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第22章 设定你的愿景与要务--领导者的目标规划(2)

在运动场上,这句话当然是正确的。在橄榄球、网球和棒球运动中,出众的速度可以帮助你从对方的防守队员那里逃脱,成为一个绝对的赢家,或者使击球员能够先于球到达一垒。但是,运动场上的速度和生意场上的速度是大不相同的。在运动场上,你不可能教会运动员提高速度,人的速度往往是天生的。在生意场上,人的速度则是可以提高的,你可以教会一个人应该怎样提高他的速度。

然而这些真正做起来并不简单。仅仅靠对你的员工们说一句“快点做!”是不可能提高公司的工作速度的。如果你这样做的话,你将为此而付出代价,这种代价一般就是你的员工们被折腾得筋疲力尽,或者员工工作的质量由此逐渐下降。当然,还是有一些可供选用的策略:

(1)把批准文件的程序简化,尽量减少环节。

(2)规定最后期限不必过多考虑影响因素。

(3)要恪守时间表。

(4)首先要求自己以更快的速度进行工作。

(5)各部门配合工作可以提高速度。

提高业务水平,克服忙乱现象

有不少领导者经常感到最苦恼的事,就是“时间危机”,没有工夫来思考和处理那些重要的事情。许多领导者每日工作达十几个小时,但还是有许多事情处理不完。

不可否认,忙,是领导者的正常现象,也是工作积极、事业心强的一种表现,只有什么事也不干的人才不感到忙。但是,忙,应该有限度,有秩序,有效率,用一句通俗的话说,就是不能“瞎忙”。

产生忙乱现象的原因大致如下:缺乏实际工作经验,对要处理的问题难决难断,一拖再拖,考虑再三;对所担当的工作,没有比较妥当的通盘安排,没有正常的工作秩序,头痛医头,脚痛医脚,赶上什么就抓什么,这样势必杂乱无章,顾此失彼;上下左右职责不清,分工不明,不该找你的事也来找你,长久下去,习以为常;主观上愿意多做工作,总觉得对什么事情都有责任,唯恐哪件事情没办好,会被人家说工作不努力,能力差;对副手和身边工作人员缺乏充分的信任,唯恐人家工作做不好,于是就事必躬亲,越俎代庖,把自己累得要死,而人家却闲了起来;没有给办公室建立必要的制度。文秘人员对于外来的文件、请示和报告,不把关、不过滤、不研究,也不提出处理意见,一切照送照转,办公室成了收发室,起不到参谋助手的作用,加重了领导者的负荷。

那么,领导者怎样才能克服忙乱现象呢?除了学会授权之外,以下有六条经验可供参考。

1.工作要有计划性

这是使整个工作有秩序前进的中心环节。一切领导者都要具备定量控制自己时间的能力,也就是说,对自己的时间要实行计划分配。事实证明,不做计划的人只能消极地应付工作,在心理上处于受摆布的地位;有计划的人则居于支配者的地位。时间计划有下列几种:

(1)长期计划。即在较长的一个时期内,或3年,或5年,或10年,自己的工作和事业要达到什么水平,自己所领导的单位要取得多大成就,都要有一个积极进取的、宏伟明确的目标:这个目标通过几步来实现,每一步的大致起止时间,要有一个大致的安排。

(2)年度计划。当最后一页日历被撕下,新的一年钟声敲响的时候,应当回顾上年的时间利用和事业进展情况,作出新的年度计划,以便更有效地使用一年的时间。

(3)月份计划。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的,人的生理变化也会呈现出月周期现象,人的体力、智力,情绪处于最佳状态时为高潮期,然后是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理月周期,来安排自己一个月的活动,把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期,其他时间则可以安排相对容易的内容。

