要想接受任务不走样,还有一点非常重要,那就是学会复述。
复述的要点有三条:
用笔记录任务要点。
总结要点,条理清晰地复述。
向上级确认,若有疏漏或理解错误的地方请上级作出补充。我们以下面的案例来分析这三个要点。
公司的新产品就要上市了,老总决定召开一次新闻发布会,这个任务就交给公关部完成。
公关部的刘经理一边听老总交代任务,一边在笔记本上做着记录,等老总讲完后,他说:
老总,根据您刚才所说的,我一共整理出了6条,分别是:
第一,我们这次发布会的目的是要宣传公司的新产品。
第二,发布会举行的时间定在一周后。
第三,发布会邀请的嘉宾是本市有关领导、本行业有名望的专家和有影响力的电视台、报纸的记者,其中领导共5位,名单是……专家共8位,名单是……电视台5家,分别是……报社30家,分别是……争取至少20家媒体能有我们的新闻,其中至少10家在显要位置出现,不少于1000字。
第四,发布会举办的地点在××大酒店,时间是上午9:00一11:30,午餐也定在酒店。
第五,给您准备一份10分钟左右的讲演稿;给新闻媒体准备的资料有两份,一份是新闻通稿,一份是新产品的介绍。
第六……
您看我理解得正确吗?还有没有遗漏或者需要补充的地方?从这个案例中我们可以看到,刘经理非常好地抓住了复述的要点:
用笔记录任务要点
好记性不如烂笔头,把任务记在本子上,可以避免遗忘或者出现理解偏差。
记录的要点主要包括:第一,要做什么,第二,谁来做,第三,什么时候完成。第四,怎么做;第五,目标是什么。
总结要点,条理清晰地复述
很多人在总结和复述的时候,不注意条理,只会说“这个任务我要做这个,还有……然后……然后……”然后来然后去,思维就变得混乱,自己脑子里先成了一锅粥,听的人也云里雾里,一片迷糊。
所以,在总结复述时,一定不要说类似“然后”这样的话,而要像上面例子中的刘经理那样,必须用“一、二、三”,这是让自己思维不乱的最好方法,不仅说的人条理清晰,要做到哪几点一目了然,听的人也觉得很清楚。
向上级确认,若有疏漏或理解错误的地方请上级作出补充
在复述后,刘经理还问老总自己是否理解正确,并请他作出补充。这一点非常重要,“确认”可以避免执行者犯下“想当然”的错误,大大减少执行出错。