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第3章 强化校长领导艺术的影响力(3)

对于校长来讲,摆正自己的位置就更加重要。为此我们可以从校长的角度把决策区分为以下七种类型:①完全的他人(个体的或群体的,下同)决策。他人如何决策、选择什么方案校长没必要干预,甚至都没有必要知道,完全是他人的事,除非必要,否则校长最好拒绝提供建议。②需知情的他人决策。由于与自己的工作有关或影响面比较大,所以如何决策、选择什么方案校长要知道,以便做好应变的准备,甚至也可以提出决策建议,但最终仍由他人拍板。③有意引导的他人决策。决策的主动权仍在他人手中,但由于决策结果对校长的工作有较大影响,为了保证在他人方便的前提下又对自己有利,校长可以提出处理意见供决策人参考,并在必要时引导他人接受自己提出的建议,但不能强迫他人接受。④与他人协商的共同决策。校长同参与决策的其他人是平等的,在这种情况下校长既不要放弃责任,任由他人做主,也不要把自己的意见强加于他人。大家协商达成一致最为重要。⑤吸收他人参与的自我决策。决定做出前征求他人的意见和建议,吸收后校长个人做出决定。⑥事后告之的自我决策。不事先征求他人意见和建议,但决策制定后、执行前通报有关他人并作必要的解释。⑦强制的自我决策。既不事先征求意见和建议,也不事后告之解释,决策后直接执行。这种决策主要是为了强化校长的权威,对于一盘散沙式的学校,治理的初期是必要的。

(三)恰当选择决策时机

决策制定是否有效,与时机的选择密切相关。有些决策基于稍纵即逝的机遇和刻不容缓的威胁,对于它们,校长必须利用现有信息尽快做出反应。而有些情况下,校长却并不需要马上进行决策。公开待选方案,静观事态发展才是明智之举。如是否推行一种教学方法,可以先在小范围内实验,然后再决定是否大面积推广。

根据时间的压力,我们可以把决策分成以下五种,每种分别采取不同的对策。

1.紧急事件的决策

。这类决策要求校长必须马上做出反应,立刻采取措施应付危机。如教室着火、学生在体育课上严重摔伤。这类决策等不得,通常是越快越好,否则会给组织带来更大的危机。这类决策通常来不及仔细分析、选取最优方案,也不能强调决策的权限范围,在场的每位校长都有责任采取行动。通常的原则是:具体负责的人在现场,就由他现场决策并组织实施;具体负责的人不在现场,由在场职位最高者现场决策并指挥实施。

2.稍纵即逝的决策

。这是过期作废但又时间紧急的一类问题的决策,这类问题通常有一个稍纵即逝的解决时机,若不马上决策的话,最终就会变得毫无意义。这类问题的决策通常不是问题本身的压力,而是时机的压力需要马上决策,错过时机往往就没有必要再决策了,但没有及时决策通常也不会给组织带来危机。如一个外国专家正在讲学,他明天就回国了,有关内容正是学校急需的,今天不决定去听,明天就没有意义了。

3.最优决策

。在这类决策中,有多种方案可供决策者选择。尽管快速做出决定也重要,但有效的决策取决于对各种方案的分析和评价,取决于决策方案选择得是否合理。对这种决策,找到最佳方案比决策速度更重要。如学校如何实施素质教育这一问题的决策,就需要最优决策。

4.无关紧要的决策

。这类问题的决策既无时间的要求,也无须追求最佳方案,随便什么时间、采取什么方案都可以。对这类决策,有时间则及早决策,没有时间则可以扔在一边等有时间再做。

5.等待时机的决策

。问题已经出现,但还不明朗,决策的时机还没到来。这类决策可以等待时机成熟或到了问题逐渐明朗时再作决定。

(四)把握决策制定的逻辑过程

在实际管理中,并非所有的决策都能按照理性准则做出,有些决策需要借助非理性的方法,如经验、直觉、创造性等,但这并不排斥决策遵循理性过程。决策按照一定的逻辑过程进行会更加有效。决策过程从识别问题开始,到实施决策,要经历七个阶段。

1.识别问题

。许多决策失误,并不是到了选择决策方案时才错,而是在对问题的把握时就出了问题。对问题的识别可以从以下几个方面进行:①问题的类型。通常可以把问题区分为常规问题和非常规问题,相应的决策方法为程序化决策和非程序化决策。②问题的层次。即解决问题的权限范围。如果校长觉得他们没有职权、资金、信息或其他采取行动所需的资源,他们不大可能将事情当作问题,或者把问题交给有权解决此问题的人员。③问题的时间限制。截止期限会使校长感到某种压力,从而促其采取行动。④问题的重要性。尽管对问题重要性的判断也是主观的,但它也影响到决策的方式。

2.确定决策标准

。决策标准,即选择解决问题方案时应满足的条件,也可以说是解决问题的约束条件。校长一旦确定了需要注意的问题,则对于解决问题中起重要作用的决策标准就要给予明确。很多时候,决策的标准是一个标准体系,而不是一条单一的标准。在这个标准体系中的各个标准并不是同等重要的,因此为了在决策中恰当地考虑它们的优先权,有必要按重要程度的不同给予不同的权重。

3.拟订方案

。列出能够成功地解决问题的可行方案。这一步骤无须评价各个方案,仅需列出即可。决策是一种优选活动。要想实现真正的选优,就必须有多种可以比较的可行方案供决策者选择。这样决策就依赖于方案设计的情况。

