5．遗失原始凭证的处理办法。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证，而不得要求原签发单位重开发票，因若原签发单位重开发票，则税务机关可以以“未按规定开具发票”对其进行处罚。如确实无法取得证明的，如车票、船票等丢失，则应由当事人写出详细的情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。
（三）记账凭证
1．记账凭证的种类。
（1）记账凭证按其使用范围不同，可以将其分为专用记账凭证和通用记账凭证。
按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有关，将专用记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。采用该类记账凭证的单位，在填制记账凭证时需根据经济业务是否与现金和银行存款的收付有关，进行选择。
如与现金和银行存款收入相关的，则填制收款凭证；若与现金和银行存款支付相关的，则填制付款凭证；不牵涉现金和银行存款业务的，应填制转账凭证；仅牵涉现金和银行存款间增减业务的，只填制付款凭证。
登记总账。这里的汇总记账凭证和科目汇总表也属于记账凭证。
（2）记账凭证按照填列方式的不同，可分为复式记账凭证和单式记账凭证。复式记账凭证是将每一笔经济业务事项所涉及的全部科目及其发生额都在同一张凭证中反映，前列专用记账凭证和通用记账凭证都是复式记账凭证。单式记账凭证是指每一张记账凭证只填制经济业务事项所涉及的一个会计科目及其发生额的记账凭证。采用该类记账凭证的单位就有两份记账凭证，即借项记账凭证和贷项记账凭证，一笔经济业务涉及几个科目，就相应填制几张记账凭证，借方科目填制借项记账凭证，贷方科目填制贷项记账凭证。
2．记账凭证的内容。记账凭证的格式多种多样，但从其内容来看，应包括以下几方面：
填制单位名称；
记账凭证名称；
记账凭证的编号和填制日期；
经济业务内容摘要，即对经济业务的简要说明；
经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向、金额；
记账标志；
所附原始凭证张数；
会计主管、记账、出纳、复核、制证等相关人员签章。
3．记账凭证的填制。记账凭证填制的基本要求是：依据正确、内容完整、填写规范、编制及时。具体要求如下：
（1）除结账和更正错账外，记账凭证必须附有原始凭证，并注明原始凭证的张数，以便核对摘要和所编会计分录是否准确无误。关于原始凭证张数的填列，一般以所附原始凭证的自然张数为准。若附有原始凭证汇总表的，则也应一起记入附件张数中，但报销差旅费等的零散票券，可以粘贴在差旅费报销单或原始凭证粘贴单上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的，可将该原始凭证附在主要的记账凭证之后，并注明本记账凭证的附件所包括的记账凭证的日期编号，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的日期编号。
（2）记账凭证日期的填写为填制记账凭证的当日。
（3）记账凭证编号的填写应按月（即从1或01或001等开始）顺序编号。采用通用记账凭证的单位，应按月顺序编号；采用专用记账凭证的单位，应将凭证分类别并按月顺序编号；采用单式记账凭证的单位，除按类别分别按月顺序编号外，还应注意：因一笔经济业务牵涉两张或两张以上记账凭证，在填制记账凭证编号时，应采用“分数编号法”，如为本月份第五笔经济业务，需填制三张记账凭证，则三张记账凭证的编号应分别记为：513（这里“5”表示本月份发生的第五笔经济业务，分母“3”表示本笔业务需填制三张记账凭证，分子“1”则表示本张填制的是第一张记账凭证）、523、533。
（4）记账凭证填制完成后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销，或在金额合计数前加写人民币符号“￥”，两者都做也可。
