领导应当懂得从下属的角度、站在下属的立场来想问题,作沟通,要懂得充分尊重自己的下属。说话要有个度,即使是下属做错了,也不要把话说绝了,给对方一个台阶下,照顾对方的面子,这会让你未来的工作道路变得平坦。
下属和上司一样,都是有面子的人,也都爱面子。面对上司的蛮横,他们会产生强烈的逆反心理。所以,作为上司,不论在任何场合,对下属说话都要为下属留点面子,不要将话说得太绝。
表扬下属要把握的五大基本原则
美国著名企业家、化妆品公司总裁玛丽·凯曾经说:“对于下属,最强有力的肯定方式,是不需要花钱的,那就是赞扬。我们都应该尽可能地随时称赞别人。这犹如甘霖降在久旱的花木上的反应。”
的确,赞扬下属是教导下属、鼓励下属、调动其积极性的一项重要技巧。但是,表扬也是要讲究原则的,否则会让下属感觉你是虚情假意,逢场作戏,使表扬失去应有的效力。
1.表扬的内容要具体
表扬本来是激发工作热情的一种有效方法,但运用不适宜就会使下属反感。因此,领导者在谈话中表扬下属时应斟酌词句,要明确具体。比如,有些领导表扬下属时使用这样含糊的评价:“你工作得很好。”其实,以这种方式表扬是毫无用处的,因为他们没有明确赞扬评价的原因。一般来说,用语越是具体,表扬的有效性就越高,因为下属会因此认为你对他很了解,对他的长处和成就非常尊重。
2.表扬要实事求是
领导对下属的表扬是对其工作的肯定和认可,对于激励下属、树立领导威信具有不可替代的重要意义。领导首先要明辨是非、善分良莠,将自己的表扬建立在事实根据的基础上。这样,“铁证”如山,大家才能心服口服,自觉效仿,使上下级之间、同级之间关系保持和谐、团结。
对于一位领导来说,要做到实事求是,论功行赏,首先必须掌握公正这一原则。不管是谁,只要他出色地完成了工作,哪怕是仅仅提供了一条有创意的思路,都应该受到表扬。领导一定要坚持表扬的无私性,只有这样才能充分发挥表扬的效力。
3.表扬要抓住时机
在与下属的谈话中,要把握住有利时机去表扬对方,其效果会是事半功倍,而失掉有利时机,其效果只能是事倍功半。一般说来,下属开始为某项工作努力时,就应在开头予以表扬,这是一种鼓励。在工作进行的过程中,领导也应该抓紧时机再次表扬,最好选在他刚刚取得一点成就的时候约谈一次,这样有助于下属趁热打铁,再接再厉。另外,不要忘记,当他的工作告一段落并取得一定的成绩时,下属期望得到总结性的公开表扬。
4.表扬要放下架子
领导放下架子,可以把自己置于次要的位置,突出自己的下属,表达自己对下属的赞扬之情。
5.表扬要有实际行动
许多领导都会犯这样的错误,就是把口头表扬作为经常的廉价奖赏,不冷不热地随便抛给下属。在很多下属看来,这样的表扬无异于哄小孩,有还不如没有。
由此看来,领导对下属的长处和优点表示赏识和肯定,仅凭几句表扬的话是远远不够的,还要有实际行动。也就是要求领导要关心和体贴下属,让人觉得他在充分地表达对人才的尊重和爱护。
表扬不但能使上下级谈话时气氛更加活跃,增强领导者与下属的感情,更可以在一定程度上满足下属在荣誉和成就方面的欲望,以使其发挥更大的积极性。
批评下属要把握的三大基本原则
领导适时地、恰当地批评下级是很必要的,但要注意遵守批评的原则。
1.用朋友的口吻
作为上司,对某一名下属的工作很不满意,且必须指出,但又不便当面批评时,你该如何做呢?首先应低调一点,先尝试改变他的态度,以朋友的口吻去询问对方:“发生了什么事?”“我能为你做些什么?”或“为什么会这样?”“怎么回事?”等等。这有助于你对情况的了解,以便更好地解决问题。这应是上策。你可以直接告诉他你心目中的要求,但不要说:“你们这样做根本不对!”“这样做绝对不行。”你可以说:“我希望你能……”“我认为你能做得更好。”“这样做好像没真正发挥你的水平。”用提醒的口吻和对方说更好。
然后,私下与其交换意见,委婉地表达自己的想法,并与他摆事实,讲道理,分析利弊。他就会心悦诚服,真心接受你的批评和帮助。反之,如果你居高临下,盛气凌人,以上司的口吻责备他,那就会引起下属的反感,批评就会失去效果。可见,批评时的角色定位很重要,它会使批评产生截然不同的效果。
有时可能因工作繁忙,未能及时处理矛盾纠纷,你可以先行对矛盾双方进行慰问,稍事过后再进行处理。这一方面缓解了下属间由于彼此矛盾或纠纷造成的紧张气氛,另一方面可以多了解下属间产生矛盾的原因,以便调整今后的工作。
2.对事不对人
在对下属提出批评时,预先要想清楚要说什么话,大前提应该是“对事不对人”。批评时切记:不要进行人身攻击。例如:“你这个态度,我很不欣赏。”或“为什么你总那么主观,你就不能客观点儿吗?”等等。这样说会使双方的关系非常尖锐对立,对解决问题非但没有帮助,还会使新的矛盾产生。
3.掌握批评的时机
在发现下属有错误时,要掌握批评的时机。当面批评别人,对谁来说都是一件十分尴尬、为难的事,但作为领导,这是你的工作内容之一。
当你要对下属进行严厉批评时,请预先跟当事人约好一个时间,同时用简单的话先点他一下,让对方有心理准备。同时,你也可以提前思考一下对事件的处理方法。然后,把你的思路清理一下,重点重申一次,这样有助你减少不安的感觉。不妨写下一个大纲,准备随时翻阅,不致因疏漏而要重讲一次。你要经常提醒自己:“把握分寸。”“保持冷静。”“不要着急。”态度要自然轻松。记着,正面和诚恳的语态,可以令受批评者较易接受和免除尴尬。
在批评时开场白是很重要的,切忌凡事用“我认为”来开头,给对方过大压力。可以婉转地说:“你经常迟到早退,是否有什么隐衷?”“单位有单位的规矩,你迟到早退,对其他同事的工作有影响,而且不公平!”“我欣赏你做事速战速决的作风,但希望你能依单位规矩而行,以免阻碍正常工作。”
批评下属要及时,随时发现,随时批评,不要拖延。如果总是想过几天再说吧,这样对方就会想:“我一直都是这样做的,怎么你过去就没意见呢?”
