有的不是国家权力机关制发，不属于法规范畴，只在制发主体法定职权范围内应用，这类应用文对所辖范围的管理对象，也同样具有规范的作用。因为这类应用文是按照国家的有关法律规范和有关政策条文而制定的。如企业、事业单位或社会团体制定的规章制度，对本系统、本部门、本单位及其所属成员，同样具有不可逾越的约束力，必须遵照执行。如《商标法实施细则》是依据商标法制定的，《对外汇、贵金属和外汇票证等进出国境的管理施行细则》、《对个人的外汇管理施行细则》、《审批个人外汇申请施行细则》、《对外国驻华机构及其人员的外汇管理施行细则》这四个“细则”全部是依照《中华人民共和国外汇管理暂行条例》制定的，起到准绳作用。
三、宣传与教育功能
宣传教育作用是建立在科学性和合理性的基础上的，是通过真实的事例、数据、说理来实现的。应用文中有关方针政策的重要文件，不只是传达政策意图，告诉人们怎么做，而且还要说明道理，告诉人们为什么要这样做。这些文件既是做好工作的重要依据，也是向广大干部群众进行宣传教育的极好材料。党和政府的方针政策贯彻实施的过程，就是对广大干部群众进行宣传教育的过程。应用文中无论是规范性应用文，还是指挥性应用文，无论是知照性应用文，还是报请性应用文，抑或是记录性应用文，大多具有一定程度的宣传教育作用。
我国宣传教育活动频繁不断，尤其是国家一些政策、规定或思想战线上的理论与观点进行宣传与落实，就会形成一系列的应用文，这应用文就起到很好的宣传教育活动。围绕这一活动我们会看新闻，接受传达通知，阅读文件与文章，要做学习记录，要写体会文章，有时还要进辅导班，听报告，出宣传材料，形成有中国特色的宣传与教育的路径。
应用文中具有法规性的，不仅具有法规的权威性，同时也具有强大的宣传教育效力。如关于打击经济领域犯罪分子或刑事犯罪分子的通告，其中规定于某年某月某日以前自首者可以宽大处理，逾期不报者从严、从重处理这类条款，就显示出强大的权威性，在这强大的权威性背后，延伸出宣传、教育与震慑兼而有之的效力作用。
四、联系与沟通功能
国家是一个有机的整体，上下左右各部门之间形成一个网络系统。不论是上级机关发布、颁布、传达方针、政策、法律、法规，还是下级机关就某一问题向上级机关请示、汇报、报告，或者是同级或不同部门之间要洽商工作、交流情况、协作共事，首先都有一个联系的问题，而应用文正是在这个网络中起着联系的作用。缺少这种联系，上下阻隔、闭塞，不仅会影响国家机器的正常运转，甚至会引发动乱。有些应用文，如函、介绍信、简报、电报、传真等，联系本身就是目的，是其主要作用。
应用文是沟通上下的渠道，联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成一个有活力的统一的整体，达成共识，协调步伐，推动各项工作有序地、顺利地进行。毛泽东于1948年1月7日在《关于建立报告制度》一文中指出过：“我们所以规定这项政策性的综合的报告和请示制度，是因为党的七次全国代表大会以后，仍然有一些（不是一切）中央局和分局的同志，不认识事先或事后向中央报告并请求指示的必要性和重要性，或仅仅作了一些技术性的报告和请示，以致中央不明了或者不无分明了他们重要的（不是次要的或技术性的）活动和政策内容，因而发生了某些不可挽救的、或难于挽救、或能够挽救但已受了损失的事。而那些事先请示、事后报告的中央局和分局，则避免了或减少了这样的损失。从今年起，全党各级领导机关，必须改正对上级事前不请示、事后不报告的不良习惯。各中央局和分局是受中央委任、代表中央执行其所委托的任务的机关，必须同中央发生最密切的联系。各省委或区党委，同中央局和分局也须密切联系。当此革命已进入新的高潮时期，加强此种联系，极为必要。”这段话，虽然是在建立新政府之前说的，但总结了深刻的经验和教训，它不仅指出应用文上下联系的作用，还提出了这种联系要及时、全面的具体要求。
