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第19章 有效执行产生最佳效益(3)

第二,互助合作。中国人可以互助,也可以合作,互助合作的结果就是不内斗。我们今天花在内斗上的精力太多了,中国人聪明能干,但是始终不能达到我们所预期的目标,就是因为我们花了太多的时间和精力,自己人斗自己人。假定我们不内斗,一致对外,我们就会有巨大的力量。

第三,不强求。就是各安其位,从事管理的好好管理,从事技术的好好钻研技术。你不要看不起我,我也不会看不起你。搞工程的看不起搞管理的,搞管理的看不起搞工程的,都是不正常的心态。我们甚至还有“技术性的修理”这一说法,更是心理不平衡的一种表现。所谓不强求,即我能得到就得到,我不能得到的也不抱怨。这听起来好像很消极,实际上不是消极,而是谅解。我们要谅解,因为机会是有限的,所以很难做到真正的公平。我们一再说,一个人如果能够接受不公平的事实,认为只要你不是刻意的不公平,我就谅解你。这样大家一定会很愉快,社会也会比较安宁。因为公平只是一个理想,实际上多多少少都是有一点不公平的。我们不要去强求,我能达到就达到,不能达到,我就检讨一下,下次达到就好了,这一点也不消极。我们尽力而为,但是不强求。

第四,不见异思迁。不见异思迁就是敬业乐群。敬业并不是说表面上很认真,而是看实质的。实际上很认真,即使开开玩笑,偶尔走动一下,不耽误工作的进行,都是无所谓的。只要把工作做好,当然可以忙里偷闲,轻松一下,并不影响整体,同时也才能够持久。要懂得劳逸结合,一天到晚绷得紧紧的,时间久了,就会吃不消。乐群就是说,我们在一起是有缘的,你的错误我包容一点,我的错误你包容一点,大家在一起很快乐,共同把事情做好,不要太计较。这样大家才愿意在一起,才会不思迁。

做到这四点,自然可以从心所欲。因为我们所控制的也不过这四方面而已。中国人如何控制呢?因为我们常常数据不正确,信息不充实,所以会用些古里古怪的控制方式。最常见的有:

第一种,施压力。我们把标准定得高一点,天天施压,做不到100,也要做到90。久而久之,大家就会疲惫。很多的企业经常开会,开会的时候骂这个,骂那个,造成很大的压力,使得人心惶惶。这种做法短时间有效,但是时间一长,大家疲倦了以后,好的人才就会离开,只剩下一批会应付、会做表面文章的人。

第二种,很喜欢听小报告。有些主管用耳朵来代替眼睛,有什么事情不自己去看一看,专门听小报告。中国人一看主管喜欢听小报告,就会供应小报告,没有的话,也能造出一大堆小报告。我是不太赞同主管到处听小报告,我们应该用正当的方式来搜集情报。

第三种,布置很多眼线,构成情报网。这是最常见的方式。我们姑且不说小人,但总有一些心思比较复杂的人,常常向你打小报告,你如果接受的话,他就源源不断地提供。利用这种方式搜集情报,就会引起大家的不快。如果眼线被撕破了,给你一些假情报,你不是更倒霉吗?若是把亲戚朋友安置在不同部门,虽然你并没有叫他们搜集情报,可是大家心里自然就会想到,你是要把他们当做情报员来用,大家疑神疑鬼,也会影响士气。

第四种,采用日本式的,在大办公室里面,老板坐在最后,一目了然,全面地盯人。我们也常常看到,大家坐得四平八稳的,坐给老板看,暗地里传小纸条,做些小动作。这种做法也是形式主义,没有什么实际的效果。

第五种,关注下属的私生活。特别是对中高层主管,老板很关注他们的私生活,甚至会明察暗访,派很多人分别去了解这些主管家里头最近有没有什么改变,他们跟哪些人走得比较近,等等,指望起到预先控制的作用。也有的老板很喜欢定期地找一些基层员工谈话,打听一下他们的主管怎么样,以此来控制各级主管的言行。还有老板去访问顾客,希望从顾客或者经销商那里来了解自己下属的状况,这也是一种做法,当然要看技巧如何。如果做得让自己的下属感觉到,你宁可相信外面的人也不相信自己的下属,那结果可想而知。这些老板的所作所为只能说明他们太过主观,中国人往往凭一己之好恶来断定别人是好还是坏,常常冤枉很多人,同时也造成很多欺上瞒下的小人。

历史上不知道有多少好人无缘无故地被陷害,然后糊里糊涂地就死掉了,实在是浪费人才。当然,我们也常常劝告很多人,你光是一个好人没有用,要想办法让自己活下去。受到控制没有关系,关键是受到委屈也要学会适当的表白。

