第一点，巧设布局，多姿多彩
除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成）外，对指示型会议纪要，不论是综合性的，还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。一讲公文结构就是“开头”“主体”与“结尾”，不论具体文种，也不看具体内容，更不作深层次透视，只是把几个“木块”生拼硬凑在一起，这是违背公文写作实践那千变万化的运动规律的，因为公文的结构是多姿多彩的，不仅外形多变，而且内在结构更是变化无穷。为此，综合性的会议纪要，由于内容涉及前前后后、方方面面，情况比较复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等，这是就整个篇章布局而言。至于具体到每一部分，特别是第三部分，可以是采用“梳辫子”的方法，归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构；也可以是一环套一环的层层递进，这是“纵式”布局。专题性或专业性的会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”，即在开头讲完自然情况后，或相接、或独用一段文字，交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价；然后在内容上可并列写几个条段，每条之前标序号、提段旨，做到一目了然。“分条列项”的结构，体现“横向”布局，是把全篇纪要归纳成几个条条，既无独立的开头亦无独立的结尾，若干条之间是并列关系。总之，不管采用什么结构，都必须体现出一种严密的逻辑关系，中间不可出现“空白”，也不能产生“跳跃”，更不能按照会议的顺序来写“纪要”，这样出来的不是“纪要”，而是“流水账”“会议日志”。
第二点，明确宗旨，突出中心
一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到，既想“抱西瓜”又想“拣芝麻”，要肯于舍“芝麻”，抱“西瓜”。
还要注意的是，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见；同时，也要注意吸收少数人的正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来；对有分歧的意见，除学术性的研究会议纪要外，是不可写入“纪要”的。
第三点，讲究用语，注意条理
要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等；下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
第四点，忠实会议，做好记录
会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经机关主要领导同志同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。
会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的主要原始性素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。
第五点，行文方式，单复结合
通知型的“会议纪要”，由于有固定的“中共××市委第××次常委会议纪要”“××省人民政府第××次常务会议纪要”等红色版式，所以它们大都是单体直接行文，且不加盖印章。
指示型的“会议纪要”，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式。
302.怎样写好“命令（令）”？
【解答】“命令（令）”适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员时使用的文种。
命令（令）的内容结构一般由以下几个部分组成。
（1）标题
通常有三种形式：一是由发令机关（或机关首长）和文种组成。如“中华人民共和国主席令”“中华人民共和国国务院令”等；二是由发令机关、事由与文种组成，如前述的嘉奖令的标题；三是由事由与文种组成，如“通缉令”等。“令”在多数情况下要编有令号，特别是“发布令”“任免令”“嘉奖令”“通缉令”等更应如此。
（2）正文
命令的种类繁杂，其写法也不尽相同。
一是公布令的写法。公布令具有独自的特点，它的内容一般都较简单，主要由三部分内容组成：
①公布对象。即被公布的法律、行政法规和规章的名称，如《电信网间互联争议处理办法》《中华人民共和国行政监察法实施条例》《天津市房地产市场管理规定》《中华人民共和国中小企业促进法》等。
②发布依据。即用以说明发布对象是由“何机关”“何会议”“何时”予以批准或通过的。如“《天津市城市绿化条例》已由天津市第十届人民代表大会常务委员会第十四次会议于2004年9月14日通过，现予公布……”
③施行时间。有两种写法：一是发布与施行为同一时间：“现予公布施行”；二是发布令时间与施行时间不一样，如“现予公布，自二○○五年十月一日起施行”。
