来看看身边的同事，他们是否也跟自己一样，每件事情都需要花费大量的时间来解决？从而导致一天的工作任务没有办法在规定的时间内完成。如果不是的话，那只能毫不客气地说，这是你自身的原因所造成的了。
拿刘芸举例，你是否两次工作做了同样的事情？
刘芸在学校的时候，就是成绩优异的好学生，而且做事认真，积极主动，颇得老师和同学们的欢心。到了工作岗位上，更是刻苦努力，积极学习在学校里没能学到的东西，对待每一将在也很上心，每次完成工作任务之后，都会仔仔细细地检查一遍，确保没有任何问题了，才拿给领导过目。这个好习惯在刘芸试用期的时候，给自己带来不少的好评。但是，公司业务渐渐进入高峰期，每个人手里的活儿都多了起来。刘芸却依旧坚持着自己的原则，每一件事情都认认真真地努力去完成，一点儿也不给自己放水的机会。虽然这样做让自己的每一个工作任务都漂漂亮亮地完成了，但是，一天的工作结束后，刘芸却至少还有一半的工作没有做。刚开始的几天时间里，告诫自己：因为是新人，努力也是应该的。于是，每天晚上都留在公司加班，直到把当天的工作完成。但是，坚持了一段时间之后，刘芸就觉得有些吃不消了，每天高强度长时间的工作，让自己整个人身心俱疲，一点精神都提不起来，每天在工作时间能完成的任务就更少了，眼看就要形成恶性循环，刘芸只得把检查的习惯去掉了，工作任务进行的时候认真仔细，但是，完成就是完成了，时间不够宽松的时候，绝不再去碰第二遍。但是，效果并不大，即使这样节省了很多时间，到下班的时候，依旧有三分之一的工作还没有动手处理。
刘芸无奈只好，决定向自己的主管请教。主管每天都比自己要做更多的工作，但是人家却很少加班，也没像自己一般，整体跟个无头苍蝇似的，撞到哪里就是哪里。主管听说了刘芸的情况以后，看了看她的日程计划，指着上面的两项工作说：“这两项工作看起来不是差不多吗？为什么不放在一起去做？相同的思路，相同的流程，放在一起，不是可以节省更多的时间吗？还有其他相似的工作，也可以一并处理了。”
刘芸按照主管的建议，将相同类型的工作安排到一起处理，中途不用转换思路，也不用花费好几分钟的时间去适应新的工作流程，工作效率果然大大提高。坚持了一段时间之后，刘芸终于再也不用加班了！
在长期的固定工作岗位上，我们面对的工作千千万万，但是这千万个工作中，总有一些是“同类项”，为了节省时间，提高工作效率，我们要学会“合并同类项”。将相似或是相同类型的工作放到一起来处理。
为什么要“合并同类型”
在一个工作岗位上，每天都会有例行工作，也总会有一些大同小异的工作任务，这些工作，每一件处理起来都需要花费不少的时间，但是，若能放到一起处理呢？那么，岂不是可以用做一件事情的时间来处理两件甚至多件事情？比如，收发快递，一个人一个人的去拿，就要来回跑好几趟，我们完全可以把办公室所有人的一起拿来；打开水或是泡茶，反正是要去开水间的，一杯子水和一暖瓶水，都是花费那么多时间，何不一次多打点呢……诸如次了的事情还有很多，那么，“合并同类项”有什么好处呢？
1、节约时间，用做一件事情的时间可以完成好多个事情。
2、不用转换思路，“同类项”一般都有相似的处理流程。
3、一件事情确定了，下面的同类项就能做的得心应手。
4、分阶段工作，一个类型一个阶段，两个不同类型之间可以小憩一下，劳逸结合。
5、培养自己的组织能力，能在第一眼就决断这件事情属于哪一个类型。
6、目的明确。
怎样“合并同类项”
在同一时间去处理相似的事情，可以为我们节省大量的时间，并且时刻保持高效清爽的头脑，在工作中更加得心应手。这样，才能在规定的时间内完成更多的工作，持之以恒的话，则会大大提高我们的工作效率，将每件事情都能在确定好的时间内做的游刃有余，再也不需要加班，也不需要“临时抱佛脚”，更不要每天都忙的焦头烂额。那么，在工作中“合并同类项”有哪几个步骤呢？
1、将一天的工作任务全部写到一张纸上。
2、按照“轻重缓急”的第二象限原则，将工作排序。
3、确定每件工作的难度和所需花费的时间。
4、按照工作思路和工作流程，将相同类型的放在一个时间段上。
5、先处理重要且紧急的工作和同一类型的事情。
6、及时总结工作经验，以便处理后面的事情。
7、复杂棘手的事件要分成若干个小部分，将每个小部分都划分到与之相似的类型中去。
8、最后清点一天的工作量是否完成。
几点关键，远离“加班”