合理的预算有助于过程控制

随着时代的进步,我们也要慢慢学会通过数字来控制。数字虽不完全可靠,起码比没有数字要好。采用预算制度,根据预算来控制,应该比较客观一点。但是,实施预算控制,容易变成争预算。强势的主管,会靠他的关系和实力拼命去抢预算,不管有没有用,先抢一大堆,用不完的话,就拼命浪费。所以并不是说通过预算就能够收到控制的效果,还要看预算做得好不好。

第一,预算符合实际需求,而不是按照部门大小来分配。因为大部门也许不需要花那么多钱,就可以把事情做好;小部门虽然做的事情不多,但是需要花更多的钱才能够做得好。要实施预算制度之前,千万不要打草惊蛇,不要让人们有时间制造假资料。而是根据各部门最近一两年的实际开支去衡量,真实的部分就采信,假的部分就削减。以此为基础推行预算制度,大家就不好意思造假。

第二,根据实际执行的状况来看各个部门的预算可信度大小,再分配合理的预算。我们也不可以按统一的比例削减各部门的预算,因为甲部门主管比较实在,需要500万元就预算500万元;而乙部门主管心思比较复杂,他想要500万元,但怕削减一半,只给250万元,所以把他的预算灌水到1000万元。如果统统减半,老实人就不够用了,灌水的说不定还有剩,这显然不合理。所以预算要有效,一定要实事求是才行。

第三,预算不只是管理经费的工具,而要反映经营目标。我们的经营方针、经营目标都要数字化,列入预算,这个预算不是表明你能用多少钱,而是看你有没有达到预定的目标。我们不是为了花钱而花钱,花钱是为了达到某个目标。比如说,一个业务部门的预算是每个月100万元,那花了这100万元要达到什么目标呢?换句话说,它为了达到何种目标才花这100万元的?目标要明确,而且要变成控制的工具,要尽量数字化,这样大家就不容易起争执,因为数字一目了然,比较客观。除了这种量化控制以外,再加上平时的考察,就比较完整。有客观的依据,再加上主观的观察,就可以综合判断一个人好不好,这样的控制大家都比较能够接受。

我们如果要做预算的话,按照下面的步骤来进行比较有效。

首先要提出编制预算的方针。经营者有经营方针,经营方针就是我们的目标,根据它来编预算,预算才有效。各个部门按照目标去定预算,然后交给预算委员会磋商,最后定案。定案以后,就照预算去执行,同时按照预算去控制,这样的话大家就没有什么好争执。而且可以根据这个数字自己作检讨,有了问题尽早进行修正。

控制的十个原则

1预防性与校正性并重。控制最好是预防性的,在没有出问题前就控制住,但那毕竟太理想化了。实在预防不了,就要及时校正,二者并重。

2对事物的校正要快速。事物没有情绪化,发现不对,马上校正。然

而事物的发生难免会牵涉到人,把事情校正了以后,再对有关的人去疏导,减少人的情绪,以免影响事物的发展。

3对人的校正要慢一点。对人的校正千万不可像对事物的校正那么快速,因为人有心理作用,有情绪的变化,你马上对他校正,他一时接受不了,有情绪的反应,就会增加很多不愉快,使我们无法解决。

4要按照计划,选择重点来控制。因为我们没有办法全面控制,要先选重点。重点控制好了,就算有些微不足道的差池,也可以勉强通过,当然最好是不要出现差池。

5要配合组织来控制。这样才能够权责一致,同时还负有连带责任。比如说主管虽然把责任交给下属,但他还是有监督的责任,所以两个人一起负连带责任,就不会推来推去,就会共同努力,及时控制。

6要注意控制的时效。太早或太晚都不行,“太晚”好理解,“太早”不是说发现得太早,而是发现以后,时机不对,你就去控制,反而容易坏事。

7要对决策有帮助。

8控制本身简单明了。复杂的控制,不但没有好处,而且容易造成错误,本来没有那么严重,反而火上浇油。

9控制要及时提出改进的行动。

10要考虑经济原则。如果你控制了半天,成本大大增加了,就很不值。所以控制要跟成本挂钩,我们应该控制有度。

优良的控制更合乎人性需求

优良的控制有四个条件:

第一,要合乎人性的要求。控制要容易了解,要让有关的人很快能做到,同时又感觉很有面子,而且权责一致,否则容易使人感觉到受虐待,受到不公平的待遇。按照人性的要求来控制,就是尊重对方,只不过这件事情是你做的,我现在给你提一个醒,你自己去解决,这样的话最好。

第二,合乎经济原则,就是选择重点,做有效的控制,同时不会增加成本。

第三,有效的控制,应该合乎安人的标准。控制事和物尽量科学化,控制人的话,尽量艺术化。同时兴利和防弊的比重要适当,不要完全为了怕他作弊,把他管得违反人性。安人安得好,控制才会有效,才是优良的控制。

