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第7章 方法之胜:把难办的事办利索(2)

他在“叙述电视网”得到一个经验,一场访问不论是通过100家播映或通过1000家播映,所花费的时间和精力是一样的。

他不知道你的梦想或目标是什么,但你可以运用技巧来倍增努力后的结果。这是成功的基本原理,好好想想看!

蚂蚁是最好的榜样

蚂蚁是我们最好的榜样,它们驮着一颗小米粒,东碰西撞地前进,一路上不知碰到过多少次墙壁,翻过多少个跟斗,好不容易才到达洞口。蚂蚁的生活情形留给我们的启示是:只有不断地努力,才能得到更好的结果。

聪明的人都知道,一个人必须倾注于一件事上,才能达到目标;聪明的人也知道,要善用自己不屈不挠的精神、百折不回的意志及持续不断的恒心,这样才能在生存竞争中取得胜利。

一个有经验的园艺家,有时会把许多能够开花结果的枝条剪去,这在一般人看来一定觉得可惜,可是他为了使树木迅速生长,果实结得特别饱满,就非得忍痛将这些多余的枝条剪掉。否则,他将来收获时的损失,一定会远远超过剪掉的这些枝条的无数倍。

那些有经验的花匠,为什么一定要把许多快要开放的花蕾剪去呢?它们不是一样可以开出美丽的花朵吗?他们剪去其中绝大部分,可以使所有的养料都集中在剩下的花朵花蕾上,当这些花蕾开放后,便会成为稀有、珍贵而硕大的奇葩。

正如培植花木一般,有些青年男女与其把所有精力分散到许多无关紧要的事情上,不如看准一件最重要的事业,然后集中精力,埋头去干,这样一定可以收到良好的效果。

如果你想成为一个众望所归的领袖,成为一个才识渊博、无人企及的人物,就非得清除所有杂乱无章的念头不可。如果你想在某一方面取得伟大成就,就得大胆伸开剪刀,把那些微小、平凡、没有把握的希望完全剪去,即使有些事情已经稍具头绪或着手去做了,也要当机立断、忍痛牺牲。

世上成千上万的失败者,并不是因为他们没有才干,实在应该归咎于他们不肯集中精力去做适当的工作,他们过于分散自己的精力,而且从未顿悟其实,如果把那些七零八碎的欲望一一消除,用自己所有的精力集中去培植一个花朵,那么它将来一定会令你惊讶地结出十分美丽丰硕的果子。

对一个领域100%地精通,要比对100个领域各精通1%强得多。因此拥有一种专门技巧,要比那种样样不精的多面手容易成功,因为他会无时无刻地在这方面力求进步,随时都注意自己的缺陷,并设法弥补。他只想把事情做得尽善尽美。反之,如果一个人什么都想做,可他真会忙不过来,要顾到这个,又要想到那个,事事只求“将就一点”,结果当然是一事无成。

一般青年大多不注重事业成功的要素,他们常把事情看得过分简单,不肯集中自己所有的精力去努力,需知经验好比一个雪球,在人生的路上,它永远是愈滚愈大的。任何人都应该把精力集中在某一种事业上,不断工作、不断学习。你所花费的功夫愈大,所学得的经验也愈多,做起事来也就愈觉得容易。

“光阴一去不复返”,当你开始走入社会工作时,一定是满腔热情、浑身是劲。你应该把这些精力全部放在事业上,无论你从事什么样的工作,都要用心努力地去经营,当你发现它们所带给你的成果时,你一定会惊讶不已。

歌德说:“你适合站在哪里,你就应该站到哪里。”这正是给那些三心二意的人的最好忠告。

不论任何人,假使不趁年轻力壮的黄金时代训练自己,使自己具备一种集中精力的良好特质,那他以后一定就不能成就什么事业。世上最大的损失,莫过于把一个人的精力毫无意义地分散到很多方面的事情上。一个人的能力和精力毕竟有限,要想样样精通,是很难办到的,如果你想成就任何事业,就请一定牢记这条定律。

大多数人,假使一开始就能将自己的精力善加利用,不让它分散到一些毫无用处的事情上去,他就有成功的希望,可是偏偏有许多人今天东学一点、明天西碰一下,他们看起来整日忙碌,但最终白忙了一生,什么事也没有做成。

办事“二分法”:计划+习惯

多花些时间将工作的内容具体化,才能够掌握整体的重点,才能放心大胆地去工作,同时才能给人一种安全感。怎样办事才能又快又好?

(1)制定你的办事计划

有这样一个故事,有一个国王,给两个大臣同样大小的土地,命令他们尽快建设一座城市。由于这两人从没有过这样的经验,所以都不知如何下手。其中的大臣A,虽然因为毫无经验而感到焦虑,可他先在土地的中央盖了一间房屋,然后在房屋的前面造路、引水,总算是开工了。而大臣B当然也感到焦虑,不过心中却一直盘算着,不知不觉又过了一段日子。A的工程虽然进行着,但是,由于担心不能在期限之内完成,因此感到十分恐慌;而B虽然开工落后于A,但是他很有信心地开始动工。事实上,B的心中一直在做着工程进行的具体行动计划。

在这样的竞争里,也许大臣B可能会胜利,但是我们所要讨论的不是胜负,而是心理状态。假设结果不分胜负,但A的心中一直感到焦虑;而B虽然起步较晚,却能够安心地有条不紊地工作。两者的心理状态之所以会有这样的差别,是由于B在进行这项工作之前,花了较多的时间具体地制订了行动方案,因此能预知整个工程的进度。

