第一（节）文书管理工作概述
一、企业公文的主要类别
企业公文的主要类别如下：
1.请示
请上级指示和批准，用“请示”。
2.报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
3.指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复
答复请示事项，用“批复”。
6.通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7.通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9.函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
二、企业公文的一般格式
公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
1.公文标题
公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
2.公文报送
向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门）；需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。
3.发文时间
发文时间，以领导签发日期为准。联合行文，以最后单位签发的日期为准。
4.公文字号
公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。
5.公文附件
公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
6.发文单位
收、发文单（部门）位应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。
7.公文文字
公文文字一律从左至右横写横排。
8.公文用纸
公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
第二（节）文书管理工作制度规范
一、企业公文收发规定范例
现举某公司公文收规定范例，用以说明企业公文收发规定各条文的具体内容。
第一条本公司的对外公开文件由行政部门负责起草和审核，由公司总裁签发，各部门的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，总裁签发。
第二条本公司所有文件经总裁签发后，送行政部门统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误后方能正式打印、盖章。
第三条本公司所有文件和原稿，由行政部分类归档，保存备查。
第四条本公司所有机密文件，核稿人应该注明“机密”字样，并标注报送范围，由专人印制、报送。
第五条除机密文件外，本公司所有文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
第六条本公司所有外来文件由行政部派专人负责签收，并分类登记。
第七条传阅文件由行政部派专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
二、企业公文管理制度范例
现举某公司公文管理制度范例，用以说明公文管理制度总则、收文管理、发文管理、发文程序与要求、文件借阅和清退、文件立卷和归档、文件销毁等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为提高本公司的工作效率，切实减少文件沟通中的各种浪费，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
第二条本公司所有文件由行政部负责管理，文件管理的主要内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
（二）收文管理
第三条凡来公司的公启文件均由公司收发员登记签收后分别送交各部门相关人员拆封。在签收和拆封时，收发员和负责秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
第四条对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条行政部秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
第六条本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政部秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第七条凡正式文件均需分别由行政主管根据文件内容和性质阅签后，由秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送总裁亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
第八条一般函、电、单据等，分别由前台秘书直接分转处理。
第九条为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总裁办公室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第十条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和带去公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容。
第十一条阅读文件应抓紧时间。当天阅完后应在下班前将文件交行政部。阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，“两办”应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第十二条阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第十三条行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政总监同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
（三）发文管理
第十四条本公司上报下发正式文件的权力分别集中在总裁办公室和行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第十五条各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作需要发文时，应分别向总裁办公室、行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。
第十六条凡是以总裁办公室、行政部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告，编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第十七条总裁办公室、行政部下发文件主要用于：
（1）公布全公司的规章制度。
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项。
（4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定。
（5）发布有关奖惩决定和通报。
（6）其他有关全公司的重大事项。
（四）发文程序与要求
第十八条各部门需要发文，应事先分别向总裁办公室、行政部提出申请。
第十九条总裁办公室、行政部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法律法规、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
第二十条草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
第二十一条文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。
第二十二条秘书处应根据总裁办公室、行政部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。
第二十三条经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。
第二十四条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
第二十五条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
第二十六条文稿审核会签后，按批准权限规定分别呈送总裁办公室、行政部领导审定批准签发。
第二十七条经领导批准签发后的文稿交“两办”机要秘书统一编号送打字室打印。
第二十八条文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
第二十九条文件打印后，由行政部派专人按数印刷，再由“两办”机要秘书发文并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，应拒绝盖印分发。
（五）文件借阅和清退
第三十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须“两办”主任同意后方可借阅。
第三十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第三十二条行政部秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第三十三条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收发、保管、保密、催办、检查工作。
（六）文件立卷与归档
第三十四条文件归档范围
（1）凡有关公司整体内容的文件统一由行政部负责归档。
（2）业务科室、各部门日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、部门负责立卷归档。
第三十五条立卷要求
（1）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理立卷。
（2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
（3）坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
（4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完毕。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）
（七）文件销毁
第三十六条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
三、企业文印室管理规定范例
现举某公司文印室管理规定范例，用以说明企业文印室管理规定各条文的具体内容。
第一条本公司的文件打印坚持以下原则：有打印必要时方予打印，内部传递的简单请示报告或非正式通知及公告，在公司内部局域网络内公开即可，无需打印。
第二条如有对外发文的文件，由起草人拟稿并校正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
第三条凡属私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送。
第四条文印室工作人员对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取，不得延误。
第五条文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中需保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终进行统计核算。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
四、企业邮件、函电收发制度范例
现举某厂企业邮件、函电收发制度范例，用以说明企业邮件、函电收发制度各条文的具体内容。
第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。