联系与沟通主要是要建立一个信息交流通道，不论级别高低，不论权利大小，只要有利于社会稳定与发展，就要加强联系与沟通，中央政府与地方政府之间，下级政府与上级政府之间，在政府与人民群众之间，生产者与消费者之间，通过应用文进行交流、沟通，形成相互了解、理解、谅解，达到互相信任，实现相互合作和共同发展。特别是在经济快速发展期和经济转型期，容易产生社会矛盾，更需要未雨绸缪、防微杜渐，加强交流与沟通。当矛盾发生时也要及时处理，做好沟通工作，这其中所有的应用文会为事态的发展起到积极的引导作用。
五、凭证与记载功能
许多应用文原本就是作为凭证依据的需要而出现的。这些文章阐明传达领导的意图和政策界限，使收文机关有据可依，有凭可查。下级机关根据上级机关的命令、决定、批复开展工作；上级机关凭借下级机关的请示、报告等，有针对性的回复、处理和解决问题；平行机关也可以依据来文机关的函、通知等，协调配合，统一行动。各种会议记录、会议纪要也有很强的记载和凭据作用。有些应用文体，如条据、合同和法律文书，本身也作为文字依据而存在的。
在日常工作中常常碰到这样的情况，当部门之间在工作中发生矛盾时，一方说：“请拿出红头文件来！”这就是要对方拿出“依据”来；有的说：“我们没错，这全是按照×发×号决定办事的！”这就是以应用文作为客观凭证。
应用文的凭证作用，主要表现在两个方面：一是上级机关在制定方针、政策或作出决定、规定、计划时，有关领导人除了有限的亲自深入实际工作中调查研究外，一个重要的方面，就是依据下级机关上报的总结、报告、纪要、简报和秘书撰写的调查报告等应用文来进行决策的。可以说，这类应用文成为上级机关决策的依据和凭证。二是下级机关开展工作、处理问题、解决矛盾时，上级机关发布的有关“决定”、“决议”、“条例”、“办法”等应用文，不仅成了他们办事的重要依据，而且成为他们解决矛盾、判断是非的凭证。
应用文的记载功能从诞生起就已注定。我们的祖先在龟甲兽骨上刻卜辞，在青铜器上铸铭文，在竹简、帛上写文书等等，这些古老的文章大多是古人为了占卜、祭祀、征伐、契约、记事的实际需要而做的，起到记载作用。据文献记载，我国夏代已能够铸造青铜器了，商周时代盛行在铜器上铸刻文字，“铭文”的内容有宣扬周文王和武王的善德与天命的，有记述战争胜利的，也有周天子的诰词、训示和命令，如西周康王时期的大盂鼎，在内腹壁上铸有铭文291字，记载了周康王对大贵族盂的训诰和赏赐财务的命令。《尚书》是我国现存最早、保留最完整的文章总集，是一部以应用文为主的历史文献汇编。唐人刘知凡在《史通·六家篇》中，把《尚书》分为六种文体，分别是：“典”、“谟”、“训”、“诰”、“誓”、“命”。“典”是记载古代帝王政治法令的。凭证与记载许多情况下是一致的，凭证就要记载，记载就是为作凭证。当今各级政府、各单位都重视各种文书的记载与凭证作用，即使在民间，人们之间的条据与契约、日记与回忆录等都有这一功能。
六、分析与研究功能
应用文是为政治、经济、军事、教育、文化等各领域服务的，应用文就必然有着分析与研究功能，这里包含两个方面，一是在应用文这个家族中，就功能分有分析研究类应用文；就应用文本身而言由于它有凭证与记载功能，自然就有分析与研究的功能。
在经济时代里，谁把握市场规律，谁洞察市场变化，谁吃准市场走势，谁就能在经济大潮中立于不败。这其中的奥妙就在对市场的分析研究中。就一个单位而言，撰写关于市场调查报告、市场预测分析报告、市场动态分析、商品消费调查、产品开发可行性研究报告等等，是决策必不可少的参考物。就普通投资者而言，国家与地方许多关于行业情况的分析统计报告，也是必须关注与阅读研究。这种分析研究功能对一个执政党研究政治、军事、宗教等都不可小觑。
