第30章 公文写作技巧解疑(8)

（8）层层递进式

所谓层层递进，是将所说的事理，按照由浅到深、由低到高、由小到大、由轻到重、由窄到宽的差别，一步一步地加以表达。下一个层次是上一层次的持续与发展，上一个层次是下个层次的基础与前提，形成步步进逼的局面。这种步步进逼，有的是按时间前后顺序安排组合的，例如，有关重大历史事件的决议、专门性的调查报告等；有的是按事件的发展过程安排组合的，如情况通报、专题性的工作报告、检讨报告等，有的请示通常由“为什么要请示”与“请示什么问题”两大内容组成，计划通常由先写“做什么”，后写“怎样做”两大内容组成，这些都属于按事理层次组织结构。这种结构形态的优点是循序渐进，步步深入，顺理成章，合乎自然。

（9）问题相扣式

毛泽东在《反对党八股》一文中要求人们写文章、做演说、著书、写报告，“总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法”，（《毛泽东选集》第三卷，人民出版社，1991年6月第2版，第839页）。毛泽东在该文中还回答了什么是问题：“问题就是事物的矛盾”。

我们可以说，公务活动运转目的就在于及时发现、提出、分析与解决问题。作为完成公务活动工具之一的公文，也必须是“提出问题——分析问题——解决问题”，这就形成了公文的内在逻辑形态。

以上充分反映了公文的结构形态是多姿多彩的。其中前六点，大体上反映了公文形态的外在美，后三点则说明了公文结构的内在美。正是这种外在美与内在美的有机结合与运用。

219.在“决定”“意见”“请示”“会议纪要”“计划”“工作总结”“调查报告”“工作研究”及法规、规章性公文写作中，怎样掌握它们各自的结构逻辑要求？

【解答】公文写作是规范性的写作，这种规范性的一个重要表现就是它要遵循特定的结构逻辑要求。在这方面，诸多的公文有其共性的特征，但有些文种也有着特殊性。“决定”“意见”“请示”“会议纪要”“计划”“工作总结”“调查报告”“工作研究”以及法规、规章性公文，在写作时就应体现其各自不同的结构逻辑特点。主要有以下几个方面。

（1）决定

由于决定内容的多样性，故在写作的结构形式上呈现纷繁的现象。要写好决定，首要的是要切实把握决定的多种结构形式。一般地说，知照性的决定，由于是解决具体问题的，内容单一，文字简短，所以，大都是一气呵成，不分段落，多采用“篇段合一”的结构形式。部署指挥性决定，主要是传达部署对某一具体重要工作或行动的决策意见，往往要首先交代一下决策的背景与依据，故要在篇头处做文字撮要表达，然后再写决策的具体内容与要求。为了表达清楚和便于执行，多采用分条列项的方法，条与条之间是并列的逻辑关系，这样的结构形式叫做“撮要分条式”。法规政策性决定的结构形式基本有两种：一是“分部分”的结构形式，即把全文划分为几个大的层次，层次与层次并列，各自相对独立，涉及重大问题、确定大政方针的决定，大都采用这种结构；二是“分条列项”的结构形式，把全文分作若干条条，一条为一个独立的意思，条下列项，与法律、法规的写法很相似，适用于规范人们社会行为一类的决定，如2000年12月28日《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》就是这样。表彰或处分性决定，一般采用是“分列自然段”的写法，先用一段文字介绍被表彰或受处分对象的基本情况，再用一段或数段写明表彰或处分的依据，然后写表彰或处分的决定，并就此提出希望、要求或发出号召。

（2）意见

写“意见”不同于写“请示”“情况报告”“周知性通知”与“函”，这几个文种较多地在内在结构上并不要求必须首先“提出问题”，随即“分析问题”，然后“解决问题”。因为有的“请示”和“通知”，基本上是“提出——解决问题”的单一内在结构形式；一些“情况报告”，往往是“提出与分析问题”，而不存在什么“解决问题”的内容。但“意见”不同，特别是下行的“意见”，不仅要“提出问题”，而且要对问题作出深刻的分析，并在分析的基础上，有针对性地提出解决问题的完整想法。也就是说，“意见”的内在结构必须是“提出——分析——解决”三个“问题”的“珠联璧合”，缺少其中任何一个“问题”，都不符合“意见”写作的内在规律。

（3）请示

一份“请示”不论文字长短，其内在逻辑结构均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题以及怎样来解决问题。

（4）会议纪要

除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成）外，对指示型会议纪要，不论是综合性的，还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。一讲公文结构就是“开头”“主体”与“结尾”，不论具体文种，也不看具体内容，更不做深层次透视，只是把几个“木块”生拼硬凑在一起，这是违背公文写作实践千变万化的运动规律的，因为公文的结构是多姿多彩的，不仅外形多变，其内在结构更是变化无穷。为此，综合性的会议纪要，由于内容涉及前前后后、方方面面，情况比较复杂，故在结构上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾、对当前工作形势的分析、对今后工作的打算等。这是就整个篇章布局而言，至于具体到每一部分，特别是第三部分，可以是采用“梳辫子”的方法，将所要反映的内容归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构；也可以是一环套一环的层层递进，这是“纵式”布局。专题性或专业性的会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”，即在开头讲完自然情况后，或相接、或独用一段文字，交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价；然后在内容上可并列写几个条段，每条之前标以序号、提出段旨，做到一目了然。“分条列项”的结构，体现为“横向”布局，是把全篇纪要归纳成几个条条，既无独立的开头亦无独立的结尾，若干条条之间是并列关系。总之，不管采用什么结构，都必须体现出一种严密的逻辑关系，中间不可出现“空白”，也不能产生“跳跃”，更不能按照会议顺序来写“纪要”，这样写出来的不是“纪要”，而是“会议日志”，是“流水账”“豆腐账”。

