时间是最公平合理的,谁能以丰富而深刻的内容充实每个人生的瞬间,谁就等于是在无限延长自己的生命。
时间如流水,一去不回头。有效率的成功人士之所以能做出比别人辉煌的业绩,就是因为他们克服了别人不善于利用时间的弱点,成为了时间的主宰。
在生活和工作中,有时你会听到这样的说词:“等我有空再做。”这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上,没有所谓“空”的时间。你可能有“休闲”时间,却没有“空”的时间。在休闲的时候,你也许会躺在游泳池边尽情玩乐,但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。
凡在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍——变“闲暇”为“不闲”,也就是不偷清闲,不贪逸趣。
爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚科学院”,每晚例会,与会者总是手捧茶杯,边饮茶,边议论,后来相继问世的各种科学创见,有不少产生于饮茶之余。据说,茶杯和茶壶已列为英国剑桥大学的一项“独特设备”,以鼓励科学家们充分利用余暇时间,在饮茶时沟通学术思想,交流科技成果。“闲不住”的人们还在闲暇时间里积极开创自己的“第二职业”。在概率论、解析几何等方面有卓越贡献的费尔马,他的第一职业是法国图卢西城的律师,而数学则是他的“第二职业”。
成功人士会延后与浪费时间的人开会,或是干脆避免与他们开会。斯坦利·马库斯说:“我一定会准时,因为我的时间很重要,别人的时间也很重要。如果我发现有人不打算持有同样的态度,我就会想办法另找人打交道。”许多行业中的顶尖人物也都遵循这种原则,美乐达公司最优秀的一位业务员说:“真正好的业务员不会让别人等他们。”
遗憾的是,有时候你却会成为别人的时间人质。你可能是个业务代表,坐在一个买主的接待室里,而他却待在办公室里,不在乎你转身离开;假如这个人对你很重要,除了等,你也无计可施。此时,你就可以运用消极的时间管理技巧,例如看书或看你带来的报告,或是打电话,只要电话不会被招待员听到就成。
如果你需要与权力大于你的人持续往来,你也许可以想办法与他的接待人员商量。(令人惊讶的是,许多业务员、经销商等需要通过接待员联络人,但都不曾费心和他们打交道。)拿破仑·希尔曾经提起过他如何处理上述问题:“有一段时间,我必须与一位电视台的总经理和一位大学校长共事,他们两个都经常不能准时,而且会让别人等很久。借着认识他们的执行秘书,我可以事先打电话询问他们的时间表,将等候时间缩短至最少;有时,如果会面时间延迟太久,他们的秘书就会在确实可以见面之前的几分钟打电话给我。”
你可以采取一些积极方法应付这种情形。有一个业务经理说:“我不会让医生或牙医让我等太久,我会等15分钟,然后告诉挂号人员:‘医生已经好了吗?我约的时间是3点钟,如果他还有别的事,我要重新安排时间,因为我另外有约会……’他们通常都会让我进去。”一个大学的行政人员说,如果她的同事在他们开会时不停地接电话而制造太多干扰,她就会写一张纸条给他:“我看你很忙,请有空时再叫我。”然后起身离开。
有时候窃取时间的是你的亲戚或好友,他们不只是约会迟到,简直是抢劫你的时间。怎么办?你可以跟他们摊开来说,如果问题一再重演,等到下一次你们需要约时间时,你可以在你们敲定时间时说:“你想我们可以在4点整碰面吗?(或是更精确的时间,例如准4点10分如何?)我正在处理一些事情和计划,假如做不完,我的麻烦就大了。”
最后一个防范时间大盗的方式是控制会面的地点。如果你在办公室或家里,当访客没有出现或是迟到时,你还是可以继续做其他的事情。对于突然造访的人,因为不知道他们的情况,一位善用时间的主管会在接待室而不是在他的办公室与他们见面,因为在接待室要中断谈话比在办公室容易得多。
为了有效地利用时间,拿破仑·希尔建议经理将工作组织起来,使他们的时间可以分段或分区。这些时间区段是经理完全不受打扰,专心工作的时间。相对于创造时间区的另一个选择是“大杂烩”,就像电脑花了太多的时间在程序与程序之间的来回奔波,结果却一事无成一样。
以下是创造时间区的几个建议:
(1)早到或迟退
很多高级主管会提早进办公室,是因为他们知道电话还不会开始响个不停,其他人也还没到,这正是凯·柯波洛维兹的技巧。此外,他们也会延长工作时间。因为朝九晚五的员工已经下班,而且在公司下班后也不会有电话进来。(假如你希望过均衡的生活,除非偶尔为之,否则尽量避免早到迟退。)
(2)远离工作
有些很有成就的人每个星期会留在家里一天或两个半天,目的就是创造时间区。显然你需要有一个能容许你这么做的上司,或者你自己就是上司。
(3)在空档时间中创造时间区
艾莫礼大学医学院临床研究中心的董事达拉斯·霍尔博士在往来三个办公室之间发现了他的时间区。他的一个办公室在校区内,一个在葛莱狄医院,还有一个则是在附近的狄克市。“原先我以为有三个办公室真是没有效率,可是让我惊喜的是,我发现我在三个办公室做的事比在一个办公室还多。”霍尔认为有另一个办公室是一扇很好的逃生门:“我开车往来办公室之间所花的15分钟,是一天之中最棒的思考及整理思绪的时间。”