是保持你原有的个性和特质。

在日常的言谈中,应适当地让自己的话语充满幽默感。在社交中,谈吐幽默的人更显得平易近人。在交际场合,幽默的语言极易迅速打开交际局面,使气氛轻松、活跃、融洽。在出现意见有分歧的难堪场面时,幽默、诙谐便可成为紧张情境中的缓冲剂,使朋友、同事摆脱窘境或消除敌意。此外,幽默、诙谐还可用来含蓄地拒绝对方的要求,或进行一种善意的批评。

3.多使用谦称

谦虚的态度最容易被他人接受,对自己公司可以用“敝公司”或“本公司”、“本店”或“我们”作为谦称。称呼公司同事可以将职务挂上,如“张经理”、“李科长”、“王秘书”、“赵主任”等。无论在什么场合内,多使用一些谦称对自己没有任何坏处。要知道,谦称是人际交往中最受欢迎的一种称呼。

值得注意的是,一定不要将职务搞错,如果你是刚刚加入公司的新员工,对某些同事的称呼不是很了解,不妨请教一下资历较深的老同事;平时遇到有人事变动,同事和上级的头衔可能会更改,对此也要多加留心,否则会容易得罪人。

4.求人帮忙礼为先

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