要想与员工进行有效的沟通，弄清问题和解决问题必须善于提出问题，以便引导说清全部问题，引导其换个角度想，自我解决问题或者找出关键，便于最后解决问题。此外，在提出问题时，你还要注意以下几点：
(1)要提出引导性问题，引起下属思考的问题，与下属意见紧密联系的问题。不要提出表达自己不同观点的问题。
(2)要多用一般疑问句，少用反问疑问句。
(3)提问要在下属的话告一段落时，事先征询：“对不起，我提个问题好吗?”要尽量使用商量的语气。
先听问题，再给建议
提问是一门艺术。你选择的提问语言，引入问题的方法，等等，都能戏剧性地影响他人回答问题的质量。当然，这对于管理过程来说同样不例外。
恰当的提问能够引导被问对象的谈话，帮助你获得有价值的信息。肤浅或者糟糕的提问得到的只能是无效信息，甚至可能是别人的拒绝。
以新闻采访为例。《中国青年报》曾报道，2002年带有传奇色彩的伟大科学家霍金到杭州出席学术会议时，记者问了些大白话，如“你认为人类历史的下一个世纪最伟大的发明将是什么”，霍金不无讽刺地说：“如果我知道，我就已经把它做出来了。”
无独有偶，中央电视台著名主持人敬一丹在石家庄签名售书时，一记者曾向她提问：“你如何看待中国目前的新闻舆论监督作用，你怎样处理生活和事业的关系?”当时敬一丹听后回应说：“你的问题太大了，恐怕我回答不了。”
这是两个失败的提问，提问者从答案中一无所获。所以，当你同他人进行沟通时，最好先听问题，再给出建议。
有这么一个职场幽默故事，很能说明提问后再给建议的优点。
在商场下班的时候，经理问一个营业员一天接待了几位客户。得知这个营业员只接待了一位客户时，经理很生气。不过，营业员告诉经理，他当天的销售额是58000美元，经理大为吃惊。原来，这唯一的客户买了一辆汽车，又买了一艘游艇，还买了不少其他东西，一共花了58000美元。
这个营业员的销售秘诀在哪儿?就在于巧妙提问。
事实上，这位客户是来买阿司匹林的，他的太太头疼，需要安静地休息。在卖药的同时，营业员与客户聊天，得知客户一直很喜欢钓鱼，营业员就不失时机地给他推荐了渔竿。
接下来营业员问客户：“您喜欢在哪儿钓鱼?”客户回答说：“我家附近的河流、池塘鱼太少，我喜欢到大概开车需要3个多小时的海边去钓鱼。”
营业员接着问他：“您是喜欢在浅海钓鱼还是喜欢在深海钓鱼？”客户说：“我以前都在浅海钓鱼，但我很想去深海钓鱼。”
“您完全可以去深海钓鱼，只不过得借助一些工具，您打算选择什么样的工具呢？”营业员再一次发问。客户表示他也不知道。于是，营业员建议他买艘钓鱼船，并向他推荐了商场里卖的钓鱼船。
客户买了船后，营业员又问客户：“去海边需3个小时的路程，您现在的车能够把船拉过去吗？”客户回答说：“我现在的车拉不了这艘船，得要一辆大车。”于是，聪明的营业员又不失时机地给客户推荐了商场里卖的一辆大卡车。
就这样，前前后后，这位客户在这个营业员手里买了58000美元的东西。
这个幽默故事很形象地说明了“巧妙提问”在获取顾客信息、促成交易方面的神奇效力。其实，巧妙的提问不仅有利于获取信息，还有利于推动谈话的进展，促进相互间关系的发展。
与上司、同事保持友好关系，提好问题也很关键。如果没有深思熟虑，没有提前设计问题就匆忙去跟上司商谈是不会有什么结果的。准备不充分通常会导致会谈没有成效，不仅达不到自己的目的，还可能给别人留下不好的印象。
总之，有分量的问题可提供有分量的信息。只要你保持对周围事情的关注，坚持为自己即将提出的问题制订计划，就会有惊人的发现。
及时反馈员工的表现
所有人都很想知道其他人对自己的看法和评价，无论谁从第三者口中得知别人对自己表扬有加都会喜出望外。
因此，你要把与员工和部下有关的正面消息反馈给他，告诉他你从他人口中听来的对他的肯定和称赞。这类表扬尤为珍贵，因为表扬不是直接得到的，而是经由你的转述方才得知，它就显得更加珍贵、可信。不仅是其他人对他的表扬会令他满心欢喜，你知道他被别人高看一眼这件事本身就令人兴奋。同时，对方还会因为你特地把这事告诉他而高兴，在他看来，你转述第三者的赞扬就已经意味着你也确认这表扬，他受之无愧。在他眼里，你是带来好消息的人，是为他做了件特殊的事的人。