“合并同类项”的目的无非就是将相同事件放在一起解决，节约我们来回奔波或是不停转换工作思路的时间，大大提高工作效率，轻松上下班。因此，在“合并同类项”的过程中，并不可随意而为，而要遵照一定的原则，合理分配时间和事务，确保能在规定时间内完成需要的工作任务，并将自己每天的工作梳理清晰，整理得井井有条。说到重点，自然还是以工作中的时间管理为首要任务，不可在某一类型的事情上花费过多的时间，而要量其“重要性和紧急性”而行。那么，在“合并同类型”过程中，还需要注意些什么呢？
1、每天多做一点点，即使将同一类型的事情放到一起解决，也要尽量节约时间，争取在最短的时间内将工作完成。
2、即使是同一类型，在处理得过程中也不尽然是完全一样的，所以，在做每件事情之前，都要先浏览一遍，确定合适的工作思路和工作方法，而不要一味地模仿。
3、注意随时积累经验，即使不同的类型的工作，也可能会有相似的地方。
4、无论采取什么方法来进行工作，节约时间，提高效率都是最终目的。
提高效率，让时间更有价值
如今，人们面临着时间运筹观念变革。在现代社会，人们不仅要在总体上正确认识时间的巨大价值，从而十分爱惜和充分利用时间，而且要在平常工作和生活中科学地安排和分配时间，以期在一定的时间内取得最大的工作效率。因此，如何运筹时间，既是一门科学，也是一门艺术。时间虽然对人们来说，既看不见，也摸不着，但它是可以被精确测定的。一个人在一生中的不同时期，甚至在一天的不同时刻，其价值是大相径庭而且因人而异的。
随着现代生活节奏的加快，时间显得更为紧张。而仔细想想，在现实生活中，有很多时间都是被白白地浪费掉了。那么，我们就必须要努力提高自觉地工作效率，节约时间，在一生有限的时间里，充分利用上天赐予我们的每一分每一秒，还要善于把隐藏的时间找出来，一刻不停地工作、积累、进步。这样，才能让我们的时间更加有价值，每一分每一秒都凸显它的真正意义！
即时通讯工具真的是最有效率的吗？
灵活使用各种联络工具
我们常常埋头苦干，将大部分时间集中在自己的工作中，但是在日常工作中，我们并不是埋头苦干就可以的，很多时候都要跟同事协调合作。
说到这里，也许你就要埋怨了：很多时候，需要同事提供一个相关的资料，给她打了电话，将情况说明了，对方也答应的好好的，但就是不见文件送来，于是，自觉地工作就被迫往后拖延了很长一段时间，导致自己没办法在规定的期限内完成本来很轻松就能够完成的工作；或者，老板新派发了一项新工作，其中有些事情是需要其他部门协助来做的，于是，你将邮件发过去，征求对方的意见，以便确定工作的开始时间，但是，对方却迟迟不肯给消息，于是，本来可以今天就可以开始的工作，硬是给拖延了三五天所以，在后面的工作过程中，就难免手忙脚乱……
这时候，不妨去问问其他的同事，他们是否也为同事之间的协调合作浪费很多时间，致使工作任务不得不延后或是中途停下来，从而没有办法按时完成？我想大多数人都不会这样的吧？那么，我只能说，这是你自身原因所造成的。
拿王楠举例，你真的知道怎样才不被同事影响进度吗？
王楠在公司中的业务科室工作，经常跟同事们需要交换情报材料、协调合作之类的事宜。刚开始的时候，鉴于王楠是新人，同事们都很照顾，有什么问题都第一时间去帮忙。而且，工作初期，王楠需要跟同事相互协同合作的事情也并不是太多。但是，随着对公司业务的熟悉，渐渐被派发了更多的工作任务，需要完成更多的业绩，同时，公司业务的高峰期也来临了。王楠除了埋头于自己一个人能够完成的工作任务之外，更多的则是需要与同事们协调合作，共同来完成某项任务。比如，王楠负责开发新客户，而隔壁的小李则需要来维护这些客户的数据，以便随时能提醒王楠什么时候该跟哪一位或哪几位旧客户取得联系，回访产品的使用情况，有没有需要公司去解决的问题，或者向公司提出某些意见。但是，小李并不是只负责王楠一个人的数据，而是半个业务部的数据库。所以，有时候，小李提醒的不是很及时，王楠就不得不利用周末的时间来加班，完成需要回访的任务或是开发新客户的数量。
