在一个公司内部的人际交往中,最能体现管理者微沟通技巧的事情,就是向下属下达命令、委派任务。这并不是简单说几句话那样容易的事情,因为上司下达命令的目的,是让下属圆满完成任务。如果下属未能完成任务,上司的委派工作就相当于“无用功”。
事实上,许多管理者在委派任务方面都不太合格。比如,有的上司常常会这样说:
“小赵,以最快的速度把这个策划方案写出来,如果明天早上我在办公桌上没有看到它,我将……”或者是:“我对你说过多少次了,你怎么总是记不住?你怎么可以这样做?快点停下手中所有的工作,马上重新修改!”
这样的话,我们与下属的关系就完全进入了死胡同。为什么会出现这种结果?原因就在于我们下达命令的方式。我们把自己放在领导的位置上,总认为有权力在下属面前指手划脚,颐指气使。实际上没有任何一位下属喜欢这种命令的口气和高高在上的姿势。虽然我们是管理者,对方是小职员,但在人格上双方是平等的,只是职务不同,分工不同。就算“上司”比“职员”具有更多的权力,也是由“经理”这个职务带来的,而不是我们一出生就带来的。
因此,上司想让下属用什么样的态度去完成工作,就用什么样的口气和方式去下达任务。多用“建议”,而不用“命令”。这样不但能维护下属的人格尊严,而且能让他们积极主动、创造性地完成工作。
有一位优秀的经理从来不直接以命令的口气来指挥下属。他每次委派任务时先把自己的想法讲出来,然后问:“你觉得这样做可以吗?”当他在口授一封信之后,经常说:“你觉得这封信怎么样?”如果他觉得下属撰写文件需要改动时,便会用一种征询、商量的口气说:“也许我们把这句话改成这样,效果会好一点。”
在这样的经理手下工作,下属一定会感到轻松而愉快。即使犯了错误,经理也不会以严厉的口气批评下属,而会温和地告诉他们正确的解决方法。
约翰是一家小工厂的厂长,有一次一位客户送来一张大订单。当时他的工厂业务很多,很难在客户要求的时间内生产出订单需要的产品,然而这是一笔难得的大生意。
约翰没有下达命令要求工人们加班加点来赶出这张订单,而是召集全体员工,说明了实际情况。然后他指出假如准时完成这张订单,能为工厂带来巨大的经济效益。
他问员工:“谁能想出一个更好的办法,让我们接下这张订单……我们能不能调整一下工作时间,或者重新安排一下工作任务?”
工人们提了许多意见,支持约翰接下这张订单;而且以“我们可以完成”的态度抓紧时间工作,如期出货。
实践经验告诉我们,上司安排工作时不要向部队中的长官那样下达指令,而应该采用建议、询间或指导的微沟通方式。这样不会削弱指示的分量,反而能让下属乐于接受任务。
除了采取恰当的微沟通方式,上司在委派任务、下达命令时,还应做到以下几个方面。
——确定需要委派的任务
认真考察要做的各种工作,确保自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂程度如何。在没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前,不要轻易进行委派。
——确定能够完成任务的下属
首先对下属进行综合评价,包括下属对工作的了解程度及完成工作的速度。其次考虑任务完成的优先次序,不要把次要工作分配给时间价值观念很强的下属。
——命令指示要明确
一条好的指示就像一篇任务说明书,它明确说明了特定的目的和原因。
假如我们对下属说:“竭尽全力搞好这份建议书。”这个指示不会给下属留下深刻的印象,它是一条非常含糊不清的指示。如果你在这句话前加上一句:“这份建议书是这一年中我们送给最重要客户的最重要文件。”这样就会大大增强指示的重要性,能够促使下属最先完成这项任务。
——明确指示完成任务的时间
比如对下属说“这份方案报告需要你再花些功夫”,就是一条语意不明的指示,因为它没有说明究竟需要花多长时间。从理论上讲,下属可以一直不停地干下去。一条好的指示应该加上一句:“你最好在下周三前完成,因为下周四董事长需要这份报告。”
——明确指示完成任务的方法
一条好的指示,一般含有正确的行动手段和程序说明。如果我们说“注意一下这个问题”,或者“先不去管它”等,下属们不一定总能准确地领会我们的意思。比如我们安排下属给另外一家公司的经理打电话时,应该详细告诉他打电话的时间、与对方沟通的方法,以及需要回避的注意事项等。
——监督任务完成情况
把任务安排妥当之后,我们还应有计划地检查进展情况。不同任务的检查计划也有所不同,主要取决于任务的难易程度、下属的能力及完成任务需要的时间。如果某项任务难度很大并且非常紧急,更需要经常监督。
——记住已经下达的命令
上司工作繁忙,而且要管理很多下属,有时会忘记已经安排的任务和下达的命令。为了避免这种情况,管理者应该将已经下达的命令记录下来,写明任务内容、委派对象、完成标准、完成期限等。这种记录可以作为对下属进行考评的依据,也有助于在工作出现问题时分清各自的责任。
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