有人认为:领导是权威的代表,在与下属谈话时只要使用肯定语气或提高声调就行了,其实不然,作为领导,要首先考虑到对方的自尊心,不能在大庭广众之下,去纠正下属的过失并且批评他。
有的下属因为其自身的原因,常常缺乏干劲,工作没有主动性。你批评他一通,想以此来调动他的主动性,往往无济于事,主动性必须靠内因来调动。对他们的批评最好是隐晦的,在表面上要进行激励。谈话的目的在于让对方接受,而对方接受则需要对症下药,采取攻心策略。
批评的方法应以教育为主,用事实教育人,用道理开导人,用后果提醒人,从而使对方诚心诚意地接受批评。
规劝下属要满足下属“肯定欲望”
如同一种苦味的药丸在外面会裹着糖衣,使人先感到甜味,容易一口吞下肚子里去。于是,药物进入肠胃,药性发生效用,疾病也就好了。在对下属说规劝的话之前,不妨先来一番赞誉,使人先尝一些甜味,然后,你再说规劝的话,人家也就容易接受了,面子上也觉得过得去。
某机关办公室陈主任,有一天对一位女打字员说:“你今天穿了这样一套漂亮的衣服,更显出了你的美丽大方。”那位女打字员突然听到了主任对她这样的称誉,受宠若惊,内心高兴万分,面孔都红了起来。陈主任于是接下去说道:“可是,我要告诉你,我说这句话的目的,是要使你的心里高兴,我希望你今后打字的时候,要特别注意标点才好。”
陈主任这样说话,虽然未免太露骨一些,然而,他的这种方法是值得我们仿效的。因为,他如果直接告诉女打字员,叫她以后多注意标点,她心里难免就会感到今天受了上司的责备,这是十分羞愧的事,甚至心里会很生气,也许几天不痛快。甚至她也许要为自己辩护,说她自己很小心,因为原稿上有错误或是不清楚,所以,她不能负这错误的全部责任。这一来,陈主任的规劝不但失了效,说不定还会惹来一场没趣,给双方造成不快。
假如你正兴高采烈地跟许多员工畅谈的时候,突然来了一个不速之客,东拉西扯,大谈一些煞风景的话,把融洽欢快的气氛扰乱了,这正如有人兜头浇你一盆冷水一样。这种不知趣的人便是不懂得看场面、察言观色,是非常莽撞的人,人们在背后难免骂他一声冒失鬼。所以,我们每次接触到一个人物时,必先看看四周的环境,并明白对方近来的生活情形如何。倘若对方正是很得意的时候,你不可在他面前一味地说不得意的话,俗话说得好:得意人面前,不说失意话。
夸奖是一种满足对方“肯定欲望”的有效手段,更是一种让强硬态度软下来的方法。
在现代社会里,以“头衔”为诱导的手段处处可见。这诱导包括让权力意识妥协,让态度软化,以达到说服对方的效果。人在一定的位置,如有“头衔”者,往往权力意识比较强。正因为如此,头衔的功效,是针对一个人的荣誉感而产生的、推动“肯定欲望”的诱导术,就好像给挂上一个正当的名分一样。
有一家中小企业的柜台服务小姐,服务态度一直很不好。有一天,她的上司对她说:“我想我们公司最好再选一位柜台小姐,因为公司的柜台小姐,就像站在第一线的重要业务员一样。”
自此以后,这个柜台小姐的态度就大大改变了。从前这个小姐总认为柜台工作丝毫没有价值,可上司的话激起了她的干劲。
不管采用什么方法,只要能让下属感受到“我和别人做的工作不大一样”,那么即使工作的内容没有改变,薪水没有增加,也能使他产生干劲。
要批评规劝下属,应当先赞扬他身上的优点和长处,满足他的“被肯定欲望”,然后再指出下属不足的地方,提出你的改进建议,这会更容易得到下属的认可和赞同。
布置任务下达指令用商量的口气
领导的职责不仅是让属下服从,而且要知人善任,使他们能够更好地完成指令。
下级对上级领导布置的任务和下达的命令,总是能够比较认真负责地完成的。但是也会发生这种情况:主管领导布置完工作,下级迅速地回答“我懂了”,领导为此感到很安心。但事实上下级并没有真正着手去做,又令领导感到非常伤脑筋。
如果你是领导,怎样对付这样的下级?