对于这种情况，王楠显然很不满，于是，自己经常主动发邮件或是打电话提醒小李，将近期的客户信息反馈给自己。但是，十有八九，小李会将这件事情忘记或是忽略了，其结果就是，王楠的提醒根本没有起到多大作用，该加班的次数依旧很频繁。王楠有些恼怒，这明明不是自己的问题，为什么是小李耽误了自觉地工作，加班的却是自己？于是，王楠去向主管汇报这件事情，希望能给自己一个合适的解决办法。主管将王楠的问题分析以后，问他：“你经常是怎么跟小李联系的？”王楠回答说是邮件或是打电话。主管接着就明白问题在哪里了，于是向王楠提了一个建议——活用各种通讯工具。比如，你发邮件或是打电话的时候，可能小李正忙，所以没办法即刻就满足你的要求，等他忙完了，可能又有了新的事情，于是就把这件事情抛之脑后了，这时候，如果你利用QQ信息，每隔一段时间，询问一次的话，可能小李在工作见习看到之后，就离开将资料传递过去了。王楠恍然大悟，也是，小李忙起来的时候，不可能时时刻刻都记得前一封邮件或是前一通电话的内容，但是，自己随时提醒的话，情况就不一样了。于是，王楠按照主管的建议，该打电话的时候打电话，该发邮件的时候发邮件，该用QQ或是MSN的时候也要灵活使用……一段时间之后，果然取得了不错的效果。因为时时刻刻都能跟同事取得合适的协调合作，再也不用担心自己的时间被无端地浪费掉了。
任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们就需要活用各种通讯工具，互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。
为什么要活用通讯工具
你也许拥有全世界最伟大的广告构想，但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想，你可能就不会有太好的运气，可能要等到几个月后，你的构想才会被慎重考虑，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去！
大家想想，我们是不是也在经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，活用各种通讯工具，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！那么，活用各种通讯工具究竟还有哪些好处呢？
1、不要让别人浪费你的时间。
2、及时取得你所想要的信息。
3、确保一切都在自己的计划内行事。
4、确保日程表不会被打扰或延后。
5、适应组织的节奏性与周期性。
6、尽量不要给别人造成困扰。
活用通讯，让工作安稳继续
工作中，不管是我们求助于对方，希望对方与自己合作还是其他同事为某件事情来打扰自己，都会通过一定的方式让双方取得联系，确定对方可以现在为自己提供某种服务，然后才会积极实施。那么，我们在跟对方联络的过程中，就要确保对方能在自己所期望的时间内将自觉地意见表达出来或是将自己所希望的信息内容提供到位。这样，才能保证我们所做的一切努力都是有用的。所以，在跟对方取得联络的过程中，我们就要学会活用各种通讯工具，不会因为通讯不到位而影响自己下面的工作。那么，怎样来活用通讯呢？
1、对于重要的事情，一定要先打电话通知，然后发邮件将具体交代说清楚。
2、对于不重要的事情，发邮件即可，等自己有时间的时候再去处理。
3、对于紧急需要的东西，而对方不方便的情况下，除了打电话，还要即时通讯工具，随时与对方保持联系，一旦对方有空闲时间，立刻索取。
4、对于老板传达的命令，一定要发邮件通知到每个员工，然后通知各个科室。
5、工作中出现的问题，需要立刻同负责人取得联系的，要积极试用各种联络方法。
几点关键，保持高效
在高速发展的现代社会，通讯工具尤其是即时通讯工具越来越发达，我们也得以能够更加方便且随心所欲地利用各种通讯工具，来达成自己的目标。但是，有些事很，即时通讯工具也并不一定安全有效，为了保证高效工作，准时完成各种工作任务，我们必须学会再合适的事件情况下使用合适的通讯工具，即活用各类通讯工具。那么，在活用各种通讯工具的过程中，还需要注意些什么事项吗？
1、不论电话还是邮件，保持简短明了的开场白。
2、控制通话时间，保持通话主题。
3、向同事请求协作时，要双方达成一致，不要随意打扰人家。
4、自己能解决的事情就不要仰仗别人，要知道，大家都很忙。
5、将事情集中起来，一次说明白，不要三番五次去向别人请求帮忙。
赢得时间，成功就近了一步
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”当他见到自己的一个学生时间管理不善，用白天的时间睡觉时，给了那位学生以全面的否定。可见是否会管理时间在人们眼中是一种工作高效率的标尺。彼德.杜拉克就曾经说过：“时间是最高贵而有限的资源。”
只要有过管理时间经验的人们，就都能够发现管理好时间对于自己不仅很重要，而且会为自己带来许多显而易见的好处。只要掌控了准确的时间管理方法，能够时时刻刻让自己保持高效，相信成功就在不远的地方等着你！
是否在收发电子邮件的间隙进行工作？