（5）记账凭证错误的更正。如在填制记账凭证时发生错误（未登记账簿之前），原记账凭证撕毁作废，重新填制记账凭证。若已登记入账，则应保留原错误记账凭证，若是科目用错或科目不错方向记反的，用红字金额先填制一张与原内容相同的记账凭证，并在“摘要”栏内注明“注销某年某月某日某字号凭证”（即注销原错误记账凭证的日期与编号），同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并在“摘要”栏内注明“订正某年某月某日某字号凭证”。若只是金额多记的，用红字将多记的金额填制一张科目及入账方向与原错误记账凭证相同的记账凭证，并在“摘要”栏内注明“订正某年某月某日某字号凭证”。若只是金额少记的，则采用补充登记法，将少记的金额用蓝字填制一张科目及入账方向与原错误记账凭证相同的记账凭证，并在“摘要”栏内注明“订正某年某月某日某字号凭证”。针对以前年度的记账凭证错误，则只能采用蓝字填制更正的记账凭证。
（6）实行会计电算化的单位，打印出来的机制记账凭证，需由制单人员、出纳人员、复核人员、记账人员和会计主管人员签章（注意：出纳人员签章是指在牵涉款项收付的记账凭证上签章）。
（7）登记现金日记账和银行存款日记账的出纳人员通常不得兼管记账凭证的填制，而由分管会计填制。
4．记账凭证的审核。审核的主要内容如下：
（1）内容是否真实。即审核记账凭证的内容是否与所附原始凭证的内容一致，记账凭证汇总表的内容是否与其所依据的记账凭证的内容一致等。
（2）项目是否齐全。即审核记账凭证的各项目是否填制齐全，有无遗漏情况。如日期、编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证的张数及有关人员签章等。
（3）科目是否正确。即审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否符合会计制度的规定等。
（4）书写是否规范。即审核记账凭证中文字、数字的书写是否符合规定，是否清楚明了等。
审核中，如发现差错，应按上述更正错误记账凭证的方法进行更正。只有审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。
五、账簿
会计账簿，是指由一定格式的账页所组成的，以会计凭证作为登记依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节。
需要说明的是，账簿和账户的关系是形式和内容的关系。账簿中的每一页就是账户存在的形式和载体，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。
（一）账簿的意义
1．账簿是分类、系统、全面汇总整理和积累会计资料的工具。
2．账簿是编制会计报表、输出会计信息的依据。
3．账簿是监督财产物资安全完整的重要手段。
4．账簿是重要的历史档案，也是会计分析、会计检查的依据。
（二）账簿的种类
账簿按用途分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。
1．序时账簿也称日记账簿，是按经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。实际工作中各单位设置的序时账簿主要有现金日记账（账页格式及启用与登记方法见第二章）和银行存款日记账（账页格式及启用与登记方法见第三章）。外表形式采用订本式。
2．分类账簿简称分类账，是指对经济业务进行分类登记的账簿。分类账按反映内容的详细程度不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。
（1）总分类账簿又称总分类账或总账，是根据总分类账户开设的账簿，用以登记和反映会计要素各具体项目变动情况及其结果，提供总括核算资料的分类账簿。外表形式多采用订本式；账页格式以“三栏式”（见表1‐12）为主，也可采用“多栏式”；登记方法以单位所采用的账户处理程序不同，既可逐日逐笔登记，也可定期汇总登记；月结时一般不需结出“本月合计”，“过次页”时，通常也只需将余额转到下一页；启用方法类似日记账。
（2）明细分类账簿又称明细分类账或明细账，是根据总分类账户所属的明细账户开设的账簿，是对其总分类账提供补充说明、提供详细核算资料的分类账簿。外表形式多采用活页式或卡片式。账页格式有“三栏式”、“多栏式”、“数量金额式”等。登记方法既可逐日逐笔登记，也可定期逐笔登记（最迟5天），但债权债务类明细账与财产物资类明细账应每天登记。债权债务类明细账月结、过次页方法同总账；收入类、成本费用类、财务成果类等明细账不单要月结“本月合计”，通常在月度结束时还需进行“本年累计”；财产物资类明细账月结时，需进行“本月合计”。启用方法类似日记账。
