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第30章 四通八达,与上司的沟通技巧

在办公室里,上司对下属起着组织、指挥、调度、控制、平衡和协调的作用,他可以凭借自己的有利地位,采取行政干预手段,施加强有力的影响,按照工作的需要和自己的意愿,去调整、改善、加强工作环境内的人际关系。上司的这种轴心地位和主导作用,决定了我们必须依靠上司,“理顺”同上司的关系,这样才有可能争取到一个良好的工作环境,更好地实现自我价值。

摸透你的上司,做精明下属

在办公室中,学会珍惜你与上司之间的缘分,因为不管你是否愿意,他都存在于你的职业生涯中。了解上司的为人,尽快掌握他喜欢的工作方式,主动成为上司最好的助手,才是一个精明的白领。

1.学会欣赏,认识上司的品质

每个人都有不同的品质或特性。一个上司的品德,主要是指责任感、信赖感、积极性、忠诚、进取、忍耐、公平、热情、勇气、公私关系等方面。而这些方面既与上司的不同气质、性格等先天素质有关,又与上司后天的训练如理论修养、经验积累有关。上司品质不同,也就会有不同的择人标准,如上司工作责任感很强,也就不会喜欢举止轻浮的下属;一个性格内向,有着忧郁气质的上司,就不会喜欢一个在他面前大大咧咧、夸夸其谈的下属;一个把自己私人利益看得很重的上司,其择人首先就看是否对自己个人有利;一个办事利索的上司就更喜欢聪颖敏捷、头脑机智的下属。

2.积极主动,了解上司的作风

从上司作风来分类,可以把上司分为专制型、民主型和放任型三种。专制型上司要求下属对自己绝对服从,在工作中发号施令,表现出雷厉风行的特征。民主型上司注重集体智慧,重大事情由集体民主决定,也诚恳地欢迎下属提一些建设性的意见,注重单位内的人际和谐。放任型上司喜欢把权力分散下去,调动广大员工的积极性,给人一个随和、不拘原则的印象,情绪表现不热烈,没有多少喜怒哀乐的极端表现。一般来说,当你一接触上司,从他言谈举止上可以得到比较准确的判断,比如喜欢在说话时手舞足蹈、借助强有力的手势者,一定具有专制的特征,因为他要么是习惯动作,要么就是在你这个下属面前故作声势;如果说话时总是平易近人、亲切和蔼者,他本身就没有在你面前摆上司架子,一定是一个民主型上司,你若是在这样的上司面前不注意说话的方式,自高自大,那你就必败无疑。

3.认真观察,了解上司的关心对象

如果从上司行为所关心的对象来分,可以把上司分为重工作、重组织和重关心人三种类型。关心工作和组织的上司在谈话中也较多地谈到单位的工作,在这种上司面前,你就得尽量表现出自己对待工作、事业热忱,并且有着良好的专业素质与专业能力。而关心人的上司一般希望单位内上下级关系融洽,团结协作好,那么你必须给你的上司一个具有合作精神、尊重他人尤其是尊重上司、不计较个人得失和宽以待人的良好印象。以关心人为主的上司往往喜欢较详细地询问你个人的生活情况,这给你的判断提供了重要线索。

4.多个心眼,了解上司的需求

上司的需求包括两个层次。从客观上来说,上司作为一个单位之“长”,他要考虑他的工作单位对人的不同需求。比如处在逆境中的单位,它需要的是能应付外界强大的竞争压力的下属,因而比较注重人才的专业素养;力求平稳发展的单位,它可能最需要的是单位内部的人际关系和谐,不希望有破坏性的因素渗入。此外,不同部门、不同职业,都可能有不同的需求。从微观上来说,上司个人的喜好、利益需求不同,也在一定程度上决定了择人标准。如有的上司会找一个互补型的助手,有的上司选择一个同类型的下属作为“知己”,等等。不同类型的上司有不同的需要,一般按照上司的需求,可以把他们分为四种:

(1)喜欢宣威扬德型。

这种上司最爱面子,下属的工作不出色他可以容忍,却绝不原谅一个当众令他丢脸的人。对待这种上司,你须经常提及他的长处,使他的尊严越筑越坚。他会注意到你对他的尊重。

(2)家庭观念特重型。

这种上司经常让他的子女到他的办公室玩耍,标榜自己是个好好先生。他不喜欢下属搞办公室恋情,更不喜欢那些私生活混乱的人。在他面前,你最好表现得规规矩矩,让他对你有信心。

(3)永不满意型。

这是属于严格的一类。这类老板认为下属做得好是天经地义,做得不好是十恶不赦,在他的心中,永没有“失败”二字。面对这种对下属缺乏体谅的上司,你不可抱太大的希望,因为你只有不出错才能站得住脚。要成为核心人物,这才会使他注意。

