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第18章 真相的背后是什么?

真相的背后是解决之道!假如你没有找到正确的解决对策,表示你还没有看清事实的真相!

趋势大师大前研一先生在他写的许多书中,提到“批判性思考”的重要性。不论是针对企业的问题进行诊断与咨询,还是针对社会潮流、经济发展议题发表趋势预测与解析,他总是能运用个人独到的思考逻辑,找出常人不易归纳整理出来的脉络与关联性,提出令人赞赏的见解,而他所提出的见解也总能成为解决问题的良方。在大前研一的思考进程中,永远都有一套科学化的分析逻辑在里面,协助他找到问题的根本原因,进而发展出正确而有效的对策。这套分析逻辑其实不难学习,关键就在于大量地搜集证据、根据事实与问题的真相来作分析、根据分析来作推论!

许多人应该听过、参加过一门叫做“问题分析与解决”的课程,或是读过类似的书籍,但是对于眼前自己所面临的问题,却仍然束手无策,或仍然需要别人的协助才能找出对策。原因很简单,因为他学了工具、学了技术,却没有学到怎么找出问题的真相,进而找出正确的解决对策。

在分析问题时,我们常用“问题就像冰山一样,我们只看到浮出水面的一小段”来做引喻,意思是眼睛所见到的、耳朵所听到的,常常不是症结点,在海平面以下那些见不到的部分,才是问题的根源。因此我们必须不断往下挖掘,找出更深层的原因。这个比喻在思考方向上是非常正确的,但它有一个特征是,在解决企业实务问题时却是正好相反的!冰山在海平面以下的体积占了约五分之四,因此愈往下钻探,冰山就愈来愈大;而企业营运中所遭遇的问题则不然,一开始所列举的问题五花八门,非常多,但是愈往下钻研分析,就愈会发现其实根本性的原因有许多都是相同的!换句话说,冰山往下钻探会愈来愈多、愈来愈广,而问题的分析愈往下钻研则是相反的,是愈来愈具体、愈来愈聚焦,甚至于大同小异!

按我的分析经验发觉,情况确实是这样。举个实际例子来说。我咨询的某客户的工厂的某项加工程序,总是会落后进度几天,作业负责人每次都会对进度落后提出许多理由来辩解,例如机器临时故障、作业员总是临时请假、仓库时常发生缺料等。然而,这些理由真的都是引发进度落后的真正原因吗?

在全面质量管理(TQM)中,有一项既简单又实用的分析工具,称为“要因分析法”,也有人称之为“鱼骨图法”。这是一个能够透过小型头脑风暴,在短时间内找到根本原因的手法。用上述工厂的例子来说明,我们针对落后原因之一的“机器临时故障”这个因素来作钻研分析,发现临时故障,常常是因为设备与料件卡机。既然经常发生卡机的事件,我们便假设是设备的问题,因此我们前往设备厂商进行调查,了解是否因为设备不佳,或是定期维修没有落实等因素造成。但是在经过现场试验与历史记录检验后,我们发现,维护作业都按照要求进行,而且机器设备只要照着标准操作手册执行,根本不会发生卡机故障!所以我们再度回到工厂现场,拿着操作手册一个步骤一个步骤地与现场比对,也没有发现与标准作业流程(S.O.P.)有太大相左的情形发生。在没找到真相的前题下,当然绝对不能停止,最后我们赫然发现了一个看似微不足道却影响很大的问题——作业员自作聪明省略了暖机的动作与时间,而这个省略动作,最后也被证实了是导致卡机的关键原因。

找出卡机的真正原因之后,问题的分析就完成了吗?如果你认为正确的解决对策就是“要求作业员依规定进行暖机”,那么这样的对策是短视的,无法长远也不能确定能被贯彻落实。找到正确的解决对策,并不表示该对策能被有效执行。于是我们继续深入了解为何作业员得以自作主张省略动作,却发现这是源自于监督主管的松散管理或训练机制发生缺失!这个省略动作虽然是由作业员所执行,但主管在训练期间或监督过程中似知似不知,总之,并没有表示反对的主张与要求,而且故障时也没有追根究底地调查或与标准程序进行差异比对,因此导致问题一再发生。

就像“机器临时故障”一般,我们同样运用“要因分析法”来检视其他时常被提出的理由。例如“作业员临时有事请假”与“仓库缺料”这两个原因,调查之后,发现问题都是源自于主管的监督管理,换句话说,主管的失职是造成经常卡机的关键原因!到了这个时候,要找出长期的解决对策就变得很简单。例如,设定工厂内监督职务上的管理频率要求或绩效指标,并且将绩效与奖金挂钩,设定作业员的标准操作奖惩规定等,让员工能自发性地依照规定步骤执行。比起“要求作业员依规定进行暖机”这样呼吁性的解决方案,我们能提出的对策就显得较为制度性、全面性与有效性了!

事情是人做的,机器是人设计的,有许多时候,问题的根本都是环绕在“人”的身上,只是形态跟角度的不同罢了。我们要能够准确地找到原因,首先要做的就是找出事实与数据来作分析,不要轻易地把“别人给你的真相”当作问题的原因。唯有根据事实持续钻研分析,才能挖掘出躲在深处的毒瘤,也才能想出有效的解决之道。这是批判性的思考,也是真相背后应该存在的东西!

莎士比亚说过:“智慧是命运的征服者。”有智慧才能化繁为简,才找得到真相与解决之道。有一则故事说道:“一个富翁得了重病,已经无药可救,而唯一的独生子又远在异乡。当他知道自己死期将近时,怕仆人侵占财产,便立下了一份令人不解的遗嘱:‘我的儿子仅可从财产中先选择一项,其余的皆送给我的仆人。’富翁死后,仆人便满怀希望而欢欢喜喜地拿着遗嘱去寻找主人的儿子,心想再怎么样,我也少不了继承到一堆丰厚的遗产。但富翁的儿子看完了遗嘱,想了一想,就对仆人说:‘我决定选择一样,就是你!’聪明儿子立刻得到了父亲所有的财产。”这虽然只是一则故事,却值得我们思考:为什么有人总是提了粽子的绳头,就可以拎起一长串的粽子,而有些人始终拉拉扯扯,无法把粽子一整串地拎起来?就是因为没能掌握真相!我们从事任何事情之前,都应先仔细想一想事情的原委,就可以更加轻松省事地找出一劳永逸的解决方法,同时不怕它再次发生!

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