以上，正如笔者所述，80年代以后，中国大陆有若干所实力雄厚的大学纷纷刊出了自己学校的校史。但各校在编纂校史时，最重要的是对相关资料的收集、积累。于是，各校广泛开展了包括从校友中借用资料、采访相关人员在内，努力从校内外收集资料的活动。例如，北京大学除了在附属图书馆以及后面所述的文件档案馆等校内设施收集资料之外，还从首都博物馆、首都图书馆、北京图书馆、国家档案馆、历史博物馆、革命博物馆等收藏有相关资料的各个机构收集资料。其他各校的情况，也基本相同。交通大学则由上海、西安两地学校的档案室展开调查，他们奔赴北京、南京、上海、西安、重庆、昆明、苏州、无锡等地对数百名校友进行采访、调查。四川大学也是如此，他们除了利用校内图书馆、综合档案室以及相关大学机构的资料之外，还得到了四川省以及成都市党委党史工作委员会、四川省图书馆、成都市档案馆、重庆市博物馆、重庆市档案馆的鼎力相助，获得了大量的珍贵资料。西北大学则是在陕西省档案馆、陕西省图书馆、陕西省政协文史资料室、陕西省党史收藏室等的鼎力相助下获得了大量的有用资料。不仅如此，许多校友也积极协助校史编纂工作，为编纂工作人员提供和撰写回忆录并为初稿阶段的稿件提出各种有益的建议。
正如各位所知，档案、资料的收集在校史编纂中起着无可替代的重要作用。而在中国负责管理这些文件的机构又分别被称为档案馆和档案室。中央或省级地方的叫档案馆。而各大学的则被称为档案室。这些档案馆、档案室或文件馆，均相当于英语中的archives。因此，一般不像北京大学那样，在校史编纂室下再设立资料室。中国，不仅在大学，而且在所有的机关、企事业单位都常设有被称为档案室的机构。该机构负责保管各种记录。另外，在各级行政机构，如：省、市、地、州也都有作为收集保管公文资料的档案馆、档案处。顺便说一下，档案一词是从明代开始被使用的。也就是说，在这之前，商周时代之后，对档案一词有册、中、典籍、文书、文卷、案卷、档子等各种各样的称呼，但明初或是稍早的时期作为口头语言开始使用档案或档子。明末清初终于作为书面语言而确定了下来。中华人民共和国建国后，在1956年4月由国务院公布的《关于强化国家档案馆工作的决定》，对于保管公文书（档案）的机构和定位，做出了如下规定：“中华人民共和国成立以来所有各级政府机关、部队、企事业单位的文件以及中华人民共和国成立以前的革命历史文件和包括旧政权的公文在内的国家所有的文件都是在我国的社会、政治生活中所形成的文件资料，都是我国的财产。”“各级机关的公文、文件、资料（包括接收发送的书信、电报、内部文件、会议记录、电话记录、技术文件、出版物的原稿、木版、照片、电影胶卷、录音）等要转移至保管、处理各机关公文、文件的机构，不允许分散佚或丢失。还有，其中需要永久保存的部分内容，按照统一的规定，必须集中于国家的中央档案馆或是各地方档案馆保管。”按照这个规定，在北京设有中央档案馆、中国第一历史档案馆（保存明、清两朝的公文、文件）、中国第二历史档案馆（保存民国时代的公文、文件），地方在各省、市、地区、县设立档案馆。分别负责保管与该省、市、地区、县相关的各类历史文件、文书。负责长期保管中华人民共和国成立以来的各类文件、文书。包括大学档案室在内的各机构的档案室与其他公共档案馆的关系，正如以上规定，在各机关收集的文书、资料中，需要长期保存的必须集中保管于公共档案馆中。并且，为了方便这些公共档案馆进行资料的分类整理，还制定了《中国档案分类法》。同时，对“A中国共产党党务”“B国家政务总类”等19个项目进行了大分类。教育被分在“G文化、教育、卫生、体育”项目中，各类项目下又进一步做了细分化（9）。
不过，国家教育委员会和国家档案局在1987年4月23日公布了《国家教育委员会、国家档案局关于加强高等学校档案工作的几点意见》（10）。这个意见指出：目前，除了少数高等教育机构还设有综合档案室或档案馆外，在大多数高等教育机构中，隶属于党委办公室的文件档案室与校长办公室下属的科技档案室仍然并立而设。这样，使得人力、物力资源或财源变得分散，相关文件资料也难以有效地得到收集和保管。因此，在这个《意见》中，今后在一般情况下，校长办公室下仍然继续设立综合档案室。不过，在一些历史悠久、规模庞大、必须保管的资料众多的少数重点大学中，在得到主管行政部门认可后，可以设立规格高于档案室的档案馆。一般，综合档案室的定员人数因所在高等教育机构的规模、性质不同而不同。而在重点大学则为5—8人，非重点四年制大学是3—5人、高等专科学校的编制则为1—3人。
《意见》指出，作为存在于以往档案室工作中的对资料收集活动的不足，不仅欠缺对科学研究、设施建设等资料的收集，而且欠缺文件以外的各种体裁的资料：如照片，录音带、录像带、电脑用数据等的收集。而关系到大学基本活动的教学、科研的文件资料就更加缺乏。而且有一部分已经散佚。因此，为了强化特别是为了加强对教学、科研相关资料的收集，对应纳入档案部门管辖范围的资料做出了如下明示，也就是：①由上级教育行政管理部门下发的各种计划、指示、规定等文件。②校内的各种规章、各种统计数据以及与教学、科研相关的文件。③关于新生的招生定员、选拔的规则、开设专业的介绍以及入学人员名单等与新生相关的各种资料。④与学生学习、生活相关的学籍簿册、成绩单、在校学生名单、升级、留级、休学、转学、复学、退学等关于学籍变更的各种资料。⑤与学生奖励、惩罚相关的各种资料。⑥教学计划、教学科目、教学改善方案及结果的汇总。⑦自主编纂教材、各系各专业使用的教材一览等与教材相关的各种资料。⑧实习的计划、实施细则、结果的汇总、手续、实际结果的评价、代表性的实习报告等与实习相关的各种资料。⑨课时安排及各门课程的任课计划、人员；典型的教材教案、试题等与授课相关的各种资料。⑩优秀毕业论文、毕业设计及其评价意见。研究生院所属硕士、博士学位获得者的名单、学位论文以及其审查文件。与毕业生就业流向相关的各种资料。与毕业生就职后的追踪调查相关的各种资料。与教师的培养、进修、资格审查、出国进修计划等相关的各种资料。关于评价教师教育活动的各种资料。关于教师工作量的规定以及其实施状况资料。关于夜大、电脑课程、各种培训班、进修班的各种资料。
正如大家在这里所看到的，应纳入大学档案室的资料范围极为广泛。符合各项目的资料，不仅包括现在的，当然也包括历史的资料。纳入这个《意见》的内容，充其量也只是为了强化档案室的功能而提出的方案。只是针对今后的标准和目标，并不能说已经反应了现存的各大学的档案室的现状。但是，从中却可审视到中国的大学档案馆的努力方向。可以说，在积累有丰富资料的中国各大学中，编纂更加充实的各单所大学的校史是完全可以期待的。
（名古屋大学大塚豊）