（5）法规、规章性文种

法规文件的外形结构是多种多样的，它可以呈现全篇设章、章下分条、条下有款的写法，即“章条款式”；也可以先写一个开头说明制发的缘由、目的和依据，然后分条列项讲明规定的事项及实施的要求与时间；还可以既无单独的开头，也无独立的结尾，全文由若干条项贯通起来。虽然它们的外形结构呈现多姿多彩的形态，但其内容却万变不离其宗，这个“宗”就是“总——分——附”，这就是法规性文件结构的一条内在规律。所谓“总”，即开端要讲明制定法规的目的、依据与适用范围，它可以是一个“总则”，也可以是一个独立的开头语，还可以是并列的一、二条；所谓“分”，即法规所规定的具体事项内容，它可以是一个由若干章组成的“分则”，也可以是并列的若干章或条条；所谓“附”，即用来明确时效、地效、人效、解释权及未尽事宜的部分，它可以是一个“附则”，也可以是单独的结尾段落，还可以是两三个条条。所以，我们在写作“条例”“规定”“办法”时，不论采用什么结构形式，这个“宗”是万万不可违背的。

（6）工作总结

从结构形式上看，包括以下五种：

①“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍而又常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，包括“基本情况概述”——“主要做法”（或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等）——“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头小、中问大”，即“凤头——猪肚——豹尾”。

②“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种形态。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地表述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾，三言两语，一带而过，属表态性的。

③“条款并列”式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。

④“正反对比”式。把情况特别是经验与教训糅在一起，归纳成几个大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。

⑤“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的缘由、背景，然后在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明，步步深入、顺理成章。

（7）计划

计划性文种写作的结构形式可以是多种多样的。但是，无论采用哪种结构形式，计划的主体部分必须体现出“做什么”与“怎样做”的逻辑关系。所谓“做什么”，即工作的目标、任务，同时要写明完成的时限。所谓“怎样做”，即完成目标、任务的具体措施、步骤与方法，一般应包括人力、物力、技术、手段、组织领导等，对这些内容应当写得详尽、具体。

（8）调查报告

调查报告文种所涉及的内容十分广泛，它要反映出事物或事件发展的全过程，并要进行恰切有力的分析，找出根源，提出下一步工作意见。既要提出问题，又要解决问题；既要摆事实，又要讲道理；既要以材料说明观点，又要用观点统率材料。为此，在撰写时必须精心设计其框架结构，以便合理地使用所获取的材料，更好地突出全文的主旨。对其结构的安排方式，通常有三种：一种是分部分式，即以调查点为核心，调查了几个点，就分为几部分叙写。二是分阶段式，即按照时间顺序或事物的产生、发展和变化过程的先后顺序，将其划分为若干个阶段，逐段进行叙写，前后有所概括、有所归纳。三是分问题式，即将调查情况归结为几个方面的问题，按其内容性质的主次、轻重的逻辑顺序，逐一进行叙写。究竟采用何种形式，应视具体的内容表达需要确定，要眉清目楚，有助于说明问题。

（9）工作研究

“工作研究”在结构上一般包括三个方面：一是开头，一般首先摆出矛盾，提出问题，所提问题要具体、明确，不要以虚代实，以假充真，模糊不清；二是析因探原，这是“工作研究”的核心部分，研究就是运用马克思主义的立场、观点、方法对问题析因探原、理清脉络、推导缘由、找出症结、明确认识，以便对症下药，引出解决问题的途径；三是寻求良策，这是“工作研究”的落脚点，在分析研究的基础上得出结论，提出意见或措施，主张要鲜明、简洁，可信可行。

220.撰写工作总结怎样做到“快速成文”？

【解答】主要要做到以下四点：

（1）找出规律、突出重点

总结的目的，在于立足当前、面向未来，以便对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此，就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西，即能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西，所以，写“总结”应切忌“流水账”。所谓“流水账”，即不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到，“眉毛胡子一把抓，西瓜芝麻一起端”。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体地说，就是把工作中的基本经验、主要做法以及贯彻党的方针政策上的成功之处、指导工作开展的得力之法、推动事业顺利进行的关键所在等总结提炼出来。只有这样的“总结”才是积累智慧的“宝库”，达到认识彼岸的“桥梁”，那种“千年模样一个样”的“通用总结”（即每到年底，把上一年的“总结”找出来，改改日子，换换数字，开头增加点新的提法，以此应付上级机关）理应加以杜绝。

（2）“功夫下在平时”

写“总结”最根本的一条是丰富地占有材料，“巧妇难为无米之炊”。要想解决这个问题，只靠写“总结”时才去现翻材料、现给下级打电话要数字、要例子是不行的，而是要把材料积累的功夫真正下到平时。