作为企业老板,应驾驭全局,考虑和处理原则问题,不可能事必躬亲。实行“无为而治”,意味着老板从日常具体的琐事堆中超脱出来,专心抓好决定企业走向的根本性问题,不再日理万机。
实行授权和分权制度可以有效减少日常琐事对重大决策的干扰,摆脱琐务缠身,使企业内部灵活运转,加强各层人员的责任心。
企业最优秀的经营管理的特点是大权独揽,小权分散,统一指挥,同时又给予各部门负责人一定的自主权,以最大限度地调动员工的主动性和积极性,创造更好的经济效益。
分析琐务缠身的根本原因
在现代商战的激烈竞争中,有不少老板经常感到最苦恼的事,莫过于发生“时间危机”了,即尽管整天忙个不停,但还是有许多事情处理不完;天天深陷繁琐的事务堆中不能自拔,而对决定企业未来走向的重大问题,却反而无暇顾及了。这种“捡了芝麻,丢了西瓜”的终日忙碌现象,普遍发生在我国广大的私企老板身上,成为阻碍企业发展壮大的不可忽视的因素。
那么,产生这种终日忙乱现象的原因主要在哪呢?
一、缺少计划,主次不分
对未来一段时期内要做的工作没有一个统盘的规划和安排,对每天面对的事情没有主次先后之分,“眉毛胡子一把抓”,没有正常的工作秩序,头痛医头,脚痛医脚,赶上什么就抓什么,这样势必会杂乱无章,顾此失彼。
二、事必躬亲,越俎代疱
对副手和身边的工作人员缺乏充分的信任,唯恐别人工作做不好,于是就事必躬亲,越俎代疱,把自己累得要死,而员工倒落得个清闲自在。
三、不会授权,职责不明
凡事大包大揽,不会授权,员工职责不清,分工不明,工作互相推诿、扯皮。
四、不愿分权,疲于应酬
揽权太多,不愿分权,整日疲于应酬。对下属分内的事也横加干涉,甚至越权指挥,自以为管事越多,权力越大,威信越高。
无为而治:摆脱琐务缠身的妙策
一、做好工作规划
做好工作规划,是使整个工作有条不紊前进的中心环节。事实证明,不习惯于做规划的人只能消极地应付工作,在心理上处于受摆布的地位,而有规划的人则处于支配者的地位。时间规划通常有以下5种:
1.长期规划
即在较长的一个时期内,3年、5年或10年,自己的工作和事业要达到什么水平,自己所带领的团队要取得多大的成就,都应有一个宏伟而明确的目标;这个目标要通过几步来实现,每一步的大致起止时间等,都要有一个大致的安排。
2.年度规划
当我们撕下最后一页日历,新年的钟声敲响时,我们应及时回顾过去一年的事业进展状况,认真总结经验教训,做出新的年度规划,以便更有效地使用一年的时间。
3.月份规划
根据自身经营状况,妥善安排好一个月的活动,把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期,其他时间则可以安排相对容易的内容。
4.周计划
有许多工作是按周来安排的,把月份计划分解到每周里面,便于分步骤实施,简化工作难度。
5.日计划
在前一个工作日接近尾声时便着手编好第二天的计划,有助于工作的有条不紊,克服紧张忙乱的现象,避免丢三落四,顾此失彼。
二、善于自我约束
善于自我约束主要包括两个意思:
一个是老板要抓大事,尽量努力克制自已,不要为那些琐碎的小事而浪费过多的精力,不要“捡了芝麻,丢了西瓜”。
二是老板不要直接干预下属的工作,即不要抢下属的活干。因为那样既浪费了自己的时间与精力,又挫伤了下属的积极性,打乱了他们的工作安排,造成依赖、埋怨或对抗情绪,使他们失去主见和责任感,实在是费力而又不讨好。
因此,我们一定要把自己约束在自己的职权范围内,不干预下属的事情。当然,各部门岗位之间、上下级之间互相帮助和密切协作是应该的,但是,首先我们应当把自己份内的事做好。如果把自己的事放下不管,却去干别人的工作,这与现代的专业化分工是格格不入的。只有对不属于自己职权范围内的事不直接去管,我们才能始终保持清醒的头脑。
清醒才能超脱,超脱使我们更加清醒。
话又说回来,不插手下属的工作,并不等于看到问题不闻不问,有建议可以提出来供大家参考。对于自己的间接下属,由于中间隔着一个领导层次,一般应约束自己不要去直接干预,看到需要解决的问题,可以通过适当的方式启发自己的直接下属去处理。