虽然这只是一个故事,但恰好可用来比喻美国人在开发大面积土地时的工作态度。惯于思考的美国人,对于任何事情的可行性均会加以评估。并把工作的内容具体化。经过具体化之后的工作,即使在进行中发生误差,或者必须更改,也能够很容易地找出处理的方法,所以他们工作起来是很放心的。类似的体验,在我们的日常生活中也常常可以遇见,而这种安全感比安排好的程序更能影响其后的工作效率。

(2)改变不良的习惯

每天规规矩矩地上班、干活,可是却一点活力也没有,对生活感到空虚,这种体会相信每个人都有。这时候应该怎么办?虽然“该做的都做了”,但总觉得不满意,此时如果把事情抛开不管,或是一味地蛮干下去,反而会增加倦怠感。

这时,不如不去做“该做的事”,或者“该做的不去做”而去做“不该做的”,这种相反的做法反而有效果。生活的倦怠感多半是由于对同一步调的生活态度产生厌烦、疲劳,缺乏新鲜感而引起的。所以要消除这种倦怠感,就必须打破原来的生活习惯。比如说“12点就寝,每天工作8小时,周日休息”,将这种规律性的日程表,大胆地打破,这是值得一试的方法。最近有一种新的上班方式极受重视,就是弹性工作制,不坐班,一天之内可以做两天的工作,第二天就可以休息。像这种不同的工作方式,或是吃过晚饭马上睡觉,到了三更半夜再爬起来干,尝试在不同的时间内做不同的体验,这样就会让你发现新的生活和新的自我。

当然,也有的人是因为身体或精神状况起了变化,而使得早晨型的人到了下午才进入状况,问题是要掌握自己的最佳时问带,并在这段时间内去做自己不喜欢做的工作,那么就算再棘手的工作,也不会觉得很辛苦。所以,遇到棘手的工作而愁眉不展的人,应打破以往固定式的时间表,若能照我们推荐的方法去做,在你得意的时间带内做棘手的事,任何事均能顺利进行。

找到“第一位”

法国哲学家布莱斯·巴斯卡说:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”在现实生活中,许多人都是这样,对许多人来说,这句话不幸而言中,他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性依次排列。他们以为工作本身就是成绩,但这其实是大谬不然。

办事是要有章法的,不能眉毛胡子一把抓,要有轻重缓急!这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理,达到良好结果。

在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间,你首先去办哪一个?面对这个问题你或许会很为难。

不妨举一个例子,我们在学校学习的过程中,最缺的是什么?可能有许多人都有同感,我们最缺的就是钱。在这个时期,我们可以认为,对于我们的一生而言,学习对我们是重要的,但却不是最紧急的,而钱对我们是紧急的(我们会举出许多理由,如我们已经长大了,不想要父母的钱等等),但却不是最重要的。在这个十字路口,我们选择什么?

对这个问题,不同的人有不同的选择。有的早早就选择弃学从商,有的依然选择在校学习,而更可悲的人还有,无论他是弃学经商还是在校学习,他都不知道他在做什么?

这个例子看来真是再明显不过了,许多人在处理我们日常生活的方方面面时,的确分不清哪个更重要,哪个更紧急。这些人以为每个任务都是一样的,只要时间被忙忙碌碌地打发掉,他们就从心眼里高兴。他们只愿意去做能使他们高兴的事情,而不管这个事情有多么不重要或多么不紧急。

实际上,懂得生活的人都是明白轻重缓急的道理,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是依据主次的安排自己的时间。

(1)把重要事情摆在第一位

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。而始终要把它们摆在第一位,你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划:

①估价。首先,你要用上面所提到的目标、需要、回报和满足感四原则对将要做的事情作一个估价。

②去除。第二步是去除你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。

③估计。记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。

(2)精心确定主次

在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,你要问自己四个问题:

①我从哪里来,要到哪里去?我们每一个人来到这个世界上都肩负着一个责任,按预定的目标前进。可能再过20年,我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么?只有这样,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

②我需要做什么?要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。

③什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即他们会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们用巴莱托(80/20)定律来引导自己:人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

④什么能给我最大的满足感?有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。

(3)根据轻重缓急开始行动在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不能这样,而是按优先程度开展工作。以下是两个建议:

①每天开始都有一张优先表。伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时,艾维。利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理,但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多知识,而是更多行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”

艾维.利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会儿叉说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来,作第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第一件事,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中·艾维,利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得一亿美元。

②把事情按先后顺序写下来,定个进度表。把一天的时间安排好,这对于你成就大事是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,从而有助于你达到目的。

敢于抉择手段

不管一个人是多么地才华横溢,如果他缺乏足够的机智如果他不能够在适当的时间说适当的话做适当的事,那么他还是无法有效地施展自身的才华。

有许多人终其一生,都在等待一个足以令他成功的机会。而事实上,机会无所不在,重要的在于,当机会出现时,你是否已准备好了。

经过具体化之后的工作,即使在进行中发生误差,或者必须更改,也能够很容易地找出处理的方法,生活的倦怠感多半是由于对同一步调的生活态度产生厌烦、疲劳,缺乏新鲜感而引起的。所以要消除这种倦怠感,就必须打破原来的生活习惯。

大部分人是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。

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