对成功人士而言，做事应该是很有章法的，不能眉毛胡子一把抓，要分清轻重缓急，这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理，达到良好结果。这就是说：每天要给自己开一张优先表。
在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，你首先去办哪一件？面对这个问题你或许会很为难。
现实生活中，许多人都是这样，这正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说：“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”对许多人来说，这句话不幸被言中，他们完全不知道怎样按重要性排列人生的任务和责任。他们以为工作本身就是成绩，但其实却大谬不然。
比如说，我们在学校学习的过程中，最缺的是什么？可能有许多人会说，我们最缺的就是钱。在这个时期，学习对我们是重要的，但却不是最紧急的，而钱对我们是紧急的，但却不是最重要的。在这个十字路口，我们选择什么？
对这个问题，不同的人有不同的选择。有的人早早就选择弃学从商，有的人依然选择在校学习，而更可悲的人也有，无论他是弃学经商还是在校学习，他都不知道他在做什么。
此例一针见血地揭露了：许多人在处理日常生活的方方面面时，的确分不清哪个更重要，哪个更紧急。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被忙忙碌碌地打发掉，他们就打心眼里高兴。他们只愿意去做能使他们高兴的事情，而不管这些事情是否重要或是否紧急。
实际上，懂得快乐生活的人都明白轻重缓急的道理，他们在处理一年、一个月或一天的事情之前，总是按分清主次的方法来安排自己的时间。他们懂得给自己制订个优先表，也就是进度表，以合理地完成工作。
把一天的事情安排好，这对于你成就大事情是很关键的，这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。当然，把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的，这样做给你一个整体方向，使你看清自己的前方。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位，你必须得费很大的工夫。
从长远而言，我们应该将“重要而不紧急”的事项，列为第一优先，唯有做好“重要而不紧急”的事项才能避免“紧急且重要”的事项不断发生，让我们穷于应付。
比如，优先做好“防火”的预防工作可避免未来可能造成的损失，预防的工作表面上没有效率，而事实上，在无形中提高了很多效率。
要使自己成为有效率的高手，那么不重要的事项就应当大胆舍弃，要使自己不致沦落为忙碌的“救火英雄”，则尽量多做些“重要且不紧急”的工作，就能为自己争取到更多的时间。
制订优先表还应考虑以下几点：
（1）常常问自己：“哪些事情有助于自己达到目标？”这些事情就是我们必须做的事。
（2）问自己：“所有工作中，哪一个工作是最重要的？”接着就开始安排做这一工作。
（3）在任何工作中，养成标示重要性与紧急性，并标注优先级的习惯。
（4）紧迫事情来临时，自问：“它重要吗？”“有助于达到目标吗？”如果答案是否定的，勇敢大胆地割舍，您将会更有效率。
（5）别忽略了重要但不紧急的工作，尽量安排时间，有计划性地去执行，因为它们总有一天会变得紧急且重要，让你疲于奔命。
（6）根据“80%～20%理论”考量各重要工作的优先级，相信我们会更有效率。