4.分析方案

。分析是借助决策标准进行的。通过分析,知道每种方案的优缺点。

5.选择方案

。既然我们已经确定了所有与决策相关的因素,恰如其分地权衡了它们的重要性,并确认了可行方案,那么我们仅需选择第四个阶段中得分最高的方案。

6.防范分析

。十全十美的方案是很难找到的,许多时候,决策失误,往往是对所选择方案的潜在危险估计不足,没有相应的对策。防范分析就是分析所选择的方案可能存在的问题,并有针对性地安排好对策。

7.实施方案,跟踪效果

。即把决策传递给有关人员,并得到他们行动的承诺。查看问题是否得到解决,效果如何,是否需要重新决策等。

二、学校管理中的群体决策艺术

学校中的许多决策,尤其是对学校的活动和人事有重大影响的决策,是由集体制定的。很少有哪个学校不采用委员会或类似的组织形式作为决策的工具。有些校长反映,他们有五分之一到三分之一的时间是花费在各种会议上,毫无疑问,这些时间的大部分用于确定问题,找到解决问题的方案以及如何实施方案。为此校长要把握好群体决策艺术。

(一)充分认识群体决策的优缺点

群体决策既有优点,也有缺点。群体决策的优点是:①提供更完整的信息,能够把问题分析得更透彻;②产生更多的方案,有利于提高决策质量;③提高成员对决策的认知水平,增强对决策的接受性,有利于决策执行;④提高决策的合法性,有利于减少决策者和群众的矛盾;⑤增强团结协作精神,有利于执行决策中的互相配合。

群体决策的缺点是:①耗费时间,导致错过解决问题的良好时机,甚至使问题长期得不到解决;②少数人统治,造成决策质量下降,影响群众参与决策的积极性;③从众效应,导致某些成员放弃自己的观点,造成决策质量下降;④责任分摊,导致负责不清,容易造成冒险决策和随意决策。

(二)群体决策的改进技术

群体决策的优点使我们很想更多地使用群体决策的方式,但群体决策的缺点又使我们在使用群体决策时忧心忡忡。许多时候,我们又不得不采取群体决策的方式,因为组织有规定,某些问题的决策必须经由群体讨论做出。这就使我们觉得有必要改进群体决策。下面介绍两种改进群体决策的技术方法。

1.头脑风暴法

。头脑风暴法(Brainstorm)是为了克服阻碍产生创造性方案的群体压力和从众效应的一种相对简单的方法。它利用一种思想产生过程,鼓励提出任何种类的方案设计思想,同时禁止对各种方案的任何批评。

头脑风暴会议通常要遵循以下几个原则:

(1)每个人只陈述自己的观点,不评价别人的观点;

(2)每个人只代表自己,不以组织身份出现;

(3)每个人独立思考,不进行商讨;

(4)可以发展和补充别人的意见;

(5)强调建议的数量、意见越多越好;

(6)会前不布置问题,以免互相串联,限制别人的思想;

(7)记录所有方案。

在典型的头脑风暴会议中,一群人围桌而坐,群体领导人以一种明确的方式向所有成员阐明问题。然后成员在一定的时间内“自由”提出尽可能多的方案,不允许任何批评,并且所有的方案都当场记录下来,留待以后再讨论和分析。

2.名义群体法

。由于大家面对面地讨论,很难避免互相影响和少数人的统治,所以头脑风暴法并不完善。名义群体法(Nominalgrouptechnique)通过在群体决策中限制讨论,确保每个人独立思考来防止从众效应和少数人的统治。名义群体法遵循以下步骤。

(1)成员集合成一个群体,但在进行任何讨论之前,每个成员独立地写下他对问题的看法和解决问题的方案、建议。

(2)经过一段时间的沉默,每个成员将自己的想法提交给群体。然后一个接一个地向大家说明自己的想法,直到每个人的想法都表述完并记录下来为止(通常记录在一张活动挂图或黑板上)。在所有的想法都记录下来之前不进行讨论。

(3)群体开始讨论,以便把每个想法搞清楚,并做出评价。在此过程中,每个人可以解释和论证自己的想法。

(4)每个成员独立地把各种想法排出次序(通常是秘密进行的),最后的决策是综合排序最高的想法。

这种方法的主要优点在于,使群体成员正式开会但不限制每个人的独立思考,甚至强迫每个人独立思考,而传统的会议做不到这一点。但这种会议也不能完全克服从众效应和少数人的统治,而且由于延迟讨论,影响了互相启发,进而影响决策方案的数量和质量。

(三)会议控制技术

群体决策往往是以会议的方式进行的,所以会议控制技术是群体决策艺术的重要组成部分,对于提高群体决策成效有重要意义。控制群体决策会议,要注意两个方面。

1.把握好会议过程

。从行为科学的角度,一个讨论会由开始到结束可以被分成四个阶段,即形成阶段、讨论阶段、认同阶段和成果阶段。

(1)形成阶段。形成阶段是会议的第一阶段。在此阶段人们纷纷走进会场,找到一个适合自己的位置坐下。此阶段的成果是:与会者群体无论是在心理位置上还是在物理位置上都形成一个开会的态势。会议态势的形成大致有两种方式,即自然式和非自然式。

在自然式中,与会者的位置没有被事先设定,由与会者自己选择。由自然方式形成的会议态势,会场气氛比较自由和谐,与会者之间较少有等级感,对问题的讨论比较充分自由。但自然式形成的会议态势给主持人把握会场气氛和进程造成了一定的困难,与会者的无拘无束可能导致会场气氛过于热烈,造成讨论离题而延长会议时间。

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