在你反馈对方的表现时，请注意两点：一是保证自己不随意“泄密”，尤其是对别人口头说的话。要弄清楚，说话者是否乐意这些赞誉之辞被转告给当事人。当然，绝大多数人都是愿意如此的。
另外，你还需留神说话人此外还说了些什么。如果他的评价总体上是对当事人持否定态度的，你就不必断章取义地从中专挑几句好听的来转述。
你不仅要把从他人那里听来的肯定和表扬传达给当事人，如果看到这类刊载在报纸杂志上的文章，你也可以转告，并把报纸或杂志赠送一份给他。别管对方是否已亲自读过这篇文章，也别管对方是否自己订阅这份报纸或杂志，你不需犹豫是否还有必要赠送一份。因为很有可能你的客户或合作伙伴当天正好无暇读报，或许繁忙的公务使他压根忘了读报，或是他公司的媒介部事后才呈上这篇表扬的文章。
由于反馈是一个双向反复反馈的过程，要维持有效的反馈并不简单。哪些主观心理因素和技巧的缺乏会造成反馈受阻，以及我们能采取什么措施加以克服呢？以下就是对这个问题的一些分析，希望在实际的沟通过程中会对你有所帮助。
1主从关系
在日常生活中，造成上下级反馈不畅的主要原因是他们之间的上下级关系。这种关系潜藏着权力、影响力和决策权的不平衡。老板们或许认为双向反馈是没有必要的，他们常常主导谈话，先入为主，造成单向的下行反馈；而下级也不敢向上级要求进行双方反馈。
2竞争关系的存在
第二个影响反馈的障碍来自双方的竞争感。彼此存在明显竞争感的同事很难建立起坦诚、信任的关系，而信任正是双向反馈的基础。很多时候，员工们不愿征求他人对自己行为的反馈，因为他们害怕面对那些令自己尴尬的错误，更害怕在竞争对手面前丢脸。我们认为更重要的，这种竞争关系的背后隐藏着利益的冲突，在利益面前，双方根本不可能进行有效的沟通。
3其他因素的存在
(1)沟通一方或双方认为没有反馈的必要，因为彼此没有什么需要相互学习的。
(2)文化背景不同造成的反馈障碍。不同文化背景下成长起来的人习惯用不同方式给予反馈，如果对对方的文化不熟悉，就会带来误解。有一个典型的笑话，一对中国新人在举行婚宴，席间一名西方客人对新郎夸道：“你的新娘真漂亮。”新郎忙回答：“哪里，哪里。”谁知这种传统式的谦虚引起了麻烦。外国客人以为问新娘哪里漂亮，心生诧异，只好硬着头皮答道：“眼睛漂亮、鼻子漂亮、嘴也漂亮。”这里的双向反馈因文化差异显然已进入了误区。
(3)两人都以为别人会主动提供反馈，所以双方都希望对方主动提供信息。这必然会使沟通比较被动，效率较低。在沟通中必须观察对方的反应，积极主动地引导谈话的深入进行。
（4）当对方提出他遇到的困难时，我们常常立即回应，开始分析或试图解决问题。而遇到问题的人其实希望我们首先理解和同情他们，明白他们正处在艰难时期，我们的种种建议、命令甚至责备则会导致谈话不愉快的阻断。
（5）有些因素会阻碍小组，而不是个人之间的反馈交流。小组之间权力的不平等，经历和等级的不平等，都会影响反馈的双向性。另外，小组内意见不一，新成员的加入，也会对交流的有效性施加影响。
在有些小组，缺乏成员之间支持型纽带，无法取得团体的“协同”效应，在会议或其他相互合作的场合根本就没有双向交流的气氛。
以上是阻碍反馈的各种因素，在同他人沟通时要时时注意这些因素，以避免出现大的问题。
让大家共同参与讨论
说到领导的形象，人们都会说上一句“平易近人”。所谓“平易近人”一般是指领导善于和下属进行交谈和沟通，没有官架子。但要使交谈更好地进行，仅仅没有官架子还不行，还要讲究沟通的艺术。