(4)精明能干型。

这类上司最难应付,因为他太过精明,所以你的一言一行都逃不脱他明亮的双眼。中规中矩未必能取悦他,唯有比别人更努力,他才会感到你对工作的诚意。

5.细心了解,识别上司的好恶

无论是谁,都会喜欢听某一些话,而讨厌听另一些话,喜欢听的就容易听进去,心理上就会觉得舒服。你的上司也不可能摆脱这种情绪。下属要掌握上司的特点,倘若在汇报中插入一些上司平素喜欢使用的词,就会让他另眼相看。

此外,对上司的工作习惯、业余爱好等都要有所了解。如果你的上司是一个体育爱好者,你就不应在他的球队比赛失败后,去请示一个需要解决的其他问题。一个精明老练的有见识的上司是很欣赏了解他,并能预知他的愿望与心情的下属的。

6.揣摩上司的意图

上司的意图有时不会直截了当地表达出来,需要下属仔细去揣摩。原因是多方面的,有一种情况是,上司碍于自己的地位,不便随便表态,但倾向性意见已不难忖度,这时你应该比较乖巧,不能强迫上司明确表态;另一种情况是,上司需要助手帮腔,一个唱红脸,一个唱白脸,这台戏才能演好,这时你就不能附和,与上司一个调子;还有一种情况是,上司还没有拿定主意,但迫于形势只好模棱两可地敷衍几句,这时你就得稳重,私下找上司商量,不要贸然行事。总之,你在平时就得深入观察,仔细揣摩,熟谙上司的习性,这样才能正确地理解上司的意图,否则你在具体执行过程中,就会发生很大偏差,甚至南辕北辙。与上司的想法完全背道而驰,这样你就惹下麻烦了。

积极修炼,做个被上司赏识的下属

1.工作中要主动报告

说上司不重用我们时,要扪心自问一下,你会主动地报告你的工作进度吗?这一点很重要。举个例子:孙小姐是某总经理的手下,昨天总经理一下飞机,她在车里面就不停地跟他报告,从来了多少人,什么人参加,到会场怎么样,布置怎么样,银幕怎么样,这叫做主动报告她的工作进度。如果等总经理来问,她的能力就要打一个很大的折扣。所以第一个要养成的好习惯,就是对工作进度要主动报告,以便让上司知道你在什么地方做到了什么程度,一旦有了偏差还来得及纠正。

2.一丝不苟的工作态度

不管你接受的工作多么艰巨,即使鞠躬尽瘁也要做好,千万别表现出你做不来或不知从何入手的样子。尽管是一个很小的问题,也要用认真追寻真相的态度去处理。这样的员工上司喜欢。那种揣测、估计、姑且一试的作风不会让老板放心。

3.勇于承担压力与责任

不要总是以“这不是我分内的工作”为由来逃避责任。当额外的工作指派到你头上时,不妨视为一种机遇。上司不喜欢看见员工停滞不前,有时候,员工完成了某项工作,稍微停顿下来歇息,却被老板撞见了,这是最无辜的。在老板心目中,员工是不能在办公时间停下来的,他们有责任去发掘工作,而不应该让工作去等他们。

4.掌握不损害老板利益的窍门

(1)不把自己捧得太高。

为了突出个人才能和潜质,因此在上司面前有意无意地自夸几句,这样做不仅不能使老板赞赏,反而使他对你失去了安全感。适当地自我推销虽然是必要的,但关键在于真实这两个字,假如掌握不好推销的火候,做过了头,反而会起到相反的作用。

(2)不惹上是非。

有关上司的秘密,奉送给你的格言是;切勿让老板知道你了解他,尤其是秘密。假如不可避免地碰巧撞破了他的秘密时,你一定要显得不明就里,一无所知,千万别显出明白的样子。

(3)让上司知道自己效忠于他。

要记住,时刻保持对上司应有的效忠程度,不要在被捧得飘飘然时,连上司的尊严也不顾了。必须懂得用毕恭毕敬的态度来对待上司。在上司面前,保持高水平的谦虚,将有助你顺利踏上青云路。

5.充实自己,努力学习

一个人只有与领导站在同样的位置,才知道领导在想什么,所以要想了解上司的言语,充实自己,努力学习,变得十分重要。这不只是说他讲广东话你听不懂,我讲上海话他听不懂,应该是说,上司站在50层楼,我们站在30层楼,眼界怎么会一样呢?上司每个月读四本书,我们每个月连两篇文章都没有看完,你怎么跟得上他呢?这就要求我们不断学习,上司想到什么我们也能想到,上司看到什么我们也能看到,那么他与你沟通就容易多了,一讲就懂了,一讲就明白了,这就是心有灵犀一点通,是沟通的最高境界。

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