有些人总爱把要做的事情往后推。不知何故，我们总是相信以后还有很多时间，或者这件事在别的时间做会更容易些。但是，我们好像并没有更多的时间，而且，事情不及时处理，通常会更困难。
有人自欺欺人地认为，以后会有充裕的时间。在我们遇到一个大问题时，这种倾向犹为明显；但在一些小事上，也偶有表现。迟早我们会面临这种情况，而且这些工作稍后再做，比一开始就做要困难得多。
对于那些自欺欺人的拖延行为，单用数字就可以帮助我们意识到它的愚蠢性。比如，我们有一项工作可能会用一个小时才能完成，我们向后拖延了两个星期，我们大多数人会犹豫，是拖延还是继续做。至少我们得用十分钟的时间考虑我们必须做什么。因为这件事增加的这些额外时间，使得完成工作的时间延长了很多。因为我们把完成任务的时间增加了：犹豫的时间，加上拖延的时间，再加上完成任务需要的时间。无形中，我们把本需要一个小时完成的任务变成了三个小时。但这并不是最坏的影响，犹豫的情绪正侵蚀着我们做其他工作的信心。
许多人快到下班的时候就心不在焉了。其实，下班前的5分钟是“黄金时间”，用好了，可以起到“承前启后”的作用。如果你以前的下班前5分钟总是无所事事，那么从现在起不妨试试下面的几条建议：
——整理办公桌
下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。特别是女秘书，更应注重这一点。
——检查工作表
当天应进行的工作项目，已完成的做上记号，对未完成的项目也做到心中有数。
——整理备忘录
备忘录上记载了一天的工作摘要，包括当天会见的人士，新获得的名片资料等等。内容多半繁杂无章，故在一天工作结束前将它整理一下。这样不但能掌握当天的工作进展，也便于日后翻阅。
——拟订次日的工作表
把当天的工作表检查完毕后，接着列出次日应进行的工作项目，拟订工作表。此时可参照备忘录，以防疏漏。
只要做到以上几点，你会惊奇地发现，想要提高自己的效率，就要急所当急，不轻易放过任何机会，你越是利用这些工作上空余的时间，那么你的工作效率会因为利用这些时间空当而有所提高。只要挤出时间，我们就可以摆脱琐事，可以摆脱压力。
分析和记录你的时间
高效的使用你的时间是使你成为一个高效率的人的必修课。而要想高效的使用你的时间，就要知道你的时间是怎样使用的，在哪些地方有浪费时间的情况，怎样避免这些情况的出现，找出防止时间浪费的方法，从而重新安排你的时间。
不管你从事什么工作，如果想知道自己的时间是怎样消耗掉的，可以采用时间记录的办法。如画一张工作时间表，进行记录，时间间隔可以是5分钟、10分钟、巧分钟……清楚地记录出自己干了什么事情，经过几天或几周的统计就可以相当准确地反映出自己的时间究竟是怎样消耗掉的。也许你会惊讶地发现，自己并不是自己以为的那么忙，有许多时间，你是在不经意中浪费掉的。只要将这些时间有效地利用起来，你是可以工作得很从容的。
记录时间是为了让你清楚自己的时间究竟用在了什么地方，知道这一点是使你合理使用自己时间的第一步。在进行了时间纪录之后，你就要认真分析自己的时间。进行时间分析是许多高效率的人士进行时间安排时必做的功课之一。
我们的时间使用中，总有一些时间花在了那些可以不做、又对日常生活毫无影响的事情上，分析时间就是要在时间记录表中找出这些根本不必要做的事项，找出纯粹是浪费时间的事项。当你知道了自己的工作中有哪些事情是不必要的，你就可以有意识地去减少和避免这些事情的发生。另外，你的生活中还有一些事情并没有必要自己亲自动手，假手他人，不但同样可以完成，甚至会比你自己动手做得更好。对于这样的事情，完全可以授权他人去做。同样的，也有一些工作是可以由其他部门去做的，找出这些可以让其他相关部门去办而且在相关部门的职权范围更好控制和处理效果更佳的工作，对于这些工作，你可以和其他相关部门协商，转由其他相关部门去处理。我们鼓励你将一部分工作转交他人，并不是说要推卸责任；而是可以大大减轻你不必要的负担，这样对于工作效率的提高大有裨益。同时，事情也可以得到圆满地解决，一举两得。
你也许会在你的时间表中找出一些浪费时间的事项，这些事项，不但浪费你的时间，降低你的工作效率，而且会加重别人的压力，浪费掉别人的时间，打乱别人的工作安排，对于这样的事项，更是能免则免。如开会，我们的工作中常常会有一些会议和活动，并不是为了解决问题而进行，这样的会议是完全可以取消的。许许多多的人身陷会议之中，将大量的时间白白浪费在无聊的报告之中；这是我们时间使用上一个很大的黑洞。能不开的会议一定要尽量避免。