(4)周计划。有许多工作是按周来安排的,把月计划分解到每周里面,便于分步骤实施。

(5)日计划。在前一个工作日接近终了时编好第二天的计划,有助于克服紧张忙乱的现象,避免丢三落四,顾此失彼。

有这样一个故事:一天,美国一位管理效率专家来拜访一个钢铁公司老总,并对他说:我同你手下的每个经理交谈15分钟,就能使你们公司的效率提高,销售额增加。如果奏效,3个月后你给我一张支票;如不奏效,则分文不取。总经理同意让他试验,于是他就分别找下面的经理谈话,教给他们一个提高效率的办法。这个办法很简单:

在每天下班前列出第二天非干不可的6项工作,并按其重要程度排序,第一件事干完后即用笔勾掉,然后再干第二件、第三件……如果当天有一二件事没干完,那就列入第二天的计划。

3个月之后,那位总经理送给这个管理效率专家一张3.5万美元的支票。为什么呢?因为他下面的经理照这个办法干了之后,工作效率大大提高,销售额大幅度上升。

由此可以看出,工作有没有计划性确实大不一样。因此,每个领导者对于每段时间的工作,应该尽量做到有条不紊。这样也便于其他领导和下级建立正常的工作秩序。不然,心血来潮,一会儿找这个谈工作,一会儿找那个办事情,既乱了自己,又乱了别人,弄得大家都手忙脚乱,无所适从。

2.建立科学的工作秩序,划清职责范围

哪些工作必需自己做,哪些应由别人做;哪些事自己作主,哪些事要集体研究等等,对于这些,领导者必需胸中有数。而要建立这样一个科学的工作秩序,就必需建立健全岗位责任制。领导班子成员之间、领导与副手和助手之间、横向职能部门之间、纵向上下级之间、单位与单位之间、个人与个人之间,都要划清各自的职责范围,各负其责。不该领导者管的事,坚决不管;该管的事,主动去过问。凡所属单位提上来需要领导拍板定案的问题,必需要求把情况和意见一并拿上来。如果应由下属处理的问题,下属不处理,把矛盾上交,领导者则不应受理。

3.迈开双脚走下去

领导者必需有一定的时间主动下去了解情况,掌握动态,检查指导工作,解决实际问题,这样,涌上来的问题就会大大减少。越是把自己关在办公楼的小天地里不去解决问题,事情就越多。所以,要决心经常下到基层去。这不是消极地“躲”,不是回避矛盾,而是克服忙乱现象、提高工作绩效的积极办法。它既可以使领导者了解下情,及时解决问题,又可以使领导者静下心来思考和研究问题,还可以减少会议和其他琐碎事务,一举数得。下去了解情况前,要把“家”里的工作安排一下;下去后,要同办公室保持联系,使该处理的事情及时得到处理。

4.掌握用时之道

许多现代经理懂得所有关于时间管理的知识,但是在利用他们的时间方面仍然很麻木。

用时之道,就是认识自己的时间,管理自己的时间,合理使用自己时间的思想、原则、方法。尽管现代经理的性格、作风、知识、经验等情况不同,尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点,有其自身的客观规律,但只要在实践中注意观察、分析和总结,就可以把握用时之道。

时间管理是一项基础工作。所有的领导者都对金钱、人员和时间3种类型的资源进行管理。三者之中,时间是最难以管理的,因为它匆匆流逝,从不做任何停留。“把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的。

时间对每个人而言都是天平,一个公司的总裁并不能获得更多的一份。但是,有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事,他们显得更能掌握时间的窍门,这种窍门是我们可以获得的,它可能成为现代经理所能获得的最有价值的资产。

5.随身携带笔记本或卡片

有这样一个有名的故事:一家名叫雷明斯索的大钢铁公司总经理詹姆斯·佩克一次曾付给一位效率专家琼斯·扬1.5万美元。事情的原由是这样的:当时,佩克的事业可说是半途而废,他对此一筹莫展。他请教琼斯·扬,有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出来,有条不紊地完成自己的工作。

琼斯·扬给了他这样一番劝告:“每当你想起一件必需要做的事时,就把它记录下来。这样一来,你就用不着白天黑夜地老去记着它,可以节约你许多时间。然后利用闲暇的时间将其归纳整理,这又节约了你的时间。因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值,不妨让你的下属们也试试看,一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”