第四,要合乎经权的法则。控制不可没有弹性,弹性的大小要看各种因素的配合。我们的控制模式实际上跟西方是差不多的,不过用我们中国话来讲,控制分成五个步骤:

第一步,正名。就是决定标准,把标准设好,也就是把名分定好。

第二步,要查核事实。就是记录实况,现在进行到什么地步,要记清楚。

第三步,比较名实。我们常说的“名不副实”、“实至名归”一类的词,就是表明名实之间有差距。这一步就是比较标准跟实际情形有没有差距,如果实际情况符合标准,那就是名、实相副,如果实际情况不符合标准,那就表示名、实是有差距的。

第四步,名、实如果不副的话,就来分辨名实的差距有多大,看看实况的进行跟原定的标准相比有什么偏差,并用数字表现出来。

第五步,促使名实相副。我们要采取适当的校正措施,使差异减到最低,最好消失掉。控制做得好,就是名实相副。从执行者的角度说,接到工作以后,首先要判断,是不是直接主管交办的。如果是,可以当面跟他商量,觉得没有问题即可照办。如果不是的话,就要想想要不要请示,如果不请示就要自己负责,要请示就跟顶头主管谈一谈。然后再考虑自己有没有潜力可言,要不要改变工作计划。如果原计划很好,就照原计划去做;如果要改变,就想想自己有没有能力改变;如果没有能力改变,就寻求帮助。这样一来,我们就可以决定应该怎么做了。

总之,不管别人如何控制我们,我们最好能够做到自我控制,因为我们既然不希望别人来控制我们,我们就要自我控制,把自己控制到符合企业的要求、符合团体的目标,我想别人再怎么控制,我们也都无所谓了。

时时控制不如实施目标管理

中国人喜欢自动,这种说法跟一般人认为中国人很被动的看法刚好相反。从实质上讲,中国人是自动自发的。老子说:“故道大,天大,地大,人亦大。”每个中国人都喜欢做堂堂正正的大丈夫,威武不能屈,很显然也是不能被管的。

很多人都在抱怨主管管得太多:“主管其实懂得不多,但是什么都喜欢管。”而有人也喜欢吹牛说:“你看,我们老板根本就不管我。”老板不管,才是无上的光荣。我们大概很少听到有人说:“唉,我们老板对我非常不放心,什么事情都盯得死死的,寸步不离。”这实在是很没有面子的事情。中国人喜欢自动,你一管他,他就变得被动。中国人一被动起来,心里就不愉快,做事情就不起劲儿。这就是我们不能强迫中国人做事情的原因。

孔子所说的“从心所欲,不逾矩”一直是我们中国人向往的最高境界。所以,要说控制,我想无形的控制对中国人来讲应该是最有用的。我们在一定的规范里面,使中国人能够自动、自主,就叫无为而无不为。这句话也是被很多人误解的,他们认为,无为,就是什么都不做,那还谈什么管理呢?实际上,无为如果能够无不为,则是真正的自动自发的管理。管理者不需要事必躬亲,而是分层负责,发挥整体的智慧和团队精神,让大家自我控制。管理者对下属不需要采取监督、管制的措施,而是依赖下属,让下属自动自发去发挥自己的能力,包括企划、执行,都纳入自我控制的范围,一切由下属自主,充分满足下属的需求,这种自动管理最能够满足我们自动自发的民族性。

无为并不是什么事都不做,而是说什么事情事先我们都要周详地考虑,要有妥当的安排,同时要有仔细的布置。经过这样充分的准备,我们就可以有很好的范围和标准,使下属能够自动自发,我们也能够放心了。

目标管理真正实现自动自发

中国人不能管,中国人喜欢自动,那有没有一套管理方法适合中国人的这种需求呢?目标管理就是最好的方法。

早在1954年,美国的管理大师彼得·德鲁克就提出了目标管理,但是当时能够接受的人并不多。几年后,美国的另一位管理大师道格拉斯·麦格雷戈提出企业的人性面理论,把人性和目标管理融合起来,注入了新的气息。我想,有了人性面以后,目标管理就会越来越符合中国人的个性。

我们的企业管理严格说起来是分两大派的:一派以工作为中心,动不动就问你的工作做好没有,把人不当一回事;另外一派以人为中心,比较注重人的尊严,重视人的存在。换句话说,一个偏重于好好做事,另一个偏重于好好做人。很多人陷入这种二选一的陷阱,或者认为如果以工作为中心,就没有办法顾虑到人际关系,因此就笑那些只重视人际关系的人,工作一塌糊涂;或者认为既然重视人,难免会比较柔和,就会因为和谐而把时间耽误了,因此业绩恐怕就没有工作导向那么有效。

现在我们先来把这两种观点的缺失作一个比较。

以工作为中心的管理方法,有两个很明显的缺陷:其一是很容易走向官僚化;其二是很容易使员工失去工作意愿。

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