李晴是一个文化公司的撰稿人。她常常需要编辑的催稿才能够勉强完成自己的撰稿工作。在需要交稿的日子，李晴常常觉得神经紧张。为了找出自己低效率工作的根源，李晴认真记录和分析了自己的时间使用情况。在自己的时间记录表中，李晴惊讶地发现，自己竟然有近四分之一的时间花在无所事事的应酬之中。因为是自由职业者，又常常在朋友中扮出一幅随时可以两肋插刀的模样，几乎所有朋友的休闲活动都会邀请她参加，而她又丝毫不懂得拒绝，在人家的休闲时间里，她本来应该工作的时间也用来休闲，渐渐地，待写的稿件才越堆越多，使她成为编辑们感到时时头疼的作者。
在认识到自己的这个毛病之后，高晴开始着手重新制定自己的日程安排，她严格划分出自己的工作时间，在工作时间内不论有什么聚会的邀请都一律回绝，这让高晴有了更多的时间坐在书桌前完成自己的工作。她发现，这样的生活不但让自己更加从容，而且对于自己的健康状况大有帮助，不再夜夜笙歌，让她睡得更好，曾经困扰她许久的神经衰弱现象也消失了。
无论你要进行的是一项什么工作，事先做计划都是个好习惯，它不仅不会让你的工作陷入混乱之中，你的办事能力也会变得快捷干练，你们工作压力会消除与无形。把时间花在思考和计划上，这会为以后省出许多时间，因为事先思考和计划能保证工作的顺利完成，考虑成熟可以让你满怀热情地投入新的工作。
没有计划的工作会让你在中途发现许多琐碎但必须做的小事，你不得不被这些琐碎小事耽误工作时间，你甚至会觉得自己被失败感纠缠而倍感压力。即使你完成了工作，你也会对它产生负面印象，在你需要再做同样的工作时，你会因为它的琐碎压倒、浪费时间而望而却步。
分明有序讲条理，莫为忙碌累身心。科学地利用时间，合理地安排各种事务，避免超负荷工作，是消除压力，赢得身心健康的关键。
集中精力，做最重要的事情
人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊呀的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方。
时间危机让企业经营管理者感到了压力，也感到了困惑。“太忙了！”这几乎是每个企业经营管理者的口头禅。人们常用“日理万机”一词来形容他们的工作。很多企业经营管理者确是如此，工作一项接着一项，日程安排得满满的，工作压力上的表现之一就是常常感到时间紧张不够用。
时间的增值效应，正在引起一连串的链式反应，涉及到社会的各个方面。
在工业上，丧失一分一秒，就可能倒闭破产。正如美国汽车大王福特二世所说的那样：“企业成功与高速度之间的关系，比起与任何其他几个因素之间的关系来都要密切。”
至于商业，更是争时如争金。为了捕捉瞬息万变的商业信息，日本贸易振兴会不惜巨资，在全世界182个地方设立了调查点，按不同的商品和地区进行分类，出版专门性的商业情报杂志，并开展“委托调查”的业务，根据企业的委托要求，利用海外情报网络有针对性地组织商场调查，收集信息。
所谓信息，就一般定义而言，是指社会共享的人类的一切知识，以及从客观现象中提炼出来的各种消息和情报。信息贯穿在政治、经济、军事、科学、教育、文化、艺术和社会生活一切领域。尤其现代社会生活节奏快，正在进入信息时代。由于当代科学技术的发展，信息的传播速度越来越快。目前，全世界发表的含有新知识的论文平均每天有近14000千篇，平均每天有800～900件专利问世。全世界每年出版55万种图书，平均每一分钟就出版一种新书。近20年来，每年形成的文献资料页数，美国约1750亿页，前苏联约600亿页。据联合国教科文组组的统计，科学知识的增长率，从60年代以来的9．5%，发展到70年代的10．6%，80年代则达到12650%。过去每隔10～15年人类知识就要翻一番，如今3～5年就要翻一番。化学杂志参考文献的实用期，约有50%不到8年就得更新，而物理杂志参考文献半数以上都是近5年内发表的。有人统计，人类全部科技知识总量的80%都是本世纪产生的。
信息在人类社会发展中的重要作用，以及现代社会进入“信息社会”的新形势，要求我们每个人在时间运用上要运筹帷幄，精心安排、组织工作，珍惜时间，善用时间。只有这样，在激烈的竞争中，才能立于不败之地。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”
利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项一直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”
利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
