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第25章 商务活动礼仪——商务人士的礼仪指南(3)

在商务洽谈中,双方之间的关系可比喻成“两国交兵,各为其主”,即使双方是好朋友也务必要记住朋友归朋友,洽谈归洽谈,不要指望对手给自己留情面,同样也不能给对手留情面。这也就是要做到人与事分别而论,谈判桌上是对手,谈判桌外是朋友。

(5)学会妥协

在商务洽谈会上,妥协是通过双方相互让步实现的。这种让步只要是以公平、合理、自愿为原则,以维护、争取各自利益为目的,就可以被人接受。

(6)以礼相待

在谈判过程中,不管哪一方占据优势或劣势,都不能意气用事、举止粗鲁、表情冷漠、语言尖酸刻薄、侮辱谈判对手。在任何情况下,都应该本着心平气和、彬彬有礼、互敬互爱的原则与谈判对手和平相处。即使产生利害冲突,也要时刻保持绅士风度。将“礼仪”摆在首位。

(7)力求双赢

谈判往往是一种利益之争,出现双赢的局面是谈判双方最希望看到的情景。而双赢则要建立在换位思考的基础之上,谈判双方虽然都有各自的利益,但也不能为了自身利益的实现而伤害对方,最好是站在对方立场上考虑问题,这样对出现双赢的局面有很大帮助。

商务谈判是促进经济发展的一种活动,所以,方方面面都受礼仪的束缚,也唯有礼仪能促使企业形象提升。因此,尊重谈判礼仪也就是对企业发展负责。

工作会议礼仪

在职场打拼的人,每个人都会出席单位组织的各种会议,无论是大型会议还是小型会议,都需要懂得会议礼仪规范,以免在会场上出现失礼的行为,破坏个人形象,伤害他人自尊心。

所谓工作会议,是指工作单位的领导人将员工组织起来,就某些专门问题进行研究、讨论,必要时做出决定的一种社会活动形式。不论企业单位还是事业单位,召开工作会议都是十分平常的事,因此就要求工作人员必须掌握会议的相关礼仪。

按照会议进行的先后顺序可以将会议礼仪分为:会前礼仪、会议期间的礼仪规范、会议结束后的礼仪。

1.会前礼仪

无论何种会议,会前准备工作都很重要,一般包括如下几个方面:

(1)拟定工作会议主题

在举行工作会议之前,有关领导必须先确定好会议主题,包括会议名称。主题确定后,负责筹备会议的工作人员则应围绕会议主题策划会议的规模、时间、议程等事项。注意:分工要明确,将任务具体分配到各个人身上。

(2)拟发通知

会议举行之前,要提前通知各参会者,如果需要邀请兄弟单位的相关领导或嘉宾,还需要以正规的形式向其发出邀请函,并派专人送达。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。拟发会议通知时应注意以下两个方面:

第一,通知内容具体、详细。工作会议通知内容一般包括标题、主题、会议时间、出席对象、报到时间、报到地点等7个要点。会议时间一般不应选择在重大节日和假日,因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排,有的会议通知还应写明闭会时间。拟写通知时,应保证其完整性和规范性。

第二,把握好送达时间。会议通知拟写好以后,需要及时通知参会者,不得拖延时间,以免出现缺席现象。所以,发会议通知要提前一定的时间,以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围,会议通知可采用张贴的办法,也可邮寄。邮寄会议通知时应在信封上写明“会议通知,收到急转”的字样,以免中途耽搁。对外地的会议参加者,有关住宿和差旅费等问题都应一一写明,以免造成不必要的麻烦。

(3)准备好文件材料

会议文件材料应该在会议举行前准备好,单位相关领导人对文件材料的拟定应仔细斟酌。主要包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。需要在会前下发的文件,应及时发放给与会者。

(4)常规性准备

工作会议召开之前,具体细节问题不能忽视,如布置会场、会议用品的采购等。

第一,布置会场

选择好会议召开的场地。会场的大小,要根据会议内容和参加者多少而定;会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议的广场或门口还应该张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找,应在附近安设路标以作指引。会前应将会议所需的桌椅摆放整齐,所需用品如空调、录音、通风设备、摄像机等准备齐全。注意:会议所需用品需提前调试好,以免会议召开后出现麻烦。会标应在主席台上方,一般红底白字或黑字,字要端庄大方,两列或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型,选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面,应根据会议类型摆设,烘托会议气氛。例如,庆祝会应布置得喜气洋洋;座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。会场布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。

此外,还要正确安排主席台的座次。我国目前的惯例是前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法,一是按指定区域统一就座,二是自由就座。

第二,采购会议用品

会议召开期间少不了笔、墨、纸张、文件夹、名片、饮料、音像用具等,这些会议必需品在召开前都应该准备齐全。此外,还要根据会议的需要,决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动,需做相应的准备。

2.会议期间的礼仪规范

负责会议具体工作的相关人员,在会议召开期间要做好下列工作:

(1)迎宾

如果单位召开的会议比较正规,在举行会议期间,需要安排迎宾人员,在会场内外负责迎送、引导、陪同参会人员;重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者;对与会人员的要求,要尽可能地满足,力求做到有求必应。

(2)签到

目前公司签到的方式一般有3种情况:一是签名报到;二是刷卡报到;三是交券报到。会议召开期间,负责此项工作的工作人员应做好本职工作,并及时向有关领导汇报,以便掌握到会人数,维护会场纪律。

(3)安排饮食

如果会议历时较长,会议中间应为与会者准备好工作餐,同时提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主,最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾,还应为其准备好住宿的地方,一般选在交通方便、清静、整洁的位置。

(4)做好会议记录

正规的工作会议,需要有专门负责记录会议内容的工作人员,记录方式有笔录、打印、录音、录像等。

会议记录的内容一般包括会议名称、出席人数、列席人、主持人、记录人、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议所做出的决定。记录时力求做到条理清楚、整齐、准确。

同时,要准确记录会议内容,包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点,记录时必须聚精会神,边听边记,耳、脑、手并用,不能因注意力分散而出现疏漏。

3.会议会场的禁忌

在会议会场,与会人员应该注意以下一些事项:

(1)会场与会人员应避免使用过于浓重的香水。

(2)与会人员应尽量避免休闲服饰,应选择保守样式的西装。女士应避免穿着紧身衣参会,发型发式应整齐美观。

(3)会议发言时,听众的手机要关机或者调振动,不要打电话或者接听电话,如果确实有重要的事情,可以轻轻地离开座位,走到会场外。

(4)会议进行中参会人员要注意体态,禁止摆出任何懒散姿态、消极怠慢的姿态,不要打哈欠、伸懒腰、挖耳、抠鼻、搔头、打嗝、咳嗽等。

(5)会议发言时观众席应尽量减少饮水次数,以示对发言人的尊重。

4.会议结束后的礼仪

做任何事情都不能虎头蛇尾,要做到有始有终。会议结束后同样要遵守礼仪规范,认真有礼地做好后续性工作,使会议获得圆满成功。会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面:

(1)将会议上所做出的决定,以文件形式下发

一般情况下,工作会议结束以后,会上对某些问题做出的决定需要及时下发到个人,这就要求负责该项工作的工作人员有较高的工作效率。

(2)整理会议材料

会议中所做出的决定并不是每一件都可以下发到基层工作人员手中的,还有一些保密性的文件,这就要求工作人员及时将会议材料整理出来,该下发的准时下发,该保密的文件整理好以后交到有关负责人手中。

值得注意的是:相关保密材料如图文、声像材料一定要谨慎处理,如数上交。

(3)会议新闻报道

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