一、管理部门员工培训
管理部门
随着公司规模的扩大，自然就会出现职能分化。分化的结果就是形成各种各样的部门。
垂直地看，公司内部可分为经营管理层、中间管理层、一般员工；水平地看，有销售部、生产部、采购部、总务部等。各部门当然是以个人工作的积累为基础运作的。可以说，个人以什么态度与组织相关联，决定了组织发展的可能性。
另外，还可以将公司内的部门分为赢利部门与管理部门。所谓赢利部门是指生产、物流、销售、营业等直接产生利润的部门。管理部门是指总务、人事、会计、企划等非赢利部门。
因为管理部门不直接产生利润，也许有人会为在管理部门工作而感到脸上无光。但是，管理部门是企业有效运作所必不可少的部门，发挥着所谓参谋性的作用。就是说，为了使销售部门、生产部门等赢利部门顺利地开展业务，管理部门担负着从战略角度来进行整体规划的工作。从这一点上来看，管理工作有着特殊的意义。
根据企业规模的不同，赢利部门与管理部门的构造多少也有些不同。在小规模企业里，赢利部门与管理部门是横向并列的，管理部门作为一个部门单独发挥作用的例子也很多。而企业规模越大，管理部门参谋性的功能就越强，与赢利部门也不是横向并列，不仅承担对后者的支援、协调等任务，还承担像经营、企划这样的全公司性的职能。对于管理部门来说，必须将如何与经营的方向性相协调的问题始终放在心上。
还要补充一句，赢利部门与管理部门仅仅是任务不同，虽说管理部门负责制定企划，但并不是说它的级别就高过赢利部门。
综合部门
因为总务部门工作范围广泛，所以看起来好像是在做杂务，但总务部门是直接关系到经营工作的重要部门。
话题1总务部门是公司的“控制塔”
一提到总务部门，似乎有人会认为那是担任杂务的部门。确实，总务部门不是像生产部门、销售部门那样直接为公司赢利的部门。而且，从公司的对外接待到公司的内部调整，它的工作范围十分广泛。
但是，不能忘记的是，无论生产活动还是销售活动，都是以公司为本位而进行的。无论是什么组织，没有中枢部门都不能很好地运作。总务部门正是公司内发挥中枢作用的部门。
换句话说，总务部门就是公司的“控制塔”，如果它不能发挥作为“控制塔”的内部调整功能，让生产部门和销售部门随意地进行制造、销售，组织就会涣散，组织的规模越大越是如此。
话题2以成为能承担各项业务的全面型人才为目标
在新年度开始之际，让我们整理一下本部门的业务吧。首先，对外有接待业务、电话接线业务等；同时也要担任邮件的收发和分发、接待室的管理等工作；还有，宣传也是一项重要的任务，最近，我们公司在宣传上也投入了很大精力。
至于公司内部业务就数不胜数了。例如，文件管理、账簿与票据管理、法律问题的讨论与处理、商业登记、股东大会的准备、文件写作、公司印章的管理、事务所的环境整顿、设备管理、物品供应、车辆管理、公司内部报纸的编辑、公司各项活动的准备与实施、福利保险业务等等，真是内容广泛啊。对了，危机管理也是应该由本部门承担的。
之所以列举上述业务内容，就是为了说明我们总务部门承担着可以说处于公司中心位置的业务，而且，业务范围十分广泛。请大家定下目标，为成为能自如地承担各项业务的全面型人才而努力。
会计部门
经营成果是通过数字表现出来的。对经营数字进行管理或把数字作为经营资料进行加工是会计部门的职能。
话题1从数字方面承担经营管理职责
新员工们对会计有什么印象呢?虽然现在已经没有人使用算盘了，但一提到会计，总会让人联想起带着套袖打算盘的过时形象。现实中，会计并不只是从事那种细致工作。据闻，松下电器这样指导员工：“会计不是做数字排列，而是做经营管理的归纳。”真是至理名言啊。对于经营管理来说，数字必不可少，会计部门实际上就是作为管理众多数字的专业团队而发挥作用的。
会计部门平时要从全公司收集微观数字，诸如每天的销售数字、现金流动等，并把这些数字从宏观的角度加以整理，加工成经营的判断资料提供给有关部门。可以说，会计部门是从数字方面承担经营管理职责的部门。
话题2会计是经营的总结
