3.应用文强化语言的表“意”功能，文学作品突出语言表“情”功能。应用文是以客观、真实、明了地传递信息，满足实际需要为其追求，因而，它要尽量利用并强化语言本身的表意特征，使语言符号本身所指称事物与作者欲指的客观事物相吻合，并且符合客观事物的实际，经得起客观生活的检验。应用文的言辞主要是表意的，就要力求“达”。《仪礼·聘礼》：“辞无常，逊而说。辞多则史，少则不达。辞苟足以达，义之至也。”它所谓“辞”，是指使臣聘问的外交“辞令”而言；它要求“达”，就是能把自己的意思表达出来。这和孔子所说的“辞，达而已矣”（《论语·卫灵公》），意思一致，“达”就是要明白，不含糊。以应用文的标题为例，“文革”之后，中共中央曾作为一项重要决议：标题中“关于建国以来党的若干历史问题的决议”，“关于”表示它后面的“建国以来党的若干历史问题”是一个词组（“建国以来”限制“党的若干历史问题”），“关于”同这个偏正词组组成介词结构，为文种词“决议”的定语，其含义既确定又清晰。若不用“关于”，这个标题就有歧义。在结构上，“建国以来党的若干历史问题”既可以分析成作为一个词组来作“决议”的定语，也可以分析成两个词组，即“建国以来”和“党的若干历史问题”分别作“决议”的定语，这样就产生了原标题所没有的“建国以来”作出的，包括建国以前在内“党的若干历史问题”的一个或几个决议的意义。
文学作品之所以让人品味无穷，把一个个生动的形象展现在读者面前，最为关键的就是字字句句饱含“情感”，文学的情感性越浓烈，越能感染读者，就越富有艺术魅力。列夫·托尔斯泰曾经这样说过：“在自己心里唤起一度体验过的感情，在唤起这种感情之后，用动作、线条、色彩、声音以及言辞所表达的形象来传达出这种感情，使别人也能体验到这同样的感情——这就是艺术活动。”李清照词通常渗透着“情”字，“昨夜雨疏风骤，浓睡不消残酒。试问卷帘人，却道海棠依旧。知否？知否？应是绿肥红瘦。”（《如梦令》）词中写女主人和卷帘人的对话，意味隽永，波澜曲折，深闺少妇内心深处的伤春惜别情怀和小丫鬟天真无邪的神态，栩栩如在眼前。全词字面上无一“愁”字，而深深的离愁别恨却渗透在整个艺术形象之中，特别是“绿肥红瘦”一语，极富于形象美，写出了作者主观上红颜易老的感慨。
2.应用文语言特征
应用文作为一种实用性文体，语言有自身的要求，有人把应用文语言表达称为“犹如戴着镣铐的舞蹈”，是在一定的模式、规范下的一种合矩度、合目的、合规律的语言，主要表现出准确、简练、朴实、得体、多元等特征。
准确。准确是应用文语言的基本特征和本质要求，是应用文首要的语言品质。具体表现在以下几个方面：
一是用词准确。用词准确才能反映出事物之间的细微差别。要做到用词准确，得养成辨析词义的习惯。
二是造句合乎语法与逻辑。一句话通不通，关涉到语法的规范性问题。一句话对不对，关涉到逻辑的严密性问题。一句话的准确表达，必须是既“通”且“对”。但在语言实践中，由于不遵循语法规范和逻辑规律而损害公文语言准确性的句子也经常出现。
三是慎用模糊词语。应用文讲究用词的精确，避免出现含糊不清、模棱两可的词语。然而在需要的情况下，恰当地运用一些模糊词语却能收到积极的表达效果。
简练。“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以少少的文字，溶进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。应用文语言的简练表现为言简意赅、要言不烦、不枝不蔓，即用尽可能少的语言表达尽可能丰富的内容。刘勰在《文心雕龙·附会》篇中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阕，句长一言则辞伤。”这句话强调了文贵精要，同时要服从于表意的需要。列宁曾经提出过：“写报告、文件要像电报那样写得简短”。创造应用文语言的简练，需注意以下几点要求：
一是删繁就简，即从特定目的、对象出发，删去多余的话。这就是鲁迅先生在《答北斗杂志问》一文中所说的：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”从北京三次申奥口号比较看，更体现了简练的特征。1991年申奥口号共7条107字；1992年申奥口号为6条67字；2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅6个字，两个短语，第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”12个字，三个短语，两条口号鲜明地突现出北京申奥的新理念。
二是词义要明确。应用文十分强调选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语，即使用了，也要作必要的解释和说明。这就要求写作时要精心炼字炼词，根据文章表达的需要，从丰富的词汇中挑选最为准确恰当的字、词，把它放在最合适的位置上，以确切表情达意。我国古代有“二句三年得，一吟双泪流”，“为求一字稳，耐得半宵寒”的美谈，不仅仅指文学创作的炼字炼词，同样适用于应用文写作。
三是恰当运用缩略语。应用文中适当使用具有规范化简称的缩略语，也是使应用文语言简洁的有效方法。缩略语是由较长的词语缩短省略而成的。在应用文中使用缩略语，主要是对一些内容特定的长句或专用名词进行简缩。如将实现我国和平统一的“一个国家、两种制度”的方针简缩为“一国两制”；将“中国共产党中央委员会”简缩为“中共中央”等等。这种高度的简缩，既节约了文字，便于使用，又准确地表达了原意，易读易记。但缩略语的使用一定要约定俗成，讲求规范，不能滥用。