应用文既然是管理国家、处理政务、交流信息的文字载体，它必然记载着国家政府、政党、政府各职能部门各个历史时期政治、经济、军事、文化、教育、科技、外交等方面的情况，也反映单位和个人的种种活动。可以说，它为历史学家、教育学家、科技学家、社会学家、经济学家、政治学家、军事学家、外交学家们研究国史、经济史、文化史、教育史、军事史、政治史、外交史、科技发展史等提供了真实、可靠而具有权威性、说服力的珍贵资料，为研究某一有影响人物的思想发展、精神、品质和事业上的成败，提供了可信的依据。如南北朝梁代昭明太子编的《昭明文选》，收录了自先秦至梁近1000年间一百余位名作者的作品，分为60卷37类。在这部我国最早集各类优秀作品于一书的总集中，共有诏、册、令、策、表、上书、启、弹事、笺、檄、奏记等类，纯属应用文的，占各类总数的三分之一。这些应用文为研究自秦至南北朝的历史，提供了珍贵的资料。无论是范文澜写的《中国通史》，还是刘大杰、游园思编撰的《中国文学史》都参考了这类应用文，有的还把其中的事例作为自己阐述观点的证据。据统计，《毛泽东选集》中有大量的应用文。这类应用文不仅对研究中共党史能起重要作用，而且对于研究毛泽东思想亦能起重要的作用。即便是“日记”、“书信”这类私人应用文，不仅对于研究写作者的思想、人品等有着极为重要的作用，而且对于研究写作者生活的那个时代、社会、自然环境和政治、经济、文化环境也有不容忽视的作用。如《鲁迅日记》、《谢觉哉日记》、《毛泽东书信选》、《傅雷家书》、《曾文正公书信选》等分别对于研究鲁迅的思想、精神、社会活动等；对于研究谢觉哉的革命活动、思想发展，以及他对中国革命的贡献等；对于研究毛泽东的思想、工作作风、工作方法等；对于研究傅雷的爱国思想、文学艺术观点、教育子女的方式方法等；对于研究曾国藩修身养性、教育子女的方法和艺术等提供了真实可靠、具有权威的资料。可以说，这些应用文是研究他们的重要依据之一。
七、建功与警示功能
应用文建功功能可以从多方面理解，一是国家和政府会通过某些应用文文种的写作为基础，选拔那些一心想建功立业之人；二是应用文撰写者把写作应用文视为建功立业的基石；三是应用文中承载着许多建功立业的史实，是研究历史与人物的重要依据。
我们知道在封建科举考试中常把应用文列为必试科目，在我国唐代、宋代文献典籍中，都有记载。不少朝代帝王通过“问策”与“对策”选拔人才。据《汉书·文章纪》记载：文帝“十五年九月，谓诸侯王公卿郡守举贤良能直言极谏者，上亲策之”。刘勰在《文心雕龙·章表》中也记述过：“及后汉察举，必试章奏。”现如今，国家公务员考试从2000年开始中央、国家行政机关公务员考试增加了一个新的考试科目——申论，不少地方在面试中增加答辩与演讲。
刘勰在《文心雕龙》里专列为一种文体，统称“对策”。于是“对策”不仅指一种考试选拔方法，也成为特定文体的名称。这种文体，后代亦称为“策对”、“策论”。历史上许多有识之士在“对策”施展才智，有的在献策中表达为国尽忠。作为一种文体，刘勰这样概括了它的特点：“使事深于政术，理密于时务；酌三五以熔世，而非迂缓之高谈；驭权变以拯俗，而非刻薄之伪论；风恢恢而能远，流洋洋而不溢。”（《文心雕龙·议对》）译成现代汉语，这几句话的意思就是：“对策”要求所论的事理要反映出对政治的深刻理解，要紧密联系时下重要的事务；要考虑时代的发展，熔铸出合于当世的见解，而不是脱离时代的高谈阔论；要通权达变来挽救世俗的不良风气，而不是发表刻薄的伪谬之论；文辞要有气势，像吹得很远的劲风，像汤汤流淌的江河，但又毫不过分。我们从屈原、陈琳、魏征、韩愈、王安石、范仲淹、左宗棠、康有为等人撰写的应用文，表达忧国忧民、捐躯为国的思想，此类文章既是他们出仕、晋升、为国出力、为人谋利的凭证，又成古代文苑中的名着佳作，流传不朽。辛弃疾曾于1165年写《美芹十论》，陈述抗金救国、收复失地、统一中国的大计。他“冀南宋莫随鸿雁南飞”，希望南宋小朝廷不要偏安江南一隅，而要立志收复失地，表示了他“男儿到死心如铁”的豪情壮志。但因朝廷苟且偷安，辛弃疾虽报国无门，英雄气短，但可见赤胆忠心。
