企业免不了有各种各样的事务，如果处理得好，就会事半功倍，提高工作效率。
本章旨在介绍办公室的日常事务
管理流程，主要包括接待流程、接待礼仪、接待管理细则、办公用具的管理和分类、印章管理、出差管理等内容。
§§§第一节 办公室接待工作
一、如何做好接待工作
企业总免不了与外界有业务往来，因此接待工作必不可少。作为企业行政管理人员，应尽可能在工作中承担众多的接待工作。做好接待工作，是企业行政管理的一项基本要求。通常，在接待过程中，行政人员应坚持以下几个原则：
（一）诚恳热情、讲究礼仪
热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。对于来访者，应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之选。
（二）细致周到、按章办事
接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多部门和人员。这就要求行政人员在接待工作中开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到，有条不紊，善始善终，也就是要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事，切忌有头无尾，缺少章法。
（三）俭省节约
接待工作在某种意义上是一项消费活动，需要人力、物力、财力的投人。
接待人员要厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主义，不摆阔气，不讲排场，自觉抵制奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱、多办事。
（四）保守秘密
行政人员在重要的接待工作中，往往参与接触一些重要会议、秘密电文资料等，所以要特别注意保密工作。在迎来送往的过程中，尤其要注意言谈举止，把握内外有别的分寸，严守单位秘密。
二、接待申请及报告表
三、接待工作流程
接待工作具体流程。
四、外事接待
（一）发出外事邀请
外事工作事先要有充分准备，发出外事邀请要本着实事求是、讲求效益的原则。邀请时，先由单位具体人员向上级领导提出书面请求，就邀请的目的、意图、必要性、可行性等做出详细说明。等待批复后，向对方发出正式邀请。
正式的邀请信必须是书面的。邀请信中应明确写清邀请时间、邀请人数、交流内容、来访目的及来访安排。等到对方接受邀请后，可以再具体约定出访时间和出访细节。邀请时应给对方以充分的准备时间，便于其办理各种手续。在邀请前，还应对来访的经费开支作出计划，力求心中有数。
（二）外事邀请筹备工作
（1）接待外商对，可根据实际情况制定接待方针、接待规格；
（2）拟定接待计划时，应先了解来访企业的名称、人数、职务、来访目的、到达时间、陪同人员姓名、职务、会见人名单等情况；
（3）提前根据来访人数预定住房、车辆、飞机、船舶、车票等，制定宴请、会谈、技术交流、参观考察等活动的时间，准备各种会议资料（包括翻译打印），落实参观单位及参观景点；
（4）通知陪同人员，告知接待计划、外宾状况、各项接待活动的时间和地点，准备有纪念意义的纪念品。
（三）迎接工作礼仪
（1）外事接待工作主要包括礼宾礼仪、参观游览、生活保卫等工作；
（2）礼宾礼仪工作主要包括迎接、会见、宴请、欢送时的礼节；
（3）迎送时要掌握交通工具的具体时间，通知接待人员提前到达20分钟迎接；
（4）外宾到达后，迎接人员应与外宾握手表示欢迎，主动介绍自己的姓名、职务；
（5）乘车时，先请客人从右侧上车，陪同人员从左侧上车；
（6）需要悬挂双方国旗的，外国国旗应挂在右侧，本国国旗则挂在左侧：
（7）当客人到达住宿地点时，应先办理入住手续，然后陪同客人进入并检查房间，将资料及日程安排交给外宾；如果人数较多，可以在休息安顿完毕后，与代表团团长商谈日程安排。
（四）会见工作礼仪
（1）会见时，除列入接见计划的人员外，如外宾提出拜见某人的要求，应及时报批上级，待批准后再约定会见具体事宜；
（2）车辆在会见前落实，确保准时到达，接待人员应提前在大厅门口迎候，引导外宾到达会见地点；
（3）会见的座位安排通常为半圆形：根据国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，主人依次坐于左侧，翻译和记录员坐于主见人和主宾的后排左右两侧；
（4）会见要做好专门的会议记录，填写情况汇报表；对于客人提出的问题，应负责解决，做好后续工作；会见结束后，主见人、陪同人员应和宾客一起合影留念，然后在门口与外宾握手告别。
（五）宴请工作礼仪
宴会通常有正式宴会、便宴、工作进餐、冷餐招待会酒会、茶会等形式。正式宴会开始前，要有祝酒辞，时间可视情况而定。
