有些人胆小，当他们想在众人面前讲话时，舌头就发紧。不要问一些使人难于回答的直接问题使这种人感到难为情。相反，问一些你认为他们能够回答的问题。例如，有关他们的工作、家庭或他们如何处理某一特殊情况的问题。有机会就表扬他们，拍拍他们的肩膀，帮助他们克服发言时的不安心理。
有的人有较好的意见和看法，但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况，主持人应想办法打消这些人的顾虑，支持他们发言。有的人怕讲不好，被人讥笑，既想讲又不敢讲，会议主持人要寻找机会鼓励他发言，表示出对他的发言很感兴趣，促使他大胆发言。
（2）清高的沉默。
如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默，这一类人往往是阅历较深、比较严谨、有自己的见解。他们一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子。对这类人，主持者应该多给他们一些鼓励和尊重，让他们感觉到自己的意见很重要。
（3）无所谓的沉默。
当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来，促使其思考问题。
（4）对立的沉默。
这类人要么是对议题有不同意见不想说，要么是对主持人有意见不愿说，就会采取不予理睬的态度。主持人应从团结的愿望出发，不计个人恩怨，主动、热情地引导他们发言，以亲切的感情和语气使他们改变态度，并对他们的发言持重视态度，鼓励他们讲出自己的真实看法，对不正确的意见也不要介意。
当然，会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如：有的人不吭声是表示同意，有的暂时不表态是想听别人意见后再说，有的人不表态是没有新的意见等。这些情况均属正常，不必在意。
（5）离题万里的局面。
开会时经常出现离题的现象，甚至最出色的主持人也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候，会议就会脱离轨道，进程很慢。作为主持人，你的职责是善于把会议引上正轨。离题时不可强扭，也不能不扭。强扭会挫伤积极性，不扭就可能开成无效会议。你可以采用下面这几种方法：
接过讨论的某句话，顺势巧妙自然地引回到正题上来。你可以说：“这是个颇有意思的意见。可这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使别人察觉到他们离题了，使他们回到讨论的议题上；
联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到正题中；
用一句风趣的话截住议论而引入正题。
对付离题现象的处理绝对不能简单粗暴，而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者。或者，如果可能的话，逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来，可以把大家引回轨道上来。如果还不行，就总结一下到目前为止已经说过的内容。这就会调整其方向，把注意力集中到主要议题上来。
（6）窃窃私语的局面。
当一个人开始与周围的人交谈干扰了会议时，你该怎么办？最好的办法是尽可能不理睬他。总有些人不体谅他人的感受，你不得不容忍他们。
如果交谈达到必须加以制止时，你可以通过直接提问来试着打断交谈者。或者你也可以停止发言，等着他们安静下来。如果这也不管用，你可以对他们说：“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”
还有，如果你想制止他们，就请他们总结一下最后几个建议，并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚，说出来，他们就会注意了。
开会时的介绍技巧
会议开始时的介绍技巧十分重要。好的开端等于成功的一半。会议开始顺利，则为会议的成功举行打下了良好的基础。会议开始时，主席应尽力吸引与会者的兴趣，满足与会者的需求，调动与会人员的积极性。有时会议成员之间并不相识，这将会影响会议的讨论及进行，所以在会议开始时需要做些必要的介绍。常用的介绍方法有：
自我介绍。与会者分别作一下简短的自我介绍，说明自己的姓名、身份、背景情况等。这种介绍可以是按一定次序进行的，也可以是随意的、无序的。介绍时，通常应起立、脱帽。
互相介绍。这种介绍将自我介绍与他人介绍结合起来，通常按照座位的次序或按事前编排好的次序进行。
主席介绍。由会议主席分别一一介绍参加会议的人员情况，这一方法适用于主席对与会者的姓名、身份比较熟悉的情况。介绍到每一位与会者时，被介绍者应起立、脱帽向大家点头示意，有时也可做必要的补充。
名片介绍。通过与会者相互递交名片进行。名片通常印有姓名、身份等内容，呈长方形，长9～10厘米，宽5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的颜色可以是白色、米黄色、浅灰色或浅蓝色，在左上角常用较小的字体写明身份、职务，正中用较大的字体印出姓名，左下角和右下角可印出地址、邮编、住址、电话等。
会议主持的技巧
在介绍了与会者的情况之后，应设法使会议进入正题，其方式有两种：一种是比较正式的会议，可以由主席或其他重要人物的正式讲话开始；另一种是非正规的、非正式的场合，可由主席用一个与会议主题有关的故事或幽默玩笑引入正题。当然，这个故事或幽默玩笑必须与会场的气氛融洽，最好与会议的主题有联系。
会议是多人进行交际沟通的场合，在开始时即营造出一种良好的，或适宜的会议氛围对其顺利进展是十分重要的，这就要求主席具有较熟练的技巧和丰富的主持会议经验。具体地，可应用如下技巧：
