现在，电话成了当代人公认的便利通讯工具，所以电话语言的使用也就成了关键。随着科学技术的发展和生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人们几乎每天都要接、打很多电话。打电话看起来很容易，其实不然，因为打电话是一门学问、一门艺术，其中有很多讲究。在日常生活中，人们通过打电话可以大略判断出对方的人品、性格。因此，掌握正确的电话礼仪很有必要。
用电话塑造个人形象——打电话礼仪
在日常生活和工作中，电话是代表个人形象的重要窗口，所以在电话交流时，一定要表现出良好的礼仪风范。那么，我们打电话时应该注意哪些礼仪规范呢？
1.注意合适的时间
在你打电话之前，首先要确定在这个时间打电话给对方是否合适。要选择对方方便的时候打电话，不要在他人用餐和休息的时间打。一般在早晨8点以前，晚上10点以后，还有午休时间，都不适宜打电话给别人，当然，如果有紧急的事情就另当别论了。
此外，当对方可能正在忙碌的时候，也不适宜打电话给对方。比如，如果别人正准备出门上班，这时你打电话，很可能会使对方迟到。
如果是工作上的事情，尽量不要把电话打到对方家里。就算是打到工作单位，也要找合适的时间，比如在对方快要下班的前几分钟打电话，就不适合，因为临近下班，可能会有一些事情要处理，如果因为你的电话而耽误了对方的时间，对方很可能会不高兴。再有，最好不要为私事打电话到对方单位，因为占用对方的工作时间，很可能会影响对方工作单位的正常业务往来。如果因为私人的事情必须要打电话到对方的单位，最好先问一下对方是否方便接电话，在得到对方的肯定回答后，才可以把电话打过去。
2.开头很重要
无论是正式的电话业务，还是一般交往的通话，首先应该自报家门，即使是你熟悉的人，也是如此，因为对方往往难以通过声音准确地判断出你是谁。这一点体现了对对方的尊重。
还有一点很重要，就是确定你要打内线还是打外线。当你打外线时有下面两种情况：不认识对方时，应该做详细的自我介绍，比如：“你好，我是××，××公司业务部经理的秘书。”当你认识对方时，而且你记性很好，一听对方的声音就能确定对方是谁，那么不妨直接说出对方的正确称呼，这样，会使对方感到自己被重视，比如：“肖经理，您好，我是××，××公司业务部经理的秘书。”那么，对方一定会对你产生好感，你们之间的谈话就会非常顺利。当你打内线时，有这样几种自报家门的方式，如：“我是××，李经理的秘书。”“我是业务部的××。”“王先生，您好，我是××。”
3.通话内容要简明扼要
随意占用对方的电话线路和工作时间是非常欠考虑的失礼行为。所以，有个好的开头之后，应该向对方简明扼要地说明打电话的目的，以尽快结束通话。在业务通话中，“一个电话最长3分钟”是通用的原则。如果谈话涉及的问题较多，需要占用对方的时间较长，那么，应该先询问对方是否有时间长谈。如果对方不方便，就应该礼貌地约定下次再谈。
如果明明需要占用十几分钟的时间，可你却告诉对方仅仅需要几分钟，这就很不合适了，应该如实地告诉对方谈话大概需要多长时间。比如：“黄先生，这次谈话大概会占用您一刻钟的时间，不知道您是否方便。”
4.你要找的人不在时的处理方式
如果你要找的人恰巧不在，该怎样处理呢？
如果事情不是很紧急，可以直接说声：“对不起，打扰了，再见。”以尽快结束通话。如果事情比较紧急，那就可以请教一下对方其他的联系时间或联系方式，比如：“请问我什么时候再打来比较合适呢？”“我有非常重要的事情，要找××，不知道有没有其他的联系方式？”不管对方是否告诉了你其他的联系方式，你都应该礼貌地说声：“谢谢，再见。”