外宾到达宴会指定场所时，参加宴会的主要接待人员应在宴会厅门口迎接，表示欢迎。宴会时间可在一个半小时左右结束。如果宴会结束后需要会谈，可以在休息室进行。
外宾的席位应安排在正、副主人席位的两旁，先右后左，外宾中如有夫妇，应注意就近安排。每桌一般至少安排1名翻译，若一桌客人超过12人，应安排两名翻译，担任正、副主人翻译。在酒席中，如果有祝酒辞等，事先应该准备翻译稿。
陪同参加宴会、执行会的主方人员人数应与外宾人数大体相当，对不需要参加宴会的人员，应安排另行就餐。点菜时，应充分考虑外宾的喜好和禁忌，尽量选用有地方特色的食品。宴会结束后，先请客人退席，我方接待人员应在门口与外宾握手送别。
（六）欢送工作礼仪
为外宾选择参观游览的地点时，要根据来访的目的，有针对性地进行选择。在参观地点的安排上要有主次，比如，安排哪个地点时间多一点，哪个地点时间少一点。一般参观一个单位安排时间一个小时左右。
向外宾介绍当地情况时，应本着实事求是的原则，不夸大其词，不夸夸其谈，注重实际。主方要事先了解外宾的特殊饮食要求，提前告知接待人员。如发现外宾有任何身体不适，应及时协助外宾就医、治疗。
当外宾准备离开时，应及早预定外宾离开时乘坐的交通工具，按时领取车、船、机票，并认真核对时间、人数，通知外宾做好准备。
达到送行地点时，应把为外宾准备的各种票证、行李交付外宾，并检查清楚，确保无遗漏。送陪人员应提前20分钟到达指定地点，进行话别活动。
五、接待用餐申请表
六、外事接待管理规定
外事接待管理规定
第一条公司的国内外来宾及公司领导接待工作，除由公司总裁或其他高级管理人员亲自接待的以外，其余由行政管理部配合有关部门负责安排接待工作。
第二条外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。
第三条外事接待工作的基本原则是：认真负责，热情周到，不卑不亢，言行得体，严守机密。
第四条国内外宾客来访，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。
第五条 国内外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择安排参观企业，确定活动内容，拟订接待方案，报请公司总裁批准。
第六条有关单位根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限内的事情，要向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示公司总裁。
第七条安排外宾用餐，除特殊情况外，原则上陪同人员不超过两名，安排娱乐活动时我方陪同人员数量也应加以控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝等现象的发生。
第八条对于本公司附属外埠单位人员的来访，按通常规定接待，如对方级别较高或对公司的业务开展具有重要意义，必须将接待方案报集团公司总裁审批。
第九条在接待来宾过程中，要认真做好安全保卫工作。
七、参观接待管理办法
参观接待管理办法
（一）总则
第一条为了加强对参观公司事务的管理，确保参观工作顺利进行，给每位参观者留下美好的印象，提高企业形象，特制定本规定。
第二条所有参观公司（以下简称“参观”）事务，都由公司行政部负责管理。
第三条对来访者，根据其目的和身份分为两类：一类是“普通来访者”，另一类是“重要来访者”。
（1）普通来访者，是指一般外来参观访问人员；（2）重要来访者，是指国宾、贵宾以及本公司的重要人物，必须对此全力以赴，予以认真、周到和热情的接待。
（二）申请受理
第四条行政部受理参观申请的来源包括：
（1）委托本公司内部人员与行政部联系，转达参观申请；（2）行政部直接受理来自公司外部的参观申请；（3）由公司其他部门、科室提出的接待外来参观的申请。
第五条行政部必须就外部申请参观事宜，与对方所在单位或机构进行联系，并明确通知对方是否批准参观以及具体安排。
第六条如果参观者提出改变参观日期与参观内容，行政部必须对此重新进行审核，并与有关部门联系，调整部署，安排好接待工作。
（三）重要来访
第七条行政部经理必须制定相应的接待方针与方式，作出具体部署与安排。
第八条行政部经理必须召集广告宣传科、总务科、摄影科以及其他相关部门，就接待工作做出具体安排，确保重要来访的接待工作顺利进行。行政部宣传并负责处理参观过程中的一切事务。
（四）普通来访
第九条原则上参观时间安排在接到或受理申请后一周之内，参观人数不超过30人。
第十条行政部批准参观后，填写“参观公司传票”，把有关参观事宜用书面形式通知负责接待的部门。如有必要拍照的话，通知摄影科以及其他相关部门与科室。
