总账设置是应用总账系统的基础工作，在此将结合企业的实际情况，将一个通用的总账系统改造为适合本企业核算要求的“专用总账系统”。总账系统初始设置，包括凭证、账簿、会计日历、金额权限设置和分配、数据权限设置和分配、总账套打印设置、账簿清理等。本节将结合有关会计资料阐述总账系统的初始化处理过程。
4.2.1 设置系统参数
在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。
使用总账系统需要先启动总账系统程序，然后登录有关操作员、密码、账套、操作日期等信息。
例如，启动888光华公司账套总账系统。
操作步骤：
（1）单击“开始”—“程序”—“用友：ERP—U8”—“企业应用平台”。在“注册”对话框中录入各种账套登录信息。
（2）录入“操作员”姓名或编号：张三或001.
（3）输入“密码”：1.
（4）选择“账套”：888合肥光华信息技术有限公司。
（5）输入“操作日期”：2006.12.01.
（6）单击“确定”按钮。
（7）在企业应用平台中，选择“财务会计”—“总账”。
总账系统启动后，系统内预设了一系列总账系统业务处理控制开关，根据企业的具体需要进行更改。可通过总账系统的“设置”—“选项”功能，实现参数的调整。
选项功能包括“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四个标签页，选择相应标签页可进行账套参数的修改。
1.凭证参数设置
在凭证选项下包括“制单控制”、“凭证编号方式”、“凭证控制”等项目。
例4.1 按资料进行888账套凭证参数设置：
操作步骤：
（1）在总账系统中，单击“设置”—“选项”，打开“选项”对话框。
（2）选择“凭证”页签，单击“编辑”按钮，进行凭证参数设置。
“栏目说明”
1）制单控制。
·财务分析系统：该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。
外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式：固定汇率或浮动汇率。
·固定汇率：在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。
·浮动汇率：在制单时，按当日汇率折算本位币金额。
·制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。
·制单序时控制：控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序排列也可以按日期顺序排列。选择此项制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。
·支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果输入支票号在支票登记簿中已存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。
2）赤字控制：若选择了此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示或不允许保存该凭证。
赤字控制方式：选择赤字控制且制单时余额出现负数时，“提示”：系统仅仅提示该科目出现负数，“严格”：系统不允许保存该张凭证。
·超出预算允许保存：选择“预算控制”中财务分析系统的预算控制选项后此项才起作用，从财务分析系统去预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。
·可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目制单，总账系统制单时不能使用。如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应当选择此项。
·可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目制单，总账系统制单时不能使用。如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应当选择此项。
·可以使用存货受控科目：若科目为存货系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货系统使用此科目制单，总账系统制单时不能使用。如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证，则应当选择此项。
3）凭证编号方式：凭证编号方式包括系统编号和手工编号。
·系统编号：在填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。
·手工编号：在制单时，系统允许手工输入凭证编号。
4）凭证控制。
·管理流程设置：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”。
·现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。
·自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一致。
·批量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。
·凭证录入时结算方式和票据号必录：选择此项后，在录入凭证时如果使用银行科目或往来科目则必须输入结算方式和票据号。
·打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。
·打印包含科目编码：在打印凭证时，是否自动打印科目编码。
2.权限控制
·制单权限控制到科目：要在系统管理的“功能权限”设置中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。
·制单权限控制到凭证类别：要在系统管理的“功能权限”设置中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。
·操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于因不必要的责任事故所带来的经济损失。
·凭证审核控制到操作员：只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”，同时要在系统管理的“数据权限”设置中设置用户权限，再选择此项，权限设置才有效。
如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”，如选择“控制到操作员”，则要在系统管理的“数据权限”设置中设置用户权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在凭证查询时，操作员只能查询具有相应人员的凭证查询权限。允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。如选择“控制到操作员”，则要在系统管理的“数据权限”设置中设置用户权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在填制凭证时，操作员只能对相应人员的凭证进行修改或作废。
·凭证显示、打印：选择此项，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，以系统选项中的设置显示；在科目明细账显示或打印时凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。
3.账簿
“账簿”选项下包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印输出方式”、“凭证、账簿套打”、“凭证、正式账每页打印行数”、“明细账查询权限控制到科目”、“制单、辅助账查询控制到辅助核算”等项目。
例如，本账套不对账簿参数进行修改，默认系统的初始设置，查看具体设置情况。
操作步骤：
单击“账簿”页签，打开“账簿”对话框。
“栏目说明”
·打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。
·明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：
按月排页：即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。
按年排页：即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。
·凭证打印：打印凭证、账簿是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。
凭证套打分为金额式和外币数量式凭证。
明细账套打分为金额式明细账和外币数量式明细账。
日记账套打分为金额式日记账、外币金额式日记账、数量金额式日记账和外币数量式明细账。
