1.待客有道
在不同的单位，接待工作可能由不同的部门负责：有的单位设有公关部，有专职的公关接待人员；有的单位由办公室主任或秘书负责；有的单位由服务台负责。不管由哪个部门负责，或者由哪个人负责，在对外接待中都要做到“待客有道”。
对外接待一般可以分为三个环节，即迎候、引见、送行。我们依次谈一下在这三个环节中需要注意的问题。
（1）迎候。
当客人出现在面前时，接待人员应立即放下手中的工作，站起身来，有礼貌地招呼：“您好！欢迎您！”“您好，请坐。”如果是初次来访的客人，可能会主动递过名片或自报家门，这时接待人员也应作自我介绍：“我是公关部的黄××。欢迎您光临我们公司。”如果客人是应邀而来，事先在电话中告知过到达的时间，接待人员要提前到门口迎候，以示礼貌；如果客人远道而来，接待人员还要提前到车站、机场、码头迎接，并要说：“一路辛苦了！”“欢迎您的到来！”
（2）引见。
客人来到一个单位，一般都要求见单位领导或某一部门的负责人，所以接待人员要始终牢记自己的职责，在客人与本单位的接洽当中起的是引见、介绍的作用，扮演的是配角。当客人介绍了身份、说明了来意之后，应立即将有关情况通报给领导或某一部门的负责人，并妥善安排好双方会见的时间和地点。会见时，接待人员应引导客人前往，并为双方介绍。如对客人说：“王先生，这是我们公司的张总经理。”然后对张总经理说：“张总，这是××酒店业务部的王先生。”待双方握手问候分宾主落座后，接待人即可离开。
（3）送行。
客人离别时，接待人员应有礼貌地送行。送多远，可视具体情况而定。送行时要说些让客人感到愉快的话，如“欢迎再来！”“希望以后保持联系！”等等。
2.陪同参观有“名堂”
对外宣传是公共关系的一项重要任务。宣传除了利用报刊、广播、电视等一系列手段外，还有一种常用方法就是请公众前来参观，以此来扩大影响，提高知名度。俗话说：“百闻不如一见。”实物展示和实地操作具有直观性，容易被公众接受，也容易给公众留下较深刻的印象。这种形式在企业初创时期或新产品问世之时使用，效果尤佳。
陪同参观之前，公关人员要做一些准备工作。如通知被参观部门，与有关负责人或接待人员联系，告之参观者的身份、人数、时间及参观要求等，以便妥善安排，不出差错。如果参观的地点较远，内容较多，应在出发之前向客人介绍参观计划，征求客人意见；然后根据客人的要求安排参观内容和路线；与此同时，还要准备好交通工具和其他必带物品。
出发时，公关人员要主动为客人打开车门，待客人上车坐好以后，自己再上车。行车途中，可向客人简要介绍些参观内容，或提醒要注意的事项。到达目的地后，公关人员要先下车，为客人打开车门，请客人下车。
参观过程中，公关人员应走在前面引导。直到路口或拐弯处，要以手示意，提示客人行走方向。需要进门时，应先走几步把门打开，请客人先进，自己随后。
陪客参观一般要进行解说。解说可分为三种情况：一种是先讲后看，即先作引导式的介绍，再到实地观看；第一种是边讲边看，即看到哪儿讲到哪儿，看讲结合；还有一种是先看后讲，即在客人看完现场，有了很多直接感受之后，再来补充说明或提醒。不管采用哪种方式解说，都要求语言准确简洁，通俗明快，给客人留下深刻的印象。
如某葡萄酒厂公关人员陪一批客人参观本厂的生产车间，客人们逐个车间看完后，最后来到休息室。此时每位客人面前都有一小杯红色葡萄酒。公关人员举起酒杯，热情地介绍说：“刚才诸位已经看了葡萄酒的生产情况，这是新引进的一套生产设备，又经过我厂技术改造，日产量已从×吨提高到××吨。生产原料主要是××山上的天然葡萄，含多种维生素，常饮可以活血化淤，延年益寿。今天，我们用葡萄美酒迎嘉宾，请大家品尝一下这杯葡萄酒。来，让我们举杯！”
这番话，既对产品作了简要的介绍，使客人了解了该厂的技术实力和葡萄酒的作用，又表示了对客人的诚挚敬意，收到了很好的效果。
参观结束时，公关人员应当征求客人对本次活动或本单位工作的意见和建议，还可视情况送些小纪念品，如上面的那家葡萄酒厂就可以给每位客人赠送一瓶葡萄酒，既有纪念意义，又具广告价值。
公关人员要做好陪同参观工作，除了懂得公关知识，能说会道之外，还必须熟悉本单位的业务和全面的情况。因为有的客人在参观过程中可能会对生产过程、产品作用等问题特别关注，有的客人不但对现场感兴趣，还对与现场有关的其他情况感兴趣。如果陪同人员一问三不知，就会令客人扫兴，也有损单位和自己的形象。
3.宴请客户的讲究
作为管理女性，避免不了业务上的各种应酬。为了节省时间，常常利用中午在某餐厅与客户会晤。第一次会晤是最难的。这时，要注意餐厅的环境和格调，以给人留下好印象。
关于请客户吃午餐的规则如下。
①你可以提议请对方吃饭，但地点由对方挑选。
②你可以用你个人的名义预订饭店的座位，但对方如果认为有更适合的地点，也可以以对方的名义预订座位，仍由你付款。
③当你与客户已决定在某天一起吃饭时，关于时间、地点等，就让你的秘书与对方的秘书去联系，并让你的秘书将最后决定的时间、地点随时提醒你。
④假如你先到饭店，切忌自己先要酒，以防万一对方不喝酒，就会弄得很尴尬。
⑤结合对方的要求或完全自己做主把菜点好。
⑥最后结账这一关，对一个女性来说，是很难处理的。你有两种方式可用：如果你与饭店的领班熟悉，可以暗示他挂账；如果你与领班不熟悉，你可以这样说：“我和这位客人做了好生意，这次我请客。”这个借口可为客户留面子。
宴请客户或与重要业务人员交往，目的是为未来的业务铺平道路、打开门路。只要有了好的开端，未来的生意就不愁做不成。你如果是一位机智敏感的女性，在第一次宴请客户的交往中，你就能意识到将来的生意能否做成。你越年轻，越需要学习宴请男性客户谈生意的技巧。谈一次，信心就增强一分，机智就会增添一分。等到你来点菜而由男性客户付钱的时候，你就成为一位商场老手了。
对于女性客户就不同了，因为大家都是女性，谈话可以宽松一些，不过要见机行事。有的女性是很难推心置腹进行交谈的，有的则坦诚直率，甚至连自己的一些私事都会讲给你听。对于后者，你也可以推心置腹地进行交谈。总之，注意对方是何许人，要因人而异。