还有一种处理方法，即给对方留言。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。当对方将这些内容记录下以后，还要记住问对方怎么称呼，对方告知后将其记下，以备查找之用。
让对方闻声赞人——接电话礼仪
我们不但要注意打电话的礼仪，在接听电话时，还要注意接电话的礼仪。
一般而言，接听电话应该注意以下几点礼仪要求：
1.铃声不过三
当有人打来电话时，最好不要立刻去接听，那样会让对方感觉很唐突；也不要在铃声响过很长时间后才去接听，那样肯定会使对方着急，变得不耐烦，同时也会给对方留下不好的印象。一般以铃响三次拿起话筒为最佳时机。
如果是因为电话机不在身边，或是由于某些事走不开，以致不能及时接听，那就应该在接听电话后向对方说明缘由并道歉。
2.礼貌的问候语
接听电话时，应该自报家门，并首先向对方问好。比如：“您好，我是××，请问您找谁？”自报家门是为了让对方确认一下是否打错了电话，如果真的打错了，就应该尽快礼貌地结束通话。在工作场合中，接外线应该先报出单位名称，如果是接内线，则应先报出部门名称。这不仅是尊重对方的体现，也是单位高效率和严管理的体现。如果是在家里接电话，自然不必像在工作单位那样正式，你可以通过语调、语气来让对方感到你的亲切友好。比如，你可以直接用“喂，你好”来问候对方。
3.代接电话的处理
在为他人代接电话时，要注意以礼相待，尊重隐私，记忆准确，传达及时。首先在询问对方姓名前，要告诉他要找的人不在，并友好地询问对方是否需要转告什么。当对方希望你帮忙转达什么事情时，一定要守口如瓶，尊重对方的隐私。
对方要求转达的内容要记录准确，以免误事。当答应对方代为转达时，要尽快将内容告知被转达的人。
4.训练自己的听辨能力
在办公室工作的人员，应该努力训练自己的听辨能力。如果对方经常打电话过来，一开口你就能听出是谁，那么就可以用合适的称呼来问候对方，如：“您好，洪经理。”
这样，不仅会使对方感觉自己非常受重视，而且会在无形中使对方增加对你的好感。
5.接到错误电话时的礼仪
我们经常会接到错打的电话，而且很容易失去礼貌，有时甚至会粗鲁地对待对方，因为我们总认为错打的电话和我们不会有多大关系。但是，并非所有错打的电话都和我们没有关系，有时，对方恰恰是和我们有重要关系的人。
所以，我们在接听每一个电话时，都要有一个良好的接听态度，礼貌待人。
6.在对方挂电话后再挂电话
当通话结束时，最好不要一听到对方说“再见”就立刻挂掉电话，更不要在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了，这是极不礼貌的行为。对方说“再见”时，你也应该说“再见”，并等对方挂断电话后你才能挂。挂电话时应该注意小心轻放，以免让对方听到很响的声音而产生误会。
别匆匆挂断电话——挂电话礼仪
现在，电话使用非常广泛，它已经成了人们日常生活中相互沟通的必备工具之一。虽然电话天天打，但是相信很多人都不会太注意应该怎样挂电话。
其实挂电话和打电话一样，是讲究礼仪和技巧的。那么，挂电话需要注意哪些礼仪和技巧呢？
（1）与上级或长辈进行电话沟通后，一定要让对方先挂电话，这是一种起码的礼貌，也是对别人的尊重。假如你是一个集团的分公司经理，给总部打电话，即使接电话的是一个小职员，你也应该让对方先挂电话。虽然在职位上，你比他高很多，但是这样更能体现出你的修养和风范。
（2）在与生活上的异性朋友电话交流时，从礼节上说，男方应该先让女方挂电话，这不但显示了你对对方的关心和尊重，还可以加深对方对你的好感。