二是宣布令的写法。其正文一般由“令的缘由与根据”“令的内容与要求”和“令的执行办法”三部分组成。如1948年11月1日发布的《中国人民解放军总部关于惩处战争罪犯的命令》（载《中共中央文件选集》第17集），第一部分中的“我人民解放军自转入进攻以来，所向无敌，全国胜利，屈指可期，国民党反动派懔于覆没的命运，近更灭绝人性，施放毒气，屠杀人民，破坏建筑，毁灭物资，作垂死的兽性的破坏。我全军上下，除应更加努力，采取一切有效办法，保护国家与人民之生命财产，使之免遭国民党军队溃败被歼时之破坏与损失外，应对此种战争犯罪彻底追究，严予惩处”此为发令的缘由；随即又指出：“特根据我军一九四七年双十节宣言之精神，宣布如下命令”，这一段话为发令的依据；然后向国民党反动派宣布的三项政策是“令的内容与要求”；最后一段文字是“令的执行办法”：“我各地人民解放军应切实执行此项命令。我军对待国民党反动派党政军人员的政策是：‘首恶者必办，胁从者不问，立功者受奖’。上述战争罪犯应属于首恶者一类，必须追寻他们至天涯海角，务使归案法办，不容漏网，切切此令。”
三是任免令的写法。先要写明任免的依据，最后交代任免的职务。如2003年3月16日中华人民共和国主席胡锦涛签署的第一号《中华人民共和国主席令》：“根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理。”
四是嘉奖令的写法。其正文包括：①“受令的原因和根据”，即被嘉奖的原因；②“受令的内容”，即授予何人何荣誉称号或提职、晋级、物质奖励等；③“受令的要求”，一般在结尾处发出普遍性的号召和要求。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》（1991年10月14日），全文共有4个自然段，第一段指出：“钱学森同志是我国著名科学家。他早年在空气动力学、航天工程……作出许多开创性的贡献……他热爱中国共产党，热爱社会主义祖国，热爱人民，充分体现了新中国知识分子的高尚品德，他是我国爱国知识分子的杰出典范。”这段文字约有400字，是受令的原因和根据；第二段写道：“为了表彰钱学森同志全心全意为人民服务，为祖国科技事业的发展所作出的卓越贡献，国务院、中央军委决定，授予钱学森同志‘国家杰出贡献科学家’荣誉称号”，属于受令的内容；第三、四两段是发出的号召与要求：“国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习，学习他……”“科学技术是第一生产力，是推动经济和社会发展的强大力量。各级领导干部都要……在全社会进一步形成尊重知识、尊重人才的良好风尚而努力奋斗。”
五是行政令的写法。正文一般分“令由”“令的要求与执行”等内容。所谓“令由”即发布令的原因和依据，如《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》（1999年12月19日）的第一段文字：“根据《中华人民共和国宪法》赋予中国人民解放军的使命，依照《中华人民共和国澳门特别行政区基本法》《中华人民共和国澳门特别行政区驻军法》有关规定……”，属于“令由”；接着一段话：“命令你们进驻中华人民共和国澳门特别行政区，于1999年12月20日开始履行防务职责”，这是“令的要求”；最后一大段文字：“我国政府对澳门恢复行政主权，是继香港回归祖国后中华民族的又一盛事，……你们进驻澳门特别行政区后，要坚持人民解放军全心全意为人民服务的宗旨，发扬优良传统，忠实履行职责，遵纪守法，把部队建设……威武文明之师，为维护祖国统一，捍卫国家主权和领土完整，保持澳门的稳定和发展作出积极的贡献”，是“令的执行”。
写好“命令（令）”的要领包括以下四点：
（1）使用“命令”要严肃认真
在命令体公文中，使用最多的是“公布令”，它的制发者必须是具有制定、发布法律、法规、规章权的国家权力机关、行政机关和军事机关，而发布的内容又必须是法律、法规和规章。无法规、规章制发权的机关制定的“类规章性文件”不得使用“公布令”的形式发布，而应用“通知”。
“行政令”的制发主体是国家行政机关。从新中国成立以来的情况看，包括中央政府在内，除非涉及全局性的重大行政措施（如人口普查，解放军进驻特别行政区，统一计量单位，保护野生动物，部分地区实行或解除戒严等），一般是极少使用“行政令”的。由此可见，对行政令的发布应持十分慎重的态度。据笔者所知，某市公安局为遏制少数民警执行公务期间喝酒的现象，连续制发了三道“戒酒令”，内容虽然可取，但形式欠妥，而应以使用“通知”为宜。
至于“宣布令”，由于担负着传递国家政策、主张等重大事宜，更不是中下级机关可以考虑使用的。
（2）语言要特别精确
命令体公文，篇幅一般都非常短小。像公布令、任免令一般只有几十个字，全文只有一段话，而这一段往往又只是一句话，篇、段、句合一。动员令、行政令、宣布令文字虽然相比稍长一些，也不过千八百字，与其他文件相比仍然属于短篇。不管是几十字，还是千八百字的，都担负着统一行动的使命，以其指挥千军万马，指导党和国家的重大活动，使全党、全军、全国步调一致。基于上述几个方面的因素，对命令体公文的用语需要特别注意讲求精确。“精”指的是言简意赅、文约事丰，要使用一些意义凝炼的“浓缩”式语言；“确”指的是所言之事要严丝合缝，令的要求十分肯定，比如，时间要求、度的掌握、投入的力量、组织手段、协同关系、达到的目的、个别问题的政策对待等，都要有具体的规定。自古以来，命令都是传递国家重大使命的，事关重大，因此，精确地使用语言具有特别重要的意义。如《中国共产党中央革命军事委员会命令》（《毛泽东选集》第二卷，人民出版社1991年第2版，第771页），全文不过260个字，字字句句，锤炼而成。如对新四军威武之师的评价用了相当精练的“抗战有功，驰名中外”八个字，这一“功”一“名”写得多么精粹；对叶挺的赞誉仍是八个字：“领导抗敌，卓著勋劳”，后面这四个字是前面四个字的提升与递进，气势磅礴；“愤慨之余，殊深轸念”八个字，采用“对比”的修辞手法，既表示了对敌人的义愤填膺，又表达了对我新四军将士的深切悲痛的怀念之情。此令文堪称是当代公文中短小精悍、言简意赅、用语精确、气势雄伟的典范之作。