3．备查账簿也称辅助账簿，它是对某些未能在序时账簿与分类账簿等主要账簿中作记载或记载不全的经济业务事项进行补充登记的账簿，如应收票据备查簿等。该账簿的账页格式由各单位根据需要自行设计。
需要说明的是：一个单位通常包括现金日记账、银行存款日记账、总账和明细账四本账。每本账在登记时，如要求是逐笔登记的，则日期栏目的填写应与记账凭证的日期相符，定期汇总登记的，则日期栏目的填写为登记账簿的日期。“过次页”的日期，应与本页最后一笔账的日期相符。
（三）登记账簿的规则
1．登记账簿启用表。登记方法见第二章第二节相关内容。这里需注意的是：①除明细账中的债权债务类明细账与财产物资类明细账外，其他账簿在新年都需启用新的账簿，即使采用订本式的账簿留有空页的，也应封账，而启用新的账簿；②交纳印花税的账簿需在启用表的左上角贴花并划线注销，如现金日记账与银行存款日记账每本账都需交纳5元的印花税，就需要在启用账簿时，在账簿启用表的右上角贴花并划线注销。
2．登记账簿的方法。会计人员应根据审核无误的会计凭证，使用正确的方法登记账簿。做到：数字文字书写准确清楚规范、登记及时、改错符合规定要求并遵循下列规则：
（1）摘要、金额登记入账后，应在会计凭证上注明账簿的页数或打“√”，以避免重记或漏记。
（2）登记账簿时，必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行复写的账簿除外），以防涂改，并保持账簿记录的清晰、耐用。会计中的红字表示负数，因而红色墨水只能用于更正错账、画线、结账等国家统一会计制度规定的范围。
总账和明细账因一本账簿中可能牵涉多个账户，所以应在页首引出账户目录，注明账户的名称和页次，以便查阅。
（3）登记时注意连续性，不得跳行、隔页，不得随便更换账簿和撕去账页。如登记时不慎发生跳行或隔页的，应在空行或空页处画对角线加以注销，并注明“此行空白”或“此页空白”字样，同时由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在“×”交叉处签章，以示负责。
（4）账簿书写需工整、规范并保持一定的距离，不得满格书写。摘要文字应紧靠左线，数字金额应写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐，文字、数字字体大小要适宜，并紧靠底线书写，上面要留有适当的空距，一般应占格高的1／2，最多不超格高的2／3，以备出现错账时有更正的空间。记录金额时，如遇没有角分的整数金额，应在角分栏内写上“00”，不得省略不写或用“-”替代。阿拉伯数字书写时应注意“1”与“7”、“2”与“0”、“3”与“8”、“4”与“9”、“5”与“6”的书写，避免相互混淆，书写时一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清楚。
（5）结出余额。结出余额后，对标有“借／贷”栏的账户，应在“借／贷”栏内注明“借”
或“贷”字样，以示余额方向；对于没有余额的账户，应在“借／贷”栏内注明“平”字，并在“余额”栏用“-○”表示。
（6）每一页账的第一行一般应填列上年转来或承前页，每一页账的最后一行应填列同月1日起至同月本页结束止的发生额合计数及余额（或余额），并在本页的最后一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，下一页的第一行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。若记账时，刚好记完本月最后一笔时，该过次页也该进行“本月合计”，则应在本页最后一行注明“过次页”，下一页的第一行注明“承前页”，而后在第二行再进行“本月合计”。
（7）各种账簿在期末都需结账。需结计本月发生额的，方法可参照第二章第二节相关内容。如不需结计本月发生额的（如总账账户、债权债务类明细账），则只需在月度最后一笔账下用红水笔划通线即可，但年度仍需进行“年度合计”。合计时，将各账页的借方金额合计数与贷方金额合计数分别加总（可用铅笔先将各账页的借方金额合计数与贷方金额合计数写在各账页最后一行的下方，但不能占账页行次，然后加总各账页的借方金额合计数与贷方金额合计数），再分别加上年度最后一页账上的借方金额和贷方金额，即可得“本年合计”。
（8）账簿如登记错误，不得挖、补、刮、擦、涂或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。