（3）对销售人员来说，当与客户电话沟通时，通话结束后一定要让客户先挂电话。顾客至上不只是在口头上说说而已，而应该时刻记在心上。如果遇到客户无理挂电话应该怎么办呢？首先应该反省一下，自己是不是哪里得罪客户了？还是他对你所说的不感兴趣？或者是断线了？
（4）在工作上，我们可能会常常向上级电话汇报事情。当把事情汇报完后，该怎样对领导说才好挂电话呢？一般来说，下级向上级汇报完了工作之后，领导不会立即表态，或者有时只是口头上说“不错”，这时候，你不要以为是真的不错，领导的真实想法未必会说出来，所以你可以这样对领导说：“这样做不知道是否合适，请您指示。”不管领导当场给了什么指示，你都要表示赞同和接受。如果当时领导没有给指示，你可以说：“我会随时向您汇报的。”挂电话时，一定要等对方挂了之后你才能挂。此外，在与领导通话时不能说“有事再联系”，这是平级之间说的话。
（5）当你想结束一段冗长啰唆的谈话时，你可以这样告诉对方：“不好意思，我有件重要的事需要出去一下，我们再约个时间谈好吗？”或者“实在对不起，我马上要去开个会，我们有时间再谈好吗？”
（6）如果有人打电话来，一直不说正事，而是说一些不着边际的废话，而你又想早点结束这次通话，这时你可以引导他切入正题：“你打电话来，是想让我在哪些方面帮助你呢？”“你那么忙，打电话找我一定有什么事吧？”总而言之，就是引导对方尽快说正事：什么人、什么事、什么原因、什么时间、什么地点等。当你掌握了这些之后，就可以适时适当地结束这次通话了。
接打电话要三思而后说——电话用语礼仪
使用电话的过程其实就是语言交流的过程，语言的运用则体现了一个人的电话形象。所以，我们在使用电话时要懂得礼貌、规范、温和、文雅的基本用语要求。
1.礼貌用语
礼貌用语，是对对方的尊重，也直接体现了一个人的修养。要做到礼貌用语，就应该在通话时多使用敬语和谦语。当然，通话开始时的问候和通话结束时的道别也是必不可少的。
通常情况下，对方会根据你开口说的第一句话来作为第一印象的判断，因此一定要谨慎。一句问候“您好”可以使对方倍感亲切，不要一张嘴就“喂”个不停，直接问对方“有人吗”“你找谁”“你是谁”等，这都是极不礼貌的。
在通话时，应该适时选用“谢谢”“请”“对不起”一类的礼貌用语；通话结束时不要忘记说“再见”。
2.规范用语
通话时，用语的规范性主要体现在问候语和自我介绍上。例如，打电话的人可以这样自报家门：“您好，我是××。”然后告诉对方自己要找谁：“请问××在吗？”
在接听电话时，为了使对方能及时知道其所打电话是否正确，或你是否是对方要找的人，你同样要自报家门：“您好！这里是××，我是××。”如果是单位的电话，还要报上单位的名称。
3.温和用语
通话时，一定要把握好语气，因为它直接反映了一个人的办事态度。语气温和，对方就会对自己产生好感，交往自然就会很顺利；语气生硬傲慢，对方肯定会心生厌恶，事情就很难顺利开展。
在通话过程中，我们还应该注意这些细节：发音清晰、咬字准确、语速平缓。嘴部应该始终与话筒保持2厘米～3厘米的距离，这样可以保证适中的音量。
如果对方说话带有口音，你听着比较困难，或者因为其他一些原因，听不清楚对方说话，你可以委婉地告诉对方：“对不起，您能说慢点吗？”或“对不起，这边线路有点问题，我听不清楚您的话，请大点声好吗？”等对方调整过来后，你应该向对方致谢，切不可抱怨对方。
4.文雅用语
为了不影响其他人的正常工作，通话时，双方都要控制自己的说话音量和方式。不要高声谈笑，或者一惊一乍，因为这样会打断别人的工作思路；也不要窃窃私语，这样会有意无意地吸引他人的注意，从而影响他人正常工作。