朴实。应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤炼。这两者区别明显。在应用文中需要陈述事情就要表明“做何事、怎么做、做得如何”，需要陈述个人工作就要表明“该干什么、干了什么、干得怎么样”，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。例如我国的《现金管理条例》第一条是：“为了改善现金管理，促进商品生产和流通，加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直截了当地回答了为什么制定此条例。
得体。就应用文而言“得体”含有两层意思：一层意思指语言得合文体。语言表达符合文种要求，不同文种就有不同的语言要求。文种的差异性带来语言在语气运用、习惯用语、语言的逻辑关系等方面都有个性；第二层意思是指在特定的语言环境中，运用恰当的语言，以合乎特定的表现方法、场合、对象、目的以取得最佳的修辞效果，下面重点分析这一层内涵。
语言得体一般必须符合两个方面的要求：一是符合语境（大语境，即外部语境）要求；二是符合语体要求。具体说，这就是围绕一定的内容，为了一定的目的，针对特定的对象，根据特定的场合、情景，对语言材料和表达方式作出适当的选择安排，以适应交际的需要。
符合语境要求，即是针对对象、场合、目的等正确使用语言。
符合语体就应用文而言就是要求符合公文语体和事务语体要求，其他文章就必须分别对应政论语体、科技语体、文艺语体等。
所谓看对象，即辨清读此文章或听讲话的人的身份、地位、职业、文化层次、性格、需求、与说话、写文章人的关系（如长幼、尊卑、感情等）等选择恰当的语言。所谓看场合，是指辨清说话的场所、时间、环境气氛、听话者的情况（如社会公众场合、私密场合、工作单位、商业娱乐场所、会议、演讲辩论场合、行政机关、法庭、家庭等）。场合不同，用语当不同。所谓看目的，即根据说话、写文章的不同目的（如宣传、沟通、说服、教育、批评、勉励、辩驳、警策、告诫等）选择恰当的语言。
得体的语言无处不在，刘勰在《文心雕龙·诏策》中论述道：“治戎燮伐，则声有沉雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈。”可见应用文语言的得体，是溢于言表的感情色彩，与它所表述的内容相得益彰。如在上下级关系上，行文就要考虑对象是上级机关、下级机关、平级机关，还是社会公众等。对象不同，语言、语感相应就要变化，如对上级机关就要用请求用语“恳请”、“拟请”等；对平级机关要用谦敬用语“恭请”、“谨请”、“承蒙”等；对下级机关常用“此令”、“此告”等肯定兼命令用语。在书信中，给长辈写信措词应讲究必要的礼节，用语谦逊。给同辈写信，语气应亲近、委婉，充满友情。如称呼对方叫“足下”、“阁下”，称对方的家叫“府上”，称对方家里的人要加上一个“令”字，如“令尊”、“令堂”等；问对方的年龄称“高寿”、“贵庚”、“芳龄”等等。
多元。一般应用文是用文章式文本表述，但随着社会经济的发展，人们要掌握科学、熟悉生产、了解经济，仅文章式文本满足不了社会需求，在应用文中数据式、图表式说明越来越多，可谓“各领风骚，相互交融”。特别是财经类应用文则大量采用数据、图表。数据可以比较价值大小，可以反映效益增减，可以反映速度快慢，可以体现成本、质量、效率、水平，甚至可以反映兴衰成败。但是，运用数据要简练、准确、科学、实在，要有可比性，要能说明问题。例如：“某银行储蓄网点1999年储蓄存款新增1650万元，员工人数15人，人均存款增量110万元；1998年储蓄存款增量为1200万元，员工人数12人，人均存款增量100万元。1999年比1998年人均存款增量增长了10%。”这样的内容非得用数据表述不可。
图表式应用文本在现实中越来越多。这是因为人类社会发展越来越快，信息社会带来的信息量骤增，因而人们接受信息的方式也在改变，那种由文字文本所传播的线性展开信息的方法已不适应人们的接受要求，所以，非线性的、立体的、直观的图表应用文本越来越受到人们的青睐。图表式应用文本包括表格式、图示式和形示式三种。与文章式应用文本相比，图表式应用文本的特点有：表格式是行列形式展开的信息，图是几何形体展开的信息。这和以线性传递信息的文章式应用文相比较，信息的容量大，传递的速度快。形示式应用文本直观，信息传达准确、简明、生动。图示式应用文本以信息的传播科学、规范的特点，便于受众接受理解。如：我们平时把这种图形称为“示意图”。表格式应用文本是按设定的项目，用行、列形式建立的信息资料，阅读主体从表格中可以清晰地看到客观事物的现状以及规律性。表格式应用文本分为文字式表格、数字式表格、符号式表格三种。形示式文本主要强调用形象直观地展示需要说明的信息资料，如生物标本图、示意图、说明性图画示意图、建筑设计效果图等，乃至现今传媒上、广告中大量出现的以物体形象传播信息资料的文本。
五、练就修改反思技能
文章的修改是写作技能中不可缺少且最重的一环。人们在写作时，按着既定目标写作，语言是经过大脑顺势流淌下来的，是思维中理应表达的记录再现，但排除不了思维与语言中存在“漏洞”，就难免出现不完整、不完美情况，修改就成最后的“守关人”。
俗话说：文章是改出来的。古往今来，凡有成就的作家，没有不重视文章修改的。两千多年前的荀子说：“人之于文学也，犹玉之于琢磨也。”曹雪芹写《红楼梦》，披阅十载，增删五次，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛像个才子，实则到处害人。”作家巴金说：“写到死、改到死；用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞。”丹麦物理学家玻尔写《光与生命》，反复修改9遍，一直到他认为每个字句都完全表达了自己的本意，才正式发表。美国海明威把《老人与海》的手稿反复读过近200遍才最后付印。由此可见，修改是写作中一个非常重要的环节，从某种意义上可以说是具有决定性作用的环节。