首先，同地位比你低的人交谈，要注意防止高傲自大，显示自己的优越感。作为领导，常会使部下在与你交谈时心里害怕，因此你要让听你讲话的人确实是在听，而不只是在那里点头。应该做到要了解对方；创造个有利于交谈的气氛；你讲的东西要力求让对方容易理解；要唤起对方谈话的兴趣；要使对方感到你是尊重他的，而且应该相互尊重。唯有经常与部下平等、友善地交谈，你与部下的情感，才能得以沟通，你交付的任务也就能够积极、迅速地得以执行。对于要求部下做某件事的做法。如果你能说服部下主动去做，效果会更好。聪明的领导者总是这样去做的：利用部下的特长，告诉他怎样能对他自己有好处；把“丑话”讲在前头；说话要采用“可以，不错，但是”而不是当面否定对方的观点。不管形式如何，在态度上，你都应热情、亲切；内容上，应适合对方的情趣和口味。在回答对方的提问或对对方的讲话做出反应时，应郑重其事，不要流露出怠慢甚至是轻蔑的神情，这也是衡量一个人心灵美的重要尺度。在接触或交谈中，当你发现对方神态尴尬、讲话嗫嚅时，你应为其释难，用和蔼平易的态度，使他大胆表达，无话不说。这样，彼此就会建立起一种友好的情谊。
其次，在下属中常有一些老实人，他们在交谈时往往难以合作，有的狡猾人往往欺侮老实人，能言善辩者也常常冷落木讷寡言者，这种社会风气和倾向要不得。领导在同老实忠厚的人交谈时，也应以忠实热情的态度对待，不要搞“一言堂”，不要以为自己能说会道，一个劲儿地只顾自己讲，应该让对方有发表意见的机会。在言谈中，说话频率不宜太快，不要咄咄逼人，不然对方会因应接不暇而不敢对话。当对方讲话时，你应诚心诚意地倾听。当他讲错了话或言不达意时，不要去指责或奚落他，不然，会使他心慌意乱。当你同他讲话时，应该言辞通俗、态度诚恳、以诚相待，不要去骗他、哄他。
再次，充分确保员工的知情权。如果发生了每个人都需了解的事情，要把你的员工召集起来，告之这些消息或利害关系。有些事情不应推迟到下次例会。
在许多组织中，自发性本身具有积极意义，按照已定的日程安排所进行的正常商业活动更需要自发性。
在自发性会议上可以发布好消息、需马上解决的问题，或者易被谣传误导的消息。让有关各方参加这种短时的会议还传达出这样一种信息，即你希望他们了解公司最近所发生的事情。
人们都有参与意识。如果你让他们了解得越多，给予更多的参与机会，使他们对前途有更好的把握，他们去其他公司发展的念头就越少。若员工感到在现有职位能真正发挥作用，即使其他业主提供某种职位，他也很少愿意去应聘。
此外，要注意，不是所有的会议都必须在同一地点举行，你可以在会议室、总裁办公室、午餐室或雇员工作的地方来发布各种信息。要根据你想要传达的信息来选择最好的会议地点。不要把会议地点局限在公司。有些公司在公司以外的地点也成功有效地举行了会议。在当地汽车旅馆的会议室或某家饭店的会议室，或办公楼前面的树荫下召集全体雇员大会是十分有效果的。如果可能的话，要提供一些食物和饮料，它给人以舒适感，使人们在等待会议开始的同时有事可做，而且也表现了资方的体恤、慷慨和守信。
掌握了上述方法，让大家共同参与讨论，那么彼此之间的沟通将会取得更多、更好的效果。
解决方法——直接解释问题
当组织中出现问题时，一个很好的解决方法就是——直接解释问题，也就是坦诚沟通。对于领导人来说，坦诚意味着在你做口头、非口头的沟通时，表现得很直接、透明、开放、坦率。身为领导人，必须化解所有的恐惧、不确定性与疑虑。告诉员工，他们应该知道的事。告诉人们你想要什么，对他们有什么期待，或对他们有什么打算。同时，询问他们想要什么，有什么期待，或对你有什么打算。
前白宫特派员博克威兹描述他的坦诚沟通经验时说：“你看到的就是真实的我。我告诉人们，我是谁，我是怎样的人，我擅长的事，以及对我而言重要的事。同时，我也会询问他们是谁，他们从哪儿来，他们追求什么。”
坦诚是一个领导者工作高效的秘诀。金宝汤公司总裁康奈特说：“在跟某人合作的第一天的第一个小时中，我就会开诚布公。在第一场会议上，我会说明，我的目标就是尽快将我们工作关系间的神秘面纱揭开。如此一来，我们就可一起有建设性地将重心放在即将面对的挑战上面。”