今天，我们来重新思考一下会计部门的职能。从大的方面来说，会计部门可以说是通过数字控制公司的中心部门。因为会计部门每天都必须对从总店、分店、工厂等处递交上来的数字进行确认、整理、控制，这样才能正确地把握全公司的动态。因此，要求会计人员必须具有全局观念，时刻关注全公司的动态。
如果用我自己的话来表达，可以说会计部门是“经营的总结者”，因为全部企业活动都是通过数字表现出来的，那些数字最终全部集中在会计部门，并由会计部门进行记录、整理、加工成可供经营者作为决策依据的资料。例如，“本月的销售成果怎么样”、“工厂每年的经费是多少”等等，都是通过数据显示出来的。特别是到决算期，我们的工作会受到公司全体的关注。这是不允许出现一点点错误的工作，让我们一丝不苟地进行工作吧。
文件归档
能否做好文件归档对工作效率而言有天壤之别。要让员工学习文件归档的基本常识。
话题1做好文件归档可以节约时间与空间
为了给客户提供参考，我想以××文件为参考制作资料。如果知道那个文件被放在何处就没有什么问题了，若不知道，就要询问相关人员或是从资料架的一端查找到另一端，这也是一项工作。
但是，如果一个组织仔细地进行文件归档的话，事情就很简单了，不仅可以马上找到需要的资料，还能够实现信息共享。这就是进行文件归档的理由。需要的文件归档后，就不会藏而不用，同时自己也没有必要私藏信息，还可以节省空间。
思考一下就可以明白，没有比把时间花费在寻找资料上面更没有效率的了。请大家有效使用归档文件，挑战有创意的工作吧。
话题2文件归档的基本步骤是“扔”
大家知道文件归档的基本步骤是什么吗?(询问一下)大家的意见虽没有错，但最重要的步骤却是“扔”。把不需要的资料归纳进文件夹是徒劳无益的。像简介之类浏览一遍就可以的资料，要马上丢弃。另外，如果文件被归纳进文件夹，大家就不需要把资料各自拷贝一份放入自己的办公桌了。对于询问一下就能掌握的信息，也可以将相应的资料毅然决然地扔掉。
为了使归档的文件方便使用，归档时还应遵循一定的规则。首先，把文件当作是共有物品，使用结束后一定要放回原处。其次是尺寸统一。以一定的尺寸为基准，比它小的资料贴在衬纸上，大的资料折叠起来。还有，应该严守保存期限。原则上，对于长期保存而没有价值的资料，应将之废弃。
人事部门
在经营资源中，会计部门是以“钱”、总务部门是以“物”和“信息”为中心分别进行管理的，而人事部门管理的是左右经营状况的“人”。
话题1公司的未来担负在人事部门的肩上
因针对的是读者，有一句话说：“企业是由人组成的。”无论是物还是钱、信息，没有人都是无法发挥作用的。而人是由人事部门进行管理的，可以说人事部门是公司内极其重要的部门。
那么，人事部门最重要的任务是什么呢?我确信是优秀人才的选拔和员工的能力开发。因为聚集支撑未来经营的人才，不断开发员工的潜能才是公司发展的基础。如果不能补充优秀人才，或者现有人才的能力处于停滞状态，那么公司的前景就会变得暗淡无光。可以说公司的未来就担负在我们人事部门的肩上。
话题2充分发挥“五感”的作用发掘优秀人才
怎样发掘对公司来说很重要的人才呢?
优秀人才就像未加工的宝石一样，根据打磨方法或切割方法不同，其价值会得到不同程度的体现。一个人将来能否成为适合公司的人才，需要通过招聘来鉴定。有的人确实很优秀，但也许并不适合公司；有的人可能在别的公司表现平平，换个公司后却可能会被打磨成钻石。因此，必须把招聘和人才培养作为一个完整的体系来考虑。我之所以重视面试，是因为知道笔试成绩和入公司五年后的表现并没有直接关系。我想还是应该充分发挥“五感”(视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉)的作用来发掘适合公司的人才。
事务工作
如果没有目的意识，事务工作就容易变成为了事务的事务。让员工充分理解事务工作的目的，有效率地工作。
话题1对每一项工作都应具备目的意识
一旦习惯了事务工作，就容易忘记工作的目的，而整天只顾整理公文，完全是为了事务而做事务。公司内部的所有工作都是在一个综合系统里运行的，因此认识到以下问题很重要：为什么要做现在的工作?这个工作会给经营活动带来什么好处?公司期望自己有怎样的工作状态?