造成“我群感”。这种技巧是从心理上让与会人员对会议有一种认同感。也就是想方设法使与会者有一种对会议群体的强烈归属感。“我群感”对于调动与会者的积极性，承担其职责，增强会议内聚力，实现会议目标很有必要。主席可以在休会期间到与会人员中去，与他们进行更多的交流；主席可以在会议中对此进行有意的强调，比如在讲话中重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”等术语，使与会者产生“我们”是一个整体的感觉；同时，尽量避免使用“你们”这样的说法称呼会议成员。另外，可以使用特殊的会议标志（如会议代表出席证、会标等），以造成会议群体与非会议群体之间的界限。
对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类。主席在掌握会议进程时，要注意这些目的是否达到。只有使会议既达到了组织者的目的，也达到了全体与会者的目的，会议才可能获得较大的成功。
处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标。会议的显在目标一般是主席在会议开始时明确、清楚地向全体与会者宣布的目标；会议的潜在目标是会议未公开宣布，但在实际上却随着会议的进行而逐渐达到的目标。对此，主席应始终保持清醒的头脑，并灵活创造良好的会议气氛。同时，会议的目标有近期的、较易达到的和远期的、较难实现的之分。主席在安排会议时，应使近期的、较易达到的目标尽快实现，这样会使与会者兴趣增加，并激发其信心，保证会议的顺利进行。
利用与会者的经验、专长。虽然会议开始时，与会者对于会议的情况还不甚了解，但每个成员都有自己特殊的学识、文化、阅历和经验。主席应尽力调动这些潜在因素的功能，让与会人员提出合理化建议。当然，提合理化建议的方式可以是口头的发言，也可以是在意见簿上留言。总之，想方设法使与会人员的聪明才智得到充分地发挥。
对与会者的错误采取宽容态度。会议成员有时会有不适当的言谈举止。对此，主席不宜采取激烈的批评态度，而应尽量宽容。随着会议的进行，相信他们会有所修正和改进，不适当的批评会破坏会议的气氛，使整个会议中的人际关系紧张，从而不利于会议目标的实现。当然，如果个别与会人员别有目的、蓄意破坏，则必须给予坚决的还击，不容他们的目的达到。
会议进行的技巧
良好的开端固然重要，但会议的真正成功需要主席在会议进行中做出不懈的努力，使良好的会议氛围贯穿始终。以下这些方法是会议主席经常使用的。
讨论。这是与会者进行交际沟通的主要形式，主席的基本责任之一就是鼓励和促进讨论。对于要讨论的问题，不要在讨论之前就规定某种答案，应允许各种不同的意见充分表达出来。参加讨论的成员是平等的，不存在谁服从谁的问题，都应服从于事实或真理。
主席在主持会议时，应注意让每个成员都有发表意见的机会。讨论中虽然常有主要发言者，但不能被某几个人垄断；必要时可以限定发言时间。主席还应随时把握讨论的方向，使之不偏离主题。在讨论中，切忌发言之间毫无联系或交流，各唱各的调，问题分散甚至形成小群体。主席在这中间可以通过一些必要的插话、简短的小结使讨论问题集中在某一点上。有时，为了保证参加者都有机会发表意见，可以适当限制参加人数或分成小组讨论。分组也有两种方式：一是将专业、素质、年龄相近的人分在一起；另一种是将专业、素质、年龄不同的人分在一起。前一种方式有助于使讨论焦点集中，便于形成融洽的关系；后一种方式有助于从各个角度比较全面地研究问题，避免片面性。
提问。主持会议的一项重要技巧是善于提出问题。提问可以吸引全体与会者的注意力，也有助于人们深入思考。提问时，要注意把握时机，问题要明确具体，切忌语言含糊。例如，当讨论已涉及某个问题但焦点又不十分明确时，及时地提出问题，常能使讨论形成高潮。
提出的问题类型有不同的划分方法，有人将问题分为开放型问题与封闭型问题。前者指没有任何固定答案，由被问者自由回答的问题；而封闭型问题是指提问者已设计了两个或两个以上答案，让被问者讨论这几种答案的利弊。还有人将之分为全体问题与个人问题。前者指主席对全体与会者提出的问题；后者指对某一与会者提出的问题。
对不同意见的处理。会议进行中常会出现这样那样的不同意见，甚至出现争执，这也是会议不可避免的问题。由于与会者的素质、阅历、观点各不相同，他们对问题的解释也就各不相同。主席在处理不同意见时应把握的原则是：避免不必要的冲突，引导不同的意见向会议的主题靠拢。具体可采取如下措施：
主席对不同的意见进行深思熟虑后，提出自己的观点。当然，这个观点在提出之前，必须有足够的把握，让与会的大多数人都能接受而结束争论；
对争论双方或各方的观点加以澄清；
分析造成分歧的因素；
研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；
将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；
若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。
重视主持者的语言技巧
对于拖沓冗长、于解决实际问题毫无帮助的大头会议，人们有着天然的抗拒心理。一次会议下来，与会者觉得时间没有白费，该解决的问题得到了解决，思想上的分歧得到了统一，组织内生动活泼一团和气的局面得以保持甚至有所加强，这样的会议可称得上是成功的会议。领导者主持会议的水平关系到会议的成败。失败的主持就如同一个糊涂的舵手，人们不知道他会将航船引向何方。这样的会议或是人人“金口难开”沉闷乏味，亦或是唇枪舌剑吵作一团，人们的感觉就是“我们在错误的时间、错误的地点，和错误的人进行了一次错误的讨论”，所产生的离心力对组织团结的破坏是巨大的。因此作为会议主持的领导者必须明确开会的目的，把握会议的主题，事先做好充分的准备，成竹在胸。
会议中如何营造气氛