随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的。使用小笔记本时,最好是将小本的纸面分隔成三四个部分,并将它订上。这样在写上一些必要的事后,可以撕下这一部分。办完事了,扔掉也没有关系。除了随身携带的笔记本外,也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片。喜欢使用卡片的人,除了把它放在口袋里、公司的办公桌面上和自己家里的写字台上以外,居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片。当然,在卡片的旁边一定要放上铅笔、钢笔等书写工具。

也有的人喜欢用的不是一张一张的卡片,而是订在一起的卡片,不仅如此,他们往往在卡片的分类整理上下工夫。例如,把需要回信的人名记在绿色的卡片上,把需要打电话的人名记在黄色的卡片上,把需要在家里或办公室谈话的人名记在蓝色的卡片上等等。这样一来,保存卡片的工作也就非常简单了。

作为老板,随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择。

6.妥善处理文件

随着你的业务的不断发展以及公司的不断壮大,需要你处理的文件可能也会越来越多,并堆积如山。那么,怎样才能解决这个难题呢?

要想使你的办公桌上整整齐齐,就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面,最重要的是读完之后就收拾好。

你应当先对文件预先进行审查,对于不需要一一过目的东西,就可以不管它了。审查完毕之后,为了方便再次仔细阅读,还要把其他文件分类,你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色,这样使用时一目了然,知道该拿哪个。

在每次处理文件的时候,你要用很短的时间迅速地判断出,这个文件是否需要现在立即处理,做到这一点很容易,你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。

为了区分文件内容的重要性,需要对文件进行细致的分类:

应立即处理的文件,是指紧急信件,比如:十万火急的订货以及其他必需马上做的事情。

暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子,将它们归纳起来过过目就行了。

有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要,但如果你没有工夫马上阅读时,可以交给秘书去处理,然后让他向你汇报其中的主要内容。

放入“未决定”一栏的文件,是指将它们暂放入档案夹中,在采取适当的措施之前,就一直放在那里。

以后再处理的文件,是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作,还有待于研究,需要更进一步地深入阅读或分析,以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。

另外,你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么,都应当迅速处理掉,或阅读,或回信,或销毁,总之,要防止文件的滞留。

有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时,就先把它放在公文包里,在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰,读一份东西要花30分钟以上的时间,而在汽车里,10分钟左右就可以读完了。

如果你不得不拖延处理某一份文件时,应预先定下最终完成的期限,在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样,不久你就会惊奇地发现,庞大臃肿的“文山”已经被轻而易举地搬走。

下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。

策略一:确定优先性。决定今天要做的最重要的事情,然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情,就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是,不要用别人确定的优先性来替代自己的。

策略二:不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做,所以我们拖延做某事,但是,延误会扰乱日程,它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情,把容易的事情留在最后。

策略三:对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的,预测什么环节发生问题,然后做好准备对付它。

策略四:做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必需进行修缮的工程,那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目,对于那些放到以后进行的活动要做记录。

策略五:建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上,使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录,他们会在你第一次提出时就做出反应。

策略六:作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候,但信息永远不会是完全的。决策延误了,行动也会延误。

策略七:放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任,不但使他们也使自己有自由的时间。

策略八:清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等,时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。

策略九:建立一个好的,但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中?把文件收好,放在今后容易找到它们的地方。

策略十:不要求完美。“完美就是没有效率”,在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺,是对时间巨大的浪费。

策略十一:对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。

策略十二:建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小,在还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。

策略十三:对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做,并不意味它就必需照着那种方式去做,会有一种更好的方法,实际上,几乎肯定存在一种更好的方法,关键是如何找到它。

有些经理有一种不好习性,即实施项目,干了一段时间,就会半途而废,又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作,一旦遇到障碍或问题,不是想办法冲破障碍和解决问题,而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情,因为他们害怕失败。

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