三、摒弃不必要的工作
老板除了不要插手下属职权范围内的工作外,为了节省时间和精力,提高工作效率,还应在通常属于自己的工作中再做精简。也就是说,只做那些“非做不可”的工作,而“可做可不做”的工作则应尽量排除,少做无效劳动。
例如,汇报工作或作报告时,不必花费很多时间去背诵,以显示自己的记忆力,应减少头脑的储存负担,以提高头脑的处理功能;有些报告不妨在会前发给大家,不必在会上宣读,会上只对报告进行讨论;打电话能办的事就不写信,便条可以解决的就不写长信;应该由下属解决的问题就让下属去解决,不替下属解决问题;办事前做好准备,搞好沟通,防止不必要的扯皮和误工等。
对那些“非做不可”的工作,我们也应综合考虑,妥善安排。比如哪些先办,哪些后办;哪些应重点抓,哪些只要过问一下就行了;哪些事要专门去办,哪些事可以合起来办;哪些事需用整块的时间办,哪些事可以用零碎的时间办;哪些事必须按规定程序办,哪些事可以简便行事等。
在我们处理任何事情时,不妨首先问问自己,这件事能不能取消它?能不能与别的工作合并?能不能用更简便的东西代替?这样一来,工作头绪就会大大减少,既节省了时间,提高了办事效率,又牢牢地把握住了主动权,不致于总让别人或事情牵着鼻子走。
四、充分授权与分权
有些老板之所以成天忙忙碌碌却又忙不到“点子”上,主要原因就是抓权太多。他们一方面抱怨事情干不过来,另一方面又事无巨细,什么事都要亲自管,连下属份内的事也不放过,屡屡插手横加干涉,以致成天陷在事务堆里而不能自拔。
这种包揽各种权力于一身、唱“独角戏”的做法,与现代老板的管理方式是格格不入的。现代企业管理强调老板应大权独揽,小权分散,充分授权与分权。这样做有以下几条好处:
1.能够减少老板的工作负担,使其从琐碎繁杂的日常事务中解放出来,腾出更多的时间和精力去考虑重要的、战略性的、全局性的问题,以便更有效地进行决策和指挥;2.能够增强下属的荣誉感和责任心,激发他们的工作热情,调动他们的积极性,提高工作效率;
3.有利于在工作实践中培养和锻炼员工,增长员工的才干;
4.能够充分发挥下属的专长,弥补自己的不足。老板应当尽可能地把自己不擅长的工作,授权给在这方面有专长的人去干,以提高领导工作的质量;
5.可以改善老板与员工之间的关系,使员工从等级服从、层层听命的消极被动状态,改变为合作共事、互相支持的积极主动状态。
如何有效授权
所谓授权,是指老板授予直接下属一定的权力,使其在老板的指导和监督下,自主地对本职范围内的工作进行决断和处理。老板若学会了这一招,就犹如长了“三头六臂”,又好比有了“分身术”,从此办事便可以应付自如,游刃有余。
一、了解在授权方面存在的3个问题
1.不会授权
有些老板习惯于大事小事自己干,一天忙得团团转,“两眼一睁,忙到瞎灯”却不懂得有好多事情可以交给下属去办。而下属当然也无法主动要求干。也有的老板想改变这种现状,却又不和从何处改起。
2.不敢授权
诸葛亮之所以事必躬亲,原因就在于他总是“唯恐他人不似我尽力也”。于是,他“寝不安席,食不甘味”,不辞辛苦,终日操劳,结果落得个“出师未捷身先死,常使英雄泪满巾”,终致于因操劳忧心过度而病死于五丈原。现在也不乏这样的老板,总担心把权力授给下属,会出现什么偏差或闪失。
3.不愿授权
有些老板,除了对下属不信任外,还认为只有自己手中有权,办事才方便,说话才有人听;只有事事亲自决定,才能显示自己有本事;也有的唯恐把权授给了别人,削弱了自己的价值和份量,影响自己的地位和利益。
二、做好授权前的两项准备工作
1.确定授权的内容
在授权前,我们应对手中的全部工作,按照责任的大小,进行分类排队,以确定授权的内容。
在行使权力的过程中,对那些即使出现某些失误,也不会影响大局的工作,如日常事务性的工作、具体的业务工作、外来客人的接待工作等,应尽量授权让有关部门或有关人员去做;而对那些关系到企业的前途、命运、声誉的工作,如经营管理决策、企业发展规划、企业员工的任免和使用等,则应持慎重态度。该独揽的要独揽,该授权的要授权,切不可主次不分,草率从事。
2.确定授权的对象