第十一条负责接待的部门经理除特殊情况外，必须依据事先确定下来的向导和人员，负责实施参观计划。
八、参观申请登记表
十、接待费用管理规定
接待费用管理规定
第一条公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）开支，均按本规定执行。
第二条有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本规定的手续办理。凡不按本规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，公司一概不予负责。
第三条无论总裁、董事，还是业务人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但是，本规定允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。
第四条本规定所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目（其中，典礼费与捐赠开支另有制度性规定）：
（1）会议费；
（2）研讨费；
（3）招待费；
（4）交际费；
（5）典礼费；
（6）捐赠。
第五条使用接待费的注意事项：
（1）必须让接待费支出项目与接待用途及目的保持一致，公司的营业、采购、融资以及其他经营有其客观目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求；
（2）接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的时间和方法，合理接待，有效使用经费开支；
（3）各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。
第六条每个部门都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。预算办法按过去的平均实绩来确定。
第七条接待次数原则上每人每月不得超过次，但元以下的开支不在其列。同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。
第八条对于重要的关系户，要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。
第九条接待的目的按下列原则分类，并在“接待申请及报告书”上写明规定的“接待目的”：
（1）招待新交易伙伴关系户；
（2）出访时的请客；
（3）来访时的招待；
（4）达到各种目的后的致谢；
（5）庆祝合作关系的建立；
（6）销售收入提高后的致谢；
（7）接纳各种建议后的致谢；
（8）重要的节日或庆典。
第十条接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：
（1）A档（特别重要和重大的接待）；
（2）B档（比较重要和重大的接待）；
（3）C档（一般的接待）。
第十一条接待场所根据接待档次确定，分为“高”、“中”、“低”三类场所。
（1）高（适于A档接待规格），主要指高级饭店、餐馆、美食中心；
（2）中（适于B档接待规格），略低于“高”档水平的中高档餐馆；
（3）低（适于C档接待规格），主要指中低档大众用餐场所。
第十二条接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的“接待申请及报告书”，向主管领导正式提出申请，主管允许后加盖印章，送交行政部。
第十三条行政部经理根据申请表内容进行审核，批准后加盖印章。
行政主管的审批权限为一次——元，如果超过审批权限，必须上报总裁批准。
第十四条接待费由行政部直接支付给申请部门及申请人。行政部依据申请内容以及相应的接待档次与场所，支付一定的费用。申请部门应在规定时间内，将收据和发票凭证连同申请书一起送回行政部进行结算。
第十五条在接待工作结束后15日内，必须到行政部门结算。如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。
§§§第二节 日常办公用品的管理
一、办公物品领用申请管理
在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务应热情周到。对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。
（一）一般文具
文具申请可定于每月25日前，由各部门填写“文具领用申请单”，交行政部门统一采购，次月5日发放。