很多事务工作已经定型了，即使漫不经心地去做也能做得像模像样。于是，从上一任那里接过工作时，有的人想都没想就按照先例继续做下去。还有的人只按照上司的吩咐工作。我认为没有任何问题意识和目的意识漫不经心地工作，既不能出色地完成工作，也不利于自己的成长。
话题2制作文件时要为他人着想
起草文件这项业务是事务部门必不可少的工作。最近，有些文件写得杂乱无章。
事务工作的共同目标是记录各部门的动向，并将之做信息化处理。制作文件是一项信息化作业，这也就意味着除了自己以外，还有人使用它们。例如，不仅是上司、其他部门的人、经营者等公司内部人员，客户、金融机构、税务机构等公司外部的人也有可能翻阅它们。
请注意，文件是给别人看的。如果是只给自己看的记录，那么无论怎样杂乱无章都无所谓，但对于给众人阅读的文件，请按照规则仔仔细细地书写。如果不这样，文件就起不到应有的作用。就连总结方法，为了能让阅读它的人理解，也请反复推敲。对制作文件来说，这些是最基本的要求。
法律知识
商务社会是通过各种各样的法律法规来维持秩序的。为了维护公司利益，法律知识也是必不可少的。
话题1掌握与商务活动有关的法律法规
商务活动不可缺少的知识之一就是法律知识。本公司没有法务部，所以我们每一个人都必须熟悉相关的法律法规。请大家在今后的学习会上好好学习，今天就只做简要介绍。
在商务贸易或商务合同方面，商法的公司篇、商务行为篇与民法的总章篇、债权篇、物权篇以及商业登记法比较常用。在货款支付方面，以票据法和支票法为中心。在维护企业竞争秩序方面，有禁止垄断法、防止不正当竞争法、防止不正当赠品法及不正当标示法、商标法、专利法等。在有关破产及商业纷争方面，有民事诉讼法、调停法、破产法、协议法、公司更生法等。人事方面，有劳动法、健康保险法、福利养老金保险法、雇用保险法、劳动者灾害补偿保险法等。请以直接与自己的业务相关的法律为中心好好学习吧。
话题2以“预防法学”的办法来应付
大家都知道，商务活动是被各种各样的法律、法规所限制和保护的。在商务社会里，不能无拘无束，为所欲为。例如，在日本，类似低级、庸俗的商品的销售会受到防止不正当竞争法的禁止，而通过卡特尔或倾销获取不正当利益的行为会受到禁止垄断法的限制。在生产方面，要重视保护消费者利益的PL(制造物责任)法。
靠相互信赖是无法维持社会秩序的，社会秩序需要法律来维持。我们必须思考为了防止纠纷应该如何有效地利用法律，这就是所谓的“预防法学”的构想。纠纷发生后再处理会很麻烦，运用法律知识防患于未然才是最好的办法。
电子时代
当今时代，如果不能自如地使用电脑机器，就不能完满地从事管理业务。
话题1哪怕弄坏计算机，也要有效利用
OA化的发展之快令人惊讶。前些时候查找资料还必须到专门的计算机房里，而现在每一张办公桌上都放着一台。计算机已经不是什么特别的东西了，仅仅是电子文具而已。
那么，为什么不有效地使用它呢?虽然我还处于入门阶段，但年轻人记忆力强，不用说电子邮件的有效利用了，大概利用计算机制作规划书、提案书之类的也不成问题吧。计算机不过是工具，在熟练使用之前，哪怕操作失误弄坏了，我也没有什么意见。因为对公司来说，与弄坏一两台计算机相比，还是大家尽快地熟练使用好处多啊。话说回来，好的计算机是很少出故障的。
话题2计算机是使工作变得轻松的工具
为大家每人配备一台计算机已经三个月了。大家可以自如地使用了吗?今天，就谈一谈计算机的有效应用吧。
提到计算机的功能，首先想到的是利用电子邮件进行通信的功能和书写文件的打字功能。另外，还可以利用制图功能制作图表，利用其数据处理功能和信息检索功能处理大量数据，安装了相应的软件后还可以使之具备演示功能。请大家把这些记在脑海里，有效应用于自己的工作场合。例如，在需要紧急撰写报告书时，打开电脑就可以找到相应的模板；向远方发送资料时，可以采取在电子邮件里添加文件的形式；在做报告或做演示时，可以利用PowerPoint软件……请大家充分利用计算机的功能轻松地进行工作吧。
节约习惯
小的浪费积累起来也会造成企业的损失。事务用品的浪费很容易被忽视。让我们养成节约的习惯。
话题1再小的浪费也要杜绝
我们总务部强烈主张节约经费，但结果我们的节约率与节约金额都是全公司最低的。让我们重新审视一下自己的周围，思考一下怎样才能减少浪费吧。就我所见，事务用品的浪费似乎很多。因为铅笔、圆珠笔、橡皮、各种纸张、复印等每一项的金额都很小，所以容易认为“节约铅笔之类的也没有太大作用”。但是，积少成多，只要每名员工每天节约10日元，1000名员工一年就能节约大约360万日元。
在经营环境日益严峻的今天，要增加几百万日元的利润是很困难的。如果你说“那么，我自己买”，那就想得过于简单了，因为那样只会导致公私不分，对公司没有任何好处。重要的是养成不允许任何小的浪费，需要多少就使用多少的习惯。
话题2节约经费也要有张有弛
蛇目缝纫机工业公司的原总裁岛田卓弥先生在任时曾经发出这样的呼吁：“全体员工们!我们公司共有10000名员工，如果你们每天节约10日元的电话费，公司每天就能节约10万日元，一年就会节约3600万日元的经费。因此所有的管理部门都要彻底贯彻节约的原则。”
