对账就是核对账目,是指在会计核算中,为保证账簿记录正确可靠,对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作。
1.对账的主要内容
(1)账证核对,是根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。
(2)账账核对,是指对各种账簿之间的有关数字进行核对。核对不同会计账簿记录是否相符。包括:总账有关账户的余额核对;总账与明细账核对;总账与日记账核对;会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。
(3)账实核对,是指各种财产物资的账面余额与实存数额相互核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:现金日记账账面余额与现金实际库存数核对;银行存款日记账账面余额与银行对账单核对;各种材物明细账账面余额与材物实存数额核对;各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权企业或者个人核对等。
2.对账的规范
对账,是指核对账目。为了保证账簿记录的真实、正确、可靠,对账簿和账户所记录的有关数据加以检查和核对就是对账工作。应坚持对账制度,通过对账工作,检查账簿记录内容是否完整,有无错记或漏记,总分类账与明细分类账数字是否相等,以做到账证相符、账账相符、账实相符。
(1)账证相符。
(2)账账相符。
账账相符,是指各种账簿之间的核对相符,主要包括:本企业各种账簿之间的有关指标应该核对相符,本企业同其他企业的往来账项应该核对相符。具体方法如下:
①看总账资产类科目各种账户与负债、所有者权益类科目各账户的余额合计数是否相符。即:
总账资产类账户余额=∑总账负债、所有者权益账户余额
总账各账户借方发生额(或贷方发生额)=∑总账各账户贷方发生额(或借方发生额)
②看总账各账与所辖明细账户的各项目之和是否相符。
总分类账户与其所属的各个明细分类账户之间本期发生额的合计数应相等。
总分类账户与其所属的各个明细分类账户之间的期初、期末余额应相等。
③看会计部门的总账、明细账与有关职能部门的账、卡之间是否相符。
会计部门的有关财产物资的明细分类账的余额应该同财产物资保管部门,和使用部门经管的明细记录的余额定期核对相符。
各种有关债权、债务明细账的余额应当经常或定期同有关的债务人、债权人核对相符。
现金、银行存款日记账余额应该同总分类账有关账户的余额定期核对相符。
已缴国库的利润、税金以及其他预算缴款应该同征收机关按照规定的时间核对相符。
(3)账实核对。
通过上述对账工作,做到账证相符、账账相符和账实相符,使会计核算资料真实、正确、可靠。
3.应付账款对账技巧
(1)对账的技巧。
在对账前,财务部门会计对供应商提供的对账资料应进行初步审核,不满足条件的对账资料应要求供应商补充完善。首先审核对账手续是否经过有权人士的签批。
(2)调整账目。
对账后必须及时调整账目。如果对账形成的未达账项在对账单上长期挂账,以后再想调账还需要重新核实,否则会不知道如何进行账务处理;另外,不调整账目会影响企业应付账款的真实余额。
调整账目需要供应商提供复印件的,应要求供应商配合;对于金额较小的未达账项,可以简化处理,凭对账单和企业自制说明作为记账凭证附件进行账务处理。
需要供应商调账的,采购企业还要督促、协助供应商及时调账。因为如果供应商不及时调账,也会影响其应收债权的真实余额。
(3)保管对账单。
每年根据对账次序将对账单装订成册,供应商提供的对账资料作为对账单的附件与对账单一并装订保存,前面要加上对账清单目录(包括供应商所属地区、供应商名称、对账日期等信息)并注明对账单所属年度、装订会计姓名;装订成册的对账单应按照会计档案的保管规定进行管理。
应付账款会计岗位发生变动时,其手头的对账单也要做好移交工作,在会计岗位移交清单上应特别注明。