多栏账套打只有金额式多栏账。
·凭证、正式账每页打印行数：“凭证打印行数”可对凭证每页的行数进行设置，“正式账每页打印行数”可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。
·明细账查询权限控制到科目：这里是权限控制的开关，在系统管理中设置明细账查询权限，必须在总账系统选项中打开，才能起到控制作用。
·制单、辅助账查询控制到辅助核算：设置此项权限，制单时才能使用有辅助核算属性的科目输入分录，辅助账查询时只能查询有权限的辅助项内容。
“提示”
在选项中的账簿页签中，查询客户往来辅助账两项只针对升级用户中往来在应收、应付核算，且需在总账中查询往来账的用户。如果选择了这两项，在期初中，需要单击“补录”按钮，以便调整辅助核算期初余额，补录期初余额可以从应收应付系统引入数据。
4.会计日历设置
在“会计日历”选项卡中，可查看启用会计年度和试用日期，以及各会计期间的起始日期与结束日期。
操作步骤：
单击“会计日历”页签，打开“会计日历”对话框，可查看本账套启用会计年度和启用日期，以及各会计期间的起始日期与结束日期。
“提示”
此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行；
总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之后，输入汇率后不能修改总账启用日期；
总账中已输入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总账启用日期；
总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期；
第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。
5.其他
“其他”页签下包括“数量小数位”、“单价小数位”、“本位币精度”、“部门排序方式”、“个人排序方式”、“项目排序方式”、“打印设置按客户端保存”等项目。
例4.2 本账套其他选项参数默认系统的设置，查看具体设置情况。
操作步骤：
（1）单击“其他”页签，打开“其他”对话框数量小数位：在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。如定义为4位，而数量为10.28米，则系统将按10.2800显示输出。系统允许设置的数量小数位范围为2到6位。
（2）设置完成所有的“选项”内容后，单击“确定”按钮，保存设置结果。单价小数位：在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为3位，而单价为3元，则系统将按3.000显示输出。系统允许设置的单价小数位范围为2到8位。
“栏目说明”
·本位币精度：若数据精确到整数（无小数位），则在制单中由汇率、外币计算本位币时，系统自动四舍五入为整数。
·部门排序方式：在查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，可根据需要在这里设置。
·个人排序方式：在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，可根据需要在这里设置。
·项目排序方式：在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，可根据需要在这里设置。
·自定义项做为辅助核算：选中此项，则可得期初录入科目按自定义项组合的期初余额，年结时可以按科目自定义项组合结转科目期末余额。
·打印设置按客户端保存：建议用户选择此项，优点在于选择该项后，如有两个以上的用户在同一台打印机上打印同一张凭证，则打印各自设置模版格式。
·打印转账通知书：选择此项可选择可以打印转账通知书时列示方式“按科目”、“按部门”、“按客户或供应商”三种只能选取一种，选择后可得科目档案中指定是打印的具体科目。
4.2.2 录入期初余额
为了保证新系统的数据能与原系统的数据衔接，保持账簿数据的连续完整，在应用总账系统前，需要将一些基础数据输入到系统中。首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后输入到总账系统中。
“期初余额”功能包括主要包括输入科目期初余额及核对期初余额，并进行试算平衡。
1.确定方向输入余额
当第一次使用总账系统时，首先应将原系统的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。输入的内容主要包括：余额方向和余额。
其主要要求如下：
（1）输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可用“—”符号表示。
（2）只要求用户输入最低级科目的余额，非末级科目的余额系统自动计算。
（3）如果在年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额，以及年初到该月的借贷方累计发生额。
假设为12月份建账，需输入12月初的期初余额以及1～11月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。
（4）在输入期初余额时，如果某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初数据。如往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应输入期初往来未达项。如某科目为数量核算，系统会自动要求输入期初数量余额。
例4.3 在本账套中，根据所给出的资料输入期初余额。输入主体账期初余额。12月份主体账期初余额部分数据见第3章案例。
操作步骤：
（1）单击“设置”—“期初余额”，进入“期初余额输入”窗口。
（2）将光标定位在“100201 工行存款”科目上，依次输入累计借方，累计贷方和期初余额，按“Enter”键，将自动计算出年初余额和“1002 银行存款”科目累计借方，累计贷方和期初余额。
“提示”
（1）输入余额和方向时，不能对科目进行增、删、改的操作。如要增、删、改科目必须在设置会计科目功能中进行。
（2）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。
例如，输入辅助账期初余额。
操作步骤：
（1）“期初余额输入”窗口中，双击“1131 应收账款”客户往来核算科目的“期初余额”栏，进入“客户往来期初”窗口，单击工具栏上的“增加”按钮。
（2）根据给出的资料，依次输入有关信息。
（3）输入完毕，单击工具栏上的“退出”按钮，返回到“期初余额输入”窗口。
“提示”
（1）若客户/供应商往来款项由应收系统核算，则客户/供应商往来科目中各客户的期初余额应在应收系统中输入。总账中的处理分为两种情况：如果不需要在总账中查询客户/供应商往来，只输入科目期初即可；如果需要在总账系统中查询客户/供应商往来核算，则需要在选项中选中“查询客户/供应商往来辅助账”，然后在期初余额录入界面单击“补录”按钮，录入或从应收应付中引入期初往来明细数据。
（2）辅助账期初余额在辅助项中输入，借贷方累计发生额直接输入。
（3）如果某科目为数量、外币核算，可以输入期初数量、外币余额。但必须先输入本币余额，再输入外币余额。
“技术细节”
一般情况下，软件默认资产类科目的科目性质为借方，负债及所有者权益类科目的科目性质为贷方。但是有一部分调整科目，如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目性质相反。在建立会计科目时如果没有对这些科目的余额方向进行调整，那么就需要在此处将方向调整正确。
操作步骤：
（1）在“期初余额输入”窗口中，选中需调整余额方向的会计科目，单击工具栏上的“方向”按钮。
（2）确定需调整的方向，如，借→贷，单击“是”。
“提示”
（1）总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。
（2）余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。
2.试算平衡
期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。
系统的“试算”功能可显示期初试算平衡表，显示试算结果是否平衡，如果不平，需重新调整。
例如，根据已输入的期初余额进行试算平衡。
操作步骤：
（1）余额输入完毕后，单击“试算”按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡。
（2）单击“确定”按钮，返回。
“提示”
（1）期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证。
（2）已经记过账，则不能再输入或修改期初余额，不能单击功能。
（3）进入期初余额后，单击“对账”按钮对当前期初余额进发现有错误，可单击“显示对错误”按钮，系统将对出来。
